辦公室文書檔案管理效率的提升對策研究

文/青島市教育局基建辦公室　孫述剛

辦公室文書檔案管理效率的提升對策研究

文/青島市教育局基建辦公室孫述剛

信息化的到來給檔案管理工作帶來了較大的影響。辦公室文書檔案管理工作也面臨著非常關(guān)鍵的技術(shù)改革。本文從辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀入手，提出了辦公室文書檔案管理效率的提升對策。

辦公室；文書檔案；管理效率；提升

辦公室文書檔案一般保存的是行政管理、黨務(wù)管理的相關(guān)資料，其作用是為實(shí)現(xiàn)對各項(xiàng)管理工作的有效記錄，全面的提升辦公室文書檔案管理工作的效率，能夠有效地推動單位內(nèi)各項(xiàng)工作的有效發(fā)展與運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，全面實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理效率的提升有著非常重要的意義。

一、辦公室文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）辦公室文書檔案管理建設(shè)力度較低。一般情況下，辦公室文書檔案均存放在庫房的底部，而這些地方往往不通風(fēng)、空氣較為潮濕，非常利于辦公室文書檔案管理工作的正常開展，再加上部分紙質(zhì)的檔案已經(jīng)非常的陳舊，檔案的存放區(qū)域也有著較大的限制，限制了辦公室文書檔案管理效果的提升。

（二）辦公室文書檔案管理工作重視程度較低。當(dāng)前不論在企事業(yè)單位還是行政單位對于辦公室文書檔案管理工作的重視程度并沒有達(dá)到辦公室文書檔案管理工作應(yīng)有的水平。辦公室文書檔案管理人員往往綜合素質(zhì)較低，并沒有專業(yè)的辦公室文書檔案管理人員，辦公室文書檔案管理工作的規(guī)章制度也不夠完善，這在很大程度上均是由于對辦公室文書檔案管理工作的不重視。

二、辦公室文書檔案管理效率提升對策

（一）增強(qiáng)對辦公室文書檔案管理工作的重視，增加資金投入。針對當(dāng)前辦公室文書檔案管理工作重視程度較低的情況，應(yīng)當(dāng)全面的增強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作的重視程度。在具體的實(shí)施過程中，各個(gè)單位的領(lǐng)導(dǎo)與管理人員必須首先認(rèn)識到辦公室文書檔案管理對于整個(gè)企業(yè)單位運(yùn)行的重要性，要緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，不斷轉(zhuǎn)變思想觀念，增強(qiáng)辦公室文書檔案管理工作的責(zé)任感和緊迫感，充分認(rèn)識辦公室文書檔案管理工作的重要性，將辦公室文書檔案管理工作同其他工作一起作為一個(gè)整體統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理，并針對不同工作崗位的工作性質(zhì)配置專門恰當(dāng)?shù)墓ぷ魅藛T，專人負(fù)責(zé)，各負(fù)其責(zé)，把交通檔案管理信息化工作抓好；其次，針對當(dāng)前辦公室文書檔案管理保存條件較差的情況，應(yīng)當(dāng)增加對辦公室文書檔案管理工作的資金投入，特別是辦公室文書檔案保存環(huán)境應(yīng)當(dāng)設(shè)置通風(fēng)條件較好，干燥的環(huán)境中，為辦公室文書檔案管理工作的高效開展打下良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）構(gòu)建完善的辦公室文書檔案管理工作制度。無規(guī)矩不成方圓，在進(jìn)行辦公室文書檔案管理工作中也應(yīng)當(dāng)構(gòu)建出完善的辦公室文書檔案管理工作規(guī)章制度。在具體的實(shí)施過程中，應(yīng)首先對當(dāng)前的辦公室文書檔案管理工作制度進(jìn)行針對性的分析，將辦公室文書檔案管理工作最新需求加入到規(guī)章制度中。同時(shí)，在具體的完善過程中，可選取聽證制度，邀請各大專家、學(xué)者、辦公室文書檔案管理工作技術(shù)人員等進(jìn)行聽證，這對于保證辦公室文書檔案管理規(guī)章制度的科學(xué)性與可行性有著非常重要的作用。其次，在辦公室文書檔案管理制度運(yùn)行的過程中，應(yīng)采取動態(tài)性的調(diào)整策略，保證辦公室文書檔案管理制度更好地服務(wù)于辦公室文書檔案管理工作而并非限制辦公室文書檔案管理工作的有效開展。

（三）增強(qiáng)交通檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。針對當(dāng)前辦公室文書檔案管理技術(shù)人員水平綜合素質(zhì)較低的情況，應(yīng)針對性的增強(qiáng)辦公室文書檔案管理設(shè)技術(shù)人員的綜合素質(zhì)。在具體的實(shí)施過程中，應(yīng)首先從源頭上進(jìn)行控制，源頭控制可以從三個(gè)方面入手，一是從招聘環(huán)節(jié)入手，適當(dāng)?shù)尼槍π缘奶嵘k公室文書檔案管理人員的招聘條件，更多的招聘一些與信息化建設(shè)相關(guān)的專業(yè)人員，同時(shí)，針對當(dāng)前辦公室文書檔案管理的情況，適當(dāng)?shù)脑黾愚k公室文書檔案管理工作的待遇，從而更好地吸引優(yōu)秀的畢業(yè)生前來應(yīng)聘。二是制定出完善的在職培訓(xùn)策略，結(jié)合辦公室文書檔案管理所需的具體信息化技術(shù)，對已經(jīng)在職的辦公室文書檔案管理工作人員與新入職的工作人員進(jìn)行針對性在職培訓(xùn)，從而有效的保證技術(shù)人員的辦公室文書檔案管理水平得到不斷的提升。第三，構(gòu)建出與培訓(xùn)工作相適應(yīng)的考核機(jī)制，從而更好地提升培訓(xùn)工作的有效性，另外，在考核的工作中，應(yīng)注意考核工作的多樣化，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的僅僅進(jìn)行理論考核的方式，應(yīng)多采用一些互動性考核，并將具體的考核結(jié)果與員工的晉升、薪酬等方面相聯(lián)系，更好的保證培訓(xùn)工作與考核工作的效果，防止出現(xiàn)流程化與形式化。

三、結(jié)束語

辦公室文書檔案管理工作有著非常重要的作用，但是隨著現(xiàn)代化技術(shù)手段的不斷革新，辦公室文書檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)及時(shí)地適應(yīng)時(shí)代的變化，從自身的實(shí)際情況出發(fā)，采取針對性的措施提升辦公室文書檔案管理工作的效率。

［1］陳黎.信息社會視角下企業(yè)辦公室文書檔案管理工作的改革與創(chuàng)新［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013（01）：191；194.

［2］欒春生.試論信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新［J］.中國培訓(xùn)，2015（20）：209.

［3］聶菊梅.信息社會背景下辦公室文書檔案管理工作的改革和創(chuàng)新［J］.城建檔案，2016（03）：57-58.