關(guān)于完善投資公司檔案管理工作的思考

文/中建三局投資發(fā)展公司　彭會(huì)

關(guān)于完善投資公司檔案管理工作的思考

文/中建三局投資發(fā)展公司彭會(huì)

信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)檔案的管理日益重要，對(duì)于投資公司來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目的整個(gè)運(yùn)行過(guò)程都需要大量的數(shù)據(jù)信息。所以，在規(guī)劃投資公司的發(fā)展，提升企業(yè)的經(jīng)營(yíng)能力，創(chuàng)造更高效益的過(guò)程中越來(lái)越離不開(kāi)有效的檔案管理。基于此要點(diǎn)，提出在檔案管理工作中的一些寶貴意見(jiàn)。

投資公司；檔案管理；有效措施

全球化模式下，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，投資行業(yè)迅速崛起，在我國(guó)經(jīng)濟(jì)范疇內(nèi)已有舉足輕重的地位。然而檔案管理工作中不可避免地會(huì)出現(xiàn)一些問(wèn)題，投資公司面對(duì)當(dāng)前復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，做好檔案的管理工作十分重要，必須予以高度重視，因此對(duì)投資公司如何做好檔案管理工作進(jìn)行探討分析是十分有必要的。為了創(chuàng)新投資公司檔案管理的有效方法，投資公司需要結(jié)合本公司的實(shí)際情況，不斷提高檔案管理水平，使投資公司的檔案在公司運(yùn)營(yíng)充當(dāng)重要作用。本文提出以下一點(diǎn)意見(jiàn)，從各個(gè)方面創(chuàng)新檔案管理的有效方法。

一、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，投資公司行業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)也不斷地加大，一些優(yōu)質(zhì)的投資公司之所以能夠立于不敗之地靠的就是公司信譽(yù)和質(zhì)量。信譽(yù)與質(zhì)量需要企業(yè)人員去實(shí)現(xiàn)。投資公司的運(yùn)營(yíng)狀況最關(guān)鍵的決定性因素是企業(yè)管理層的決策，然而，管理層做決策的主要依據(jù)是基于對(duì)市場(chǎng)信息的分析。這會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中必會(huì)累積大量的檔案資料和信息，因此，投資公司檔案人員的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要，他們的業(yè)務(wù)水平?jīng)Q定著企業(yè)檔案信息管理狀況?？梢詮囊韵氯齻€(gè)方面著手，提高他們的綜合素質(zhì)，從而提高業(yè)務(wù)水平。

（一）企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行人員培訓(xùn)。投資公司在企業(yè)內(nèi)部設(shè)立培訓(xùn)部門(mén)，周期性開(kāi)展培訓(xùn)課程，對(duì)檔案管理人員業(yè)務(wù)技能和職業(yè)道德進(jìn)行強(qiáng)化。投資公司在決策投資項(xiàng)目的時(shí)候，支撐的信息檔案千萬(wàn)不能出錯(cuò)，一旦出現(xiàn)一點(diǎn)點(diǎn)的虛假信息或者不準(zhǔn)確，都會(huì)使整個(gè)投資項(xiàng)目失敗，所以人員的培訓(xùn)是非常必要的，有些投資公司為了控制成本，忽略了檔案人員的培訓(xùn)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題，會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案外泄的監(jiān)督工作也是關(guān)乎投資公司生存發(fā)展的大事。

（二）提高檔案管理人員不斷進(jìn)步的自覺(jué)性。任何工作崗位都是一門(mén)值得去深刻研究的學(xué)問(wèn)，檔案管理也是。社會(huì)在不斷進(jìn)步，檔案管理工作崗位的競(jìng)爭(zhēng)也會(huì)不斷激化，投資公司的檔案管理員在面對(duì)新情況、新問(wèn)題的時(shí)候，要自己要深入研究，探尋解決的最佳方案。如今要想在自己的崗位上立于不敗，加強(qiáng)自身的不斷學(xué)習(xí)是非常重要的。投資公司需要鼓舞本公司的職員不斷地學(xué)習(xí)，并建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。通過(guò)職員自覺(jué)性的提高來(lái)改善業(yè)務(wù)水平，促使他們做好投資公司的檔案管理業(yè)務(wù)。

（三）落實(shí)企業(yè)檔案管理職員的檔案意識(shí)。信息是任何企業(yè)發(fā)展的橋梁，而檔案是信息的載體，檔案的重要性不言而喻，它關(guān)乎整個(gè)投資公司的發(fā)展，比如檔案中的機(jī)密文件，為決策者提供信息。所以說(shuō)提高檔案在檔案管理人員心中的重要性，也就是檔案意識(shí)，確保投資公司信息源安全是投資公司檔案管理的有效方法。在企業(yè)內(nèi)部，每個(gè)職員都要意識(shí)到檔案安全的重要性，在全民監(jiān)督的基礎(chǔ)上，檔案管理人員對(duì)自己的工作才不會(huì)有絲毫的懈怠，從而提高業(yè)務(wù)水平。

二、充分挖掘投資公司有用的檔案信息資源

投資公司花費(fèi)財(cái)力物力去收集管理信息檔案的同時(shí)，要注重開(kāi)發(fā)信息中所包含的價(jià)值，只有充分挖掘投資公司有用的檔案信息資源，充分利用，才能創(chuàng)造出最大的經(jīng)濟(jì)效益。投資公司在日常的檔案管理工作中，督促管理人員注重信息的分析和提煉，要有目的性的進(jìn)行檔案歸類，依據(jù)投資公司當(dāng)下的項(xiàng)目，篩選出有價(jià)值的信息，確保項(xiàng)目能夠?yàn)楣編?lái)預(yù)期的效益。

三、樹(shù)立企業(yè)良好的企業(yè)信譽(yù)

競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，任何企業(yè)都需要良好的信譽(yù)才能立于不敗，對(duì)于投資公司來(lái)說(shuō)，樹(shù)立信譽(yù)更為重要。因此，投資公司信用檔案的管理工作成為重中之重。良好的企業(yè)原始記錄是樹(shù)立企業(yè)信譽(yù)的基礎(chǔ)，如果企業(yè)擁有許多不良的檔案信息，這勢(shì)必會(huì)影響企業(yè)未來(lái)的發(fā)展，這樣問(wèn)題時(shí)隱藏性質(zhì)的，總有一天會(huì)暴露出來(lái)，所以，樹(shù)立企業(yè)良好的企業(yè)信譽(yù)要求檔案管理業(yè)務(wù)達(dá)到更高的水平。做好信用檔案材料工作，為企業(yè)創(chuàng)立良好的外部合作關(guān)系，在與金融機(jī)構(gòu)合作談判時(shí)能夠取得對(duì)方的信任是十分有必要的。

四、總結(jié)語(yǔ)

檔案信息是任何現(xiàn)代化企業(yè)潛意識(shí)下的寶貴財(cái)富，它能直接或者間接的為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。檔案信息管理隨著經(jīng)濟(jì)局面的日益復(fù)雜化，管理難度也有所提升，但是，檔案信息管理需要得到企業(yè)更多的關(guān)注，它依然是企業(yè)最重要的一部分。特別是對(duì)投資公司來(lái)說(shuō)，檔案信息直接決定了一個(gè)項(xiàng)目的是否執(zhí)行，也就是決定了企業(yè)的投資方向。投資公司所擁有的信息資源直接關(guān)系該公司的穩(wěn)定發(fā)展?，F(xiàn)階段，投資公司在檔案管理方面存在的諸多問(wèn)題，比如在人員、制度等方面的不足，基于此背景，加強(qiáng)投資公司檔案管理人才的建設(shè)，加強(qiáng)人才管理，做好檔案信息安全建設(shè)，樹(shù)立企業(yè)良好的企業(yè)信譽(yù)。最為重要的一點(diǎn)是，投資公司不能沒(méi)有一點(diǎn)創(chuàng)新意識(shí)，一直沿用傳統(tǒng)管理方式，要在管理技術(shù)上革新，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)辟新的檔案管理策略，最后形成一個(gè)完善的投資公司檔案管理系統(tǒng)，為投資公司現(xiàn)階段的發(fā)展指明方向，為未來(lái)的發(fā)展打下基礎(chǔ)。

［1］李莉.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)檔案管理的探討［A］.信息社會(huì)檔案學(xué)理論與實(shí)踐（論文集）［C］.北京：中國(guó)檔案出版社，2006.

［2］薛梅.企業(yè)檔案服務(wù)淺談［A］.信息社會(huì)檔案學(xué)理論與實(shí)踐（論文集）［C］.北京：中國(guó)檔案出版社，2006.