高校檔案社會化服務(wù)完善路徑探究

文/河北建筑工程學(xué)院　馬愛芝

高校檔案社會化服務(wù)完善路徑探究

文/河北建筑工程學(xué)院馬愛芝

高校檔案社會化服務(wù)，對于實現(xiàn)高校檔案價值，體現(xiàn)高校檔案在社會發(fā)展中的推動功能具有重要意義。本文在對高校檔案社會化服務(wù)的內(nèi)容、優(yōu)勢做出論述的基礎(chǔ)上，對高校檔案社會化服務(wù)中存在的問題以及完善路徑進行了研究與探討。

高校；檔案管理；社會化服務(wù)；完善路徑

當前在社會信息化發(fā)展的推動下，高校檔案社會化服務(wù)已成為全世界檔案部門未來的主要發(fā)展趨勢。在這一背景影響下，我國一些高校檔案管理部門也緊跟時代發(fā)展腳步，為推進檔案社會化服務(wù)的實現(xiàn)做出努力。而進一步提高高校檔案社會化服務(wù)成效，對于檔案信息價值的體現(xiàn)具有重要意義。

一、高校檔案社會化服務(wù)的優(yōu)勢

從高校檔案社會化服務(wù)的優(yōu)勢來看，首先是檔案信息價值優(yōu)勢。高校檔案匯集了包括學(xué)術(shù)性信息、科研信息、科學(xué)成果等多種內(nèi)容在內(nèi)的資源，這些資源不僅具有前沿性，并且涉及了各個不同的專業(yè)以及各個不同的社會領(lǐng)域，因此，和社會中普通的檔案資源管理單位相比，高校檔案體現(xiàn)出了更高的開發(fā)價值與利用價值。

二、高校檔案社會化存在的問題

高校檔案社會化服務(wù)中存在的問題主要體現(xiàn)在三個方面：首先，高校檔案社會化服務(wù)意識欠缺。在實踐工作中，由于對自身檔案資料性質(zhì)與功能等欠缺了解，從而導(dǎo)致了高校檔案開放性較弱等問題；最后，高校服務(wù)方式滯后。當前高校所開展的檔案社會化服務(wù)欠缺與其他單位的合作，也受到投入成本的限制而難以利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來推動檔案傳播范圍的提升，這都在很大程度上制約著高校檔案社會化服務(wù)的開展。

三、高校檔案社會化服務(wù)完善路徑

（一）對社會化服務(wù)意識進行強化。高校檔案社會化服務(wù)意識的強化，是確保高校檔案社會化服務(wù)工作得以有效開展的重要前提，因此，在檔案社會化服務(wù)完善工作中，高校需要從以下兩個方面做出努力：首先，高校要對自身檔案社會化服務(wù)理念進行創(chuàng)新。高校檔案管理單位應(yīng)當樹立用戶至上、服務(wù)先行的觀念，并以用戶服務(wù)需求為依據(jù)對自身服務(wù)觀念進行及時的調(diào)整。與此同時，高校有必要構(gòu)建起統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級管理相結(jié)合的檔案社會化服務(wù)制度，確保檔案的完整性與安全性，并確保檔案社會化服務(wù)工作能夠得以有序開展；其次，高校應(yīng)當樹立起主動宣傳意識。高校檔案價值的發(fā)揮，要求高校能夠積極推廣檔案社會化服務(wù)，因此，作為高校檔案管理單位，不能被動地等待用戶查找資料，而應(yīng)當在強化自身主動宣傳意識的基礎(chǔ)上，將自身檔案信息向社會推廣。

（二）建立信息服務(wù)聯(lián)合協(xié)作機制。為進一步推進高校檔案社會化服務(wù)進程，我們需要在高校檔案館、圖書館、信息中心、社會機構(gòu)等部門之間建立起一套系統(tǒng)的部門聯(lián)合協(xié)作信息服務(wù)機制。檔案管理部門通過借助于先進的網(wǎng)絡(luò)計算機技術(shù)設(shè)備，以協(xié)作的方式與各部門之間建立起一種信息資源共享、服務(wù)的模式。具體而言，首先，選擇社會與高校檔案信息相關(guān)單位，如教育局、培訓(xùn)機構(gòu)等與高校檔案管理部門通過合作關(guān)系的建立，在合理、合法范圍內(nèi)滿足其對高校檔案信息的需求，提升高校檔案社會信息服務(wù)深度。其次，與高校當中圖書館、信息中心，以及社會檔案管理部門，建立合作關(guān)系，通過信息共享，對高校檔案信息資源內(nèi)容進行不斷地豐富。

（三）對社會化服務(wù)信息進行創(chuàng)新。隨著社會的發(fā)展與科技的進步，人們在生產(chǎn)活動中對檔案信息的需求呈現(xiàn)出了日益多元化的特征，這也要求高校能夠在強化自身檔案社會化服務(wù)意識的基礎(chǔ)上，重視檔案社會化服務(wù)領(lǐng)域和服務(wù)層面的拓展，從而實現(xiàn)自身檔案社會化服務(wù)能力的提升。在此過程中，首先，高校需要構(gòu)建起具有鮮明特色和利用價值的數(shù)據(jù)庫。在社會化服務(wù)中，高校所提供的檔案內(nèi)容是否具有利用價值，直接決定著高校檔案社會化服務(wù)能力與成效，因此，高校應(yīng)當確保檔案館藏能夠與社會發(fā)展和經(jīng)濟發(fā)展接軌。這要求高校檔案管理單位應(yīng)當明確哪些檔案是需要保密的，哪些檔案是可以開放利用的，這是高校檔案社會化服務(wù)的重要前提；其次，高校有必要以自身檔案館藏特色為依據(jù)，在檔案社會化服務(wù)中展現(xiàn)出側(cè)重點，并構(gòu)建起相對應(yīng)的信息數(shù)據(jù)庫，從而為社會提供有針對性的服務(wù)。對于高校檔案信息需求者而言，求短、求快是慣有心理，對這種心理需求的滿足，是檔案資料易用性的體現(xiàn)，也是高校檔案社會化服務(wù)能力的體現(xiàn)，因此高校應(yīng)當在檔案社會化服務(wù)工作方面簡化工作手續(xù)和工作流程，為用戶提供方便，與此同時，高校需要重視電子檔案建設(shè)，并實現(xiàn)館際資源共享與合作。

［1］馬智鑫，劉東紅.試論檔案服務(wù)社會化的內(nèi)涵、主體和范圍界定［J］.云南檔案，2014（6）.

［2］楊俊霞.檔案工作社會化服務(wù)功能建設(shè)的思考［J］.中州煤炭，2013（3）.

［3］梁守英.關(guān)于完善高校檔案社會化服務(wù)制度問題的思考［J］.欽州學(xué)院學(xué)報，2011（01）.

［4］孫大東.陜西師范大學(xué)檔案館十年（2000年-2009年）利用調(diào)查［J］.檔案管理，2011（01）.

［5］劉瑛.高校檔案館社會服務(wù)功能延伸的思索與實踐［J］.黑龍江史志，2010（19）.

［6］徐蔚.論高校檔案的社會化與社會服務(wù)功能［J］.北京檔案，2010（01）.

（張家口市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展指導(dǎo)計劃項目2014年研究課題“張家口地區(qū)高校檔案社會化服務(wù)研究（1421040I）”研究成果）