學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策探討

文/紹興市上虞區(qū)小越中學(xué)　羅毓慧

學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析及對(duì)策探討

文/紹興市上虞區(qū)小越中學(xué)羅毓慧

檔案管理是學(xué)校建設(shè)中的一個(gè)重要組成部分，但目前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀令人擔(dān)憂，如何加強(qiáng)學(xué)校檔案管理對(duì)于學(xué)校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展至關(guān)重要?；诖?，現(xiàn)對(duì)學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，并對(duì)優(yōu)化學(xué)校檔案管理提出了幾點(diǎn)對(duì)策。

學(xué)校；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

檔案管理工作的開展情況直接關(guān)系到一個(gè)學(xué)校的管理工作和教育工作的正常運(yùn)行，只有做好學(xué)校檔案管理工作，才能夠確保學(xué)校各階段、各方面的工作能夠有效銜接、合理安排。因此，有必要進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校檔案管理，提高科學(xué)管理水平，以提高學(xué)校的管理質(zhì)量和教學(xué)水平。

一、學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀分析

1.檔案管理意識(shí)淡薄，綜合利用率較低。2.硬件設(shè)備不完善，資料不全面。學(xué)校檔案應(yīng)該將學(xué)校各個(gè)時(shí)期發(fā)展?fàn)顩r真實(shí)的、全面的記錄出，但結(jié)合實(shí)際情況而言，很多學(xué)校普遍出現(xiàn)的現(xiàn)象：一是，各部門歸檔意識(shí)淡薄，收集難；二是，檔案管理人員歸檔不及時(shí)，導(dǎo)致學(xué)校檔案缺失與管理工作難度逐漸加大。3.檔案管理工作人員素養(yǎng)低，應(yīng)進(jìn)一步提高。很多學(xué)校都沒有專門的檔案管理人員，其檔案管理人員是臨時(shí)配備的。

二、優(yōu)化學(xué)校檔案管理的幾個(gè)對(duì)策

（一）增強(qiáng)對(duì)學(xué)校檔案管理的重視度。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都需要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，盡量將學(xué)校檔案工作歸入到考核各部門工作框架中，將檔案管理工作落實(shí)到具體責(zé)任人身上，并加強(qiáng)對(duì)其管理和監(jiān)督，避免權(quán)責(zé)不清，共同抓管與檔案管理有關(guān)的其他工作，進(jìn)而不斷提高檔案管理效率。檔案工作人員還有保證自身有充足的時(shí)間和精力研究檔案業(yè)務(wù)，不斷提高檔案管理水平，從而提高檔案管理效率和質(zhì)量。將強(qiáng)化日常監(jiān)督與提高檔案管理質(zhì)量有效結(jié)合，促使檔案管理有效化。

（二）建立完善的學(xué)校檔案管理制度。結(jié)合學(xué)校檔案管理制度實(shí)際執(zhí)行情況，其中存在著很大的不足，如：可隨時(shí)調(diào)閱學(xué)生檔案，并未對(duì)調(diào)閱權(quán)限進(jìn)行限制。問題出現(xiàn)的根本原因是學(xué)校并未將檔案管理?xiàng)l例嚴(yán)格落實(shí)，未設(shè)置出調(diào)閱學(xué)生檔案的權(quán)限，致使學(xué)校在管理檔案中出現(xiàn)很多問題，尤其是學(xué)生權(quán)益受到損害這一問題，必須有針對(duì)性的進(jìn)行解決。所以，想要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理工作，就應(yīng)制定出相應(yīng)的策略，將學(xué)校內(nèi)部檔案管理制度嚴(yán)格落實(shí)和執(zhí)行，一旦發(fā)現(xiàn)違反檔案條例的人員，應(yīng)及時(shí)給予嚴(yán)懲，確保其下次不會(huì)再犯。另外，學(xué)校檔案管理中，可借鑒中小型企業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，并結(jié)合自身實(shí)際情況，針對(duì)性對(duì)其借鑒，從而完善當(dāng)前在學(xué)校檔案管理中的不足。

（三）建立健全的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系。在社會(huì)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步下，檔案管理的信息化和現(xiàn)代化是檔案管理工作發(fā)展的新趨勢(shì)，在運(yùn)用現(xiàn)代化、全方位的管理手段，將檔案管理信息及時(shí)的、有效地提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)者，方便各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者和有關(guān)部門的查閱，這樣既有助于提高檔案利用率，也有利于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)真正意識(shí)到檔案管理的重要性，并積極的、主動(dòng)的配合檔案管理部門的工作，從而提高檔案管理工作效率。想要確保檔案信息的健康發(fā)展，就需要實(shí)施規(guī)范的、標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)則，這就要求學(xué)校檔案管理者應(yīng)積極的、認(rèn)真地貫徹和執(zhí)行我國(guó)有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建起完善的、統(tǒng)一的信息采集體系，維護(hù)信息的可靠性和安全性，確保學(xué)校內(nèi)檔案信息的可靠、安全傳遞。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)。檔案管理工作人員作為管理檔案的主要人員，想要提高學(xué)校檔案管理效率，就必須要打造出高素養(yǎng)、高水平的檔案管理隊(duì)伍，防止低學(xué)歷、低素質(zhì)的人員從事檔案管理工作，并且作為一名檔案管理工作者，應(yīng)熱愛自身本職工作，并在工作中投入更多的熱情，從而促進(jìn)檔案管理的有序、健康發(fā)展。同時(shí)，學(xué)校還要培養(yǎng)檔案工作人員的創(chuàng)新意識(shí)，并不斷提高其創(chuàng)新能力，轉(zhuǎn)變檔案工作人員的傳統(tǒng)意識(shí)，讓其從根本上意識(shí)到檔案管理的重要性，唯有檔案管理工作人員重視檔案管理，才能確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。加強(qiáng)檔案管理工作人員的配備，同時(shí)學(xué)校還要引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制、競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制等，來(lái)提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)意識(shí)，并提供給檔案人員定期培訓(xùn)、繼續(xù)深造等機(jī)會(huì)，從而不斷提高檔案員的工作能力。

（五）加強(qiáng)信息化學(xué)校檔案管理力度。隨著科學(xué)水平的不斷提升，信息技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用在各行各業(yè)，所以各學(xué)校在對(duì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，已采用現(xiàn)代化管理手段，實(shí)施電子發(fā)文，運(yùn)用計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的科學(xué)化和高效化管理，通過(guò)構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，管理人員在對(duì)學(xué)校檔案進(jìn)行管理時(shí)，優(yōu)化管理模式，管理流程更為完善，借助于信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全面管理，從而為學(xué)校檔案管理工作的開展提供保障。

三、結(jié)束語(yǔ)

學(xué)校應(yīng)高度重視起檔案管理工作，不但要重視收集管理檔案，而且也要深入開發(fā)和利用檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)整合和優(yōu)化學(xué)校檔案，促使檔案管理工作更加制度化和規(guī)范化，從而提高檔案管理效率。

［1］殷樟鳳.高職高專學(xué)校系部檔案管理的現(xiàn)狀和對(duì)策研究［J］.電子世界，2014（06）：274.

［2］姜珊.管理和利用［J］.商業(yè)經(jīng)濟(jì)，2008（16）.