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      民政局如何更好地開展檔案管理工作

      2016-11-25 13:52:31河北省石家莊市平山縣民政局韓冰
      辦公室業(yè)務(wù) 2016年19期
      關(guān)鍵詞:民政局力度素質(zhì)

      文/河北省石家莊市平山縣民政局 韓冰

      民政局如何更好地開展檔案管理工作

      文/河北省石家莊市平山縣民政局韓冰

      對于民政局來說,其檔案管理水平高低影響著民政局的管理水平,檔案本身記載的是歷史,同時它也在一定程度上影響著未來的發(fā)展。從現(xiàn)在的發(fā)展中可以看出,民政局檔案管理總是會有一些問題存在,而這些問題不利于發(fā)揮民政局的作用,在這一背景下,要加大對民政局檔案管理工作的重視力度,努力提高民政局檔案管理者的綜合素質(zhì),實現(xiàn)民政局檔案管理水平的提高。

      民政局;檔案管理工作;規(guī)范化;公共部門

      在民政局的管理工作里,電子化檔案管理扮演著重要的角色,它的水平高低影響著民政局的未來發(fā)展。由于我國的公共部門改革不斷深入,民政局的改革水平也越來越高,它迫切希望提高自身管理水平,實現(xiàn)總體管理水平的提高。所以必須要加大對檔案管理的重視力度。在目前的發(fā)展中,盡管民政局檔案管理水平實現(xiàn)了突破,但是從本質(zhì)上來看還有一定的問題,阻礙著檔案管理工作水平的提高。因此要分析目前的民政局檔案管理存在的缺陷,針對不足提出相關(guān)措施實現(xiàn)檔案管理工作水平的提高。

      一、新時期民政局做好檔案管理工作的意義

      在新的歷史發(fā)展時期,檔案管理工作依然是常規(guī)工作的一種,所以在總體的管理工作中比較重要。檔案是對過去的重大事件的真實記錄,它體現(xiàn)著一個單位或一個部門的發(fā)展,有利于更好地進行決策。在新的歷史發(fā)展階段,民政局的檔案也是如此。對于外部人員來說,檔案可以幫助人們更好的理解民政局的功能,評估民政局的工作。所以,新時期的民政局檔案管理工作具有重要意義。

      二、新時期民政局做好檔案管理工作的必要性

      (一)民政局檔案管理工作存在不足。在現(xiàn)在的發(fā)展階段里,要加大對民政局檔案管理工作的重視,是因為檔案管理工作存在著很多不足。通過分析現(xiàn)在的民政局檔案管理可以得知,民政局的檔案管理沒有嚴格的規(guī)章制度作為行為依據(jù),導(dǎo)致檔案管理沒有規(guī)定的流程,另外,檔案管理人員的素質(zhì)水平較低導(dǎo)致檔案管理水平較低,沒有充分發(fā)揮民政局檔案管理的作用,總而言之,民政局檔案管理工作存在的問題較多。

      (二)檔案管理面臨的新形勢。在新的歷史發(fā)展時期,民政局要想和歷史時期相符合,就要做好檔案管理工作,加大信息技術(shù)的應(yīng)用力度。通過信息技術(shù)的應(yīng)用可以優(yōu)化信息儲備方式,同時也可以改變信息作用方式,調(diào)整檔案管理工作。如果單純地使用過去的模式管理民政局檔案,會導(dǎo)致檔案管理效率降低。所以,必須提高檔案管理人員的素質(zhì),加大現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用力度。

      三、新時期民政局做好檔案管理工作的途徑

      (一)加大對民政局檔案管理工作的重視力度。在新的歷史階段中,民政局要想提高檔案管理工作水平,就要加大對檔案管理工作的重視力度,充分認識到其重要意義。正如前文所論述的,檔案管理工作是民政局管理工作之一,它記錄了民政局的重要歷史信息。這些信息在很大程度上反映了民政局的工作歷史,影響著其未來的發(fā)展,具有重要意義。所以,各個領(lǐng)導(dǎo)必須加大對民政局檔案管理工作的重視力度,從人力資源和財力資源等多個角度加大投入力度。

      (二)提高檔案管理工作人員素質(zhì)。對于檔案管理人員來說,其主要任務(wù)是收集有保存意義的檔案信息資源,妥善保管檔案材料,準確地為信息需求者提供服務(wù)。不過,要想高效地完成這些工作,必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。一些素質(zhì)較高的管理人員會把檔案管理工作做得更好,提高檔案管理工作水平。相反,如果檔案管理人員素質(zhì)較低,僅僅憑借自身能力開展工作,導(dǎo)致檔案管理工作水平較低。所以要通過定期培訓(xùn)的方式,績效考核的方式,綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。

      (三)規(guī)范檔案管理工作。要想實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化,必須實現(xiàn)檔案管理工作的標準化和規(guī)范化。通過嚴格的規(guī)章秩序提高規(guī)范化水平,加大管理力度。所以,檔案管理部門必須加大制度建設(shè)力度,明確各個檔案管理人員的職責(zé),明確檔案管理工作的具體內(nèi)容等多個方面。如果有了嚴格的標準和程序作為行為依據(jù),那么檔案管理工作水平也會提高。對于檔案信息使用者來說,依據(jù)嚴格的標準可以快速查閱資料,提高檔案信息利用率。民政局檔案關(guān)機工作發(fā)展趨勢是規(guī)范化和制度化,所以要繼續(xù)努力,不斷拓展發(fā)現(xiàn)空間。

      (四)提高檔案管理的電子化水平。在新的歷史發(fā)現(xiàn)階段,計算機的應(yīng)用越來越廣,電子文件數(shù)量越來越多,信息傳遞速度越來越快。在這一背景下,要想縮小檔案保存空間,提高檔案信息資源利用率,做好信息服務(wù)的同時提高檔案管理專業(yè)技能的人才素質(zhì),就要不斷完善和檔案管理電子化水平相關(guān)的法律法規(guī),實現(xiàn)各個軟件的數(shù)據(jù)相容。在歷史的發(fā)展中,實現(xiàn)檔案管理電子化是大勢所趨,不過,要合理控制節(jié)奏,實現(xiàn)檔案管理電子化的穩(wěn)步進行。

      四、總結(jié)

      在新的歷史發(fā)展階段里,民政局的檔案管理工作具有重要意義。如果缺乏檔案作為基礎(chǔ),那么民政局的檔案管理工作會受到影響,業(yè)務(wù)水平難以提高。所以,各個領(lǐng)導(dǎo)要加大對民政局檔案管理工作的重視力度,尤其是現(xiàn)在的信息技術(shù)水平較高的背景下,更要采取多種措施加大管理力度。文章通過分析民政局檔案管理工作的必要性,進一步分析現(xiàn)在的民政局檔案管理工作的缺陷,針對這些不足尋找解決措施,進一步提高民政局檔案管理工作水平,為相關(guān)的檔案管理人員提供參考和借鑒。

      [1]楊海生.淺析如何做好檔案管理工作[J].山東社會科學(xué),2011(5):77.

      [2]王淑梅.論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)換[J].檔案學(xué)通訊,2007(3):74

      [3]張園園.試論檔案管理工作的規(guī)范化和標準化[J].改革與開放,2009(7):119.

      [4]趙淑英.淺議電子檔案的管理[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(自然科學(xué)版),2010(9):143.

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