怎樣做好基層單位檔案管理工作

文/山東省萊州市檔案館　方艷艷

怎樣做好基層單位檔案管理工作

文/山東省萊州市檔案館方艷艷

作為一種對社會或者是歷史最全面、最真實的反映，在社會經(jīng)濟快速發(fā)展、城鎮(zhèn)化建設(shè)進程不斷加快的同時，人們開始越來越重視基層單位中的檔案管理工作。但是就目前來看，在基層單位中，對檔案管理還存在著一定的問題，為了提高其管理水平和質(zhì)量，就需要采取積極、有效的措施來管理基層單位中的檔案。

基層單位；檔案管理；存在問題；有效措施

在社會發(fā)展的進程中，檔案發(fā)揮著重要的作用，可以為相關(guān)的決策提供基礎(chǔ)性的歷史信息和資料，這能夠有效提高辦事的效率，減少對人力資源的浪費。對于基層單位來說，只有對檔案實施有效的管理，才能充分地發(fā)揮檔案的積極作用。

一、在基層檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理沒有得到足夠的重視。有些基層單位將檔案管理簡單地理解為是對檔案的資料的保管，能夠滿足日常地翻閱或者是檢查就可以了，這就會由于認(rèn)識上的不足導(dǎo)致這些單位不夠的重視檔案管理的工作，缺乏一定的規(guī)劃性。

（二）投入力度不夠。在一些基礎(chǔ)單位的檔案管理中，辦公地點往往都比較陳舊，嚴(yán)重缺乏相關(guān)的設(shè)備，比如濕溫度管控、紅外線監(jiān)控等現(xiàn)代化的設(shè)備更是嚴(yán)重匱乏，甚至有些單位直接將管理檔案的位置設(shè)置在倉庫中。這種落后的管理條件，會造成檔案信息變質(zhì)或者是遺失的問題，會產(chǎn)生重大的損失。

（三）管理人員的水平比較低。在檔案管理的過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)較大的人員流動，同時常常會設(shè)置新手來進行管理，往往難以快速準(zhǔn)確地對檔案信息進行歸檔、整理和收集，這都會在一定程度上降低管理水平。再加上人員經(jīng)常流動，管理人員在處理退休、工資、轉(zhuǎn)出、轉(zhuǎn)調(diào)等轉(zhuǎn)接的時候，會對檔案的保密性造成嚴(yán)重的破壞。

（四）對現(xiàn)代化管理技術(shù)的使用比較少。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進步，目前在很多的領(lǐng)域已經(jīng)逐漸開始運用現(xiàn)代化的管理技術(shù)，能夠有效地提高管理水平。但是目前在基層檔案管理方面，幾乎是沒有運用到任何的現(xiàn)代化的管理技術(shù)，這會嚴(yán)重浪費大量的人力和物力，也會降低管理效率。

二、基層檔案管理的有效措施

（一）提高對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。因此，基層單位中的領(lǐng)導(dǎo)者一定要加強對檔案管理的重視程度，促進檔案管理的信息化建設(shè)，并且增加對檔案管理的人力資源和設(shè)備的投入，順利開展單位中的檔案管理工作。檔案管理工作，不能僅僅簡單地理解為保管和收集相關(guān)的資料，還應(yīng)該充分的挖掘檔案的價值，并進行有效的利用，促進當(dāng)?shù)厣鐣?jīng)濟的發(fā)展和進步。

（二）建立健全的檔案管理制度。健全的檔案管理制度，是順利開展檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。由于檔案管理的工作具有一定的嚴(yán)肅性和條理性，這就需要健全的管理制度作為工作開展的保障，避免在工作的過程中出現(xiàn)隨意性。在基層單位中可以制定《檔案庫房管理制度》《檔案保管期限表》《歸檔范圍表》《檔案借閱制度》《檔案保管制度》等，將所有的崗位職責(zé)進行明確化，并在管理中嚴(yán)格執(zhí)行。加強對檔案的借閱、傳閱、保存、立卷、歸檔、分類、整理、收集等環(huán)節(jié)的操作，一定要注重細(xì)節(jié)把握。

（三）提高管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)技能。首先基礎(chǔ)單位需要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高其對檔案管理的重視程度和責(zé)任意識；其次根據(jù)社會經(jīng)濟的發(fā)展，加強對信息化技術(shù)的使用，促進檔案管理信息化的建設(shè)；最后，為了全面提升檔案管理人員的知識水平和業(yè)務(wù)能力，基礎(chǔ)單位還需要加強對檔案管理在人力資源和設(shè)備方面的投入，加強其基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這也是培養(yǎng)管理人員業(yè)務(wù)能力的基礎(chǔ)。

（四）加強對現(xiàn)代化管理技術(shù)的運用。隨著科學(xué)技術(shù)的進步，無紙化辦公逐漸取代了傳統(tǒng)的方式，更符合現(xiàn)代社會的需求，但是無紙化辦公對檔案管理的要求更高，所以必須改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，實施現(xiàn)代化的管理。檔案經(jīng)過計算機計時分門別類的儲存，查找、閱讀更加的方便，在節(jié)省更多時間的同時，也減少了對人力、物力、財力的浪費，有助于工作效率的提高。

（五）增強檔案管理的服務(wù)功能。檔案工作成效的衡量尺度就是服務(wù)質(zhì)量的好壞，充分發(fā)揮基礎(chǔ)單位中檔案信息的積極作用，加快社會經(jīng)濟的快速發(fā)展。首先在基層中開設(shè)檔案閱覽室，這樣就能夠充分的發(fā)揮檔案的服務(wù)作用；其次是管理人員需要加強歸納和總結(jié)檔案信息資料，對信息中的可利用資源進行深度挖掘。并提高服務(wù)的質(zhì)量，為人們提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

三、結(jié)語

在基層單位的檔案中詳細(xì)、客觀、真實地記錄著該單位的發(fā)展過程和建設(shè)活動，并提供了相關(guān)的建設(shè)參考資料，這能夠有效地開展各項工作。因此，要加強基層單位中的檔案管理工作，更新觀念，并有效地提高管理水平和質(zhì)量，加快推動基層單位的快速發(fā)展。

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