醫(yī)院檔案的管理與利用

文/江蘇省連云港市第二人民醫(yī)院　伏冬梅

醫(yī)院檔案的管理與利用

文/江蘇省連云港市第二人民醫(yī)院伏冬梅

在醫(yī)院日常工作及活動(dòng)中，會(huì)有一些種類不同及載體不同的檔案形成，這些檔案就是醫(yī)院檔案，其所包括形式主要有文件、簿冊(cè)、圖表以及錄音、錄像、盤片及電子信息等。隨著醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入以及醫(yī)師多點(diǎn)執(zhí)業(yè)的逐步推進(jìn)，中高級(jí)職稱人員流動(dòng)頻率增大，同時(shí)由于電子化、信息化技術(shù)的快速發(fā)展，使醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容更加豐富而龐雜。在醫(yī)院管理過(guò)程中加強(qiáng)檔案管理，同時(shí)能夠使院領(lǐng)導(dǎo)在科學(xué)決策及醫(yī)院現(xiàn)代化管理方面對(duì)其進(jìn)行有效利用具有十分重要的作用。

醫(yī)院；檔案管理；利用

一、醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)較差且利用率較低。從當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)看，在開展各種活動(dòng)及工作方面，檔案管理均十分重要，在對(duì)檔案信息資源進(jìn)行充分利用前提下，可得到較大經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)也能夠得到較大社會(huì)效益。但是，長(zhǎng)期以來(lái)，就檔案管理實(shí)際情況而言，一直存在重“藏”輕“用”情況，未能夠廣泛宣傳利用檔案所具備的經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益，所以，大部分社會(huì)公眾均未能夠充分了解檔案利用效益。從當(dāng)前實(shí)際情況而言，很多領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理方面的意識(shí)仍比較單薄，未能夠?qū)︶t(yī)院管理中檔案工作必要性及重要性真正認(rèn)識(shí)。在實(shí)際檔案管理工作過(guò)程中，由于未能夠足夠重視，所開發(fā)的檔案信息資源也比較缺乏，最終導(dǎo)致利用檔案效率比較低。

（二）缺乏健全檔案管理機(jī)構(gòu)以及明確管理范圍。從當(dāng)前實(shí)際情況來(lái)看，在醫(yī)院檔案管理方面仍缺乏科學(xué)統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)及制度。在當(dāng)前社會(huì)科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展基礎(chǔ)上，檔案的內(nèi)涵以及外延均在不斷改變，在對(duì)檔案管理過(guò)程中各級(jí)醫(yī)院仍缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及模式，均依據(jù)自身理解及實(shí)踐實(shí)行檔案管理，導(dǎo)致很多檔案并未納入管理內(nèi)容中。同時(shí)由于沒(méi)有健全的管理網(wǎng)絡(luò)，使得全院的檔案管理缺少統(tǒng)一技術(shù)指導(dǎo)，處于無(wú)序狀態(tài)。

（三）檔案專業(yè)人員素質(zhì)存在差異。從當(dāng)前實(shí)際情況而言，在檔案專業(yè)人才隊(duì)伍內(nèi)部，不同工作人員在理論水平與專業(yè)素質(zhì)方面存在的差異均比較大，并且文化程度也有所不同，相比于當(dāng)前社會(huì)實(shí)際需求而言，有一定差距存在。具體來(lái)說(shuō)就是檔案專業(yè)人才比較少，并且大部分人員均缺乏合理知識(shí)結(jié)構(gòu)，并且高學(xué)歷人員也比較少，未能夠較多了解現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，同時(shí)很多工作人員專業(yè)層次比較低，存在的這些情況均不符合目前檔案事業(yè)發(fā)展實(shí)際需求，嚴(yán)重影響檔案管理水平。在當(dāng)前培養(yǎng)醫(yī)院人才過(guò)程中，醫(yī)院比較重視的內(nèi)容為將醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)有效提升，在提高檔案管理人員素質(zhì)方面的計(jì)劃及要求卻比較少，當(dāng)前大部分檔案管理人員均缺乏機(jī)會(huì)外出進(jìn)修，導(dǎo)致很多檔案管理人員在思想觀念及管理水平方面很難符合當(dāng)前發(fā)展需求，未能夠進(jìn)行創(chuàng)新。

二、如何提升醫(yī)院檔案管理水平

（一）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。在醫(yī)院管理過(guò)程中，檔案管理屬于十分重要的一個(gè)部分，為能夠較好進(jìn)行檔案管理，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其加強(qiáng)重視屬于重要前提，在醫(yī)院內(nèi)重要議事日程中應(yīng)當(dāng)納入檔案管理，使其與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)能夠共同發(fā)展。另外，對(duì)于檔案工作應(yīng)當(dāng)加大宣傳力度，從而使醫(yī)院內(nèi)各個(gè)層級(jí)人員均能夠?qū)n案工作重要性充分認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理積極支持。由于一些因素限制，主要就是人員、設(shè)施及經(jīng)費(fèi)方面，對(duì)于檔案管理工作，醫(yī)院重視程度也就比較低，因而對(duì)于檔案工作重要性應(yīng)當(dāng)使各級(jí)干部真正認(rèn)識(shí)，這樣一來(lái)才能夠使檔案工得以順利開展。

（二）健全制度，加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員素質(zhì)。在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展大形勢(shì)下，檔案管理工作在方法上也得以不斷更新，同時(shí)其水平也逐漸提升，因此應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)管理體系，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確各個(gè)方面相關(guān)職能，醫(yī)院內(nèi)部檔案種類不同、載體不同，對(duì)于這些檔案在管理上應(yīng)當(dāng)實(shí)行統(tǒng)一化，從而保證檔案管理和醫(yī)院業(yè)務(wù)能夠共同得以發(fā)展。

在檔案管理工作過(guò)程中，檔案管理人員素質(zhì)會(huì)直接影響工作水平，因而，在培養(yǎng)及引進(jìn)高素質(zhì)檔案管理人員方面醫(yī)院應(yīng)當(dāng)高度重視，從而保證檔案管理人員素質(zhì)得以全面提高。

（三）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理。由于醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容豐富而龐雜，為方便利用者及時(shí)查找、閱讀，提高工作效率，醫(yī)院應(yīng)加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，在檔案管理加快信息化建設(shè)，通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存充分利用對(duì)醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)檔案進(jìn)行檢索，從而使檔案信息管理得以盡快實(shí)現(xiàn)。

三、檔案信息資源的利用

（一）積極開發(fā)檔案信息資源。對(duì)于檔案管理而言，其主要目的就是對(duì)有關(guān)檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，在檔案信息資源開發(fā)過(guò)程中應(yīng)當(dāng)積極實(shí)現(xiàn)深層次、多渠道以及創(chuàng)新性，從而使檔案使用價(jià)值能夠得以進(jìn)一步提升，在此基礎(chǔ)上以便更好地服務(wù)于醫(yī)院業(yè)務(wù)、醫(yī)院管理及患者。如通過(guò)計(jì)算機(jī)管理可收集并匯總病案首頁(yè)縱多信息，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可整合各部門、各科室相關(guān)檔案信息并使其共享等，盡力提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，從而對(duì)檔案建設(shè)起到一定促進(jìn)作用。

（二）充分利用檔案信息資源。利用檔案信息資源，為醫(yī)院管理、質(zhì)量管理、人力資源管理、經(jīng)濟(jì)效益管理、工作效率管理等提供服務(wù)，從而通過(guò)對(duì)檔案信息資源的充分利用使醫(yī)院獲得更好經(jīng)濟(jì)效益以及社會(huì)效益。如通過(guò)醫(yī)師執(zhí)業(yè)檔案可了解每一醫(yī)師的執(zhí)業(yè)能力、執(zhí)業(yè)經(jīng)歷、培訓(xùn)考核、科研創(chuàng)新、職業(yè)操守、事故糾紛等，從而為選人用人、業(yè)務(wù)提升等提供重要參考依據(jù)，并能促進(jìn)醫(yī)師積極主動(dòng)地從事臨床工作，提高臨床技能和服務(wù)質(zhì)量；通過(guò)對(duì)病案首頁(yè)的全樣本數(shù)據(jù)提取，并對(duì)眾多信息進(jìn)行分類匯總，利用大數(shù)據(jù)分析，可獲得一套客觀、有效、全面反映醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的眾多數(shù)據(jù)，可涵蓋工作負(fù)荷、醫(yī)療質(zhì)量、服務(wù)質(zhì)量、護(hù)理質(zhì)量、患者安全、病種構(gòu)成、技術(shù)優(yōu)劣、資源利用、醫(yī)療費(fèi)用等等，這些可使院長(zhǎng)和相關(guān)職能部門真正做到?jīng)Q策科學(xué)化、管理規(guī)范化，并最終使醫(yī)院的管理水平不斷提高、醫(yī)療質(zhì)量持續(xù)改進(jìn)、服務(wù)質(zhì)量不斷優(yōu)化、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益不斷增長(zhǎng)。