論企業(yè)檔案管理工作的重要性研究

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司　章莉

論企業(yè)檔案管理工作的重要性研究

文/深圳市地鐵集團(tuán)有限公司章莉

隨著企業(yè)檔案管理社會(huì)化趨勢(shì)不斷加深，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理工作的一部分，創(chuàng)新是企業(yè)的當(dāng)務(wù)之急，而企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新也不例外。本文淺析企業(yè)檔案管理在創(chuàng)新中存在的問(wèn)題，探討解決問(wèn)題的方法和措施，希望能為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

企業(yè)檔案；管理；存在問(wèn)題；創(chuàng)新；完善

一、 企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理工作的革新與發(fā)展必須以傳統(tǒng)的檔案管理模式為基礎(chǔ)。所有的檔案管理工作都有其自身的管理體系作為革新和發(fā)展的基礎(chǔ)，我國(guó)的檔案管理工作已經(jīng)發(fā)展了很長(zhǎng)的時(shí)間，形成了一套固有的檔案管理理論、管理方法和管理經(jīng)驗(yàn)，形成了具有特色的檔案管理工作體系。這些傳統(tǒng)的檔案管理模式雖然在現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下存在一定的局限性，但正是因?yàn)橛辛藗鹘y(tǒng)的管理理念和方法作為基礎(chǔ)，才能實(shí)現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新?，F(xiàn)今正是進(jìn)行企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新和發(fā)展的時(shí)機(jī)，一定要對(duì)過(guò)去的管理模式進(jìn)行仔細(xì)的研究和總結(jié)，在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎(chǔ)上尋求革新與發(fā)展。

（二）企業(yè)的檔案管理工作不能脫離實(shí)際。當(dāng)前，我國(guó)眾多企業(yè)檔案管理工作的革新仍然處于初級(jí)的狀態(tài)，創(chuàng)新的過(guò)程依然存在著大量的問(wèn)題，會(huì)受到各種因素的制約。許多企業(yè)長(zhǎng)期以來(lái)重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。同時(shí)在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新的時(shí)候，沒(méi)有創(chuàng)新的理論，沒(méi)有創(chuàng)新的方法，也沒(méi)有創(chuàng)新的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就進(jìn)行虛無(wú)縹緲的創(chuàng)新。因此要進(jìn)行檔案管理的創(chuàng)新就要立足于實(shí)際，找出創(chuàng)新發(fā)展進(jìn)程中存在的問(wèn)題，為檔案管理的創(chuàng)新打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（三）對(duì)企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新。不但學(xué)習(xí)檔案管理行業(yè)的相關(guān)知識(shí)，借鑒本行業(yè)成功的管理經(jīng)驗(yàn)，還要對(duì)相關(guān)行業(yè)的知識(shí)進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提升企業(yè)自身的檔案管理經(jīng)驗(yàn)和豐富管理的內(nèi)容。管理方式的不斷革新是企業(yè)發(fā)展的不竭動(dòng)力，目前的問(wèn)題是，在進(jìn)行檔案管理工作創(chuàng)新時(shí)，沒(méi)有創(chuàng)新的理論，沒(méi)有創(chuàng)新的方法，也沒(méi)有創(chuàng)新的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，就進(jìn)行虛無(wú)縹緲的創(chuàng)新。如不懂得借鑒和學(xué)習(xí)其他相關(guān)行業(yè)的知識(shí)和成功的經(jīng)驗(yàn)，必將導(dǎo)致企業(yè)檔案管理的革新與發(fā)展緩慢滯后。

（四）企業(yè)內(nèi)部相關(guān)管理者對(duì)檔案管理方式革新的重視程度不夠高。過(guò)多的追求管理成本的降低，創(chuàng)造更大的經(jīng)濟(jì)效益，未有認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)企業(yè)內(nèi)部機(jī)制運(yùn)行和發(fā)展的意義。并且很多的企業(yè)管理者直接忽視企業(yè)內(nèi)部檔案的管理，認(rèn)為檔案管理工作在企業(yè)的發(fā)展并不能起到實(shí)質(zhì)性的作用。為此，企業(yè)內(nèi)部的檔案管理人員缺乏工作的積極性和責(zé)任心。

（五）很多企業(yè)在檔案管理的工作方面依然采用人工登記、分類(lèi)和保存的方法。造成大量人力和物力的浪費(fèi)，不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)市場(chǎng)環(huán)境。企業(yè)沒(méi)有制定相關(guān)的制度，促進(jìn)檔案管理工作的順利實(shí)施，造成檔案管理工作不能在規(guī)范的制度保障下進(jìn)行革新，也使得各個(gè)部門(mén)的檔案管理混亂，造成檔案的重復(fù)歸檔或者檔案缺失等。有些企業(yè)認(rèn)為檔案管理人員誰(shuí)都能可以干，根本沒(méi)有具備專(zhuān)業(yè)的檔案管理理論知識(shí)和實(shí)踐操作經(jīng)驗(yàn)，造成檔案管理人員在具體檔案管理環(huán)節(jié)中的操作失誤，致使管理效率和質(zhì)量不能有效地提高。

二、 企業(yè)檔案管理工作的實(shí)施措施

（一） 企業(yè)管理者加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視。處在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大背景下，企業(yè)的決策者應(yīng)該提高對(duì)檔案管理的重視程度，正確的認(rèn)識(shí)檔案管理對(duì)本企業(yè)發(fā)展的作用。把檔案管理工作與企業(yè)其他相關(guān)的管理工作有效地結(jié)合起來(lái)，配置有專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理的檔案管理工作人員，并根據(jù)檔案管理工作人員的工作建立一套獎(jiǎng)罰機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)，使其樹(shù)立管理責(zé)任心，能夠主動(dòng)積極地進(jìn)行相關(guān)的檔案管理工作，提高管理的技術(shù)技能，保證檔案管理水平逐漸地提高，使檔案管理工作能發(fā)揮其在企業(yè)發(fā)展中的重要作用，也成為衡量企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理水平的重要標(biāo)志。

（二）改進(jìn)檔案管理的方式。傳統(tǒng)的管理方式存在很大的弊端，作為現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)，隨著現(xiàn)代信息化的企業(yè)檔案管理方式的形成，企業(yè)檔案管理正在逐漸拋棄傳統(tǒng)的管理方式。在企業(yè)檔案的管理工作中要學(xué)會(huì)利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息的高效傳遞，從而促進(jìn)企業(yè)檔案管理效率的提升。為企業(yè)在現(xiàn)代化進(jìn)程中的發(fā)展提供有效的幫助。

（三）加大檔案管理的投入。企業(yè)對(duì)檔案管理重視程度的提高，就會(huì)加大對(duì)檔案管理工作相關(guān)資源的投入，使得檔案管理工作機(jī)制更加的完善。同時(shí)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的企業(yè)檔案管理的資源信息分享平臺(tái)，建立相關(guān)的檔案信息查詢(xún)渠道，使企業(yè)檔案管理檢索的平臺(tái)機(jī)制更加完善，便于更好地推動(dòng)企業(yè)的革新與發(fā)展。

（四）完善檔案管理的制度。面對(duì)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀，需要有一個(gè)良好的企業(yè)檔案管理制度作為保障，建立完善的企業(yè)檔案管理的制度體系。將檔案工作諸環(huán)節(jié)通過(guò)科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章進(jìn)行規(guī)范，從整理歸檔、庫(kù)房管理、提供借閱等方面，使檔案管理工作有法可依、有章可循。同時(shí)，也要有明確的制度規(guī)定各部門(mén)的責(zé)任，使企業(yè)各部門(mén)之間能進(jìn)行良性的溝通與交流，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容和方式的革新，為企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展提供相關(guān)的保障。

（五）吸納專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才。企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作人員，很多是由企業(yè)其他相關(guān)部門(mén)人員在沒(méi)有一定專(zhuān)業(yè)管理技術(shù)的情況下，直接以檔案管理人員的身份進(jìn)行管理的，這部分管理者沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理技術(shù)，所以就不能保證檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范化。企業(yè)可以通過(guò)招聘，或采用競(jìng)爭(zhēng)上崗的方式，為企業(yè)的檔案管理引進(jìn)些經(jīng)過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)的專(zhuān)業(yè)的檔案管理者，有效地提高企業(yè)檔案管理工作的效率。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的創(chuàng)新

在企業(yè)運(yùn)行及發(fā)展過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)立足于市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革理念的基礎(chǔ)上，積極采用現(xiàn)代化的科技手段，來(lái)對(duì)企業(yè)內(nèi)部計(jì)算機(jī)設(shè)備硬件等進(jìn)行有效的防護(hù)，最大程度上減少企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的安全隱患，促進(jìn)管理效率的提升。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)規(guī)范企業(yè)檔案管理的工作流程，加強(qiáng)檔案信息的管理，確保企業(yè)檔案信息得以安全穩(wěn)定的流轉(zhuǎn)。

就企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況來(lái)看，所謂流程管理，就是對(duì)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的整體運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行規(guī)范的監(jiān)控，并明確企業(yè)各項(xiàng)任務(wù)活動(dòng)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況，并加強(qiáng)監(jiān)督和管理，此種情況下，能夠保證系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件的真實(shí)性和完整性，并充分發(fā)揮出檔案管理工作的職能及作用，充分做好機(jī)構(gòu)文件處理流程的梳理和提煉工作，將文件處理過(guò)程納入到企業(yè)檔案管理工作具體工作流程和環(huán)節(jié)中，進(jìn)而從整體上提高企業(yè)的檔案管理效率。也就是說(shuō)，文件信息的高效化管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件信息的全過(guò)程管理，對(duì)痕跡保留以及收文督辦和監(jiān)控等進(jìn)行科學(xué)化的管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，目前部分企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機(jī)制存在著觀念上的落后，檔案管理方法的單調(diào)，以及檔案管理部門(mén)缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才等。若想要切實(shí)提高企業(yè)檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層要不斷加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加強(qiáng)現(xiàn)代化的管理方式，轉(zhuǎn)變管理理念，來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的革新與發(fā)展，從而更好地推動(dòng)企業(yè)在當(dāng)今信息技術(shù)時(shí)代的發(fā)展。

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［4］劉紅遠(yuǎn).如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作［J］.經(jīng)營(yíng)管理，2011（11）.