關(guān)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀的思考

文/復(fù)旦大學(xué)附屬金山醫(yī)院檔案室　葉肖鳳

關(guān)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀的思考

文/復(fù)旦大學(xué)附屬金山醫(yī)院檔案室葉肖鳳

文書(shū)檔案是醫(yī)院檔案管理工作中的重要內(nèi)容。結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)管理，能夠提高現(xiàn)代醫(yī)院管理水平和服務(wù)水平。本文對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，并提出具體的解決方法。

醫(yī)院；文書(shū)檔案管理；工作現(xiàn)狀

醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平直接決定了醫(yī)院的整體檔案管理質(zhì)量，它也直接關(guān)系到醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展水平。而它又是醫(yī)院基礎(chǔ)管理工作中的重要內(nèi)容，為現(xiàn)代醫(yī)院管理工作提供了方向。但是，傳統(tǒng)檔案管理觀念的制約和基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，使醫(yī)院文書(shū)檔案管理仍然面臨很多問(wèn)題。文書(shū)檔案管理人員要結(jié)合醫(yī)院實(shí)際工作要求，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行統(tǒng)一和規(guī)范管理，提高文書(shū)檔案利用率，推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

一、 醫(yī)院文書(shū)檔案管理意義

醫(yī)院文書(shū)檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部工作的重要組成部分，也是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)和前提，有助于提高醫(yī)院的整體管理水平，并保障醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。同時(shí)，它也為醫(yī)院各項(xiàng)科研工作的開(kāi)展奠定了良好的基礎(chǔ)。醫(yī)院文書(shū)檔案是醫(yī)院工作情況、醫(yī)療服務(wù)及管理水平的綜合反映。近年來(lái)，衛(wèi)生體制改革，對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作提出了越來(lái)越高的要求。它記載著醫(yī)院在不同時(shí)期的發(fā)展情況，以及醫(yī)療、物資、服務(wù)情況等，是醫(yī)院的重要物質(zhì)文化財(cái)產(chǎn)，也是其整體形象的象征。

醫(yī)院文書(shū)檔案中也包含醫(yī)院相關(guān)規(guī)章制度、各項(xiàng)活動(dòng)及上級(jí)部門的要求和批復(fù)等。以此為依據(jù)，能夠?qū)︶t(yī)院日常管理及發(fā)展過(guò)程中的各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行有效解決。它具有一定的教育意義，是現(xiàn)代醫(yī)院整體發(fā)展過(guò)程中的推動(dòng)力。

落實(shí)醫(yī)院文書(shū)檔案管理，并確保其各項(xiàng)內(nèi)容及資料的完整性，將對(duì)臨床治療、科學(xué)研究和疫病預(yù)防等提供極大的助力，有利于對(duì)醫(yī)療及科研經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)，并對(duì)醫(yī)院決策的制定及各項(xiàng)研究調(diào)查提供輔助。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）文書(shū)檔案管理方法落后。醫(yī)院日常工作中涉及的各類文書(shū)資料比較多，管理難度相對(duì)較大，很難對(duì)所有資料進(jìn)行集中管理。為了使用方便，很多文書(shū)檔案分散在各個(gè)科室中。而檔案脹庫(kù)問(wèn)題嚴(yán)重，部分檔案單面打印或復(fù)印之后歸檔，增加了檔案數(shù)量及厚度。有些檔案利用價(jià)值低，而兼職檔案人員檔案意識(shí)缺乏，只是按照歷年歸檔目錄對(duì)其進(jìn)行歸檔，使重要檔案資料的漏檔問(wèn)題嚴(yán)重。

（二） 缺乏文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和意識(shí)。當(dāng)前，醫(yī)院檔案管理人員的檔案責(zé)任意識(shí)比較強(qiáng)，但是，其缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)及管理經(jīng)驗(yàn)。分布在醫(yī)院各個(gè)科室的兼職檔案人員檔案管理意識(shí)不足，歸檔材料質(zhì)量普遍偏低，很難達(dá)到良好的文書(shū)檔案管理效果。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)也并未認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重要性。加之，兼職檔案管理人員沒(méi)有對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，嚴(yán)重制約了醫(yī)院文書(shū)檔案管理質(zhì)量。

（三）文書(shū)檔案管理現(xiàn)代化程度低。醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施不完善，文書(shū)檔案庫(kù)房設(shè)備無(wú)法滿足現(xiàn)代化的檔案管理要求，嚴(yán)重影響了醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平及質(zhì)量。雖然現(xiàn)在很多大型綜合性醫(yī)院逐漸認(rèn)識(shí)到了檔案自動(dòng)化管理的重要性，也付出了實(shí)踐。但是很多基層醫(yī)院仍然以手工檔案管理為主，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)，設(shè)備落后，很難實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的信息化和數(shù)字化目標(biāo)。醫(yī)院負(fù)責(zé)人和檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到醫(yī)院文書(shū)檔案管理的重要性，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行合理應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的自動(dòng)化管理。

（四）文書(shū)檔案管理的培訓(xùn)機(jī)制缺失。醫(yī)院在文書(shū)檔案管理工作方面的投入比較少，缺乏專職的檔案管理人員，使文書(shū)檔案管理工作面臨諸多問(wèn)題及缺失。很多文書(shū)檔案管理人員并未對(duì)檔案管理知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，專業(yè)知識(shí)缺乏。醫(yī)院也沒(méi)有建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，一般都是老員工帶新員工來(lái)實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作交接。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案管理工作沒(méi)有引起足夠的重視，與其他醫(yī)院尚未建立良好的溝通互動(dòng)關(guān)系，在文書(shū)檔案管理方面普遍缺乏高素質(zhì)的專業(yè)人才。

三、醫(yī)院文書(shū)檔案管理對(duì)策

（一）明確存檔內(nèi)容，使存檔流程化。1.醫(yī)院日常工作中涉及的各項(xiàng)文件和資料比較多，檔案管理人員要擇取有價(jià)值的資料，對(duì)存檔范圍進(jìn)行確定，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的統(tǒng)一性及標(biāo)準(zhǔn)化。2.將文書(shū)檔案分類整理工作落實(shí)到位，對(duì)文件和資料的種類進(jìn)行區(qū)分，結(jié)合具體內(nèi)容、形式和作用，對(duì)其進(jìn)行正確歸檔，確保其能夠反映醫(yī)院的重要事件、活動(dòng)及歷史面貌等。3.根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況，對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行甄別和鑒定，合理規(guī)劃其保存年限，結(jié)合重要性對(duì)其進(jìn)行等級(jí)劃分，并對(duì)文件的具體存毀情況進(jìn)行判定。4.對(duì)資料存檔情況進(jìn)行記錄，交由各主管部門進(jìn)行對(duì)比，將文書(shū)檔案管理中的失誤降到最低。5.完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作，將具體責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使相關(guān)人員對(duì)檔案存儲(chǔ)情況進(jìn)行監(jiān)督。

（二） 優(yōu)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理人員普遍將精力和時(shí)間用以文件歸檔整理和檔案日常提供方面，對(duì)機(jī)關(guān)內(nèi)部和各業(yè)務(wù)部門具體工作缺乏明確的認(rèn)知，使檔案管理部門在檔案收集過(guò)程中比較盲目，導(dǎo)致醫(yī)院文書(shū)檔案的存檔價(jià)值不高。檔案管理人員要對(duì)文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，既要對(duì)具體性檔案文件進(jìn)行收集和整理，又要對(duì)其進(jìn)行合理利用。前期歸檔工作中，要對(duì)后期檔案的使用價(jià)值進(jìn)行充分考量，以在醫(yī)院相關(guān)研究工作中充分發(fā)揮其價(jià)值，確保醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，并提高其服務(wù)質(zhì)量。

（三）完善文書(shū)檔案管理制度。完善醫(yī)院文書(shū)檔案管理制度，使醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作更具保障，有助于提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平，確保文書(shū)檔案管理過(guò)程中各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展背景，對(duì)陳舊的規(guī)章制度進(jìn)行升級(jí)和修訂，并對(duì)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作中存在的缺失進(jìn)行彌補(bǔ)，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的完善性，使其符合醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的具體要求，為醫(yī)院各項(xiàng)工作的開(kāi)展奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員培訓(xùn)。醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員既要具備專業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)，也要對(duì)相關(guān)醫(yī)療活動(dòng)等進(jìn)行明確認(rèn)識(shí)。醫(yī)院負(fù)責(zé)人要結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的整體訴求，對(duì)具體的培訓(xùn)方法和內(nèi)容進(jìn)行針對(duì)性地選擇，加大對(duì)兼職檔案管理人員的培訓(xùn)力度，使其在文書(shū)檔案管理過(guò)程中更加專業(yè)。同時(shí)，也要著力于培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員，并將其納入醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃中，使其具備專業(yè)的文書(shū)檔案管理知識(shí)及法律法規(guī)常識(shí)。對(duì)其他醫(yī)院的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行借鑒，通過(guò)聘請(qǐng)專家講學(xué)或到優(yōu)秀醫(yī)院檔案管理場(chǎng)所進(jìn)行參觀，積累豐富的文書(shū)檔案管理經(jīng)驗(yàn)。

（五）推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)。在醫(yī)院文書(shū)檔案管理中，對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行科學(xué)合理的應(yīng)用，以對(duì)檔案信息管理資源進(jìn)行科學(xué)處理和保存，提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的信息化及網(wǎng)絡(luò)化水平。1.結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展背景，落實(shí)信息數(shù)據(jù)建庫(kù)工作，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院紙質(zhì)文書(shū)檔案管理的數(shù)字化，使其在管理過(guò)程中具備同一的格式，且數(shù)據(jù)規(guī)范，并提高其安全性和可靠性，為后期醫(yī)院各項(xiàng)檔案信息資源的利用及開(kāi)發(fā)奠定良好的基礎(chǔ)。2.借助計(jì)算機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理和錄入等，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案自動(dòng)化管理。3.構(gòu)建完善的信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，并對(duì)醫(yī)院日常工作中涉及的相關(guān)文書(shū)檔案信息等進(jìn)行收集和歸納，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書(shū)檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高醫(yī)院檔案管理水平，推進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書(shū)檔案管理對(duì)醫(yī)院發(fā)展具有重要影響，有助于促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。醫(yī)院應(yīng)重視文書(shū)檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并加以解決，優(yōu)化文書(shū)檔案管理過(guò)程。同時(shí)，也要結(jié)合現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展背景，不斷改進(jìn)傳統(tǒng)的檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理工作中，提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化，促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的快速發(fā)展。

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