固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)注意的幾個(gè)問題

文/中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所　余然

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收應(yīng)注意的幾個(gè)問題

文/中國電子科技集團(tuán)公司第三十八研究所余然

固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是整個(gè)項(xiàng)目驗(yàn)收的重要組成部分，是項(xiàng)目驗(yàn)收的必經(jīng)環(huán)節(jié)。相關(guān)制度也規(guī)定了未經(jīng)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收或項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格，不得進(jìn)行或通過項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的強(qiáng)制條件。本文通對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織形式、專家?guī)旖M建、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收等方面進(jìn)行了深入探討，并結(jié)合筆者在固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，從集團(tuán)公司組織檔案驗(yàn)收的角度對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中應(yīng)注意的問題提出一些看法和建議。

固定資產(chǎn)；項(xiàng)目檔案；項(xiàng)目驗(yàn)收

自從《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（科工辦〔2007〕161號(hào)）頒布到《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》（科工計(jì)〔2015〕931號(hào)）出臺(tái)以來，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作歷經(jīng)近十年的發(fā)展，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，并在項(xiàng)目檔案管理工作的規(guī)范性、文件材料的齊套性等方面取得了巨大的進(jìn)步。

從項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作的成效來看，各單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和項(xiàng)目檔案管理水平有了顯著提升。這都源自于各類驗(yàn)收制度陸續(xù)出臺(tái)后，借助項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，集團(tuán)公司對(duì)成員單位檔案工作的管控進(jìn)一步加強(qiáng)，檔案管理工作有了著力點(diǎn)和推動(dòng)力。

從驗(yàn)收組的角度，對(duì)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收全過程進(jìn)行觀照，既有利于驗(yàn)收組織單位對(duì)驗(yàn)收過程進(jìn)行反思，也有利于被驗(yàn)收單位參照對(duì)比，改進(jìn)項(xiàng)目檔案的管理工作。下文筆者將結(jié)合實(shí)際項(xiàng)目檔案驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勗诠潭ㄙY產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中應(yīng)注意的幾個(gè)問題。

一、集團(tuán)公司在組織驗(yàn)收過程中應(yīng)注意的問題

《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》規(guī)定，建設(shè)單位的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作由建設(shè)單位所屬集團(tuán)公司負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收（受科工局委托）。一般是由集團(tuán)公司檔案相關(guān)部門負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作。在實(shí)際組織項(xiàng)目檔案驗(yàn)收過程中，集團(tuán)公司應(yīng)注意以下幾個(gè)方面的問題。

（一）重要項(xiàng)目或檔案管理水平薄弱的單位，集團(tuán)公司應(yīng)安排人員陪同驗(yàn)收。重要項(xiàng)目一般是指投資額超過1億的項(xiàng)目。投資額過億的項(xiàng)目一般要先預(yù)驗(yàn)收，再進(jìn)行檔案正式驗(yàn)收。集團(tuán)公司作為檔案驗(yàn)收工作的組織者，應(yīng)派人參加項(xiàng)目檔案的正式驗(yàn)收。一方面，過億的項(xiàng)目，科工局等上級(jí)機(jī)關(guān)一般也會(huì)派人參加項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，并對(duì)其驗(yàn)收過程進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)；另一方面集團(tuán)公司派人參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，可以更好地跟科工局等上級(jí)機(jī)關(guān)當(dāng)面溝通，及時(shí)解決在檔案現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收中出現(xiàn)的一些問題，幫助建設(shè)單位順利通過驗(yàn)收。

（二）對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)本身就比較薄弱的單位，集團(tuán)公司更有必要派人參加項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收。一方面，集團(tuán)公司派人參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，可以引起被驗(yàn)收單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，有利于推動(dòng)被驗(yàn)收單位檔案工作的開展。另一方面，集團(tuán)公司參加項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收，可以更好地發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)性地指導(dǎo)被驗(yàn)收單位及時(shí)整改。

（三）驗(yàn)收申請(qǐng)的截止時(shí)間與驗(yàn)收安排?！秶揽萍脊I(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》明確規(guī)定，建設(shè)單位要在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前一個(gè)月報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。但實(shí)際情況是固定資產(chǎn)投資是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工程，牽涉面很廣，建設(shè)單位會(huì)因各種主客觀原因，直到竣工驗(yàn)收節(jié)點(diǎn)前一個(gè)月或更短才報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)。這就會(huì)出現(xiàn)由于臨時(shí)加塞任務(wù)而導(dǎo)致驗(yàn)收專家安排不過來等影響項(xiàng)目檔案驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收的情況。為此，集團(tuán)公司在檔案驗(yàn)收時(shí)間安排上，應(yīng)遵守以下幾點(diǎn)原則：

1.集團(tuán)公司應(yīng)要求所屬子公司，嚴(yán)格按《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》要求的時(shí)間報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)，并將其納入集團(tuán)檔案年檢或考核。如果有在檔案驗(yàn)收中采用評(píng)分制的單位，可以將報(bào)送檔案驗(yàn)收請(qǐng)示的時(shí)間設(shè)置為重要評(píng)分項(xiàng)；

2.由于客觀原因，無法及時(shí)報(bào)送檔案驗(yàn)收申請(qǐng)以至項(xiàng)目檔案驗(yàn)收延期的，集團(tuán)公司應(yīng)厘清責(zé)任，從項(xiàng)目建設(shè)的全局出發(fā)，積極調(diào)動(dòng)專家資源，開通綠色通道，在不違反政策的前提下，配合建設(shè)單位做好項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的服務(wù)工作；

3.項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收在時(shí)間安排上要合理，要結(jié)合項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的時(shí)間，給建設(shè)單位留有充足的時(shí)間對(duì)驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改、閉環(huán)。

（四）專家?guī)斓慕⑴c驗(yàn)收組的配對(duì)。專家是開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的主體，是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的核心力量。組建的專家?guī)熨|(zhì)量的高低，直接關(guān)系到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作開展的好壞。集團(tuán)公司在組建專家?guī)鞎r(shí)，要注意以下幾點(diǎn)問題。

1.專家的數(shù)量要根據(jù)集團(tuán)公司每年固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目的數(shù)量和成員單位的數(shù)量綜合確定。為順利完成每年項(xiàng)目檔案驗(yàn)收計(jì)劃，檔案專家?guī)鞈?yīng)配有足夠數(shù)量的專家，以備能夠隨時(shí)調(diào)用。一般來說，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收都集中在第四季度，特別是十二月份，有時(shí)可能有數(shù)十個(gè)項(xiàng)目需要同時(shí)驗(yàn)收，有時(shí)還要考慮到并不是每位專家都有時(shí)間參加驗(yàn)收，這就需要專家?guī)熘杏凶銐虻膶＜乙怨┱{(diào)用。根據(jù)實(shí)際驗(yàn)收經(jīng)驗(yàn)，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家?guī)鞂＜覕?shù)量可以通過以下公式推算，即“項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家?guī)烊藬?shù)”應(yīng)不少于“集團(tuán)公司子公司數(shù)量與年度計(jì)劃驗(yàn)收的固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目數(shù)之和”乘以系數(shù)0.55，其中可擔(dān)任驗(yàn)收組組長的專家應(yīng)占專家?guī)烊藬?shù)總數(shù)的20%左右；

盡量安排每個(gè)成員單位都至少有一名項(xiàng)目檔案驗(yàn)收專家。專家參加項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，不僅僅是完成集團(tuán)公司安排的檔案驗(yàn)收任務(wù)，也是通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收這種形式，向兄弟單位學(xué)習(xí)在項(xiàng)目檔案管理方面好的做法，好的經(jīng)驗(yàn)的一次機(jī)會(huì)。在某種程度說，每一次項(xiàng)目檔案驗(yàn)收也是集團(tuán)各兄弟單位間檔案工作交流的學(xué)術(shù)討論會(huì)。

2.專家組組成結(jié)構(gòu)的安排應(yīng)合理化。除去帶隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)，一般專家組由3或5位專家組成。根據(jù)驗(yàn)收內(nèi)容，驗(yàn)收組至少要包涵“設(shè)備檔案專家”“基建檔案專家”“綜合類檔案專家”各一名。其中，由于其基建檔案的專業(yè)性，如果驗(yàn)收的項(xiàng)目包涵建安工程，務(wù)必安排一名基建檔案專家參加驗(yàn)收；

3.專家隊(duì)伍的培養(yǎng)，應(yīng)注意專家梯隊(duì)的建設(shè)。所謂專家，就是具有理論基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，并能把理論基礎(chǔ)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)有機(jī)結(jié)合起來，有效指導(dǎo)工作的一類人。所以，在驗(yàn)收專家隊(duì)伍中，集團(tuán)公司應(yīng)注意專家梯隊(duì)的培養(yǎng)，通過驗(yàn)收帶隊(duì)伍，既要注重專家隊(duì)伍的質(zhì)量，又要注意對(duì)年輕專家的培養(yǎng)。

（五）對(duì)整體驗(yàn)收時(shí)間安排的一點(diǎn)建議。檔案驗(yàn)收的目的是通過項(xiàng)目檔案驗(yàn)收，檢查本項(xiàng)目歸檔資料的齊套性、規(guī)范性，及建設(shè)單位檔案基礎(chǔ)管理的情況，以推動(dòng)建設(shè)單位檔案管理水平的提升。從集團(tuán)公司檔案工作層面來說，驗(yàn)收一方面是檢查檔案工作，另一方面是指導(dǎo)和推動(dòng)成員單位的檔案工作。

一般來說，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的時(shí)間僅為一天，除去首次會(huì)議和末次會(huì)議，以及現(xiàn)場(chǎng)檢查和討論驗(yàn)收意見的時(shí)間，真正查看檔案實(shí)體的時(shí)間相對(duì)于被查卷宗來說，明顯不足。在實(shí)際檔案驗(yàn)收工作中，為達(dá)到項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的目的，檔案驗(yàn)收的時(shí)間應(yīng)該延長致1天半或2兩天。有以下兩點(diǎn)原因：一是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查的特點(diǎn)是逐件查閱，并關(guān)注文件之間的相互聯(lián)系，比較耗時(shí)；二是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的目的既是查驗(yàn)檔案，也是借檔案驗(yàn)收的過程，交流、指導(dǎo)檔案工作經(jīng)驗(yàn)與心得，驗(yàn)收時(shí)間上應(yīng)予以充分保障。

二、現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收應(yīng)注意的幾個(gè)問題

項(xiàng)目檔案現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，是指通過查看建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)和現(xiàn)場(chǎng)檢查項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性、齊套性和安全性，并給出檔案驗(yàn)收意見和被驗(yàn)收項(xiàng)目通過或不通過檔案驗(yàn)收的結(jié)論的活動(dòng)過程。在項(xiàng)目檔案現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收過程中，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)問題：

（一）時(shí)間安排。一般來說，項(xiàng)目檔案驗(yàn)收包括如下幾個(gè)流程：首次會(huì)議（主要是領(lǐng)導(dǎo)講話和項(xiàng)目介紹），查看建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，查看項(xiàng)目檔案，專家組討論驗(yàn)收意見并與被驗(yàn)收單位進(jìn)行溝通，末次會(huì)議（主要包括宣讀驗(yàn)收意見，領(lǐng)導(dǎo)講話）。從驗(yàn)收時(shí)間安排上，應(yīng)以查閱檔案為主，并留有充足的時(shí)間進(jìn)行驗(yàn)收意見的討論和確定。

（二）現(xiàn)場(chǎng)分工。從結(jié)構(gòu)上來說，固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案可分為“綜合類、設(shè)備儀器類和建安類”三類。驗(yàn)收組在現(xiàn)場(chǎng)分工時(shí)，應(yīng)以檔案驗(yàn)收專家的專業(yè)方向?yàn)轵?yàn)收分工的依據(jù)。

為了方便集團(tuán)公司進(jìn)一步開展項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作，督促被驗(yàn)收單位做好驗(yàn)收后的整改工作，驗(yàn)收組應(yīng)在驗(yàn)收結(jié)束后將專家的驗(yàn)收意見表、打分表收齊，隨驗(yàn)收意見一并報(bào)送集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的組織部門。這是因?yàn)椋环矫?，專家?yàn)收意見表、打分表是集團(tuán)公司總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的依據(jù)和參考，另一方面，意見表和打分表也是事后考核專家，追溯責(zé)任的憑證。

（三）檔案驗(yàn)收也應(yīng)查看項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，檔案驗(yàn)收專家需不需要到項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)查看，需不需要對(duì)每臺(tái)設(shè)備進(jìn)行查驗(yàn)？很多專家認(rèn)為項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是對(duì)項(xiàng)目建設(shè)過程中所形成的檔案進(jìn)行查驗(yàn)，不需要到項(xiàng)目建設(shè)的現(xiàn)場(chǎng)查看，因此，在實(shí)際驗(yàn)收過程中，省略了此環(huán)節(jié)。筆者認(rèn)為，從項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的要求來說，檔案驗(yàn)收時(shí)需要對(duì)建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查看，而且是必不可少的環(huán)節(jié)。原因如下：

1.驗(yàn)收組查看項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，了解項(xiàng)目全貌，是迅速進(jìn)入驗(yàn)收狀態(tài)的有效途徑；

2.部分文件材料如“合格證”“領(lǐng)用記錄”“使用記錄”“維修記錄”等都在項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，所以項(xiàng)目檔案驗(yàn)收必須到現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)；

3.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收時(shí)，檔案專家查看現(xiàn)場(chǎng)的角度與審計(jì)、安全以及竣工總驗(yàn)收角度不同。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收查驗(yàn)現(xiàn)場(chǎng)，主要是通過直觀了解建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)或是設(shè)備，從“實(shí)景”或“實(shí)物”的角度來判斷哪些材料需要收集歸檔。

（四）檔案工作場(chǎng)所應(yīng)該怎么檢查。檔案工作現(xiàn)場(chǎng)的檢查應(yīng)該包括以下內(nèi)容：一是看檔案工作環(huán)境有沒有達(dá)到“三分開”的要求； 二是看檔案庫房建設(shè)有沒有達(dá)到“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求； 三是看檔案裝具是否符合保管要求；四是檢查檔案信息化的推進(jìn)情況。

檢查檔案工作現(xiàn)場(chǎng)，主要目的不是檢查，而是通過項(xiàng)目驗(yàn)收這種形式，為建設(shè)單位爭(zhēng)取檔案工作資源，推進(jìn)檔案工作進(jìn)一步開展。

檔案信息化建設(shè)是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收檢查的重要內(nèi)容，在《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目檔案工作管理辦法》中也有專門的要求，檢查檔案信息化時(shí)，由于各單位信息化建設(shè)水平不均衡，主要從以下幾點(diǎn)來檢查：一是看被檢查單位是否用信息化的手段來管理項(xiàng)目檔案；二是看是否有適應(yīng)單位發(fā)展的檔案信息化推進(jìn)的規(guī)劃，檔案信息化建設(shè)是否有持續(xù)的財(cái)政投入；三是看檔案信息化在固定資產(chǎn)項(xiàng)目檔案管理中發(fā)揮作用。

（五）驗(yàn)收意見該怎么寫。項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收意見，既是項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的結(jié)論，也是項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的參照依據(jù)。驗(yàn)收組編寫項(xiàng)目檔案驗(yàn)收意見時(shí)，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

1.應(yīng)遵循實(shí)事求是原則，存在什么問題就是毫無避諱的指出來；

2.應(yīng)抓住主要問題和問題的主要方面。也就是說，在項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中，看發(fā)現(xiàn)的問題是個(gè)別現(xiàn)象還是普遍現(xiàn)象，是關(guān)鍵問題還是次要問題。個(gè)別現(xiàn)象或是次要問題可以通過其他形式如會(huì)議備忘錄等給予警告。如果是普遍現(xiàn)象或是重要文件缺失，就應(yīng)按實(shí)際情況如實(shí)描述寫進(jìn)驗(yàn)收的正式意見中；

3.意見形成后，應(yīng)與被驗(yàn)收單位進(jìn)行溝通，向其解釋其每條意見條款的依據(jù)，并給出如何整改的建議。