煤礦技術(shù)檔案管理的信息化建設(shè)

文/甘肅省平?jīng)鍪腥A亭煤電股份有限公司華亭煤礦　馬文銀

煤礦技術(shù)檔案管理的信息化建設(shè)

文/甘肅省平?jīng)鍪腥A亭煤電股份有限公司華亭煤礦馬文銀

在信息科技越來越發(fā)達的新世紀，各類企業(yè)為了適應(yīng)新時代都積極采取無紙化、信息化以便提升辦公水平及效率，煤礦企業(yè)也不例外。煤礦技術(shù)檔案管理工作在煤礦其中起著至關(guān)重要的作用，本文就以煤礦技術(shù)檔案管理為例子來闡述當前檔案管理信息化建設(shè)的重要性及一系列問題。

煤礦；檔案管理；信息化建設(shè)

煤礦產(chǎn)業(yè)是一個傳統(tǒng)的工業(yè)，它有著很悠久的歷史，但是隨著社會的不斷進步，我國科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使煤礦企業(yè)這個傳統(tǒng)工業(yè)中的部分工作在網(wǎng)絡(luò)上面有了可持續(xù)發(fā)展的空間，比如煤礦技術(shù)檔案管理工作。檔案管理工作是煤礦企業(yè)的經(jīng)濟主體，它在企業(yè)中發(fā)揮著重要的作用，在二十一世紀，檔案管理工作已不再是采取手工管理的工作模式了，下面我們就來探討一下煤礦技術(shù)檔案管理的信息化建設(shè)。

一、檔案管理信息化建設(shè)的意義

檔案事業(yè)是我國企業(yè)建設(shè)中不可或缺的工作，在全新的二十一世紀，檔案工作也要隨著社會的發(fā)展一起進步。現(xiàn)在的社會是一個網(wǎng)絡(luò)化的社會，社會發(fā)展越來越快，網(wǎng)路信息技術(shù)在社會中扮演著重要的角色，許多企業(yè)工作都開始現(xiàn)代化和網(wǎng)絡(luò)化。同樣，檔案事業(yè)也離不開網(wǎng)絡(luò)信息化。眾所周知，煤礦技術(shù)檔案管理工作是一件十分不容易的工作，由于種種原因，煤礦技術(shù)檔案管理工作與其他的檔案管理工作有所不同，因?qū)I(yè)的特殊性，所以在一些技術(shù)上面落后于其他檔案管理工作?，F(xiàn)階段大部分煤礦企業(yè)檔案管理工作還停留在舊社會時期，處于半自動化階段，不少人員都是手工整理檔案，這種方式對于檔案的嚴密性沒有太大的保障，同樣也使工作人員在手工整理檔案的時候因為某些原因?qū)е聶n案的遺漏、損壞等一系列問題，所以，這也正是實現(xiàn)煤礦技術(shù)檔案管理信息化的意義。

二、檔案管理信息化的優(yōu)點

（一）對于企業(yè)檔案具有保密性。檔案管理工作是對煤礦企業(yè)的發(fā)展史進行記錄，里面包含著企業(yè)的點點滴滴以及對于企業(yè)未來的構(gòu)造藍圖，這個工作量無疑是非常大的，如果對于檔案管理工作方面還秉承著以往的方式，這有可能會造成煤礦企業(yè)內(nèi)部消息的流失。檔案管理信息化具備對于檔案的保密性，網(wǎng)絡(luò)化的參與可以有效地保證企業(yè)檔案不會外泄這方面問題。

（二）降低企業(yè)成本。以往的檔案管理工作方式靠著人工工作的方式對于檔案進行分類、整理、編排等，大大地加強了企業(yè)對于檔案管理的人力、物力及經(jīng)歷等各方面的耗費，而且還有可能因為人工而導(dǎo)致編排上的失誤，因此造成檔案不完成而無法對檔案進行查詢等情況，使檔案管理工作得不到有效的發(fā)揮。實現(xiàn)檔案管理的信息化之后，可以通過利用檔案管理自動化系統(tǒng)將文件進行整理、歸檔、編排等一系列的工作。通過檔案管理自動化系統(tǒng)可以將各個部門的基礎(chǔ)工作有效且可行地結(jié)合在一起，將各個部門的基礎(chǔ)工作通過系統(tǒng)科學(xué)地結(jié)合在一起，實現(xiàn)文件、檔案管理的一體化。這樣可以節(jié)省大量的人力物力開銷，也節(jié)省了工作人員的精力，把節(jié)省出來的部分可以很好地在其他工作上面發(fā)揮作用。

（三）促進檔案管理自動化、標準化。在現(xiàn)代企業(yè)的管理中，檔案管理的規(guī)范化及標準化關(guān)系到一個企業(yè)的制度規(guī)范，在檔案管理人員工作中，要時刻謹記這點。在實現(xiàn)檔案管理信息化之后，使用信息管理系統(tǒng)，可以有效地將檔案管理的日常都記錄在電腦里，工作人員可以不定期的把檔案進行統(tǒng)計，比如檔案的查閱記錄、檔案的銷毀記錄、檔案的更新記錄等，這些都使用信息技術(shù)來完成，讓檔案工作人員從煩瑣的工作中解脫出來。檔案工作人員還可以利用信息管理系統(tǒng)準確地將檔案進行標準的排序及歸納，這也真正實現(xiàn)了檔案管理工作的自動化和標準化。

三、檔案管理信息化的現(xiàn)狀

就目前來講，檔案管理工作人員對檔案管理信息化的觀念意識還沒有太深入人心，檔案管理信息化技術(shù)人才也比較稀缺，要想很好的實現(xiàn)檔案管理信息化的標準建設(shè)，更好的完善檔案管理信息系統(tǒng)，還需要煤礦企業(yè)人才的不斷努力才能得以實現(xiàn)。不過目前我國煤礦技術(shù)檔案管理工作已經(jīng)實現(xiàn)半自動化階段，在手工操作的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了電子文件和檔案管理的一體化，這使得檔案管理信息化有一個好的發(fā)展前景。

四、結(jié)束語

煤礦技術(shù)檔案管理信息化建設(shè)的成功，從各個方面來講都是對煤礦企業(yè)發(fā)展歷程有很大的重要性的，檔案管理信息化實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)代替人工，加強了社會與企業(yè)的共同進步，減少了在檔案管理過程中人為因素的失誤及各種狀況，也極大部分調(diào)動了工作人員的積極性，促進了各部門的交流工作，實現(xiàn)了資源共享等好的發(fā)展?，F(xiàn)在我國網(wǎng)絡(luò)信息急速發(fā)展，在這方面的人才也不欠缺，所以在不久的將來，煤礦技術(shù)檔案管理信息化的建設(shè)在目前的狀況下一定會有所改進的。

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［3］郭守強，邱正霞.淺淡加快煤炭企業(yè)檔案信息化建設(shè)的必要性［Z］.山東省檔案學(xué)會2009年學(xué)術(shù)年會，2009.