淺淡疾病預(yù)防控制專業(yè)特色的檔案編研工作

文/鄂爾多斯市疾病預(yù)防控制中心　陳君英

淺淡疾病預(yù)防控制專業(yè)特色的檔案編研工作

文/鄂爾多斯市疾病預(yù)防控制中心陳君英

本文主要闡述了具有疾病預(yù)防控制專業(yè)特色的檔案編研工作在新時期的重要性，以及在編研特色檔案時應(yīng)該注重的問題。

疾??；預(yù)防控制；專業(yè)特色；檔案編研

目前我國公共衛(wèi)生事業(yè)改革發(fā)展工作已進(jìn)入新階段，并且取得了豐碩成果，同時也進(jìn)一步推動了疾病預(yù)防控制事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各級疾病預(yù)防控制中心的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道。特別是自檔案目標(biāo)管理活動開展以來，更是將檔案工作推向一個新的高度。國家衛(wèi)計委“等級站評審標(biāo)準(zhǔn)”，將檔案管理晉級達(dá)標(biāo)作為等級站評審申報的先決條件之一，明確地列入其中，這就極大地促進(jìn)了疾病預(yù)防控制中心檔案工作的發(fā)展，具有疾病預(yù)防專業(yè)特色的檔案編研工作也成為基層疾病預(yù)防部門工作中的一項艱巨的任務(wù)。

自1996年以來，鄂爾多斯市防疫站（后更名為鄂爾多斯市疾病預(yù)防控制中心）將檔案管理工作納入了目標(biāo)管理責(zé)任狀范疇，使檔案室的工作不只是負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔“紅頭文件”和業(yè)務(wù)資料。而是要深入開發(fā)檔案信息資源、編撰有疾病預(yù)防專業(yè)特色的編研資料。這一舉措，極大地推動了中心的檔案工作，使檔案工作邁上了一個新臺階。特別是隨著全國各級疾控機(jī)構(gòu)績效考核的開展，各項考核指標(biāo)的溯源均離不開檔案工作的支持，更是將檔案工作推向了一個新的高度。研究如何提高檔案編研工作，深入開發(fā)檔案信息資源已成為各級疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案工作中一項十分重要的任務(wù)。在當(dāng)前形式下，疾病控制中心綜合檔案室應(yīng)該把開發(fā)特色檔案信息資料、檔案業(yè)務(wù)資料作為中心任務(wù)和指導(dǎo)思想。

近幾年，疾病控制中心在疾病防控任務(wù)、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的處置、健康教育等方面都取得了很大的成績，資源利用的效益和效率穩(wěn)步提高，公共衛(wèi)生保障能力進(jìn)一步增強(qiáng)，人民生活基礎(chǔ)狀況逐步改善，醫(yī)療衛(wèi)生綜合服務(wù)能力再次提升，各類傳染病的發(fā)病率逐年下降。所有這些都離不開檔案信息的作用。因此，在開展檔案編研工作時，主要在突出衛(wèi)生防疫特色上做文章，使編研材料有很強(qiáng)的專業(yè)性和實用性，受益于業(yè)務(wù)人員。經(jīng)過十幾年的不斷探索總結(jié)，在工作中我們深刻體會到，開發(fā)利用有衛(wèi)生防疫特色的檔案編研材料，要抓住以下幾個環(huán)節(jié)：

一、把業(yè)務(wù)檔案作為編研工作的重點對象

疾病控制中心在疾病預(yù)防控制、突發(fā)公共衛(wèi)生應(yīng)急處置、疫情報告及相關(guān)因素信息管理、健康危害因素監(jiān)測與干預(yù)、實驗室檢測分析與評價、健康教育與健康促進(jìn)、技術(shù)管理與應(yīng)用研究指導(dǎo)等一系列業(yè)務(wù)工作中，形成了大量的文書、業(yè)務(wù)技術(shù)、科研、基建、設(shè)備、會計、教學(xué)、聲像、實物等的檔案材料。但由于疾病預(yù)防控制是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，故而反應(yīng)與記錄此項工作的主要載體業(yè)務(wù)檔案也具有了極強(qiáng)的專業(yè)性。此外，疾病預(yù)防在業(yè)務(wù)上又具有連續(xù)性的特點，對疫情流行規(guī)律的認(rèn)識以及在開展公共衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測的過程中，都必須以業(yè)務(wù)檔案為依據(jù)。因此，在開展檔案編研工作時，應(yīng)首先把業(yè)務(wù)檔案作為中心，編研材料才可能有專業(yè)特色，才能更有效地為疾病預(yù)防與控制、監(jiān)督監(jiān)測服務(wù)，充分體現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案的利用價值。

二、檔案編研要圍繞各業(yè)務(wù)工作開展

檔案編研材料要有特色，要緊緊圍繞業(yè)務(wù)工作的需求來選題，要真實反映單位的中心工作和業(yè)務(wù)活動，如果脫離業(yè)務(wù)工作的選題，就談不上編研材料的專業(yè)性。因此，檔案人員要掌握單位的中心工作，在安排全年的檔案編研工作時，首先要摸清單位檔案利用需求的趨向，以此來確定編研的選題，從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實際工作的需要。然而，對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作，因此，只有了解和掌握單位的中心工作，才能對當(dāng)年的編研工作的開展做到心中有數(shù)，才能確保編研選題的大方向上與單位的工作保持一致，不偏離利用需求，更好地服務(wù)于單位的工作。如我中心近幾年的中心工作是為通過省疾控機(jī)構(gòu)績效考核做準(zhǔn)備，而疾控機(jī)構(gòu)績效考核評估標(biāo)準(zhǔn)要求各科室出具近三年各項指標(biāo)數(shù)據(jù)的綜合分析。對此。檔案室及早做出反應(yīng)，在制定編研計劃時，就安排編制反映這一內(nèi)容的編研材料，為及時滿足全中心的利用需要起到了積極作用。其次，要了解和掌握各項業(yè)務(wù)工作內(nèi)容，疾病預(yù)防控制中心的主要業(yè)務(wù)是開展傳染病、地方病、慢性病的預(yù)防和管理以及食品衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、放射衛(wèi)生、職業(yè)衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測。檔案人員在具體做各專業(yè)口的編研計劃時應(yīng)針對以上各業(yè)務(wù)工作的特點和內(nèi)容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此，檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入各科室，廣泛與業(yè)務(wù)人員交流，了解各科工作職責(zé)和范圍，熟悉各業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容，從中掌握業(yè)務(wù)人員的利用需求。此外，還可以通過在借閱中開展專題利用服務(wù)登記、發(fā)放利用意見表和分析利用效果登記等形式，充分全面地了解和認(rèn)識業(yè)務(wù)人員的利用需求。

三、保持檔案編研材料的系統(tǒng)性和連續(xù)性

在保證檔案編研材料具有防疫專業(yè)特色的基礎(chǔ)上，我們還要根據(jù)防疫專業(yè)具有的系統(tǒng)性與聯(lián)系性進(jìn)行檔案編研，即在原有的館藏基礎(chǔ)上進(jìn)行多層次的編研加工，如將歷年來上級政府頒發(fā)的關(guān)于傳染病及衛(wèi)生法律、法規(guī)、條例、程序及業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范編制成有關(guān)的業(yè)務(wù)執(zhí)法依據(jù)性文件匯編，既保持了執(zhí)法依據(jù)的系統(tǒng)性又具有連貫性，為業(yè)務(wù)人員履行職權(quán)時提供更便捷有效的服務(wù)。

另外，由于疾病控制業(yè)務(wù)是一項連續(xù)性很強(qiáng)的工作，開展疫情分析預(yù)測，制定防止措施以及對公共衛(wèi)生實施監(jiān)督監(jiān)測的過程中，都需要掌握和對比前一年的數(shù)據(jù)，特別是在開展預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究時，更需要較長年度的相關(guān)數(shù)據(jù)做依據(jù)。這就是說業(yè)務(wù)檔案編研的連續(xù)性尤為重要，這就需要我們在原有的基礎(chǔ)上將分散在各年檔案中的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)集中起來，作出有針對性的統(tǒng)計和分析，就可以使檔案的利用變得更系統(tǒng)更直觀，就可以極大地節(jié)省業(yè)務(wù)人員的時間和精力，這就要求檔案人員對檔案信息進(jìn)行初次加工外，還要將編研工作的重點放在系統(tǒng)地提供深加工的檔案信息上，根據(jù)各專業(yè)口的需要，開展專題性的統(tǒng)計分析更為適宜。如疾控部門所編制的《傳染病分析》《麻疹監(jiān)測分析》《流腦發(fā)病、死亡人數(shù)塘角魚分析》等，這類編研材料被業(yè)務(wù)人員應(yīng)用于科研、專題調(diào)查等實際工作中，顯示很強(qiáng)的實用性。

四、提高疾控檔案編研人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)

作為疾控部門的檔案人員，做好編研工作，應(yīng)具有檔案編研的專業(yè)知識和疾病預(yù)防專業(yè)知識。目前的疾控部門檔案人員多為非專業(yè)人員，因此，加強(qiáng)對檔案編研工作的認(rèn)識和編研知識技能的學(xué)習(xí)十分必要，這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另外，檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握了疾病預(yù)防專業(yè)知識，才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報告和總結(jié)，才能選擇反映專業(yè)特點和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型，這是確保編研材料具有專業(yè)特色的前提。此外，在編研材料的編制過程中，即使請有關(guān)的科室業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行，也需要檔案人員在具備一定的專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，與業(yè)務(wù)人員進(jìn)行充分地交流，才能共同完成對檔案信息的深層次的加工。

總之，為進(jìn)一步開展有專業(yè)特色的編研工作，深入開發(fā)疾病控制檔案信息資源，檔案人員應(yīng)注意培養(yǎng)和提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。將疾控檔案進(jìn)行編研，是疾控中心貫徹我國檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案管理模式，它符合疾病控制業(yè)務(wù)工作的特點和需要，隨著業(yè)務(wù)檔案編研實踐的發(fā)展，它將會更加完善，一定會為疾控部門業(yè)務(wù)工作的開展發(fā)揮重要作用。

[1]李延英.疾病預(yù)防控制檔案編研應(yīng)突出專業(yè)特色.[J]辦公室業(yè)務(wù)2011（5）.