試論事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

金潔

摘 要：隨著時代的發(fā)展與社會的進步，在行政管理體制改革的大背景下，我國事業(yè)單位改革也在逐步進行，這樣一來傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作的弊端就日益顯現(xiàn)，嚴重阻礙了改革的進一步深化。當前時期，事業(yè)單位檔案管理工作必須理清思路，結合時代背景實事求是地進行創(chuàng)新，有針對性地結合單位的具體工作內容采取新手段、新方法與新形勢進行檔案管理工作的創(chuàng)新。論文結合筆者研究，從事業(yè)單位檔案管理的作用入手，分析了管理工作中存在的主要問題，并闡述了事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

隨著改革的不斷深入發(fā)展，我國的事業(yè)單位也迎來了新的發(fā)展契機。在這樣的背景下，事業(yè)單位要想進一步落實改革，更好的為社會服務就必須加快事業(yè)單位檔案管理工作的改革。檔案管理工作創(chuàng)新是事業(yè)單位改革的重要組成部分，關乎事業(yè)單位工作的質量與效率。但是事實上，我國事業(yè)單位檔案管理工作存在一定的滯后性，已經無法滿足現(xiàn)代社會對于事業(yè)單位檔案管理的需求。有鑒于此，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新勢在必行，而探討事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路也具有重要的現(xiàn)實意義。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

檔案管理是事業(yè)單位工作中最為基礎的一項工作，在維護事業(yè)單位與職工權益方面發(fā)揮著重要的作用。不僅如此，檔案管理還可以給與事業(yè)單位管理人員以輔助，確保其決策的質量與價值。需要注意的是，事業(yè)單位檔案管理工作的效率與質量與從事檔案管理的人員關系密切，這就意味著事業(yè)單位檔案管理所能發(fā)揮的作用受到工作人員工作能力與狀態(tài)的影響。不僅如此，檔案管理真正作用的發(fā)揮與也事業(yè)單位所處地位與工作性質有很大關系。在平時的工作中，工作人員只有真正處理好自身與社會兩者之間的關系才能真正確保檔案管理工作的正常開展，并引導其為事業(yè)單位服務，推動事業(yè)單位發(fā)揮真正的作用為社會服務。

二、當前事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

（一）管理觀念落后，重視程度不足。在很多事業(yè)單位中，領導只將檔案管理看作是資料的匯總與堆放，認為這項工作是可有可無的，毫無用處。這樣一來對檔案管理的人力、物力的投入力度自然不足，導致檔案堆積雜亂無章現(xiàn)象愈演愈烈。重視程度不足自然導致檔案管理工作理念落后，工作人員在搜集檔案時也只是機械地整理，沒有進行科學的篩選。更有甚者，缺乏規(guī)范的檔案管理還影響了檔案的安全性與保密性，可能造成嚴重的后果。當需要使用查找與使用檔案時，工作人員在資料與檔案查找過程中耗費了大量的精力，影響后續(xù)工作的展開。

（二）檔案管理制度不完善，檔案資源未得到有效開發(fā)與利用

1、檔案管理制度不完善。部分事業(yè)單位欠缺檔案管理工作基礎，部分事業(yè)單位檔案管理沒有有效的監(jiān)管機制，致使檔案管理制度流于形式，無法實質開展。在一些事業(yè)單位中，檔案的管理不規(guī)范，組卷和相關要求嚴重不符。在檔案的銷毀過程中，一些檔案未經鑒定就被銷毀，造成不必要的損失，或者銷毀時沒有按照規(guī)范要求進行，導致檔案材料泄漏。

2、檔案資源未得到有效的開發(fā)與利用。一些事業(yè)單位的檔案管理工作理解有失偏頗，認為檔案管理僅僅是檔案的收集、整理與保存，所以檔案保存好后就可以了。但是這樣一來就無法實現(xiàn)檔案資源的有效開發(fā)與利用。

（三）檔案管理欠缺優(yōu)秀的人才。因為不重視檔案管理工作，所以很多事業(yè)單位并未將優(yōu)秀人才分配到檔案管理工作崗位上來。一些單位的檔案管理工作崗位人才的選拔與調動都比較隨意，欠缺專業(yè)性。這樣必然導致檔案管理工作隊伍素質較低，無法完全勝任檔案管理工作。雖然每年也會定期進行檔案管理方面專業(yè)知識的培訓，但是考核機制不健全，導致培訓成為走過場，無法真正提升工作人員的素質，檔案管理工作自然無法得到有效開展。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探析

（一）創(chuàng)新管理理念，加強對事業(yè)單位檔案管理的重視。新形勢下，必須進一步強化對事業(yè)單位檔案管理工作的認識，并在此基礎上創(chuàng)新檔案管理理念，確保人們能夠認識到檔案管理的重要性。首先，要采取多種措施鼓勵員工進行發(fā)言，暢談對檔案管理的意見，提高其參與檔案管理工作的參與度與積極性。其次，事業(yè)單位領導要在檔案管理工作的決策中有所側重地投入人力、物力。第三，檔案管理工作人員必須積極配合領導所做出的決策，并認真貫徹與落實領導的方針政策，以認真負責的態(tài)度履行自身的職責，并在進行檔案管理工作時有意識地創(chuàng)新方法。

（二）強化檔案管理中雙向制約機制的建設。對于事業(yè)單位來說，要始終在檔案管理中堅持雙向制約機制，這樣一來既能約束事業(yè)單位檔案管理工作人員的行為，也能有效監(jiān)督事業(yè)單位領導制度。事實上，作為檔案管理制度約束的主要對象，職工是保證該雙向制約機制得意實施的主要因素。但同時也應該意識到領導機構在檔案管理工作中可能會發(fā)揮的效果，所以雙向制約機制的實施勢在必行。

（三）實行分卷立冊的檔案管理模式。該模式將檔案管理材料分為六個主要部分，即登記材料的設立、變更、注銷以及單位年檢材料、公告材料以及相關具有參考價值的材料，然后將這些材料的目錄打印出來。這樣一來就可以根據單位的不同類型將檔案分裝成不同的部分。這樣就不會出現(xiàn)檔案登記散亂、檔案與單位不匹配的情況。

（四）完善檔案管理機制，提高信息利用率。首先，事業(yè)單位的檔案管理制度要符合事業(yè)單位大部分員工的切身利益，其次還應該具備靈活機動的特點，以便進一步完善檔案管理制度的完善與創(chuàng)新。需要注意的是，檔案管理機制的完善應該涵蓋單位的每一個環(huán)節(jié)，精確到方方面面，以便于提高檔案管理人員工作的積極性。最后，檔案管理必須注重信息的安全性與利用率。

（五）加強檔案管理的現(xiàn)代化建設。事業(yè)單位要與時俱進，加強信息化技術的應用，從而提高檔案管理工作的信息化水平。在平時的檔案管理工作中，可以適當引入計算機技術、網絡技術等，并將國外先進的數字化技術、聲像技術等引進過來，以便提高檔案管理的現(xiàn)代化建設。

（六）重視檔案管理專業(yè)隊伍建設。第一，要重視引進與培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才。檔案管理人員要對檔案學有著充分的理解與掌握，并且具備較高的文化素質。與此同時還應該具備信息技術基礎，便于應用先進的計算機技術進行檔案管理。不僅如此，還要培養(yǎng)專業(yè)人才的適應力與實踐能力，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新。第二，要為檔案管理專業(yè)人才的成長提供優(yōu)渥的環(huán)境氛圍。這就要求事業(yè)單位能夠制定出合理的培訓計劃，系統(tǒng)地、有針對性地對管理人員進行培訓。事業(yè)單位領導也要重視檔案管理工作人員的成長，定期邀請相關專家學者對其進行培訓，保障其成長。

四、結語

綜上所述，經濟的發(fā)展與社會的進步給事業(yè)單位檔案管理工作帶來了新的要求與挑戰(zhàn)。對于事業(yè)單位來說，其檔案管理工作要想融入新時期、新環(huán)境，就必須著手進行改革與創(chuàng)新，這是時代發(fā)展的必然要求，也是事業(yè)單位進一步發(fā)展的必然選擇。我們必須認識到當前檔案管理工作中存在的弊端與不足，找到有效的方法及時加以應對，從而在提高事業(yè)單位檔案管理工作質量與效率的同時實現(xiàn)事業(yè)單位的進一步發(fā)展。有鑒于此，我國事業(yè)單位要因地制宜，從根本出發(fā)，有針對性地進行創(chuàng)新與實踐，從而找到檔案管理的新思路。只有這樣才能進一步推動事業(yè)單位的新發(fā)展，深化行政管理體制改革，確保事業(yè)單位能更好地為社會服務。

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