工時(shí)管理，盤(pán)活閑置人力資源

萬(wàn)進(jìn)永

精益勞動(dòng)管理包括精益有效工時(shí)管理和精益現(xiàn)場(chǎng)管理兩大組成部分，而精益有效工時(shí)管理又可以分為四個(gè)部分，即精益考勤管理、精益排班管理、精益交接班管理、精益勞動(dòng)力調(diào)配管理，其核心價(jià)值就是把所有勞動(dòng)者的勞動(dòng)時(shí)間、勞動(dòng)能力、團(tuán)隊(duì)合作、勞動(dòng)力配置以及勞動(dòng)場(chǎng)所的現(xiàn)場(chǎng)管理都當(dāng)作資本投入，再用資本經(jīng)營(yíng)理念去開(kāi)展精益管理，幫助廣大勞動(dòng)密集型中小企業(yè)提高勞動(dòng)生產(chǎn)效率，提升產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量。

根據(jù)國(guó)家統(tǒng)計(jì)局公布的數(shù)據(jù)，2015年我國(guó)勞動(dòng)生產(chǎn)率水平僅為世界平均水平的40%，美國(guó)的7.4%。這意味著我國(guó)工人生產(chǎn)一件產(chǎn)品所花費(fèi)的時(shí)間遠(yuǎn)比美國(guó)工人多得多。當(dāng)前，大多數(shù)勞務(wù)承攬項(xiàng)目屬于企業(yè)勞動(dòng)密集型業(yè)務(wù)，在項(xiàng)目合作中，如何降低時(shí)間成本和人力成本是每一個(gè)項(xiàng)目管理者都應(yīng)該努力探索的重大課題。精益勞動(dòng)管理就是對(duì)這一困境的有效回應(yīng)。

精益考勤管理

精益考勤管理是指將勞動(dòng)者在上班時(shí)間段內(nèi)“在”或“不在”的情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括上班考勤、中間休息考勤、午飯后上班考勤、上班時(shí)間內(nèi)考勤、下班考勤等等，意在規(guī)范員工在工作時(shí)間內(nèi)的行為，提高有效工時(shí)率。

制訂考勤規(guī)則

根據(jù)員工出勤的各種情況，包括遲到、早退、曠工、脫崗、請(qǐng)假、調(diào)休、全勤、加班加點(diǎn)、外出或出差等情況，將相應(yīng)的行為規(guī)范、流程標(biāo)準(zhǔn)及獎(jiǎng)懲措施等規(guī)章制度納入員工手冊(cè)；實(shí)行勞務(wù)承攬的項(xiàng)目單位，還應(yīng)將考勤規(guī)則報(bào)送客戶(hù)單位備案。例如某鋼鐵項(xiàng)目部規(guī)定，員工遲到15分鐘以?xún)?nèi)的，每次考核扣除20元；遲到60分鐘以上的，計(jì)曠工一天，考核除扣除月績(jī)效工資的50%，還要受到書(shū)面警告。

嚴(yán)格執(zhí)行考勤

首先，選擇適當(dāng)?shù)目记诜椒?。考勤方法可采用考勤機(jī)、PC互聯(lián)網(wǎng)和移動(dòng)終端考勤，對(duì)實(shí)行項(xiàng)目制管理的人員和外勤工作人員應(yīng)盡量采用移動(dòng)終端考勤，這樣不僅便于考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，減少時(shí)間浪費(fèi)，也能公正記錄員工的出勤、缺勤工時(shí)，杜絕手工考勤作假等行為。

其次，嚴(yán)格按照員工出勤或缺勤的數(shù)據(jù)計(jì)算員工的薪酬。

精益考勤管理的策略與方法

合理安排員工加班和補(bǔ)休。例如，對(duì)于按單價(jià)計(jì)價(jià)的項(xiàng)目，可根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際需要鼓勵(lì)員工加班，在員工增加收入的同時(shí)，也增加項(xiàng)目總體業(yè)務(wù)量，加快項(xiàng)目進(jìn)度，從而提高項(xiàng)目收益。

設(shè)立全勤獎(jiǎng)。根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況設(shè)立全勤獎(jiǎng)，對(duì)當(dāng)月在規(guī)定的上班時(shí)間內(nèi)未出現(xiàn)任何遲到、早退、請(qǐng)假、曠工、脫崗、串崗的員工，給予一定數(shù)額的全勤獎(jiǎng)，以提高員工的工作積極性。

合理設(shè)定班前準(zhǔn)備和班后交接時(shí)間。即把班前準(zhǔn)備時(shí)間設(shè)定在上班之前而不是上班之后，把班后交接時(shí)間設(shè)定在下班之后而非下班之前。例如，某郵政分揀項(xiàng)目規(guī)定，全體員工必須在指定時(shí)間提前5分鐘到達(dá)工作崗位，做好崗前準(zhǔn)備；管理人員提前10分鐘到位。

精益排班管理

精益排班管理是指每月依據(jù)應(yīng)完成的生產(chǎn)量、業(yè)務(wù)量、服務(wù)工作量或服務(wù)工作時(shí)間，運(yùn)用信息管理系統(tǒng)，對(duì)每個(gè)班組、班次上崗工作人員進(jìn)行科學(xué)排班，使每個(gè)員工都清晰掌握每月、每日上班時(shí)間、具體班次，從而杜絕員工無(wú)序上班，減少勞動(dòng)力資源浪費(fèi)。

排班管理的內(nèi)容與步驟

通常情況下，主要依據(jù)項(xiàng)目的業(yè)務(wù)量來(lái)確定用工人數(shù)和班次。項(xiàng)目業(yè)務(wù)量一般分為生產(chǎn)量和服務(wù)量?jī)纱箢?lèi)型。生產(chǎn)量主要指生產(chǎn)性項(xiàng)目需要完成的業(yè)務(wù)量，服務(wù)量主要指服務(wù)性項(xiàng)目需要完成的工作量。根據(jù)生產(chǎn)量確定用工人數(shù)和班次，主要依據(jù)與客戶(hù)簽訂的協(xié)議約定的業(yè)務(wù)量和每月客戶(hù)下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃來(lái)確定；根據(jù)服務(wù)工作量確定用工人數(shù)和班次，主要依據(jù)客戶(hù)提供的歷史數(shù)據(jù)，分析該項(xiàng)目業(yè)務(wù)量的規(guī)模、周期等變化規(guī)律，并結(jié)合客戶(hù)每月的需求，再來(lái)確定該項(xiàng)目每月的用工人數(shù)和排班班次。

無(wú)論是生產(chǎn)性項(xiàng)目或是服務(wù)性項(xiàng)目的排班，原則上都應(yīng)以月度為時(shí)間單位，將一個(gè)月四周每日的工作時(shí)間進(jìn)行科學(xué)排班，并于當(dāng)月25日前公布下月排班表，使員工提前掌握工作時(shí)間，便于員工之間相互調(diào)班、換班。

至于工作班制和班次時(shí)間，不同的項(xiàng)目業(yè)務(wù)類(lèi)型和業(yè)務(wù)量，會(huì)出現(xiàn)不同的工作班制，比如單班制、兩班制、三班制、四班三轉(zhuǎn)制、四班制等。確定好項(xiàng)目工作班制后，再依據(jù)班制確定班次和每班次的工作時(shí)間。每一班次的上班時(shí)間和下班時(shí)間可根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際需求來(lái)設(shè)定。在設(shè)置班次時(shí)間時(shí)，要注意轉(zhuǎn)班的時(shí)間安排。

精益排班管理的策略與方法

優(yōu)化輪班方式。項(xiàng)目員工自然流失時(shí)，通過(guò)補(bǔ)貼兼崗獎(jiǎng)勵(lì)，鼓勵(lì)多勞多得，讓現(xiàn)有員工承接流失員工的工作，促使現(xiàn)有員工自發(fā)完成所有工作，實(shí)現(xiàn)減員增效。同時(shí)，積極與員工溝通，改變?cè)休啺喾绞?，保障有足夠時(shí)間完成相關(guān)工作，既降低項(xiàng)目成本，又能提高項(xiàng)目收益。項(xiàng)目的業(yè)務(wù)量變化較大時(shí)，可依據(jù)項(xiàng)目各時(shí)段的預(yù)計(jì)業(yè)務(wù)量，把一個(gè)班的員工拆分為多班次并明確各班次員工人數(shù)。例如，某郵政分揀中心每早業(yè)務(wù)處理量較小，而下午業(yè)務(wù)處理量較大，因此，該單位將原來(lái)的單班制9名員工分為兩班制，早班3人，中班6人，減少了臨時(shí)工成本，提高了項(xiàng)目收益。

員工個(gè)性化配置。通過(guò)信息管理系統(tǒng)，讓員工自助更新個(gè)人狀態(tài)，優(yōu)化排班。排班時(shí)，根據(jù)員工的特長(zhǎng)、工作狀態(tài)、興趣愛(ài)好對(duì)人員進(jìn)行合理搭配。

授權(quán)現(xiàn)場(chǎng)管理人員靈活調(diào)配員工。當(dāng)項(xiàng)目較復(fù)雜或者項(xiàng)目人員流動(dòng)率較高時(shí)，排班管理的重要技巧之一就是適當(dāng)授權(quán)現(xiàn)場(chǎng)管理人員，讓現(xiàn)場(chǎng)班組主管根據(jù)實(shí)際情況自主調(diào)整，實(shí)現(xiàn)高效安排人員上崗或休息。

適當(dāng)安排員工交叉上班。如果項(xiàng)目是前后密切銜接的不同工序，為實(shí)現(xiàn)班組間無(wú)縫銜接，保持上下游工作密切配合，可安排各班員工交叉上班，既降低了人工成本，又保證了項(xiàng)目順利運(yùn)轉(zhuǎn)，增加項(xiàng)目收入。

精益交接班管理

交接班管理是銜接班組與班組之間、員工與員工之間的重要環(huán)節(jié)，是確保項(xiàng)目高效、平穩(wěn)、安全、有續(xù)進(jìn)行的重要保障。

做好交接班前的準(zhǔn)備工作

主管領(lǐng)導(dǎo)檢查本班人員的精神狀態(tài)，儀容、儀表；對(duì)本班次需要注意的事項(xiàng)進(jìn)行安排指導(dǎo)；檢查各種記錄是否齊全、正確；檢查崗位使用物品功能是否正常；檢查崗位是否整潔，是否按要求擺放；交班前開(kāi)碰頭會(huì)，主管領(lǐng)導(dǎo)聽(tīng)取本班人員對(duì)本次接班后的工作意見(jiàn)；無(wú)誤后方可交接班。

做好交接班過(guò)程管理

交接班必須做到“五清”和“四交接”?！拔迩濉奔纯辞?、講清、問(wèn)清、查清、點(diǎn)清?！八慕唤印奔疵鎸?duì)面交接、文字交接、在崗交接、實(shí)物交接。接班人員應(yīng)提前10-15分鐘到達(dá)當(dāng)班人員集合場(chǎng)地，由接班主管領(lǐng)導(dǎo)布置相關(guān)工作及事宜，接班人員到達(dá)崗位后要查閱交接班記錄，了解工作注意事項(xiàng)。交接班時(shí)，雙方應(yīng)履行交接手續(xù)。交接班手續(xù)未結(jié)束前，一切工作應(yīng)由交班人員負(fù)責(zé)。

做好接班后工作

接班后各崗位應(yīng)及時(shí)將本崗位交接情況及時(shí)向本班主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；主管領(lǐng)導(dǎo)要在接班后立即巡視各崗位，及時(shí)發(fā)現(xiàn)上一班遺留問(wèn)題；根據(jù)當(dāng)天天氣或特殊節(jié)日等因素調(diào)整崗位情況；主管領(lǐng)導(dǎo)組織各崗位人員做好崗位工作，保持本崗位干凈整潔；落實(shí)并完成上級(jí)布置的工作，各部門(mén)做好協(xié)調(diào)、溝通；準(zhǔn)備交班后的講評(píng)工作。

精益交接班管理的策略與方法

召開(kāi)班前會(huì)議。接班人員提前10-15分鐘到達(dá)接班現(xiàn)場(chǎng)了解情況，并由班組長(zhǎng)組織本班人員召開(kāi)班前會(huì)議，布置相關(guān)工作，注意安全風(fēng)險(xiǎn)事宜及應(yīng)急事件處理方法，以便交接班實(shí)現(xiàn)無(wú)縫銜接。

做好交班準(zhǔn)備，避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。交班前30分鐘由班組長(zhǎng)檢查本班員工是否做好相關(guān)交班準(zhǔn)備，避免危機(jī)事件的發(fā)生。

精益勞動(dòng)力調(diào)配管理

精益勞動(dòng)力調(diào)配管理是指在項(xiàng)目業(yè)務(wù)量發(fā)生變化時(shí)，在本項(xiàng)目不同班組、不同班次間進(jìn)行勞動(dòng)力調(diào)配使用，以減少項(xiàng)目新增勞動(dòng)力成本。在本項(xiàng)目抽調(diào)不出勞動(dòng)力時(shí)，應(yīng)在本區(qū)域相同項(xiàng)目之間進(jìn)行勞動(dòng)力調(diào)配使用。當(dāng)從本區(qū)域相同項(xiàng)目之間抽調(diào)不出勞動(dòng)力時(shí)，則應(yīng)從外部調(diào)動(dòng)勞動(dòng)力資源，以滿(mǎn)足項(xiàng)目業(yè)務(wù)量或人員的臨時(shí)突發(fā)變化。

實(shí)際上，精益勞動(dòng)力調(diào)配管理就是不因項(xiàng)目業(yè)務(wù)量增加招聘新人，也不因項(xiàng)目業(yè)務(wù)量減少而讓員工閑置，而是通過(guò)勞動(dòng)力調(diào)配手段盤(pán)活現(xiàn)有員工存量和技能組合，使勞動(dòng)力使用與項(xiàng)目業(yè)務(wù)量相匹配，降低項(xiàng)目人工成本。

分析項(xiàng)目業(yè)務(wù)量及勞動(dòng)力需求

首先，掌握項(xiàng)目業(yè)務(wù)量情況，即該項(xiàng)目每月生產(chǎn)量或服務(wù)工作量的大小、業(yè)務(wù)量的淡旺季變化規(guī)律、每周或每日的業(yè)務(wù)量高峰低谷變化情況。這些數(shù)據(jù)和規(guī)律既可參考項(xiàng)目歷史數(shù)據(jù)資料，也可在項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)一段時(shí)間后得出。

其次，要清楚勞動(dòng)力資源需求，包括現(xiàn)有項(xiàng)目員工總數(shù)，項(xiàng)目崗位或工種情況，各崗位或工種實(shí)際在崗人數(shù)、最大需求人數(shù)（業(yè)務(wù)量最大時(shí)）、最小需求人數(shù)（業(yè)務(wù)量最少時(shí)）等狀況，以及能夠調(diào)用的外部勞動(dòng)資源情況。

掌握了項(xiàng)目業(yè)務(wù)量的變化規(guī)律及勞動(dòng)力的需求，才能把握勞動(dòng)力調(diào)配的時(shí)間點(diǎn)、調(diào)配的方向、調(diào)配的數(shù)量等。

觀(guān)測(cè)項(xiàng)目員工勞動(dòng)效能

在了解掌握項(xiàng)目勞動(dòng)力狀況后，還需進(jìn)一步記錄和評(píng)估現(xiàn)有員工的勞動(dòng)效能情況，主要是各崗位員工的工作量飽和度、勞動(dòng)效率以及員工的技能類(lèi)型、技能等級(jí)或技能熟練程度等情況。只有掌握了員工的勞動(dòng)效能，才能知道項(xiàng)目中哪些崗位、哪些員工還有多少潛力可挖、可調(diào)配。

靈活調(diào)配勞動(dòng)力

對(duì)于業(yè)務(wù)量變化相對(duì)平穩(wěn)的項(xiàng)目，可以通過(guò)排班來(lái)緩解勞動(dòng)力調(diào)配的問(wèn)題；對(duì)于不可預(yù)計(jì)的、臨時(shí)的或突發(fā)狀況帶來(lái)的業(yè)務(wù)量變化，則通過(guò)以下方式靈活調(diào)配勞動(dòng)力：

調(diào)配班組內(nèi)勞動(dòng)力。對(duì)于班組內(nèi)少量人員流失或工作量臨時(shí)增加但是數(shù)量有限的情況，先由班組長(zhǎng)組織本班在崗員工以加班、并崗兼職等手段完成生產(chǎn)或服務(wù)任務(wù)；也可以從輪休的員工中抽調(diào)人員上班，以頂替空缺人員。

調(diào)配本項(xiàng)目單位內(nèi)勞動(dòng)力。當(dāng)班組人員空缺較多或工作量增加較大而調(diào)用本班人員仍無(wú)法解決時(shí)，則由班長(zhǎng)或項(xiàng)目經(jīng)理與本項(xiàng)目其他班組溝通，調(diào)配具有相同、相似技能或能力的員工，支援該班組完成生產(chǎn)或服務(wù)任務(wù)。例如某郵政分揀項(xiàng)目中心，根據(jù)本項(xiàng)目?jī)?nèi)五個(gè)區(qū)域的業(yè)務(wù)量情況，對(duì)各區(qū)用工進(jìn)行跨區(qū)域靈活調(diào)配，將五個(gè)區(qū)的不同崗位員工進(jìn)行機(jī)動(dòng)安排，從而緩解某一個(gè)區(qū)因臨時(shí)業(yè)務(wù)量增大而導(dǎo)致人手緊缺的狀況。

調(diào)配跨項(xiàng)目單位勞動(dòng)力。項(xiàng)目?jī)?nèi)勞動(dòng)力調(diào)配后仍然無(wú)法保質(zhì)保量完成生產(chǎn)或服務(wù)任務(wù)的，則由該項(xiàng)目經(jīng)理或項(xiàng)目所在公司的項(xiàng)目總監(jiān)與其他項(xiàng)目經(jīng)理溝通，調(diào)配具有相同、相似技能或能力的員工予以支援。

調(diào)配外部臨時(shí)工。當(dāng)項(xiàng)目所在公司內(nèi)勞動(dòng)力調(diào)配后仍然無(wú)法保質(zhì)保量完成生產(chǎn)或服務(wù)任務(wù)時(shí)，則從外部招聘使用臨時(shí)工。

做好調(diào)配使用獎(jiǎng)勵(lì)工作

對(duì)于服從調(diào)配使用的員工，應(yīng)做好員工調(diào)崗、調(diào)班時(shí)的工作業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估以及員工歸隊(duì)后的獎(jiǎng)勵(lì)。

精益勞動(dòng)力調(diào)配管理策略與方法

制訂物質(zhì)激勵(lì)措施。一是建立具有激勵(lì)性的薪酬方案，如實(shí)行計(jì)件工資制，多勞多得，以便員工樂(lè)意受調(diào)配去完成增加的項(xiàng)目業(yè)務(wù)量。某郵政分揀項(xiàng)目改變?cè)瓉?lái)的計(jì)時(shí)工資為計(jì)件工資，把員工分成包裝組、收寄組、封發(fā)組和計(jì)價(jià)組四個(gè)組別，按組考核各組的實(shí)際任務(wù)完成量，發(fā)放績(jī)效工資。二是調(diào)配員工時(shí)，員工工資可按原崗位工資或所調(diào)至崗位的工資來(lái)結(jié)算，就高不就低；對(duì)并崗兼職的員工給予一定并崗補(bǔ)貼。三是對(duì)跨區(qū)域調(diào)配帶來(lái)的交通、用餐等費(fèi)用給予報(bào)銷(xiāo)，并給予一定額度的補(bǔ)貼，確保受調(diào)配員工不用額外支付成本，還能得到一定收益。

招聘符合調(diào)配條件的員工。項(xiàng)目在招聘人員時(shí)，就要甄選符合條件的員工，以適應(yīng)調(diào)配勞動(dòng)力的需要。條件主要包括：服從公司做出的不同區(qū)域（在適當(dāng)范圍內(nèi)）之間調(diào)動(dòng)、不同崗位之間調(diào)動(dòng)的臨時(shí)安排；年齡層次、居住地等能適應(yīng)項(xiàng)目業(yè)務(wù)量增加帶來(lái)的臨時(shí)工作任務(wù)安排；技能類(lèi)型和技能熟練程度對(duì)臨時(shí)調(diào)配有利等等。

培養(yǎng)員工一專(zhuān)多能。項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)中，項(xiàng)目管理人員、班組長(zhǎng)應(yīng)有意識(shí)地讓表現(xiàn)積極、能力較強(qiáng)的員工輪調(diào)到其他崗位工作，使其熟悉多個(gè)崗位的工作，掌握多項(xiàng)崗位技能。這樣才能在項(xiàng)目需要調(diào)配勞動(dòng)力時(shí)靈活處理，降低外部招聘新人的成本。

建立臨時(shí)工蓄水池。為保障項(xiàng)目的順利運(yùn)營(yíng)，減少固定勞動(dòng)力成本，在業(yè)務(wù)量增加時(shí)可廣泛使用臨時(shí)工，建立臨時(shí)工蓄水池。一是應(yīng)與勞動(dòng)力供應(yīng)商建立長(zhǎng)期合作關(guān)系，確保其價(jià)格穩(wěn)定、人員供應(yīng)及時(shí)；二是與職業(yè)學(xué)校保持經(jīng)常性聯(lián)系，接收實(shí)習(xí)生，滿(mǎn)足一些周期短、技術(shù)要求低的項(xiàng)目需求。

近年來(lái)，國(guó)家不斷加大科技創(chuàng)新的投入力度，從宏觀(guān)層面提升經(jīng)濟(jì)發(fā)展質(zhì)量，增加單位勞動(dòng)力產(chǎn)出價(jià)值，進(jìn)而提高宏觀(guān)勞動(dòng)生產(chǎn)率。但是，勞動(dòng)生產(chǎn)率的提升不能一味依賴(lài)國(guó)家政策的引導(dǎo)，更需要企業(yè)在生產(chǎn)實(shí)踐中摸索規(guī)律，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)科學(xué)管理提升勞動(dòng)者的個(gè)體勞動(dòng)生產(chǎn)效率，進(jìn)而提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。