淺談如何應(yīng)用信息化發(fā)展成果搞好人力資源與社會保障檔案管理工作

于靜?李紅塔

摘要：隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，再加上人力資源與社會保障檔案管理需求的不斷提高，自動化辦公必然應(yīng)用在人力資源與社會保障檔案管理中，但是在實踐過程中，需要重視應(yīng)用注意事項，本文正是為了總結(jié)這些關(guān)鍵點(diǎn)，從自動化辦公的概念和特點(diǎn)介紹出發(fā)，進(jìn)而提及應(yīng)用過程中所應(yīng)思考的幾點(diǎn)問題。

關(guān)鍵詞：信息化；人力資源；社會保障；檔案管理

一、前言

人力資源與社會保障業(yè)務(wù)檔案是民生檔案的重要組成部分，它涉及勞動者的基礎(chǔ)信息、就業(yè)信息、保險信息等，這些信息和材料有的要伴隨勞動者的一生，關(guān)系著勞動者權(quán)益的準(zhǔn)確記錄并最終影響其能否享受社會保險待遇等切身利益?，F(xiàn)行的公共就業(yè)服務(wù)與社會保障資料保管、使用方式已不能滿足業(yè)務(wù)部門的管理、服務(wù)要求，因此提出了公共就業(yè)服務(wù)與社會保障資料電子化管理和處理的要求。自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為必然趨勢。

二、自動化辦公的概念

自動化辦公即辦公自動化（Office Automation，簡稱OA），采用基于WEB的企業(yè)計算平臺，將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù)，都屬于辦公自動化的領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)中，大都把辦公自動化叫做電子政務(wù)，企事業(yè)單位就大都叫OA，即辦公自動化。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，最后實現(xiàn)提高決策效能的目的。

三、自動化辦公在人力資源與社會保障檔案管理中的應(yīng)用思考

1.傳統(tǒng)人力資源與社會保障檔案管理的不足

隨著信息化的普及，人力資源與社會保障檔案管理也基本采用了自動化辦公方式，以提高檔案管理的有效性。但是在應(yīng)用過程中，也還存在很多不足。但是，各類就業(yè)服務(wù)和社會保障的相關(guān)紙質(zhì)實體資料（例如人力資源登記表、單位調(diào)動函、醫(yī)療報銷單等）由各區(qū)縣社保部門和職介所保存在各自的檔案室中；同時這些資料處在不斷的更新之中。在辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進(jìn)行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，在這個過程中采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，帶來了有關(guān)資料傳遞速度慢、無法及時歸還，原件可能被遺失或損害等問題，同時也使得資料管理工作日益繁重。導(dǎo)致自動化辦公沒有充分發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

2.人力資源與社會保障檔案管理自動化操作

（1）掌握自動化辦公的特點(diǎn)。自動化辦公是相對于傳統(tǒng)辦公的一個概念，強(qiáng)調(diào)的是辦公的便捷，高效。我國的自動化辦公軟件非常之多，比如泛微、索昂、致遠(yuǎn)等，無論哪種自動化辦公軟件都應(yīng)該具備最基本的特點(diǎn)。

第一、易用性。自動化辦公軟件必須讓所有員工都能夠接受，并受到所有員工的青睞，那么易用性就是前提。作為一種常用性軟件，操作使用過程不能太復(fù)雜。不過所有軟件的使用都需要一個學(xué)習(xí)的過程，但是每個員工都具備基本的上網(wǎng)技能，所以，自動化辦公遵循了易用性特點(diǎn)，根據(jù)員工的基本技能進(jìn)行設(shè)計。第二、健壯性。自動化辦公需要容納超大容量的信息以及用戶，而且具有高并發(fā)應(yīng)用時的穩(wěn)定度。所有員工在使用同一種軟件時，要保證軟件的穩(wěn)定可靠，特別是集團(tuán)性企業(yè)，軟件更是要具備這一功能，否則，即便是出現(xiàn)小小問題也能引發(fā)嚴(yán)重后果，造成重大損失。而和網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合，最能實現(xiàn)這一特點(diǎn)，將穩(wěn)定以及可靠責(zé)任推之于硬件以及網(wǎng)速。

（2）提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。人力資源與社會保障檔案管理部門所有人員包括領(lǐng)導(dǎo)和職工，都需要提高思想認(rèn)識，主要是要有先進(jìn)的管理思想，突破傳統(tǒng)的工作思維定式，要珍惜單位部門給予的各種培訓(xùn)，認(rèn)真學(xué)習(xí)，做現(xiàn)代化新人。而領(lǐng)導(dǎo)在信息化建設(shè)過程中發(fā)揮著極為重要的帶頭作用，更需要有不斷進(jìn)步的思想，要勇于引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和系統(tǒng)，并引進(jìn)相關(guān)管理人才，開展各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動，提高全員使用自動化辦公系統(tǒng)的能力。還要注意自動化檔案管理的嚴(yán)密性。自動化辦公需要統(tǒng)一的信息平臺，而且還需要相對獨(dú)立的部門信息空間。因此，軟件不僅要實現(xiàn)用戶、角色以及權(quán)限上的三維管控，還需要實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中和小獨(dú)立的和諧統(tǒng)一，即需要實現(xiàn)用戶、角色、權(quán)限以及數(shù)據(jù)的思維管控，具備全面管理的功能。

（3）選擇實用高效的自動化辦公系統(tǒng)。自動化辦公系統(tǒng)軟件功能需要和管理實務(wù)緊密結(jié)合，才能體現(xiàn)實用性，否則，對于管理將會失去意義，企業(yè)需要發(fā)展，管理也在不斷變化，軟件需要滿足企業(yè)的相關(guān)實用需求，這便是自動化辦公的特點(diǎn)之一?，F(xiàn)有的檔案系統(tǒng)一旦不能滿足檔案管理的需求，就需要進(jìn)行改造升級。作為較具水平的檔案管理系統(tǒng)，不僅要具有檔案存儲、查找、借閱等基本功能，還應(yīng)該建立和社保、勞動等部門的接口，以實現(xiàn)檔案信息的實時在線共享，給予檔案使用者便利，還能夠降低檔案管理人員的工作量。另外還可以通過檔案目錄信息的錄入，實現(xiàn)檔案電子信息和介質(zhì)信息、的雙交接，減少了檔案轉(zhuǎn)交時遺漏現(xiàn)象的發(fā)生，同時也減少了檔案管理人員的工作量，提高了工作效率。檔案管理系統(tǒng)還具備圖像、錄音、錄像等多媒體方式管理，通過圖紙掃描、媒體制式轉(zhuǎn)換等方式，逐步實現(xiàn)實物檔案的全電子化管理，使檔案管理水平提高一個新的臺階?？梢姡x擇一個使用高效的自動化辦公系統(tǒng)極為重要，并且要有較強(qiáng)的改造發(fā)展空間為佳。

（4）重視自動化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級。 注重辦公系統(tǒng)的開放性和維護(hù)。自動化辦公軟件可以和其他軟件系統(tǒng)完成必要的關(guān)聯(lián)性整合應(yīng)用。沒有任何一種軟件能夠獨(dú)立完成所有方面的管理需求，因此，軟件之間需要相互聯(lián)合，或者進(jìn)行技術(shù)方面的整合。作為更新極快的人力資源與社會保障檔案管理部門，其面對的是數(shù)以萬計的各種檔案以及相關(guān)資料，辦理勞動就業(yè)和社會保障等有關(guān)手續(xù)中需要對有關(guān)資料進(jìn)行稽核、調(diào)閱、傳遞、更新，稍有疏忽就會出現(xiàn)嚴(yán)重錯誤，甚至無法挽救，所以，自動化辦公系統(tǒng)必須保證安全可靠以及一定程度上的保密性，需要重視自動化辦公系統(tǒng)的維護(hù)和升級，維護(hù)是為了加強(qiáng)安全，提高其可靠度，而升級則是為了滿足檔案管理需求。

（5）加強(qiáng)自動化辦公檔案管理監(jiān)察工作。 人力資源和社會保障為兩網(wǎng)化建設(shè)，要建立和健全兩個部門的監(jiān)察協(xié)管員管理、用人單位信息采集、網(wǎng)格巡查等制度，以實現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化檔案管理。為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權(quán)益問題引發(fā)的突發(fā)事件，要制定并不斷完善和健全突發(fā)事件處理機(jī)制，確保突發(fā)事件在最短時間內(nèi)得到處置，處置信息及時向有關(guān)部門反饋。

四、對新形勢下人力資源與社會保障檔案管理的建議

隨著社會的發(fā)展，各級政府部門對檔案管理工作越發(fā)重視，人民群眾對檔案管理工作也提出了更高的要求和期待。如此巨量的人力資源和社會保障監(jiān)察任務(wù)，涉及到的檔案管理任務(wù)也是十分巨大的，如何做好人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理問題？在信息化飛速發(fā)展的時代，唯有加快人力資源和社會保障監(jiān)察信息化建設(shè)，才能把人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理從繁瑣的傳統(tǒng)檔案管理模式中解放出來，利用先進(jìn)的信息化手段來處理人力資源和社會保障監(jiān)察檔案，讓檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用，通過人力資源和社會保障監(jiān)察檔案橫向和縱向檢索，不斷提高辦案質(zhì)量，促進(jìn)人力資源和社會保障監(jiān)察工作健康發(fā)展。促進(jìn)人力資源和社會保障監(jiān)察以執(zhí)法重心下移為重點(diǎn)，積極推動人力資源和社會保障監(jiān)察執(zhí)法由被動向主動、事后處置向事前預(yù)防轉(zhuǎn)變。

1.提高思想認(rèn)識，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

把人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理信息化、“兩網(wǎng)化”建設(shè)提高到加強(qiáng)和創(chuàng)新社會管理，維護(hù)勞動者合法權(quán)益，建設(shè)幸福德州的高度，作為“十二五”期間人力資源和社會保障監(jiān)察事業(yè)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性工作來抓，制定切實可行的實施方案，科學(xué)規(guī)劃和建設(shè)，明確工作責(zé)任，精心組織實施。

2.加強(qiáng)監(jiān)察執(zhí)法人員隊伍建設(shè)

依托行政區(qū)劃和人力資源和神會保障基層服務(wù)平臺，進(jìn)一步完善網(wǎng)格體系建設(shè)，在全市范圍內(nèi)科學(xué)劃分網(wǎng)格?？h市區(qū)人力資源和社會保障監(jiān)察機(jī)構(gòu)配備專職監(jiān)察員，每個級管理網(wǎng)格配備不少于2人的兼職監(jiān)察員。落實網(wǎng)格人員監(jiān)管職責(zé)，按照“四定”（定人員、定區(qū)域、定職責(zé)、定任務(wù)）原則，落實監(jiān)察協(xié)管員的監(jiān)管責(zé)任。

3.進(jìn)一步提高制度化與信息化服務(wù)水平

建立健全人力資源和神會保障監(jiān)察協(xié)管員管理、用人單位信息采集、網(wǎng)格巡查等制度，為兩網(wǎng)化建設(shè)管理科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展打好基礎(chǔ)。加強(qiáng)信息系統(tǒng)建設(shè)。做到1、統(tǒng)一受理全市勞動保障監(jiān)察舉報投訴；2、實施網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)察工作；3、跟蹤監(jiān)控全市監(jiān)察案件；4、建設(shè)用人單位勞動保障守法誠信檔案并實施分類監(jiān)管；5、統(tǒng)計分析全市勞動保障情況并進(jìn)行預(yù)警預(yù)測等工作；6、宣傳勞動保障監(jiān)察執(zhí)法工作。

4.要進(jìn)一步強(qiáng)化工作要求，提出創(chuàng)建目標(biāo)

并圍繞人力資源和社會保障監(jiān)察中心工作，制定創(chuàng)建計劃，采取有效措施，積極推進(jìn)創(chuàng)建工作。通過人力資源和社會保障檔案管理信息化平臺實現(xiàn)舉報投訴信息統(tǒng)一受理、集中分配，避免重復(fù)監(jiān)察；對全市監(jiān)察案件和協(xié)管監(jiān)督情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控、全程管理；遇有突發(fā)事件時，通過GPS、GIS系統(tǒng)和攝像監(jiān)控系統(tǒng)，實時指揮，提高快速處置能力；根據(jù)用人單位勞動保障守法誠信記錄實施分類監(jiān)管，重點(diǎn)監(jiān)控有嚴(yán)重違法行為或有多次違法記錄的用人單位。

5 .健全突發(fā)事件處理機(jī)制

為及時、快速、妥善處置因人力資源和社會保障權(quán)益問題引發(fā)的突發(fā)事件，要制定并不斷完善和健全突發(fā)事件處理機(jī)制，確保突發(fā)事件在最短時間內(nèi)得到處置，處置信息及時向有關(guān)部門反饋。通過完善突發(fā)事件處理機(jī)制，積極作好維穩(wěn)工作。人力資源和社會保障監(jiān)察工作要堅持推行了24接受舉報，365天全天候監(jiān)察，通過12333咨詢投訴平臺實現(xiàn)24小時接受舉報；對欠薪突發(fā)事件，立即啟動應(yīng)急預(yù)案，對查處情況第一時間反饋。

6.加強(qiáng)主動監(jiān)管，做好預(yù)防、預(yù)警、預(yù)測，做好分類監(jiān)管工作

面對當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢出現(xiàn)的新情況新問題，人力資源和社會保障監(jiān)察工作需要繼續(xù)不斷創(chuàng)新監(jiān)管體制，進(jìn)一步完善網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)察，加快信息化平臺和監(jiān)督管理平臺建設(shè)步伐，全面推進(jìn)分類監(jiān)管，優(yōu)化預(yù)警預(yù)測機(jī)制，不斷加強(qiáng)動態(tài)監(jiān)管和主動預(yù)防力度，真正將勞動者最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實的人力資源和社會保障維權(quán)工作落到實處。

7.人力資源和社會保障監(jiān)察檔案管理信息化的思考

人力資源和社會保障監(jiān)察信息化與檔案管理信息化是一個有機(jī)的整體，缺一不可，二者不可分割，互為補(bǔ)充，互相促進(jìn)，通過監(jiān)察信息化建設(shè)促進(jìn)檔案管理，通過檔案管理信息化促進(jìn)人力資源和社會保障監(jiān)察工作健康發(fā)展。

一是要統(tǒng)一受理全市勞動保障監(jiān)察舉報投訴；實施網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)察工作；做好跟蹤監(jiān)控全市監(jiān)察案件；建設(shè)用人單位勞動保障守法誠信檔案并實施分類監(jiān)管；做好統(tǒng)計分析工作，對全市人力資源和社會保障情況并進(jìn)行預(yù)警預(yù)測等工作；做好宣傳工作，進(jìn)一步強(qiáng)化工作要求，提出創(chuàng)建目標(biāo)，并圍繞人力資源和社會保障監(jiān)察中心工作，制定創(chuàng)建計劃，采取有效措施，積極推進(jìn)創(chuàng)建工作。

二是實施網(wǎng)絡(luò)化人力資源和社會保障監(jiān)察。依托人力資源和社會保障監(jiān)察管理信息系統(tǒng)，為網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)察打下了堅實的基礎(chǔ)。

三是人力資源和社會保障監(jiān)察信息化，檔案管理信息化管理平臺，實現(xiàn)舉報投訴信息統(tǒng)一受理、集中分配，避免重復(fù)監(jiān)察；對人力資源和社會保障監(jiān)察案件和協(xié)管監(jiān)督情況進(jìn)行動態(tài)監(jiān)控、全程管理；遇有突發(fā)事件時，通過GPS、GIS系統(tǒng)和攝像監(jiān)控系統(tǒng)，實時指揮，提高快速處置能力；根據(jù)用人單位勞動保障守法誠信記錄實施分類監(jiān)管，重點(diǎn)監(jiān)控有嚴(yán)重違法行為或有多次違法記錄的用人單位。

四是健全突發(fā)事件處理機(jī)制為及時、妥善處置因勞動保障權(quán)益問題引發(fā)的突發(fā)事件，通過啟用監(jiān)督管理平臺，努力提升監(jiān)察工作整體效能通過啟用監(jiān)督管理平臺，提升人力資源和社會保障監(jiān)察工作水平和應(yīng)急處置能力。通過完善突發(fā)事件處理機(jī)制，積極作好維穩(wěn)工作通過完善突發(fā)事件處理機(jī)制。

五、要重視系統(tǒng)維護(hù)和管理

1.認(rèn)真做好系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立與維護(hù)，做好軟件的更新與系統(tǒng)的安全保密工作。維護(hù)機(jī)器設(shè)備等硬件設(shè)施的正常運(yùn)行，及時發(fā)現(xiàn)和處理各類機(jī)器設(shè)備故障。做好微機(jī)使用人員操作應(yīng)用輔導(dǎo)，監(jiān)督操作員按程序操作微機(jī)，及時處理計算機(jī)運(yùn)行過程中的異常情況。按時做好軟件維護(hù)與磁帶機(jī)備份工作。建立工作日記制度，將小型機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、微機(jī)及系統(tǒng)出現(xiàn)的故障，設(shè)備的維護(hù)修理情況詳細(xì)登記到工作日記上。提前對機(jī)房及操作臺進(jìn)行檢查，確保機(jī)器的正常運(yùn)行。確保社保應(yīng)用軟件系統(tǒng)設(shè)置、運(yùn)行維護(hù)、技術(shù)管理和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)性能調(diào)優(yōu)。通過執(zhí)行社保軟件的系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)維護(hù)和編碼管理功能，設(shè)置系統(tǒng)編碼、系統(tǒng)變更和軟件操作權(quán)限等。根據(jù)市勞動保障信息中心的有關(guān)各部門工作需要，為各部門、各操作員分配相應(yīng)的軟件操作權(quán)限，并根據(jù)工作崗位、職能變動情況及時調(diào)整。確保社保軟件數(shù)據(jù)庫的安全性、完整性和一致性，及時清理數(shù)據(jù)庫中的“垃圾數(shù)據(jù)”。監(jiān)控社保軟件和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，并通過適當(dāng)?shù)母深A(yù)手段確保整個軟件系統(tǒng)穩(wěn)定、高效運(yùn)行。

2.認(rèn)真做好數(shù)據(jù)庫管理，確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，熟悉和掌握ORACLE數(shù)據(jù)庫的體系結(jié)構(gòu)，及時對數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)進(jìn)行安裝和升級，嚴(yán)格按要求啟動和關(guān)閉數(shù)據(jù)庫，認(rèn)真做好管理和監(jiān)控數(shù)據(jù)庫用戶，依法合理管理好數(shù)據(jù)庫特權(quán)、存儲空間，嚴(yán)格按要求建立數(shù)據(jù)庫、備份和恢復(fù)數(shù)據(jù)庫。

3.認(rèn)真做好網(wǎng)絡(luò)管理，確保信息網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全、保密管理，杜絕利用網(wǎng)絡(luò)從事與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、日常管理、咨詢服務(wù)無關(guān)的活動。保證路由器、交換機(jī)和其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安裝、調(diào)試、檢測、升級與日常維護(hù)工作。

組織好對本單位和經(jīng)辦機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、計算機(jī)系統(tǒng)硬、軟件的維護(hù)、安裝與管理，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒防范和檢查。按要求認(rèn)真做好入網(wǎng)申請、發(fā)配、登記和管理工作。

人力資源和社會保障信息網(wǎng)絡(luò)是為社會公眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的平臺，做好信息網(wǎng)絡(luò)的維護(hù)管理，才能高效、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、及時地服務(wù)于社會和開展好社會保障工作。

六、結(jié)語

以威海市文登區(qū)人力資源和社會保障局為例，基于信息技術(shù)的飛速發(fā)展和人力資源與社會保障政策的完善，自動化辦公在其中的應(yīng)用也普遍化，作為人力資源與社會保障服務(wù)一體化平臺之一的自動化辦公系統(tǒng)，給工作人員帶來了便利，減少了其工作量，同時也提高了工作效率，提高了該部門的服務(wù)水平。但是在實踐過程中，也還存有一些不足，比如軟件系統(tǒng)的安全性、可靠性問題，信息資料更新的及時性問題，系統(tǒng)的升級擴(kuò)展以及維護(hù)性問題等等，都是自動化辦公應(yīng)用過程中所要正視的。因此，本文主要思考了自動化辦公在人力資源和社會保障檔案管理中的應(yīng)用，所要注意的幾大問題，希望對相關(guān)人士能夠起到一定的參考作用，這也是本文的最大意義所在。

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