西安交通大學校園一卡通簡化高校財務管理

文/趙曉琴　 譚薇　楊潔

西安交通大學校園一卡通簡化高校財務管理

文/趙曉琴 譚薇楊潔

校園一卡通系統(tǒng)是集身份認證、校務管理、校園消費、金融服務為一體的新型數(shù)字化校園應用。校園一卡通在全國高校的推廣應用已有多年，剛開始校園一卡通的功能很局限，基本上僅完成食堂就餐。隨著高校各類管理信息系統(tǒng)的完善、校園一卡通系統(tǒng)的升級和互聯(lián)網(wǎng)應用的普及，校園一卡通的功能和潛在應用越來越多，從而對高校財務管理模式產(chǎn)生了越來越多的影響。如何充分利用好校園一卡通，提高財務管理水平成為一個重要議題。

校園一卡通在考勤和財務繳費方面發(fā)揮了重要作用

校園一卡通在建設初期，以提供電子支付、資金結算、金融服務為主要目的。但是隨著校園一卡通服務學校的管理和服務，在以下幾個層面的功能得到了加強和提升。

校園卡考勤和簽到功能：高校等同于一個封閉的社區(qū)，在這個社區(qū)中，考勤和簽到是利用越來越多的一項功能。以西交大為例，進出大門的身份識別，進出宿舍的身份驗證，各類大型活動的考勤，各類校務活動包括培訓、技術會議、各部門院系舉辦的活動，都有一卡通考勤的存在。我校有1個大門、2個圖書館、8個本科生宿舍樓群都安裝了通道機系統(tǒng)；學校8個大門和校內各部門各項考勤簽到，累計有60多臺學校合作研發(fā)的手持考勤機；有30多個宿舍大門實現(xiàn)了門禁系統(tǒng)，有10多個學院的辦公大樓，也有和校園卡密切結合的考勤系統(tǒng)。除此之外，學校在2015年在80個智能教室安裝了上百個上課刷卡考勤終端，系統(tǒng)隨時和教務排課系統(tǒng)密切關聯(lián)，極大地支撐了教學精細化管理工作，提升了教學管理水平，預計在2016年暑假，也會新增近80多間教室的考勤機。

財務服務功能：我校上線了在線圈存系統(tǒng)以后，所有學生的學雜費、醫(yī)保費、住宿費、校園網(wǎng)費用的繳納，學生都能通過自己的上網(wǎng)終端或者手機實現(xiàn)劃轉繳費。除此之外，電信、聯(lián)通的虛擬ADSL費用等各類社會服務費用也能通過在線圈存系統(tǒng)繳納。對于學生的補助，津貼等，也能通過校園卡實現(xiàn)快速發(fā)放，自助領取。這些繳費都有以下幾個特點：

1.用戶面廣：繳納費用的用戶幾乎涵蓋所有的學生；

2.繳費類型雜：只要在財務系統(tǒng)里面做好計費設置，各類繳費都能實現(xiàn)；

3.需要對接的系統(tǒng)多：需要財務系統(tǒng)、校園網(wǎng)相關計費和控制系統(tǒng)、電信系統(tǒng)，醫(yī)保系統(tǒng)都需要實現(xiàn)實時的對接。

4.技術要求高：繳費系統(tǒng)本身要求有更好的便利性，同時也有較高的安全性設計。因此，基于校園卡的在線繳費，越來越受到財務管理人員的歡迎。

校園一卡通與高校財務管理模式的結合

校園一卡通系統(tǒng)的實施，可打破原來全封閉的高校財務核算系統(tǒng)，使師生各類繳費、消費等經(jīng)濟活動直接通過網(wǎng)絡系統(tǒng)與學校財務核算系統(tǒng)對接，省去了中間環(huán)節(jié)，給師生帶來了極大的方便，提高了工作效率和資金使用效益。更重要的是通過網(wǎng)絡進行資金結算的方式，減少甚至取消了現(xiàn)金結算環(huán)節(jié)，這有利于從根本上杜絕“小金庫”，完善學校內控機制。

校園一卡通的實施對高校財務管理模式將產(chǎn)生多方面的深刻影響，對規(guī)范高校經(jīng)濟活動、提高資金的使用效益和推進數(shù)字化校園建設具有重要意義。主要有以下幾個方面的結合。

收費管理方面

校園卡通過其與收費系統(tǒng)和消費系統(tǒng)的對接，使學校的現(xiàn)金流明顯減少，校內的各類收費和消費均實現(xiàn)了統(tǒng)一管理。如學宿費收繳及餐飲、洗浴等各類消費均通過一卡通平臺結算，定期轉入相應賬戶。這種收費管理模式的變化，起到了財務管理的內部控制作用，可規(guī)避亂收費和“小金庫”的產(chǎn)生，使各類收費數(shù)據(jù)更客觀真實地反映學校各類收費活動。

會計核算方面

1. 現(xiàn)金充值核算

圖1　在線圈存系統(tǒng)

使用校園一卡通，師生的各種消費和繳費，不再需要到財務部門辦理現(xiàn)金結算手續(xù)，而可由校園卡卡務中心每日根據(jù)全校師生的一卡通現(xiàn)金充值收支情況，填寫校園一卡通現(xiàn)金交款單，然后到財務部門辦理存款手續(xù)。財務部門可使用現(xiàn)金充值明細和匯總信息為依據(jù)，核對當日出納交易記錄，進行相應的賬務處理，借方為一卡通現(xiàn)金，貸方為一卡通專戶資金。

2. 銀行圈存核算

銀行圈存是一卡通系統(tǒng)中實現(xiàn)的銀行卡與校園卡之間的轉賬功能。財務部門每日要核對銀行圈存收入回單金額與校園一卡通系統(tǒng)金額是否一致。一卡通系統(tǒng)還可生成圈存對賬日志日報，自動完成銀行扣款轉賬金額與一卡通存款流水的核對工作。

3. 商戶結算核算

以前校內各商戶是通過與相關管理部門例如飲食中心等進行收款結算。有了一卡通系統(tǒng)，這些商戶就可根據(jù)一卡通系統(tǒng)的結算清單，直接與學校財務部門進行結算。財務部門在一卡通系統(tǒng)中按結算金額填制商戶結算報表，根據(jù)結算金額的大小，完成相關財務審批手續(xù)，然后進行賬務處理，完成由一卡通專戶資金向各商戶的轉賬支付工作。在資金的支付方式上，獨立核算商戶可采用轉賬支票，借記一卡通專戶資金，貸記一卡通銀行存款；校內職能部門的服務性收費，則實行內部轉賬，借記一卡通專戶資金，貸記服務性收費應繳財政專戶款，同時調整一卡通銀行存款戶和基本戶銀行存款，借記基本戶銀行存款，貸記一卡通銀行存款戶。

財務信息管理方面

校園卡系統(tǒng)是數(shù)字化校園的重要組成部分，通過與校園其他管理信息系統(tǒng)的互通功能，可實現(xiàn)全校財務信息集中管理模式。在這種模式下，所有職能部門都可以通過一卡通平臺，將所有財務信息以統(tǒng)一格式交換至財務部門，從而使學校財務管理信息系統(tǒng)實時反映各項財務信息，實現(xiàn)財務信息管理模式資源共享、集中化、高效化。同時，也為全新師生提供了一個綜合的統(tǒng)一的信息查詢平臺?？刹樵兊男畔⒂胁块T的經(jīng)費預算及預算執(zhí)行情況；單位和個人的科研項目經(jīng)費的進款、落款、使用進度情況；學生的繳費、欠費情況等。

資金運作方面

學生預存、商戶結算時間差等為校園卡賬戶提供一定量的沉淀資金，這為高校財務管理中的資金運作提供了必要條件。財務部門可以利用這些沉淀資金，加速流動資金周轉速度，提高資金使用效率，降低資金使用成本，為學校獲取更多的發(fā)展資金。

內部控制方面

校園卡系統(tǒng)具有的電子支付和資金結算功能，減少了分散的現(xiàn)金結算，可有效規(guī)避亂收費和“小金庫”現(xiàn)象的產(chǎn)生，為促進高校財務內控模式的改進和完善提供了技術條件。

利用校園一卡通提升高校財務管理的建議

學校的財務管理涉及全校日?；顒拥母鱾€環(huán)節(jié), 與廣大師生的切身利益息息相關，校園卡的廣泛使用，對學校財務管理模式產(chǎn)生了深刻影響，也給學校的財務管理工作帶來新的挑戰(zhàn)，需要財務部門認真分析這些影響，并改進現(xiàn)行的財務管理實踐，以實現(xiàn)財務管理目標并提高財務服務的水平。筆者結合自己的實務工作經(jīng)驗體會，總結出以下幾點建議，供高校財務部門參考。

校園一卡通的管理模式

筆者根據(jù)實施了學校層面校園一卡通的高校交流了解，分析了各類管理模式的特點。

圖2　2015年校園一卡通系統(tǒng)各月學費繳納占比情況

圖3　2015年校園一卡通系統(tǒng)部分繳費項目占比情況

IT部門管理：校園卡系統(tǒng)越來越復雜，我們認為這種管理模式能夠使得一卡通的技術設計和技術應用推廣得到極大的提升，但是主要負責人員的職業(yè)背景是技術層面，在財務層面，主要依靠學校的財務管理辦法和政策的約束，從業(yè)人員多數(shù)具有一定程度的財務背景欠缺，會有一定的資金風險問題。

財務或后勤部門管理：這種管理模式加強了校園卡應用和財務結算層面的推廣，但是由于財務部門自身的定位，在一卡通與校務管理的結合方面，先天不足。校園卡管理部門的技術力量主要依靠廠家的技術人員實施，缺乏了技術層面的管理，存在著技術溝通嚴重不足，服務響應慢，質量難以保障等問題。

IT部門做主要技術支持，財務部門負責卡務和結算：我校是這種管理模式，這種模式極大地發(fā)揮了兩個部門各自的優(yōu)勢，在校園卡的建設、運行和管理上，主要依靠學校網(wǎng)絡中心來承擔。但在日?？▌?、結算和資金管理方面，有財務處設立專門的科室來管理。IT部門承擔了技術支持和管理工作，同時與學校整體信息化結合極為緊密，使得一卡通的內涵得到了極大的提升。這種模式需要兩個部門分工明確，親密合作，相互配合，主動擔當。我校從近十年的管理中，越來越受益于這種管理模式，校園一卡通在學校各個層面的作用也發(fā)揮到了極大。

改進財務信息傳遞方式

實施一卡通系統(tǒng)以前，財務信息主要通過紙質或磁盤形式傳遞。財務人員需要將財務信息錄入到相關的工資系統(tǒng)或學費收費系統(tǒng)中，可能產(chǎn)生錯誤，且存在大量重復勞動。財務部門應在學校統(tǒng)一協(xié)調下，力推學校其他的管理信息系統(tǒng)和一卡通系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通，實現(xiàn)電子化的數(shù)據(jù)交換。這樣既能提高辦公效率又能節(jié)省會計原始數(shù)據(jù)的采集成本。另外，實行一卡通后,原有的上機卡、圖書卡、充電卡等，只需一次充值就可在多個子系統(tǒng)中消費，這在一定程度上減少了重復設崗, 節(jié)約了勞動成本。圖1是我校開發(fā)的在線圈存系統(tǒng)，師生員工可通過個人電腦、手機進行網(wǎng)上校園卡圈存充值，充值繳費更便捷。

加強收費管理，規(guī)范收費秩序

目前，一些高校在預算外資金的管理上不同程度地存在著收款不上交、私自挪用、私設小金庫等現(xiàn)象。財務部門可以借助校園卡加強收費管理、規(guī)范收費秩序。財務部門可以修改財務制度規(guī)定在校園卡應用以后，校內所有單位部門，均不得使用現(xiàn)金支付，所有涉及到收費的子系統(tǒng)都連入校園一卡通平臺，所有收費均要通過校園卡管理中心結算賬戶直接轉入學校相應的賬戶。這樣不僅可規(guī)范校內收費管理，同時還緩解惡意拖欠學宿費問題。一卡通具有網(wǎng)絡信息功能，針對惡意不交學宿費的學生，控制好該卡每學年投入使用的第一關，不交學費就無法進行學籍注冊、成績登錄以及其他活動。這樣，可提高學生繳費的主動性，確保學校能夠及時足額收回資金，可減輕高校經(jīng)費不足的壓力。累計收學費幾億元，月均圈存300余萬元。

突破時間空間的局限，改善財務服務的質量

校園一卡通系統(tǒng)應用強大的網(wǎng)絡技術進行財務管理活動，極大地拓寬財務管理的時間、空間范圍，這為財務部門改善財務服務質量提供了技術支持。財務部門應該充分利用校園卡這個技術手段，為廣大師生提供快捷優(yōu)質的財務服務。在校園一卡通平臺上， 每個教職工和學生都有自己專屬的校園卡，所有的現(xiàn)金發(fā)放都可以通過校園一卡通平臺，直接將錢款從學校賬戶劃撥到相關人員的校園卡上，省去了現(xiàn)金發(fā)放的繁瑣。而且利用校園一卡通平臺強大的數(shù)據(jù)存儲和查詢功能， 每一筆發(fā)放都記錄在專門的存儲服務器上，方便日后的查賬。欠費學生可以在任何時間到校園內的自助繳費終端上交費，還可以在任何一個可以連上校園一卡通系統(tǒng)的地方查詢學費信息。這樣一來不僅提高了財務工作效率，也可改善財務服務質量。2015年校園一卡通系統(tǒng)各月學費繳納和部分繳費項目占比情況分別如圖2、3所示。

校園一卡通在高校財務管理方面的主要功能有身份認證、電子支付、資金結算、費用發(fā)放、金融服務等。校園一卡通對高校財務管理在收費管理模式、會計核算模式、財務信息管理模式、資金運作模式和內部控制模式等方面都會產(chǎn)生積極和持久的影響。為了充分利用好校園一卡通，財務部門應該重點在改進財務信息傳統(tǒng)方式、加強收費管理和改善財務服務質量等方面積極推動落實各項財務政策。

（作者單位為西安交通大學）