信息化背景下家庭檔案管理研究

陳蕾

【摘要】隨著中國信息化的不斷提高信息化水平已經(jīng)覆蓋到人們生活的各個(gè)方面，我們的生活都產(chǎn)生了顯著的影響，使我們的生活更方便，質(zhì)量不斷提高。在日常的工作和家庭生活形式的各種既得利益的個(gè)人信息和家庭成員的家庭檔案，是國家檔案信息資源社會(huì)記憶的重要組成部分的表現(xiàn)。因此，本文重點(diǎn)信息技術(shù)，家庭檔案的管理問題，用自己的實(shí)踐相結(jié)合的情況下做出一些改進(jìn)，提高了工作效率和家庭檔案管理的質(zhì)量，服務(wù)民生。

【關(guān)鍵詞】信息化；家庭檔案；檔案管理；問題及措施

一、信息化背景下家庭檔案管理存在的問題

1.信息化管理制度不健全，檔案意識(shí)薄弱。在家庭檔案管理中，制度不健全首先體現(xiàn)在我國目前沒有對(duì)于家庭檔案管理的相關(guān)具體標(biāo)準(zhǔn)，而且我國的家庭檔案管理主要以家庭或者家族自身保管為主，還有少量的私人檔案管理機(jī)構(gòu)。但是目前為止，沒有國家專門關(guān)于家庭檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)制度。其次，部門管理人員檔案管理信息化意識(shí)較弱。人事部門也沒有將管理規(guī)章、歸檔內(nèi)容、對(duì)應(yīng)歸檔的材料及時(shí)送交學(xué)生檔案管理部門。再次，人事檔案部門對(duì)基層單位檔案缺乏控制和制約，使得收集、歸檔、保存難以落實(shí)。此外，還存在檔案轉(zhuǎn)遞方式隨意、保密措施不力等漏洞。

2.檔案管理資金投入嚴(yán)重不足，效率低下。家庭檔案記錄了日常生活的點(diǎn)滴，能夠?yàn)榧彝ト粘Ｉ罟芾硖峁┍憷?，維護(hù)家庭及其成員的合法權(quán)益。但是家庭檔案管理的工作任務(wù)十分繁重，因此需要大量的人力、物力投入，但是我國家庭檔案管理主要以家庭管理為主，在檔案管理方面的投入幾乎為零，只有私人檔案管理機(jī)構(gòu)有部分投入，主要用于人員工資和保管場所的費(fèi)用，資金投入缺乏是其經(jīng)營效率低下的關(guān)鍵。而且很多家庭對(duì)于檔案僅僅理解為家族族譜等少量的流傳的紙質(zhì)檔案，忽視其他相關(guān)的家庭檔案資料的管理。

3.保管條件和專業(yè)技術(shù)水平不高。目前，中國已經(jīng)建立了家庭檔案大多在讓人們?cè)诩抑校４婀ぞ咄瞧胀ㄘ浖苌?、包裝盒。其實(shí)電子記錄，特別是高儲(chǔ)存條件和設(shè)備要求的家庭檔案，一般家庭無法滿足這些要求。大部分家庭是家庭檔案整理日常文件材料簡單的梳理，以方便日常檢查，很少會(huì)考慮到各種形式的支持和家庭檔案，特別是具有極大的價(jià)值長期保存的家庭檔案。而另一方面，家庭信息內(nèi)容豐富，形式多樣，在收集，整理和保存上有一定的難度，大多數(shù)人還沒有收到在家庭報(bào)送過程的專業(yè)培訓(xùn)將是難以實(shí)現(xiàn)專業(yè)化，標(biāo)準(zhǔn)化歸檔。

二、信息化背景下家庭檔案管理改進(jìn)措施

1.加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識(shí)。做好家庭檔案管理工作，首先需要基層檔案管理部門對(duì)于該項(xiàng)工作的重視與指導(dǎo)，將檔案管理工作納入有關(guān)職能部門的目標(biāo)管理范圍，使其認(rèn)識(shí)到家庭檔案管理工作也是基層檔案管理部門工作的一個(gè)重要組成部分。加大檔案重要性的宣傳力度，樹立正確的檔案觀念，克服人們對(duì)檔案管理工作的偏見和錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。通過設(shè)立檔案工作宣傳欄，采用舉辦展覽、知識(shí)競賽、專題報(bào)告會(huì)等方式進(jìn)行對(duì)廣大的群眾進(jìn)行宣傳，讓其了解檔案管理對(duì)于生活質(zhì)量提高的巨大作用。

2.拓寬家庭建檔管理的資金渠道。家庭檔案管理特別是建立了完善的專用文件系統(tǒng)的管理需要大量的資金投入，比如當(dāng)你保存音頻文件的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，需要使用掃描儀時(shí)，家庭檔案的數(shù)字化，這些設(shè)備價(jià)格昂貴，一般家庭或私人檔案機(jī)構(gòu)的負(fù)擔(dān)。此外，運(yùn)營需要自負(fù)盈虧，私營或民營企業(yè)建立一個(gè)獨(dú)立的檔案的過程中私人檔案中難免會(huì)遇到資金問題。如果你不能制定有效的服務(wù)和盈利模式，檔案資源管理將遇到問題。檔案機(jī)構(gòu)，特別是民營個(gè)人建立私人檔案可以吸引私人資本，健全融資渠道的形成。私人檔案都能檔案材料的開發(fā)和利用，通過提供有償服務(wù)和信息資源，為其他組織或個(gè)人發(fā)展形成了完整獨(dú)立的銷售渠道。

3.積極引進(jìn)專業(yè)人才，加強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)。做好數(shù)字家庭的建設(shè)和利用，加快人才隊(duì)伍建設(shè)是保證文件信息取得成果和可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵?，F(xiàn)在，作為家庭檔案記錄管理人員，不僅要掌握一般的文件管理，專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的基本技能的基礎(chǔ)知識(shí)，還必須掌握更先進(jìn)的信息處理技術(shù)。在人才建設(shè)，在信息技術(shù)的專業(yè)知識(shí)，重視引進(jìn)的檔案管理的專業(yè)人才，一方面促進(jìn)家庭檔案的家庭檔案管理；另一方面要加強(qiáng)在職培訓(xùn)記錄管理人員，以提高他們的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，并應(yīng)用記錄管理系統(tǒng)，以便更好地開展高校檔案管理信息化工作的能力。

家庭檔案對(duì)于家庭和整個(gè)社會(huì)、國家而言意義非凡，建立家庭檔案對(duì)家庭而言可以保存好家庭成員工作、生活資料，以備日后所需。本文就信息化背景下，我國家庭檔案管理工作方面的問題提出了一些自己的建議，希望提高家庭檔案工作的效率和質(zhì)量。

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