量化指標(biāo)加強(qiáng)印刷企業(yè)內(nèi)部管理

呂勇兵

只有可衡量，才可管理。在企業(yè)管理過程中，量化各項(xiàng)指標(biāo)常常是強(qiáng)有力的管理武器，其是指對采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，將分析結(jié)果制訂成目標(biāo)、改善方案或與薪酬、獎(jiǎng)金直接掛靠的獎(jiǎng)懲制度，并運(yùn)用到生產(chǎn)、品質(zhì)和銷售等各個(gè)環(huán)節(jié)中去的一種管理方法。例如，在設(shè)定產(chǎn)值目標(biāo)增長率時(shí)，分析每個(gè)人上一年度的業(yè)績，并將當(dāng)年總業(yè)績分解到人頭上，每月進(jìn)行對比；按產(chǎn)值增長比例計(jì)算各生產(chǎn)工序和機(jī)臺(tái)的產(chǎn)能，然后將每月產(chǎn)能與年度產(chǎn)能指標(biāo)對比，給需要優(yōu)化的環(huán)節(jié)提供決策分析。通過量化各項(xiàng)指標(biāo)，可以形成有效計(jì)劃、看板管理、質(zhì)量管理、績效管理、現(xiàn)場管理等一系列管理動(dòng)作，進(jìn)而有效地進(jìn)行企業(yè)管理。

有效計(jì)劃

只有有效地分析訂單要求、材料和工藝特點(diǎn)，才能結(jié)合設(shè)備、場地和人員的利用率編排符合企業(yè)特點(diǎn)的生產(chǎn)計(jì)劃。各部門在接到生產(chǎn)指令后分解本部門的任務(wù)，并形成看板、分配到人、標(biāo)示重點(diǎn)、定時(shí)跟蹤和反饋。最后在統(tǒng)計(jì)報(bào)表時(shí)計(jì)算達(dá)成率，并要求管理人員分析未完成的原因。在生產(chǎn)計(jì)劃形成后，對物料進(jìn)行排查、備料、核對、配送；將生產(chǎn)任務(wù)按工序定額逐一分解，量化為具體責(zé)任，按達(dá)成率對各生產(chǎn)工序進(jìn)行考核；對延誤工時(shí)和設(shè)備利用率做數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換，通過提高員工素質(zhì)、克服惰性、減少內(nèi)耗、堵漏、強(qiáng)化鏈接、協(xié)作管理等，有效執(zhí)行生產(chǎn)指令。

看板管理

看板管理是實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃的一種可視化跟蹤，為了避免盲目判斷，將每個(gè)工序當(dāng)天的生產(chǎn)任務(wù)和在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成的數(shù)量在看板上體現(xiàn)出來。其意義在于及時(shí)反饋和溝通，防止指令在進(jìn)程中卡殼。

看板管理如果僅依靠口頭傳授和憑經(jīng)驗(yàn)操作，就無法保證生產(chǎn)的順暢。因此，必須以作業(yè)指導(dǎo)書的形式統(tǒng)一各工序的操作步驟及方法，將企業(yè)積累下來的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)記錄在標(biāo)準(zhǔn)文件中，使操作人員經(jīng)過短期培訓(xùn)，快速掌握較為先進(jìn)合理的操作技術(shù)。這也就是SOP作業(yè)指導(dǎo)看板，其以圖文并茂的形式描述操作人員在生產(chǎn)過程中的操作步驟和必須遵守的事項(xiàng)。如此，根據(jù)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，更易于追查不良印品產(chǎn)生的原因。SOP作業(yè)指導(dǎo)看板力求做到通俗易懂，使員工一目了然，易于遵守，從而達(dá)到目視管理的目標(biāo)。

質(zhì)量管理

質(zhì)量管理是一個(gè)永恒的話題。表面上看，質(zhì)量部門是一個(gè)不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的職能部門，在很多企業(yè)已經(jīng)越來越不受重視。作業(yè)人員和某些管理人員在質(zhì)量方面的心態(tài)也是“說起來重要，干起來次要，忙起來不要”。其實(shí)，質(zhì)量管理的目的在于“預(yù)防”，就是要做好產(chǎn)前分析。而提高質(zhì)量的關(guān)鍵在于全員參與和持續(xù)改善。因此，印刷企業(yè)要建立“上一道工序?yàn)橄乱坏拦ば蚩紤]，下一道工序?yàn)樯弦坏拦ば虬殃P(guān)”的內(nèi)部客戶管理意識(shí)，讓預(yù)先檢測和生產(chǎn)制程中的巡查、自檢、抽檢形成可量化的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，從而有效控制產(chǎn)品的“變異”，并形成記錄和分析糾正的依據(jù)。

績效管理

績效管理是通過績效目標(biāo)的設(shè)定、考核、反饋和認(rèn)可，使員工了解自身績效與公司發(fā)展規(guī)劃之間的關(guān)系。為確?？己说闹攸c(diǎn)明確，筆者建議確立4個(gè)左右的關(guān)鍵績效指標(biāo)，比如年度考核考慮銷售額、人均產(chǎn)值、利潤率、質(zhì)量等；設(shè)備部門考慮設(shè)備使用率、延誤工時(shí)、維修費(fèi)用等；倉儲(chǔ)部門考慮物料配送、呆滯物料、數(shù)物相符等；生產(chǎn)部門考慮計(jì)劃達(dá)成率、質(zhì)量、數(shù)據(jù)報(bào)表的真實(shí)性、考勤、安全等。

績效管理的原則就是可衡量，不能量化的要求不要納入到考核范圍之內(nèi)，避免人為因素的評估影響公正性?？己吮仨氁詳?shù)據(jù)為依據(jù)，以制度和各類規(guī)定為支撐點(diǎn)，避免員工由于不了解自己的績效而產(chǎn)生盲目和焦慮。加強(qiáng)對員工的培訓(xùn)，并使員工都朝向公司制訂的目標(biāo)努力，從而提高企業(yè)的整體運(yùn)作能力與競爭力。

對勞動(dòng)力密集型工序要設(shè)定“獎(jiǎng)勤罰懶、多勞多得、減員增效”的管理機(jī)制。筆者曾經(jīng)利用績效管理幫一家書刊印刷企業(yè)改善了裝訂部門的生產(chǎn)效益。在整理和分析了這家書刊印刷企業(yè)的裝訂組人員編制、年度總工資、完成的產(chǎn)值和書刊冊數(shù)等相關(guān)數(shù)據(jù)后，筆者制訂了一個(gè)整改方案。次年，該企業(yè)將員工數(shù)量由82人壓縮到32人，與上一年度對比，產(chǎn)值完成率為160%，年度總工資下降30%，人均工資有了明顯提升。

這個(gè)整改方案關(guān)鍵點(diǎn)如下：改變作息時(shí)間，從8小時(shí)22天改成10小時(shí)26天，并鼓勵(lì)員工加班超產(chǎn)；改變計(jì)時(shí)工資，設(shè)定科學(xué)定額，按產(chǎn)量計(jì)算工資；改變定崗定位，要求員工至少要掌握3種技術(shù)，避免任務(wù)量不足的工序出現(xiàn)人員浪費(fèi)情況；改變?nèi)藛T編制，如折頁機(jī)2人改為1人作業(yè)，膠訂聯(lián)動(dòng)線9人改為5人作業(yè)，減少大量的輔助人員；把工種進(jìn)行分類，并設(shè)定ABC三崗和員工技能晉級評定的相關(guān)規(guī)定。通過這一系列的調(diào)整，這家書刊印刷企業(yè)車間員工的工作狀態(tài)有了明顯轉(zhuǎn)變，變得更加自覺、積極和主動(dòng)，相應(yīng)的管理也變得更加輕松。

現(xiàn)場管理

現(xiàn)場管理是以“質(zhì)量、成本、交貨期、效率、安全、士氣”為目標(biāo)，通過問責(zé)管理，讓各部門內(nèi)部的問題無處可藏?，F(xiàn)場管理對印刷企業(yè)非常重要，為此企業(yè)要成立稽查小組，統(tǒng)一整理問責(zé)事項(xiàng)，對于出現(xiàn)問題的部門要求其限期完成整改。任何時(shí)候，企業(yè)都要秉持“解決問題第一，確定責(zé)任第二”的原則。確定責(zé)任后，要窮追不舍，讓問題得到徹底解決，避免問題再次發(fā)生。同時(shí)，企業(yè)要營造和睦融洽的工作氛圍，采用“對事不對人”的工作態(tài)度和“踩著問題成長”的原則，從而真正讓責(zé)任落到實(shí)處，以達(dá)到制度管人、流程管事的效果。

現(xiàn)場管理的另一聚焦點(diǎn)就是現(xiàn)場改善。很多印刷企業(yè)對在工藝創(chuàng)新、降低成本、呆滯物料的利用等方面提供合理化建議的員工，制訂了很多獎(jiǎng)勵(lì)政策，鼓勵(lì)員工創(chuàng)新。例如，某印刷企業(yè)車間的員工針對印刷機(jī)臺(tái)隨處可見的物品，設(shè)計(jì)了一個(gè)可移動(dòng)的小存放架，并根據(jù)常用物品的不同形狀設(shè)計(jì)了不同的存放空間。這個(gè)小小的改善，不但讓機(jī)臺(tái)變得整潔，也讓操作人員對什么時(shí)候領(lǐng)用什么物品一目了然。通過這件事，車間員工意識(shí)到了創(chuàng)新的重要性，整個(gè)車間形成了創(chuàng)新的氛圍。有員工設(shè)計(jì)了一個(gè)推車，去版房取版和資料袋時(shí)，可以一次性將印刷車間的版取回來，節(jié)省了來回取版的時(shí)間。也有員工提出了合理化建議，將殘留油墨和未用完的專色油墨調(diào)成黑色油墨，在印刷單黑產(chǎn)品時(shí)可再次利用，降低了成本。

新形式下，印刷企業(yè)必須不斷改進(jìn)和主動(dòng)求變，才能獲得發(fā)展。其不僅要關(guān)注市場變化、聚焦創(chuàng)新技術(shù)，更要抓好內(nèi)部管理，彌補(bǔ)自身短板。