淺析企業(yè)檔案建設(shè)工作的地位與策略

許蓮

【摘 要】如何“使保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他原始記錄”更好地“為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)”，這是檔案工作面臨的重要任務(wù)，也檔案建設(shè)現(xiàn)代化的必由之路。

【關(guān)鍵詞】檔案建設(shè)工作；客觀要求；地位；步伐；新突破

On the Status and Strategies of Enterprise Archives building work

Xu Lian

（Xinjiang Tianye Chi-chen Chemical Co.， Ltd Shihezi Xinjiang 832000）

【Abstract】How to "make the save for future reference text， images， sounds and other original records" better "for the corporate work services"， which is an important task facing the archives， but also the only way to build a modern archives.

【Key words】Archives building； the objective requirements；Status； pace；Breakthrough

“企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和企業(yè)有保存價(jià)值的各種形式的文件材料。”檔案工作作為企業(yè)管理的一部分，對(duì)企業(yè)的發(fā)展也具有十分重要的作用，企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化與企業(yè)管理的現(xiàn)代化、科學(xué)化是相輔相成、互相促進(jìn)的。如何“使保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、聲音及其他原始記錄”更好地“為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)”，這是檔案工作面臨的重要任務(wù)，也檔案建設(shè)現(xiàn)代化的必由之路。

1. 檔案建設(shè)工作的客觀要求

（1）檔案工作就是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國(guó)家各項(xiàng)工作服務(wù)的工作。他的范圍較大，內(nèi)容很多。就具體業(yè)務(wù)上分，有檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等六項(xiàng)工作。就其性質(zhì)來(lái)說(shuō)，可概括為管理性、服務(wù)性和政治性三點(diǎn)。管理性就是人們根據(jù)事物的客觀規(guī)律、勞動(dòng)對(duì)象和工作特點(diǎn)，運(yùn)用計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制等基本活動(dòng)，有效地利用人力和物力，并促進(jìn)其相互配合，達(dá)到最佳的結(jié)合，發(fā)揮最高的效率，以順利地達(dá)到人們預(yù)期的任務(wù)和目標(biāo)。檔案工作的服務(wù)性是指檔案部門通過(guò)收藏和提供檔案材料這種特定的方式、為企業(yè)服務(wù)工作，將無(wú)形資產(chǎn)化為有形資產(chǎn)。。

（2）勿庸置疑，企業(yè)檔案工作的科學(xué)性高效性作用的發(fā)揮，是檔案工作的終極取向。隨著改革開放程度的不斷深入，現(xiàn)代化步伐的逐步加快，企業(yè)檔案建設(shè)工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，必須緊跟現(xiàn)代化步伐，不斷提高信息化、網(wǎng)絡(luò)化的的檔案建設(shè)模式。

2. 檔案建設(shè)工作的地位

檔案提供利用是檔案工作作為社會(huì)主義事業(yè)服務(wù)的手段，直接體現(xiàn)整個(gè)檔案工作的作用，在檔案工作中有突出的地位。

2.1 檔案提供利用是檔案工作的中心任務(wù)。我們不是為了檔案工作而做檔案工作。從這個(gè)意義上講，檔案提供利用工作是實(shí)現(xiàn)檔案作用的主要手段，從而也就決定了檔案提供利用工作是檔案工作的中心任務(wù)，是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。

2.2 檔案提供利用工作對(duì)整個(gè)檔案工作有檢驗(yàn)和促進(jìn)作用。在提供利用工作中，能夠比較客觀地發(fā)現(xiàn)和理解檔案工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的優(yōu)缺點(diǎn)，如收集檔案是否齊全，整理是否科學(xué)，鑒定是否準(zhǔn)確，保管是否安全等，從而促使我們采取有效措施改進(jìn)檔案管理工作。由于利用工作的開展，必然對(duì)檔案工作其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)提出相應(yīng)的要求，如需要豐富室藏、加強(qiáng)收集工作；提高檢索速度，編制各種檢索工具，采用先進(jìn)的技術(shù)手段。這就促進(jìn)了這些工作環(huán)節(jié)的開展，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)水平。

2.3 檔案提供利用工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中最富有活力的一個(gè)環(huán)節(jié)。

（1）檔案提供利用工作與廣大利用者發(fā)生密切的聯(lián)系、是檔案工作聯(lián)系群眾的紐帶。一方面，通過(guò)提供利用工作把收藏的大量檔案材料提供給利用者，滿足多方面的需要，充分發(fā)揮檔案的作用；另一方面，是對(duì)檔案工作最實(shí)際最有效的宣傳，能擴(kuò)大檔案工作在社會(huì)上的影響爭(zhēng)取各方面的重視與支持。實(shí)踐反復(fù)證明，哪一個(gè)檔案室提供利用工作搞得好，那里的工作就受到領(lǐng)導(dǎo)的重視和群眾的支持，檔案工作就順利發(fā)展；哪里的檔案提供利用工作開展的不好，整個(gè)檔案工作就撕氣沉沉，打不開局面。

（2）檔案提供利用工作雖然在檔案工作中具有突出的地位，對(duì)其他各項(xiàng)事業(yè)發(fā)生了深刻的影響，但也不能忽視其他各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作對(duì)檔案提供利用工作的作用。它們是提供利用工作的基礎(chǔ)和前提條件，提供工作不能離開這些工作而存在和發(fā)展。只有搞好了收集、整理、鑒定、保管、檢索等工作，提供利用工作才能放在堅(jiān)實(shí)可靠的基礎(chǔ)上，否則就會(huì)成為無(wú)源之水，無(wú)本之木，談不上檔案的提供利用工作。

3. 加強(qiáng)保管，促進(jìn)檔案建設(shè)現(xiàn)代化步伐

維護(hù)檔案的完整與安全，既是整個(gè)檔案工作中必須始終遵循的基本要求，也是檔案工作各項(xiàng)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的共同任務(wù)。從一定意義上講，維護(hù)檔案完整和安全，更是檔案保管的中心任務(wù)，這是因?yàn)闄n案保管工作這個(gè)環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)維護(hù)檔案的完整和安全的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和主要手段。從實(shí)質(zhì)上來(lái)講，檔案保管工作，也是人們向一切可能損壞檔案的社會(huì)的、自然的不利因素作斗爭(zhēng)的工作過(guò)程。簡(jiǎn)言之，檔案保管工作應(yīng)該做到“四不”：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案混亂），不丟（不使檔案丟失、泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。

（1）以防為主，防治結(jié)合，尋找科學(xué)的保管檔案的技術(shù)方法，這是安全地保管檔案的關(guān)鍵所在。保管檔案的技術(shù)方法很多，概括起來(lái)無(wú)非兩種：其一是如何預(yù)防檔案文件損壞的問題。這是既有人為的，也有自然的因素。比如防盜竊、防破壞、、防火、防水、防塵、防潮、防霉、防鼠、防蟲、防光等。這些問題解決了，就可以有效地防止檔案文件的損壞；其二，當(dāng)檔案損壞之后，如何進(jìn)行處理的問題。比如追查丟失、破案損壞如何處治的問題。比如，追查丟失破壞或火災(zāi)事故的大兵團(tuán)和責(zé)任，防塵、滅火、消毒、滅鼠、恢復(fù)紙張的機(jī)械強(qiáng)度，恢復(fù)字跡等。在“防”和“治”兩個(gè)方面，“防”是檔案保管工作中的根本問題，是主導(dǎo)方面。

（2）加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般，對(duì)于需長(zhǎng)久保管的檔案，以及主要立檔單位的檔案，應(yīng)該采取措施加以重點(diǎn)保護(hù)，使其既要安全又延長(zhǎng)壽命，如利用高技術(shù)手段。

（3）立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，保證當(dāng)前。檔案保管工作的目的是為了保證黨和國(guó)家對(duì)檔案的利用。因此，不能片面地強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案，而不考慮到利用的方面。同時(shí)也不能只遷就一時(shí)的利用方便，而不顧及檔案的保護(hù)，影響檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用。在實(shí)際工作中，保管和利用既有具體的矛盾，又有總的一致性。保管和利用的關(guān)系，實(shí)質(zhì)上是當(dāng)前利用與利用的矛盾的統(tǒng)一。所以保管工作的各項(xiàng)制度以致技術(shù)措施等，既要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)利用，又要保證當(dāng)前利用的方便。

4. 增強(qiáng)服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案建設(shè)工作的新突破

檔案人員的創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新精神、創(chuàng)新能力是改變檔案工作局面的關(guān)鍵所在。特別是在當(dāng)今知識(shí)突飛猛進(jìn)的今天，檔案人員有必要進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整重新定位，要一改守?cái)偪袋c(diǎn)、倉(cāng)庫(kù)保管員的形象，在繼承埋頭苦干、默默奉獻(xiàn)精神的同時(shí)，不妨多一點(diǎn)敏捷和睿智，多一點(diǎn)膽魄與果斷，多一點(diǎn)創(chuàng)開拓，從根本上轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案創(chuàng)造出更豐富的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性工作，又是一項(xiàng)管理服務(wù)性工作。這就是要求檔案工作人員，既要有扎扎實(shí)實(shí)的業(yè)務(wù)功底，又要有較強(qiáng)的管理能力服務(wù)意識(shí)。檔案人員首先要適應(yīng)新形勢(shì)，大膽改革，敢于向傳統(tǒng)的條條框框和管理模式挑戰(zhàn)，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。其次，檔案員在掌握檔案業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟的同時(shí)，須掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理辦法。比如企業(yè)從事人事檔案的管理人員，要掌握勞動(dòng)工資、職稱評(píng)定和崗位責(zé)任制等知識(shí)；綜合檔案人員更要掌握各類檔案的來(lái)龍去脈，要有更大的知識(shí)量。因此，檔案工作人員不僅應(yīng)熟悉各種檔案管理規(guī)定、保密工作、財(cái)務(wù)、技術(shù)等各類檔案的產(chǎn)生過(guò)程，及時(shí)準(zhǔn)確收集資料，科學(xué)管理，總結(jié)編纂等等，具有包括思想政治素質(zhì)和文化業(yè)務(wù)素質(zhì)的綜合素質(zhì)，而且有開拓創(chuàng)新意識(shí)和奮發(fā)進(jìn)取精神。只有這樣檔案的利用服務(wù)工作才能跟上社會(huì)的發(fā)展，才能在新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代發(fā)揮檔案部門的工作優(yōu)勢(shì)，為企業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)。