加強風(fēng)險管理保護科研經(jīng)費

張璐璐

摘要：隨著國家對科研經(jīng)費投入規(guī)模的加大，科研經(jīng)費的安全問題受到越來越多的關(guān)注，文章以會議費管理為例，在分析科研經(jīng)費存在的風(fēng)險基礎(chǔ)上，分析了科研經(jīng)費風(fēng)險產(chǎn)生的原因，并針對性的提出了科研經(jīng)費風(fēng)險管理的對策措施。以期為科研單位加強風(fēng)險管理，確保科研經(jīng)費真正用于研究工作提供有價值的借鑒。

關(guān)鍵詞：科研經(jīng)費；風(fēng)險管理；會議費

一、科研經(jīng)費存在的風(fēng)險

近年來，國家大力支持科學(xué)研究事業(yè)發(fā)展，對科研經(jīng)費的投入也隨之飛速發(fā)展。科研經(jīng)費的來源渠道也越來越廣泛，主要分為縱向經(jīng)費和橫向經(jīng)費?？v向經(jīng)費是指由國家基金委及有關(guān)部委、省科技廳、市科技局等主管部門以項目撥款方式資助的科研項目經(jīng)費。橫向經(jīng)費是指接受企業(yè)委托開發(fā)項目、科技成果轉(zhuǎn)讓企業(yè)、為企業(yè)提供技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)所獲得的經(jīng)費。由于單位制度建設(shè)、內(nèi)控執(zhí)行、課題負(fù)責(zé)人及科研經(jīng)費審核人責(zé)任意識等種種原因，科研經(jīng)費安全受到威脅，存在被違規(guī)使用、挪用、套取等風(fēng)險，問題也受到社會各方的關(guān)注。

比如會議費，可能存在以下風(fēng)險：以虛報、冒領(lǐng)手段騙取會議費：超預(yù)算報銷會議費：虛報會議人數(shù)、天數(shù)，違規(guī)超標(biāo)準(zhǔn)報銷會議費：超范圍報銷會議費：夾帶報銷與會議無關(guān)費用。

二、科研經(jīng)費風(fēng)險產(chǎn)生的原因

（一）單位制度建設(shè)不健全

國家相關(guān)部門相繼出臺了一系列科研經(jīng)費管理制度，如《國務(wù)院關(guān)于改進加強中央財政科研項目和資金管理的若干意見》、《關(guān)于調(diào)整國家科技計劃和公益性行業(yè)科研專項經(jīng)費管理辦法若干規(guī)定的通知》、《國家自然科學(xué)基金資助項目資金管理辦法》等，對科研經(jīng)費管理做出規(guī)范。但單位層面的科研經(jīng)費管理制度修訂、更新比較滯后，跟不上形勢的發(fā)展，無法滿足新的管理需求。其次，部分單位的管理制度可行性差，流程過于復(fù)雜，不可操作，形同虛設(shè)。再者，部分單位的管理制度針對性不強，未充分考慮單位具體情況，無法發(fā)揮管理作用。

例如單位未完善《會議費管理辦法》，未根據(jù)自身情況制定針對可行的具體管理規(guī)定，事前無法通過會議申請發(fā)現(xiàn)問題，防止風(fēng)險的發(fā)生：事中經(jīng)辦人組織會議時無據(jù)可從，存在隨意支出的風(fēng)險，或利用制度不完善的漏洞，存在虛報會議費的風(fēng)險：事后課題負(fù)責(zé)人、管理部門人員審核無據(jù)可依，造成無法發(fā)現(xiàn)或判斷會議費支出問題的風(fēng)險。

（二）單位自控執(zhí)行不到位

部分單位雖然已建立起內(nèi)控制度，但由于有些管理人員對自己的職責(zé)不明確，不清楚應(yīng)審核的問題，簽字應(yīng)負(fù)的責(zé)任，抱著“其他人簽字則跟著簽字”的態(tài)度，即使科研經(jīng)費使用存在真實性、合法性等問題都無法被發(fā)現(xiàn)，使內(nèi)控管理形同虛設(shè)。有些管理人員則“睜一只眼閉一只眼”、“多一事不如少一事”，從寬對待科研經(jīng)費使用，避免與科研人員產(chǎn)生沖突，影響內(nèi)控執(zhí)行效果。更有甚者，一些管理人員素質(zhì)不高，為了私心或私利，協(xié)助違法違規(guī)經(jīng)費使用，使內(nèi)控管理失效。

譬如單位未落實會議費內(nèi)控執(zhí)行，部分相關(guān)人員對各自的職責(zé)不清晰，如：課題負(fù)責(zé)人不清楚應(yīng)審核會議費的真實性，科技處應(yīng)審核會議費的合理性、相關(guān)性，財務(wù)處應(yīng)審核會議費的合法合規(guī)性等，責(zé)任相互混淆，造成一些問題重復(fù)審核，一些問題則無人把關(guān)的現(xiàn)象。部分相關(guān)人員明確職責(zé)但缺乏審核方法，缺少審核經(jīng)驗，如：通過會議日程、簽到表、預(yù)決算等材料，無法發(fā)現(xiàn)會議業(yè)務(wù)中隱藏的邏輯錯誤，以推斷出相關(guān)真實性、合法性問題。部分相關(guān)人員則抱著“其他人都已審核過，應(yīng)該不會有問題”的僥幸心理，使經(jīng)過審核、審批的會議費支出仍可能存在不真實、不合法風(fēng)險。

（三）課題負(fù)責(zé)人意識薄弱

課題負(fù)責(zé)人大多是學(xué)術(shù)型人才，風(fēng)險意識薄弱，對科研經(jīng)費管理缺乏經(jīng)驗和專業(yè)知識，對課題科研經(jīng)費支出審核隨意，未建立起“課題負(fù)責(zé)人作為第一負(fù)責(zé)人”的意識。事實上，課題負(fù)責(zé)人需對課題科研經(jīng)費支出的真實性、合法性嚴(yán)格把關(guān)，科研經(jīng)費一旦被查出違法違規(guī)的問題，課題負(fù)責(zé)人將首當(dāng)其沖。此外，一些課題負(fù)責(zé)人還認(rèn)為科研經(jīng)費是自己努力爭取的成果，對其使用及管理擁有絕對的權(quán)力，不愿意受到單位管理部門的監(jiān)管，仍未意識到管理的最終目的其實是保護科研經(jīng)費，保護課題負(fù)責(zé)人，常常阻礙監(jiān)管工作的開展。

比如，課題負(fù)責(zé)人一般都將會議的舉辦與組織事宜交由項目成員或研究室秘書負(fù)責(zé)，對會議實際需要發(fā)生的費用并不太關(guān)心，審核簽字時也較少會進行應(yīng)有的詢問與了解，使不真實、不合法的會議費用支出很容易成為漏網(wǎng)之魚，順利通過課題負(fù)責(zé)人的審批。

三、加強科研經(jīng)費風(fēng)險管理的對策措施

（一）組織內(nèi)審工作，發(fā)現(xiàn)科研經(jīng)費風(fēng)險

單位應(yīng)制定《內(nèi)部審計工作條例》及相關(guān)審計工作流程，對內(nèi)部審計機構(gòu)、審計工作程序、內(nèi)容、要求等進行規(guī)范。同時，建立起獨立的審計部門或從屬于最高領(lǐng)導(dǎo)層的審計小組，審計小組應(yīng)由知識結(jié)構(gòu)多面、具有一定經(jīng)驗、相對固定的審計人員組成。每年將科研經(jīng)費內(nèi)審列入年度常規(guī)工作計劃，抽取一定數(shù)量的研究室并根據(jù)其特點抽查經(jīng)費使用情況，或者抽取1～2種科研經(jīng)費對所有研究室進行專項審計，做到及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險，發(fā)揮內(nèi)審預(yù)警作用，防范于未然。另外，內(nèi)審工作在審查經(jīng)費使用真實性、合法性的同時，還需檢查內(nèi)控的有效性，發(fā)現(xiàn)工作流程中存在的風(fēng)險點，為風(fēng)險防控工作提供依據(jù)，為改進管理工作提供支持。

正如會議費，通過內(nèi)審工作發(fā)現(xiàn)存在如下風(fēng)險：1.通過稅務(wù)局網(wǎng)站查詢發(fā)票，發(fā)現(xiàn)存在“無此發(fā)票信息”的虛假會議費發(fā)票，或通過詢問發(fā)現(xiàn)旅行社虛開的會議費發(fā)票，配套偽造虛假會議議程、會議通知、會議簽到表，以虛報、冒領(lǐng)手段騙取會議費：2.通過航空公司官網(wǎng)查詢機票，電子行程單無法查詢或機票票價等信息與電子行程單不符，發(fā)現(xiàn)存在使用虛假電子行程單報銷會議差旅費的現(xiàn)象：3.通過比對會議簽到表筆跡、查詢會議室租用、會議用餐情況等，發(fā)現(xiàn)假冒簽字虛增會議人數(shù)、虛構(gòu)會議天數(shù)以掩飾超標(biāo)準(zhǔn)報銷會議費的問題：4.通過細(xì)查會議費報銷票據(jù)，發(fā)現(xiàn)會議紀(jì)念品、與會議無關(guān)的參觀活動、專家評審費等超范圍報銷支出，同一時段重復(fù)報銷餐費、會議期間外交通費等與會議無關(guān)費用：5通過對比項目任務(wù)書、會議預(yù)算申請表等材料，發(fā)現(xiàn)存在超預(yù)算報銷會議費的現(xiàn)象。

（二）開展風(fēng)險防控工作，防范內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險

單位應(yīng)對科研經(jīng)費管理流程進行梳理、優(yōu)化，結(jié)合內(nèi)審工作報告、整改意見等，查找出經(jīng)費使用中存在的風(fēng)險點，制定一一對應(yīng)的風(fēng)險防控措施，明確責(zé)任部門、責(zé)任人及具體職責(zé)，將風(fēng)險防控工作落到實處。

以會議費為例，根據(jù)會議費管理流程（見圖1）以及上述內(nèi)審工作發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險，分析梳理會議費的責(zé)任人、工作職責(zé)、主要風(fēng)險及控制措施。

首先，明確責(zé)任人職責(zé)，如：課題負(fù)責(zé)人審核真實性、必要性，科技處審核合理性、相關(guān)性，財務(wù)處審核合法合規(guī)性，主管所領(lǐng)導(dǎo)整體把握審批真實性、合法性等。各層責(zé)任人審核會議申請時，需要在《會議申請及預(yù)算表》簽名確認(rèn)，審核會議報銷時，需要在《會議決算審批表》及報銷單簽字確認(rèn)。其次，分析關(guān)鍵風(fēng)險點，建立風(fēng)險防控措施，如：課題負(fù)責(zé)人面對的主要風(fēng)險為會議申請信息、材料不真實、會議未申報年度計劃、預(yù)算項目脫節(jié)、編制粗糙、隨意性大等，因此應(yīng)要求經(jīng)辦人事前申請，通過確認(rèn)會議人員名單、會議通知內(nèi)容是否準(zhǔn)確、完整以判斷會議申請是否真實，通過確認(rèn)會議是否在課題年度工作計劃之中、是否符合課題會議費預(yù)算以判斷會議是否必要：科技處需要管理的風(fēng)險主要為會議事項與課題研究不相關(guān)、會議費超課題會議預(yù)算、會議預(yù)算編制不合理、預(yù)算項目超范圍、預(yù)算金額超標(biāo)準(zhǔn)等，應(yīng)根據(jù)課題組提供的項目任務(wù)書、會議通知、會議日程、邀請函等材料判斷會議業(yè)務(wù)是否與課題研究相關(guān)、是否合理，課題會議預(yù)算是否充足、預(yù)算明細(xì)是否超范圍、超標(biāo)準(zhǔn)：財務(wù)處防范會議報銷合法合規(guī)性風(fēng)險時，應(yīng)審核發(fā)票是否為正規(guī)發(fā)票：檢查會議報銷材料是否完整，如：是否附上《會議申請及預(yù)算表》、會議通知、參會人員簽到表、《會議費決算審批表》等：檢查會議手續(xù)是否齊全，如：《預(yù)算表》、《決算表》、報銷單是否已經(jīng)簽字審批：核對支出范圍、金額與預(yù)算及決算、管理辦法是否相符，如：報銷內(nèi)容是否與《預(yù)算表》、《決算表》內(nèi)容相符，會議標(biāo)準(zhǔn)、報銷內(nèi)容是否符合規(guī)定。最后，通過經(jīng)費申請與報銷的審核監(jiān)管，層層落實責(zé)任，同時加強責(zé)任人之間的溝通，最終建立起環(huán)環(huán)相扣、相互配合的監(jiān)督體系。

（三）建立單位規(guī)章制度，形成常態(tài)管理

科研經(jīng)費的風(fēng)險管理最終需要靠科學(xué)的制度加以規(guī)范，一套完善的管理制度可以保護科研經(jīng)費，確保科研經(jīng)費真正用到研究之中。因此，單位應(yīng)針對科研經(jīng)費管理和使用中發(fā)現(xiàn)的問題，結(jié)合內(nèi)審工作和風(fēng)險防控工作的成果，根據(jù)自身的具體實際情況，建立或修訂科研經(jīng)費管理制度。如根據(jù)《中央和國家機關(guān)會議費管理辦法》，單位會議費專項內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險以及會議費風(fēng)險防控工作的成果，制定單位《會議費管理辦法》，為提升會議管理工作、保證會議費使用安全奠定夯實的制度基礎(chǔ)。此外，單位還應(yīng)定期檢查評估制度使用、執(zhí)行情況，根據(jù)單位新形勢、新情況、新問題，及時修訂完善制度。

四、結(jié)語

科研經(jīng)費風(fēng)險管理需要單位多方支持，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶頭重視科研經(jīng)費風(fēng)險管理工作，特別是內(nèi)審工作、風(fēng)險防控工作。同時，加強科研經(jīng)費風(fēng)險宣傳教育，構(gòu)筑科研經(jīng)費安全的思想防線。針對不同崗位的科研人員，如：課題負(fù)責(zé)人、科研秘書、一般科研人員，開展專題宣講，包括入職前的職業(yè)道德教育、誠信教育，日常工作中涉及的專項資金的管理辦法、科研經(jīng)費具體管理流程、關(guān)鍵風(fēng)險點、開支規(guī)定等，提高科研人員遵守法規(guī)制度、自覺加強經(jīng)費使用監(jiān)管的意識。最后，完善規(guī)章制度體系，夯實科研經(jīng)費安全的制度基礎(chǔ)，真正做到有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必究。