信息化條件下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題

◎陳莉

信息化條件下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題

◎陳莉

信息化的今天，效率對(duì)于工作的重要性是不言而喻的，如何在有限的成本前提下實(shí)現(xiàn)管理工作效果的最優(yōu)化是每位管理者和每個(gè)單位需要深入思考的問(wèn)題。機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中公共服務(wù)職能的實(shí)施者之一，在維護(hù)社會(huì)各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的順利開(kāi)展和讓廣大人民群眾共享我國(guó)發(fā)展成果方面發(fā)揮著重要的作用。信息化條件下 ，如何借助有效的管理方式和創(chuàng)新思維實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的良性運(yùn)轉(zhuǎn)是值得我們深入思考和研究的。本文就目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展情況進(jìn)行分析，并就其中存在的一些問(wèn)題及相應(yīng)的解決策略進(jìn)行闡述，以期促進(jìn)檔案管理工作的順利開(kāi)展。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案是記錄已發(fā)生的事務(wù)和情況，檔案一方面能夠反映出某一時(shí)間段內(nèi)的工作情況，另一方面也為單位以后所開(kāi)展的工作提供必要的依據(jù)，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作的創(chuàng)新和完善。檔案管理工作的主要內(nèi)容包括對(duì)檔案信息的收集、整理、儲(chǔ)存和檢索等，除了平時(shí)工作過(guò)程中產(chǎn)生的信息以外，還有國(guó)家、政府關(guān)于事業(yè)單位管理的一些重要事項(xiàng)和重要文件，是事業(yè)單位發(fā)展的重要指導(dǎo)性信息。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位的管理模式也在不斷地創(chuàng)新和發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”發(fā)展理念的提出也促使檔案管理工作的快速發(fā)展，為檔案管理效率的提高提供了條件。

目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

檔案管理一直以來(lái)都是機(jī)關(guān)事業(yè)單位常規(guī)工作中的重要內(nèi)容之一，對(duì)于單位的發(fā)展和公共服務(wù)職能的發(fā)揮有著重要的作用。但是，受到傳統(tǒng)檔案管理工作觀念的影響，一些檔案管理工作者對(duì)于檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)不足，存在著一些管理思想和管理方法方面的誤區(qū)，從而沒(méi)有從思想上加強(qiáng)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。在這種思想理念的影響下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理制度和管理體系建設(shè)不夠健全，檔案管理的規(guī)范性差，管理人員缺乏，再加上檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，為檔案管理工作的科學(xué)化開(kāi)展造成了較大的困難。

信息化條件下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的電子化管理成為了一種可能，同時(shí)社會(huì)發(fā)展和人民群眾對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位辦事效率的提高提出了更高的要求，信息化技術(shù)的應(yīng)用為機(jī)關(guān)事業(yè)單位服務(wù)效率的提高提供了技術(shù)方面的支撐。但是機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于檔案管理價(jià)值的認(rèn)識(shí)存在不足，認(rèn)為是一項(xiàng)投入大效益小的工作，對(duì)于管理的軟硬件設(shè)施的投入不完備，沒(méi)有引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)人員來(lái)開(kāi)展管理工作。這些問(wèn)題在很大程度上影響了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的有效性，妨礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于社會(huì)提供公共服務(wù)職能的有效發(fā)揮，無(wú)法實(shí)現(xiàn)促進(jìn)社會(huì)主義各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)。

信息化條件下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

對(duì)于檔案管理意識(shí)的淡漠。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在職能方面承擔(dān)著為社會(huì)和國(guó)家發(fā)展提供公共服務(wù)的作用，將國(guó)家的大政方針進(jìn)行具體化，通過(guò)處理各項(xiàng)社會(huì)性事業(yè)的途徑來(lái)實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)的目標(biāo)。在日常的工作中，對(duì)于一些基本的信息和重要的事項(xiàng)往往以檔案的形式進(jìn)行專門(mén)的保管，以備后期不時(shí)之需。社會(huì)的快速化發(fā)展使人們的眼光放的越來(lái)越近，對(duì)于檔案的作用和價(jià)值無(wú)法產(chǎn)生高度的認(rèn)同感，認(rèn)為檔案就是對(duì)資料的一種整理，沒(méi)有從意識(shí)上產(chǎn)生良好的檔案價(jià)值觀，這也就導(dǎo)致在具體的管理過(guò)程中忽視對(duì)于檔案管理的認(rèn)可度，工作中敷衍了事，造成檔案資料的丟失，當(dāng)真正使用時(shí)卻發(fā)現(xiàn)找不到或者找到不完整的信息，影響檔案的使用價(jià)值發(fā)揮。同時(shí)由于對(duì)于檔案作用的不重視，導(dǎo)致一些重要信息和文件的外泄，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息的保密性帶來(lái)了影響。信息化技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理提供便捷的同時(shí)，也為信息安全帶來(lái)了威脅，一些病毒等不安全因素為信息的保密造成了一種隱患。

檔案管理缺乏規(guī)范化。工作的良好開(kāi)展需要有制度化的規(guī)定，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，良好的檔案管理制度和方法能夠使管理工作更加地科學(xué)化，節(jié)約信息查詢的時(shí)間。目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理過(guò)程中往往是流于形式，缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度和良好的執(zhí)行力。就目前來(lái)看，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作往往是被當(dāng)作一種后勤部門(mén)來(lái)劃設(shè)，在制度和人員管理方面缺乏足夠的重視，忽視了對(duì)于其重要性、科學(xué)性的認(rèn)識(shí)。沒(méi)有制定良好的管理規(guī)范或者雖然有類似的規(guī)定卻并沒(méi)有正確地實(shí)施，導(dǎo)致形式化問(wèn)題的突出。在相關(guān)決策時(shí)，對(duì)于已有的檔案信息不進(jìn)行有效的利用，而是憑著感覺(jué)和經(jīng)驗(yàn)隨意做決策，影響了決策效果，增加了決策的風(fēng)險(xiǎn)。

檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。創(chuàng)新是一項(xiàng)工作發(fā)展的必然要求，也是時(shí)代發(fā)展的動(dòng)力。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，創(chuàng)新是影響機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容。就目前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，創(chuàng)新的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面：一是缺乏創(chuàng)新型的人才，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作要求相關(guān)人員要有一定的專業(yè)知識(shí)和相應(yīng)的技能，有強(qiáng)大的耐力和責(zé)任心，需要長(zhǎng)期性的做下去，這也就導(dǎo)致一些單位檔案管理人才的缺失，許多單位因?yàn)闊o(wú)法招聘到對(duì)口的管理人才，往往從其他崗位或者降低要求標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行崗位的調(diào)整，以滿足管理工作的需要，這些人由于在專業(yè)知識(shí)方面的薄弱以及對(duì)于檔案管理責(zé)任心和職業(yè)道德的輕視，往往無(wú)法實(shí)現(xiàn)工作的需要，就更不必提管理中的創(chuàng)新了；其次，單位缺乏鼓勵(lì)創(chuàng)新的氛圍，創(chuàng)新是需要一定的環(huán)境來(lái)作為支撐的，目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作還是停留在將本職工作做好就可以，不需要太多的創(chuàng)新的思維模式中，無(wú)論是管理人員還是領(lǐng)導(dǎo)者都對(duì)創(chuàng)新的作用沒(méi)有產(chǎn)生過(guò)多的重視，導(dǎo)致檔案管理方式的單一，管理效果的停滯不前。

優(yōu)化我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問(wèn)題的建議

檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，需要有持久的耐心和銳意的創(chuàng)新精神，在日常的管理工作中，通過(guò)自身的實(shí)踐來(lái)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并能夠通過(guò)有效的思考和嘗試來(lái)尋求解決問(wèn)題的方法，從而保證管理工作的順利開(kāi)展。

提高對(duì)于檔案管理重要性和安全性的認(rèn)識(shí)。樹(shù)立良好的管理意識(shí)才能夠保證員工在日常的檔案管理工作中保持一種責(zé)任感，以負(fù)責(zé)任的態(tài)度和創(chuàng)新的思維去進(jìn)行具體的檔案管理。對(duì)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，要對(duì)檔案管理的重要性和安全性有高度的認(rèn)識(shí)。一方面，檔案潛在的價(jià)值 是無(wú)法準(zhǔn)確估計(jì)的，尤其是一些重要的檔案信息對(duì)于相關(guān)的決策和分析的作用是巨大的，但是這種作用又不是馬上能夠見(jiàn)效的，所以要在平時(shí)的檔案管理過(guò)程中始終保持一種正確的心態(tài)和方法，切忌敷衍了事，給以后工作造成麻煩；另一方面，對(duì)于一些保密等級(jí)比較高的檔案信息，要采取專用的檔案管理方式進(jìn)行存儲(chǔ)和使用，避免信息的泄露。同時(shí)，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要有意地培養(yǎng)員工的檔案管理重要性和安全性的意識(shí)，從思想觀念上對(duì)于檔案管理的重要性有深入的理解，在行為方面恪盡職責(zé)。

明確檔案管理制度。明確的制度規(guī)范能夠深化員工工作中的原則，使其明白工作中的底限，在進(jìn)行相關(guān)信息的整理和處理時(shí)能夠有所顧忌，防止錯(cuò)誤行為帶來(lái)的重大損失。機(jī)關(guān)事業(yè)單位一方面要將檔案管理工作中的一些注意事項(xiàng)和工作方法進(jìn)行明確，并向員工進(jìn)行認(rèn)真的講解，使其真正能夠消化和理解，從而在平時(shí)的管理過(guò)程中按照制度的規(guī)范行駛；另一方面要對(duì)那些違反制度規(guī)范的行為和人員進(jìn)行必要的懲戒，樹(shù)立制度的權(quán)威性，避免同一錯(cuò)誤的重復(fù)出現(xiàn)。

提高管理人員的創(chuàng)新意識(shí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，管理知識(shí)和能力是決定個(gè)人和單位競(jìng)爭(zhēng)力的重要因素，在平時(shí)的檔案管理工作中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位要通過(guò)有效的方式來(lái)對(duì)員工的創(chuàng)新性思維進(jìn)行培養(yǎng)和引導(dǎo)，使其具備創(chuàng)新的素質(zhì)。比如，可以將平時(shí)工作中遇到的問(wèn)題進(jìn)行討論和分析，對(duì)于有創(chuàng)新性的想法和建議，對(duì)員工進(jìn)行必要的獎(jiǎng)勵(lì)的同時(shí)，讓其他員工在工作中盡可能地加以利用，從而把一個(gè)人的創(chuàng)新思想發(fā)展成為多人甚至整個(gè)管理部門(mén)的能力和素質(zhì)，提高檔案管理的效果，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位公共職能的發(fā)揮提供強(qiáng)有力的支撐。

信息化時(shí)代，任何管理工作都講求高效率。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，要適應(yīng)這樣的社會(huì)化發(fā)展要求，就要在平時(shí)的工作中以一種創(chuàng)新的模式來(lái)進(jìn)行不斷的深入研究，從深層次挖掘檔案的內(nèi)在價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)其真正的功效，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步。面對(duì)工作過(guò)程中所遇到的問(wèn)題，要采取對(duì)應(yīng)的措施來(lái)加以解決。同時(shí)要利用網(wǎng)絡(luò)化的平臺(tái)提高檔案信息的透明度，方便公民對(duì)于相關(guān)信息的查找和利用，實(shí)現(xiàn)部分檔案內(nèi)容的電子化運(yùn)營(yíng)，一方面節(jié)約檔案管理的成本，另一方面保證檔案管理的合理化發(fā)展。

(作者單位：國(guó)家廣播電影電視總局機(jī)關(guān)服務(wù)局)