海洋檔案管理的問題及改進研究

楊帆 吳曉文 孫杰

摘要：海洋檔案管理工作因關(guān)系到海洋事業(yè)的發(fā)展而備受重視。文章分析了當前我國海洋檔案管理存在的信息化問題、安全管理問題、開發(fā)利用問題以及進館鑒定問題，并針對這些問題提出改進的策略，以期改善海洋檔案的管理工作。

關(guān)鍵詞：海洋檔案；問題；管理；改進

當前，由于我國海洋事業(yè)的全面發(fā)展，海洋檔案的有關(guān)工作也逐漸受到重視。海洋檔案作為一種原生的信息資源，在國家發(fā)展海洋經(jīng)濟、維護海洋主權(quán)、保護海洋環(huán)境等各項海洋事業(yè)中發(fā)揮著其他信息資源不可替代的作用。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展以及科學技術(shù)的進步，不對變化的環(huán)境將給予海洋管理工作新的挑戰(zhàn)，為此，必須進一步改進與加強海洋檔案的管理，改進當前海洋檔案管理工作中存在的問題。

一、當前我國海洋檔案管理存在的問題

回顧往昔，我國海洋檔案管理工作已實現(xiàn)多方面的進步。從“十五”期間開始，中國海洋檔案館的建設(shè)就取得了重大突破?！笆晃濉逼陂g，海洋局檔案館的配備日漸齊全，各種海洋信息、文獻等檔案不斷豐富，初步的海洋檔案管理方案得到落實，這些進步標示著海洋檔案管理邁上新臺階?！笆濉逼陂g，海洋檔案管理工作得到繼續(xù)發(fā)展，管理機制趨于完善，海洋檔案資源的全面整合、信息安全、資源共享等工作向前邁進，檔案管理與服務(wù)人員結(jié)構(gòu)合理。經(jīng)過三個五年規(guī)劃，海洋檔案管理工作水平顯著提升，為“十三五”的規(guī)劃及部署埋下堅實基礎(chǔ)。然而，當前的海洋檔案管理工作還存在著信息化、安全管理、開發(fā)利用以及進館鑒定等問題。

（一）信息化問題

現(xiàn)代社會儼然已是信息社會，檔案資料的產(chǎn)生、加工、傳輸、儲存與公布很大程度上都有賴于信息化。海洋檔案的信息化有多項積極的意義。首先，紙質(zhì)的文獻資料在存儲的過程中可能出現(xiàn)丟失，造成資源浪費，信息化后，現(xiàn)代計算機技術(shù)基本可以避免信息丟失的問題。其次，信息化是暢通海洋檔案資料傳送的有效途徑，由于跨地區(qū)、跨部門項目增加，而信息傳送是無法避免的工作，信息化后，海洋檔案的輸出與接收速率極大增加，檔案管理人員的工作效率也將提升。最后，信息公開已是政府部門的工作常態(tài)，海洋檔案信息化有利于公眾的查詢、監(jiān)督。然而，海洋檔案種類繁多，信息多樣，缺乏具備專業(yè)知識的檔案管理人員等問題，阻撓了海洋檔案信息化的進程。

（二）安全管理問題

雖然檔案數(shù)字化、數(shù)字化已是大勢所趨，但當前我國海洋檔案信息化程度仍不高，許多檔案已紙質(zhì)形式存在?？梢哉f，海洋檔案在其紙質(zhì)存儲階段、數(shù)字化階段、信息化后階段都存在安全隱患，這值得檔案管理人員注意。首先，紙質(zhì)檔案由于載體材質(zhì)存在氧化的可能，長期保存或受蛀受潮都有可能使紙質(zhì)檔案失真，影響信息的提取。其次，數(shù)據(jù)化過程中，員工對軟硬件系統(tǒng)存在依賴，高度集成的軟件處理解碼、編碼和加密等步驟都無法被肉眼窺探，使得記錄信息的工作人員必須配合其屬性設(shè)置 [1]。最后，信息化后，網(wǎng)絡(luò)的開放性也帶來了安全問題，通過網(wǎng)絡(luò)傳播的信息在任何節(jié)點都可能遭遇攔截、讀取、篡改等。

（三）開發(fā)利用問題

檔案信息是一種寶貴的信息資源，也是一種生產(chǎn)力。提高海洋檔案的利用率，對推動海洋事業(yè)發(fā)展具有重要意義。但是，傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理觀念使得海洋檔案管理人員對海洋檔案的開發(fā)利用問題不能形成正確的認識[2]，以至于海洋檔案這一信息資源不能發(fā)揮它應(yīng)有的作用。因此，必須處理好海洋檔案的開發(fā)利用問題，使海洋檔案更好地指導實踐，提升它的實際效益與價值。

（四）進館鑒定問題

進館鑒定，把檔案資料存入檔案館時，對海洋檔案的條件、質(zhì)量、密級以及齊全性等方面特性的關(guān)注，也是檔案資料統(tǒng)一化、規(guī)范化、專業(yè)化的基礎(chǔ)。我國海洋檔案工作起步較晚，且由于前期的檔案整理工作缺乏標準指導，導致已進館的海洋信息資料存在問題[3]。盡管在2016年7月，以《國家海洋局歷史檔案進館工作指南》為準則的第二次歷史檔案進館工作已通過驗收。但是，從檔案進館知識體系看，海洋檔案的進館鑒定工作仍有改進的可能。

二、改進現(xiàn)有問題的策略探討

（一）關(guān)于信息化建設(shè)

海洋檔案信息化建設(shè)的兩個重點在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以及管理人員專業(yè)知識的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫作為信息化的硬件基礎(chǔ)，它承載了檔案數(shù)據(jù)信息化的全過程，系統(tǒng)性是海洋檔案數(shù)據(jù)庫最大的要點，以滿足信息從錄入、傳輸、提取、存儲和查詢等全過程的要求。除此以外，管理人員的專業(yè)性是信息化的建設(shè)的軟性保障，海洋檔案的管理人員不但需要具備檔案管理的知識，還須通曉海洋科技的知識。正因如此，海洋檔案的管理人員必須不斷進修，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，以順利實現(xiàn)海洋檔案的信息化。

（二）關(guān)于安全管理

海洋檔案的安全管理在數(shù)字化前后三個階段中應(yīng)有不同側(cè)重。在數(shù)字化前，紙質(zhì)檔案的記錄盡量選用結(jié)實的紙張，存放時注意室內(nèi)的通風和光照、溫度及濕度并做好防蟲防塵等。在數(shù)字化過程中，要避免遺漏、錯寫等不易察覺的問題，也要盡可能熟悉計算機軟件。在信息化后，要加強存儲設(shè)備的保密檢查，加強操作系統(tǒng)的漏洞掃描，避免計算機病毒入侵，在內(nèi)外網(wǎng)間設(shè)置防火墻，檔案信息加密等。除此之外，海洋檔案管理人員必須強化自身的危機意識，時刻以信息的安全性為己任，以避免檔案信息的安全紕漏。

（三）關(guān)于開發(fā)利用

加大海洋檔案的開發(fā)，使其更好地為海洋事業(yè)服務(wù)，所以檔案開發(fā)利用工作圍繞的是“服務(wù)”這個中心。首先，要將歸屬科技、地質(zhì)、生物、測繪、儀器各類的信息清楚地歸檔、保存并有效展示，做好海洋檔案的分類工作；其次，突出重點，對過往工作中需要用到的信息資料要重點關(guān)注；最后，注重信息公開，盡可能多地將不涉及國家機密的合法信息予以公布。盡可能地將海洋檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，指導實踐。

（四）關(guān)于進館鑒定

如上所述，海洋檔案管理人員需要對進館檔案的條件、質(zhì)量、密級以及齊全性等方面進行鑒定。進館鑒定時必須組織一支鑒定隊伍并提前制定好鑒定工作準則，鑒定過程中規(guī)范地記錄信息的內(nèi)容和變化，鑒定結(jié)束后更要進一步檢查與考核。此外，在鑒別過程中，不同的鑒別主體在知識體系、工作經(jīng)驗上可能有異，此時可應(yīng)用德爾菲法，使鑒定主體在鑒定問題上達成一致。

【參考文獻】

[1]李芳.海洋檔案數(shù)字化資產(chǎn)安全風險管理[J].蘭臺世界，2015（23）：104-105.

[2]朱蘭蘭.檔案信息資源開發(fā)利用對經(jīng)濟社會發(fā)展影響力測度問題初探[J].檔案學通訊，2011（03）：79-83.

[3]薛惠芬，徐芳，孫曉燕.海洋檔案進館鑒定及其管理方法[J].北京案，2015（10）：37-38.

作者簡介：楊帆（1986.10～），男，漢族，安徽安慶人， 國家海洋局東海信息中心（國家海洋局東海檔案館）助理工程師，從事檔案工作。研究方向：海洋檔案管理及電子檔案管理。