《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》及其執(zhí)行問題探析

李子林

摘要：本文在對《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》的特點進行分析的同時，就目前存在的文件材料歸檔范圍劃分不清晰、保管期限表編制主線模糊、內(nèi)容及格式錯誤等問題，提出建立部門合作機制，明確細化文件材料歸檔范圍；立足企業(yè)特點確立編制主線；重視開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等措施。

關(guān)鍵詞：10號令保管期限表歸檔范圍

2012年12月，國家檔案局以第10號令的形式頒布了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》），用來統(tǒng)一指導(dǎo)全國企業(yè)檔案管理工作?！兑?guī)定》主要對各類企業(yè)的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表（以下簡稱《保管期限表》）進行了規(guī)范，作為服務(wù)企業(yè)各項活動的重要參考。筆者曾參與國家檔案局對企業(yè)貫徹執(zhí)行《規(guī)定》情況的審核工作，發(fā)現(xiàn)部分企業(yè)在執(zhí)行該規(guī)定時存在的普遍問題，針對這些問題，提出相應(yīng)的解決措施。

一、《規(guī)定》的特點

《規(guī)定》主要包括正文和附表兩大部分。其中，正文主要涉及《規(guī)定》的目的、意義等說明；企業(yè)文件材料歸檔范圍及要求；企業(yè)文件材料具體內(nèi)容及保管期限；檔案保管期限表的編制及報審要求；《規(guī)定》的適用及附則等內(nèi)容。附表則為《企業(yè)管理類檔案保管期限表》。與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》相比，其特點如下：

（一）立足現(xiàn)代企業(yè)特點，劃分文件材料歸檔范圍

在文件材料歸檔范圍上，《規(guī)定》與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》提供的參考性的文件材料歸檔范圍基本一致，主要包括：經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、行政管理類、黨群管理類等。不同的是，與前者相比，《規(guī)定》對文件材料歸檔范圍的劃分更為細致，并結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理的新特點，強調(diào)從企業(yè)產(chǎn)權(quán)制度、所有制形式、業(yè)務(wù)活動等方面著手，明確劃分文件材料的歸檔范圍。具體如下：

1.《規(guī)定》遵循現(xiàn)代企業(yè)制度和企業(yè)所有制形式多樣性的特點，依據(jù)《公司法》將企業(yè)股東大會、董事、監(jiān)事會等企業(yè)治理過程中形成的文件材料及公司設(shè)立、變更、改制等過程中形成的文件材料進行細分并納入歸檔范圍。

2.《規(guī)定》對企業(yè)資本經(jīng)營業(yè)務(wù)產(chǎn)生的文件材料進行重新梳理，按照資本經(jīng)營工作的內(nèi)容設(shè)置條目，將資本經(jīng)營分為融資和資產(chǎn)管理兩部分并進一步細分。

3.《規(guī)定》為突出企業(yè)經(jīng)營管理變化的趨勢，強調(diào)對企業(yè)資本經(jīng)營、證券業(yè)務(wù)等文件材料的歸檔，同時，為順應(yīng)我國政府逐漸加強規(guī)范企業(yè)內(nèi)部控制工作力度的趨勢，將項目審計、內(nèi)部控制、風(fēng)險控制、社會責(zé)任等過去在企業(yè)文件材料歸檔過程中被忽視的文件材料納入歸檔范圍。

（二）適應(yīng)企業(yè)發(fā)展新形勢，引入“管理類檔案”概念

與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》相比，《規(guī)定》引入“管理類檔案”概念，重新定義為企業(yè)行政管理、生產(chǎn)管理、經(jīng)營管理、黨群工作四類檔案，以便對企業(yè)業(yè)務(wù)活動和管理活動產(chǎn)生的文件材料進行明確劃分。另外，黨群工作類檔案在過去僅作為政府機關(guān)、事業(yè)單位及國有企業(yè)檔案（見《國有企業(yè)文件材料歸檔辦法》）的專屬類別而存在，非公有制企業(yè)在這方面一直處于空白。伴隨著改革實踐的不斷深化，個體、私營等各種形式的非公有制經(jīng)濟已經(jīng)成為社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分。鑒于此，《規(guī)定》將黨群工作類檔案納入企業(yè)管理類檔案范疇，要求公有制、非公有制企業(yè)均重視對各項管理類檔案的歸檔工作。

（三）結(jié)合企業(yè)實際需求，革新保管期限設(shè)置方法

《規(guī)定》沿用《企業(yè)檔案工作規(guī)范》參考附錄中的企業(yè)檔案保管期限設(shè)置方法，將企業(yè)檔案保管期限由永久、長期、短期改為永久、定期。其中，定期實行30年、10年的標時制。企業(yè)在經(jīng)營業(yè)務(wù)及日常管理活動中形成的檔案并非同等重要，相應(yīng)地其所需保存的期限也不盡相同。體現(xiàn)在《規(guī)定》中就是它明確要求對企業(yè)檔案的保管期限進行具體的時間標注。同時，與《企業(yè)檔案工作規(guī)范》相比，《規(guī)定》強調(diào)企業(yè)設(shè)置保管期限時可在保證最低保管期限要求的情況下，根據(jù)自身業(yè)務(wù)及長久保存利用需要自主設(shè)置保管年限，不僅僅局限于30年和10年。如證券、股票業(yè)務(wù)作為金融投資企業(yè)的主營業(yè)務(wù)，在其業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料對該企業(yè)具有重要的參考價值，企業(yè)可以適當上調(diào)對該類文件材料的保管期限，如從30年延長至40年、永久等，以充分發(fā)掘檔案價值為企業(yè)長期發(fā)展服務(wù)。

二、企業(yè)貫徹執(zhí)行《規(guī)定》過程中存在的普遍問題

（一）文件材料歸檔范圍劃分不清晰，條目表述籠統(tǒng)

由于部分企業(yè)檔案部門獨攬編制工作，與業(yè)務(wù)部門缺乏溝通合作，在未摸清企業(yè)活動特點、組織機構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程等狀況，以及未征求業(yè)務(wù)部門意見的情況下開展制定工作，或者部分企業(yè)各業(yè)務(wù)部門自行編制本部門的《保管期限表》，最后由檔案部門匯總。上述情況直接導(dǎo)致《保管期限表》中文件材料歸檔范圍劃分不清晰，條目表述過于籠統(tǒng)。例如：一級條目“辦公廳”下設(shè)置“中央、國務(wù)院發(fā)文”條目?！爸醒搿鴦?wù)院發(fā)文”有普發(fā)性的，也有針對本企業(yè)的，究竟二者全部列入須永久保管的文件材料歸檔范圍還是有所區(qū)別并不明確。同樣，其他一級條目“審計部”、“人力資源部”下均設(shè)置“中央部委發(fā)文”條目，該條目與“中央、國務(wù)院發(fā)文”所指文件材料歸檔范圍之間是否存在相同或差異并未指明，致使各部門工作人員在歸檔工作中對文件材料歸檔范圍的劃分感到困惑。

（二）對文件材料組織體例把握不準，致使編制主線模糊

《保管期限表》中文件材料組織有兩種體例：一是按職能或問題組織，二是按部門組織。企業(yè)依據(jù)文件材料組織體例選擇相應(yīng)的編制方式，即以職能或以部門為編制主線。由于企業(yè)對文件材料組織體例把握不準，致使《保管期限表》的編制主線不清晰，歸檔范圍條目混亂。部分企業(yè)按職能設(shè)置條目，出現(xiàn)遺漏非紅頭文件、各部門職能交叉造成文件材料權(quán)屬混亂等現(xiàn)象。部分企業(yè)雖然按部門組織設(shè)置條目，但是一級標題下卻出現(xiàn)部門不全、組織層次不清的現(xiàn)象。部分企業(yè)甚至混用“部門”“職能”兩種標準設(shè)置條目，致使《保管期限表》中條目的設(shè)置缺乏統(tǒng)一性和條理性。

（三）《保管期限表》在內(nèi)容、格式等方面存在的錯誤問題

1.格式錯誤?！兑?guī)定》中管理類檔案保管期限表的表頭主要包括序號、歸檔范圍及保管期限。而企業(yè)實際提交《保管期限表》的表頭往往與此不符，出現(xiàn)“歸檔文件材料”“保管年限”“編號”等錯誤。在序號的編制上，《規(guī)定》要求《保管期限表》的編號必須反映文件材料的分類層級，因此采用分層編號法，即第一層用“1”，第二層用“1.1”、“1.2”的標注方式。并且編號最好不要超過四級。如超過四級，第五級可用（一）（二）（三）的標注方式。而企業(yè)實際提交的《保管期限表》中常出現(xiàn)五級編號或編號格式錯誤等現(xiàn)象。

2.條目設(shè)置的問題。一是《保管期限表》中條目的設(shè)置出現(xiàn)重復(fù)、交叉、關(guān)聯(lián)性低、描述過于抽象等問題，如上級條目“人力資源管理工作文件材料”與其下屬條目“職工健康與醫(yī)療保險文件材料”之間的關(guān)聯(lián)性較低，隸屬關(guān)系不明確。二是《保管期限表》中次要條目排列在重要條目之前，條目排列次序缺乏邏輯性。

三、企業(yè)改進編制工作的相關(guān)建議

（一）強化部門合作，明確細化文件材料歸檔范圍

通過建立部門合作協(xié)調(diào)機制，成立編制領(lǐng)導(dǎo)小組，實現(xiàn)檔案部門與企業(yè)內(nèi)其他業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)動合作，從而準確判斷各部門需要歸檔的文件。具體來說，首先，由檔案部門或企業(yè)綜合辦公室下發(fā)文件材料調(diào)查表，“各部門根據(jù)實際業(yè)務(wù)流程及法律法規(guī)和規(guī)范性文件提出記錄保存要求”[1]如實填寫，匯總后報送給檔案部門。其次，檔案部門依據(jù)其他各業(yè)務(wù)部門報送的文件材料調(diào)查表，對企業(yè)各部門進行職責(zé)分析，提出各部門應(yīng)歸檔文件材料的參考范圍，并確立《保管期限表》的編制框架。再次，各業(yè)務(wù)部門參考檔案部門意見并在專業(yè)檔案工作人員的協(xié)助下初步形成部門《保管期限表》。最后，檔案部門在匯總各部門《保管期限表》并形成初稿后，下發(fā)各部門征求意見。

（二）結(jié)合企業(yè)自身特點，選擇恰當?shù)木幹品绞?/p>

《規(guī)定》中管理類檔案保管期限表模板是以職能為主線進行編制的，這種編制方式“可參考的樣表較多，編制工作量相對較小，對編制人員要求相對較低，且可應(yīng)對企業(yè)機構(gòu)的頻繁變化”。[2]但是它很容易造成文件材料形成、歸檔責(zé)任不清，并易遺漏重要非紅頭文件。部門變化頻繁或第一次編制保管期限表的企業(yè)比較適用這種編制方式。以部門為主線編制《保管期限表》需要對企業(yè)部門機構(gòu)設(shè)置及業(yè)務(wù)活動有較為深入地了解，對編制人員要求較高且工作量大，編制周期較長。這種編制方式更適用于部門調(diào)整不頻繁，有業(yè)務(wù)能力較強的檔案人員承擔(dān)編制工作的企業(yè)。特別是專業(yè)性強的企業(yè)，如金融財團、信息技術(shù)研發(fā)、電商等企業(yè)就可以按照職能主線編制《保管期限表》。

（三）開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升檔案工作業(yè)務(wù)水平

邀請國家檔案局分管企業(yè)檔案工作的專家開展《規(guī)定》解讀學(xué)習(xí)及《保管期限表》編制經(jīng)驗交流等系列培訓(xùn)活動，以增強企業(yè)各業(yè)務(wù)部門及檔案部門員工的檔案業(yè)務(wù)知識和技能。針對企業(yè)在《保管期限表》制定過程中遇到的普遍問題，企業(yè)之間可以通過交流、合作等方式進行探討，在必要時可向國家檔案局尋求業(yè)務(wù)指導(dǎo)和幫助。同時，由行業(yè)內(nèi)的龍頭企業(yè)牽頭，聯(lián)合行業(yè)內(nèi)企業(yè)，開展《保管期限表》編制工作，設(shè)計出可供行業(yè)內(nèi)企業(yè)參考的模板。

注釋及參考文獻：

[1]蔡盈芳.編制企業(yè)文件材料歸檔范圍和管理類檔案保管期限表（二）[J].中國檔案，2015（4）：30-31.

[2]李和平（主編）.企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定實施指南[M]，北京：電子工業(yè)出版社，2013： 50-51.