《北京市機關檔案工作指南》解讀（二）

李元春

《指南》第五部分內容是檔案信息化建設。近幾年來，從國家檔案局到北京市檔案局均陸續(xù)出臺了一些關于檔案信息化方面的文件，檔案信息化建設已經成為加強和改進新形勢下檔案工作的重要內容，是積累豐富檔案資源的必然手段，將為檔案工作提質增效提供持久動力。檔案信息化建設的內容共5大部分34條內容，分為檔案數(shù)字資源的獲取、檔案數(shù)字資源的保管、檔案數(shù)字資源的移交、檔案數(shù)字資源的利用以及數(shù)字檔案室建設。

首先，需要明確幾個概念：

《指南》中的檔案數(shù)字資源是指以數(shù)字形式存在的各類檔案資源，一般包括電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本。

電子檔案是指是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。電子檔案由全文信息和元數(shù)據(jù)共同構成，并應著錄電子檔案目錄。

電子文件是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件和電子檔案內容、結構、背景和管理過程的數(shù)據(jù)。包括文件的格式、編排結構、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

一、檔案數(shù)字資源獲取

重點掌握電子文件歸檔及傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。

（一）電子文件歸檔

1.管理目標。電子文件管理的目標是：真實、完整、可用、安全。

真實性要求電子文件的內容經過傳輸、壓縮、格式轉換等處理后依然保持不變，即始終與原始生成狀態(tài)保持一致。

完整性要求電子文件的內容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)無缺失；電子文件所依賴的計算機系統(tǒng)的完整。

可用性要求電子文件可以被正確讀取和展示，包括數(shù)據(jù)的可識別性、存儲環(huán)境的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

安全性要求電子文件生成、傳輸、存儲和備份的可信賴環(huán)境，確保電子文件在傳輸、存儲和遷移的過程中不會遭受刪除、篡改和破壞，且不會被非授權獲取。

2.歸檔程序。在OA系統(tǒng)中，電子公文歸檔一般程序包括七個步驟，即：

鑒定：審核電子文件的真實性、完整性、可用性，核對其內容和簽章，保證與其相應的紙質文件一致；鑒別電子文件的價值，確定其存舍，并劃分其保管期限。

填寫歸檔處理單：內容包括文件標題、發(fā)文字號、責任者、主題詞、形成時間、承辦部門、密級、歸檔責任人、保管期限、是否限制利用等10項。

給予歸檔標識：賦予電子文件歸檔號，歸檔號可由系統(tǒng)自動排序，也可自主修改和重排序。

預歸檔：電子文件從各部門辦結庫進入到預歸檔庫，其管理權限同時向檔案部門移交，同時，系統(tǒng)能夠自動記錄歸檔時間。需要明確的是以上幾步的責任主體都是文件形成或辦理部門

調整歸檔電子文件：檔案部門對歸檔電子文件進行調整，包括是否屬于歸檔范圍，保管期限是否劃分準確，歸檔號是否正確等內容。

檢測歸檔電子文件：檔案部門負責對歸檔的電子文件和元數(shù)據(jù)進行檢測。

歸檔：檔案部門將符合歸檔要求的電子文件存入檔案數(shù)據(jù)庫。

3.歸檔范圍。機關應制定《電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表》，并報同級檔案行政管理部門審核批準后執(zhí)行。電子文件歸檔范圍一般包括以下幾部分：

在辦公自動化系統(tǒng)中形成的，單位發(fā)布的正式公文，辦理完畢的收文，簡報、新聞，業(yè)務類、人事類、固定資產類的統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。

在電子政務系統(tǒng)中形成的，記錄業(yè)務受理、辦理、辦結、全過程的電子文件。主要包括：申請人申報、受理過程的電子文件。

在電子郵件系統(tǒng)中傳送的，反映本單位工作活動且具有查考利用價值的事務電子郵件及其附件。

在財務系統(tǒng)中形成的，會計核算工作中的電子會計數(shù)據(jù)。

在數(shù)碼照相與攝像及多媒體資源系統(tǒng)中形成和管理的，反映本單位職能、基本面貌、活動、人物等的電子文件。主要包括數(shù)碼照片和聲音、影像電子文件。

在其他信息系統(tǒng)中產生的有保存價值的電子文件。

4.歸檔責任。《指南》中明確指出電子文件形成部門應該履行歸檔責任。同時應該需要樹立三種意識：歸檔意識，依法完成歸檔；主動意識，檔案部門要主動收集電子文件，電子文件形成部門也要主動歸檔；時代意識，隨著信息化的不斷推進，各機關單位辦公自動化系統(tǒng)的不斷完善，電子文件歸檔越來越重要。

5.歸檔時間。電子文件的歸檔時間為應在辦理完畢后實時或定期歸檔。由于電子文件的特殊性，特別指出已經實現(xiàn)信息系統(tǒng)全程管理電子文件的機關應在電子文件辦理完畢后實時歸檔。

6.元數(shù)據(jù)歸檔。元數(shù)據(jù)有利于保證電子文件的真實性和憑證性，維護電子文件的真實面貌；有利于電子文件的檢索，提高電子文件的開發(fā)和利用水平；有利于電子文件的長期有效保管，并且通過不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)讀取，實現(xiàn)信息資源的共享；有利于保證電子文件的安全。因此，元數(shù)據(jù)是電子文件歸檔和電子檔案管理的重要內容，應按照《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 46-2009）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014）等，開展元數(shù)據(jù)歸檔工作，元數(shù)據(jù)的賦值應以自動捕獲為主、手工著錄為輔。

7.歸檔格式?！吨改稀芬箅娮游募捎梅蠂乙?guī)定的、適合長期保存的文件存儲格式歸檔。其中幾種常見類型的電子文件歸檔格式包括：

文本文件（Text），以XML、RTF、TXT、PDF格式歸檔。Microsoft Office、WPS Office以及北京市政府采購目錄收錄的其他正版軟件所生成的文本文件也可以直接歸檔。

數(shù)據(jù)文件（Data），應以其產生的數(shù)據(jù)庫環(huán)境為依托進行歸檔，維持數(shù)據(jù)原始面貌；或將數(shù)據(jù)文件轉換為可以脫離數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)讀取的數(shù)據(jù)表文件歸檔。

圖形文件（Graphic），位圖以TIFF、PNG、GIF格式歸檔；矢量圖以原始生成格式歸檔。

圖像文件（Image），以JPEG、TIFF格式歸檔。較為重要的拍攝圖像可以RAW格式歸檔。

聲音文件（Audio），以WAV、MP3格式歸檔。

影像文件（Video），以MPEG、AVI格式歸檔。

8.真實性要求。由于檔案的原始性，《指南》要求確保電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠且未被非法更改，電子文件內容真實、完整。

9.涉密要求?！吨改稀穼ι婷茈娮游募w檔也做了相關要求。涉密電子文件應按照相關保密規(guī)定履行歸檔手續(xù)。在執(zhí)行過程中，要按照密級和安全等級最高的電子文件執(zhí)行保密與信息安全管理制度。同時在保證電子文件安全的前提下，應選擇在線歸檔方式。此外，經過加密的電子文件應在解密后歸檔，壓縮的電子文件應該解壓縮后歸檔。

（二）傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化

檔案數(shù)字化是指，利用計算機技術將傳統(tǒng)載體檔案（紙質、縮微膠片、照片、模擬音視頻等）信息轉換為數(shù)字信息并提供利用的處理過程。《指南》要求傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作應按照DA/T 31-2005、DB11/T 765 1～7的具體要求執(zhí)行。

1.基本要求。傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化要滿足系統(tǒng)、完整、優(yōu)先、安全的基本要求。

*系統(tǒng)：檔案數(shù)字化涉及信息系統(tǒng)設計與開發(fā)、信息資源的采集、存儲和利用，應進行全面規(guī)劃，并在實施過程中不斷根據(jù)實際情況進行調整。

*完整：檔案數(shù)字化過程中應特別注意保持全宗、目錄、案卷等檔案組成單位的完整性，不宜進行隨意分割，不應孤立地抽取個別重要文件而失去與一組文件的內在聯(lián)系，從而破壞檔案的整體價值。

*優(yōu)先：應確定檔案數(shù)字化的順序。宜根據(jù)實際情況，優(yōu)先處理重要的、開放的、利用頻率高的、需要搶救的檔案。

*安全：安全是檔案工作的重中之重。在進行傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作時要采取系列的措施確保檔案實體安全與數(shù)字信息安全。

2.檔案數(shù)字化加工一般分為七個環(huán)節(jié)：

檔案整理：對傳統(tǒng)載體檔案進行編頁、拆除裝訂、頁面修整、裝訂。

目錄建庫：建立目錄數(shù)據(jù)庫并進行著錄。

檔案掃描：根據(jù)實際情況選擇相應的掃描方式，并進行相關參數(shù)的設置和調整，如亮度、對比度、飽和度、色彩平衡等。參數(shù)的設置和調整應保證調整后的圖像不失真、效果最接近檔案實體。掃描方式可以采取連續(xù)掃描方式或者平板掃描方式，色彩模式可以選取黑白二值圖像模式或者彩色模式，分辨率要求大于等于200DPI，建議300DPI，宜采用TIFF、JPEG、PDF格式存儲。

圖像處理：對掃描的圖像進行方向調整、糾偏、去污、拼接等調整。

數(shù)據(jù)質檢：目錄數(shù)據(jù)質量檢查、圖像質量檢查

數(shù)據(jù)掛接：實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與圖像數(shù)據(jù)的對應。

數(shù)據(jù)驗收：驗收時數(shù)據(jù)抽檢的比例要達到5%以上，合格率應達到99.7%以上。

二、檔案數(shù)字資源的保管

應該以“安全第一”為原則，做好檔案數(shù)字資源的長期保存工作。

1.定期檢查?！吨改稀访鞔_指出機關對檔案數(shù)字資源進行定期檢查，并對檢查方式和要求做了具體的要求。

2.安全備份?！吨改稀芬髾C關做好檔案數(shù)字資源安全備份工作，可以選擇采取脫機備份、雙套制、異質備份、異地備份。

3.保管環(huán)境?！吨改稀芬?guī)定了檔案數(shù)字資源的保管環(huán)境應符合GB 50174-2008、GB/T 2887-2011、GB/T 9361-2011等標準的規(guī)定。各機關檔案部門應該明確提出需求，要求信息化或者網管部門在機房建設時滿足這些要求。

4.對于涉密的檔案數(shù)字資源載體，《指南》要求要家信息安全等級保護標準和涉密信息系統(tǒng)分級保護管理規(guī)定。

5.《指南》規(guī)定保存在脫機載體中的檔案數(shù)字資源應每滿4年遷移一次，數(shù)據(jù)遷移至新載體后即刻進行一次檢查。確保遷移前后檔案數(shù)字資源內容的一致性和憑證的有效性。

三、檔案數(shù)字資源的移交

《指南》指出列入國家綜合檔案館檔案接收范圍的機關，應向同級國家綜合檔案館移交電子檔案。

1.移交時間?！吨改稀芬?guī)定了檔案數(shù)字資源應在電子文件歸檔后4年內，將電子檔案向同級國家綜合檔案館移交。在條件允許的情況下，可在歸檔后實時向同級國家綜合檔案館。并明確要求傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化副本應隨檔案原件一并向同級國家綜合檔案館移交。

2.移交要求?！吨改稀芬笠平坏碾娮訖n案應為歸檔的原生性電子文件，電子檔案的內容信息、目錄和元數(shù)據(jù)必須齊全完整，并確保真實、可用和安全。

3.移交格式。《指南》中明確規(guī)定了電子檔案的移交格式（即前文所述的歸檔格式），不在《指南》規(guī)定的電子文件格式之列的，在移交前應進行格式轉換。

4.移交方式。檔案數(shù)字資源移交方式分為在線移交和離線移交兩種?！吨改稀愤€規(guī)定了離線移交應使用的載體及相關要求。

四、檔案數(shù)字資源的利用

《指南》規(guī)定了機關應依法依規(guī)向利用者提供檔案數(shù)字資源的檢索、利用服務。并提出了一系列具體的要求：

1.檔案數(shù)字資源應有文件級的計算機檢索目錄。

2.建立嚴格的利用權限控制機制。

3.檔案數(shù)字資源查閱利用的一般程序是：利用者查看檔案目錄、提出利用申請、系統(tǒng)審核利用權限、調閱檔案原文。系統(tǒng)審核未通過的，利用者可向檔案部門直接提出利用申請。

4.設置檔案數(shù)字資源借閱期限。

5.利用系統(tǒng)要具備記錄、分析、統(tǒng)計的功能。

6.出于對電子檔案的保護考慮，機關應制作電子檔案的利用件，并將電子檔案利用件用于利用服務。

五、數(shù)字檔案室建設

數(shù)字檔案室，是指是指機關在履行職能過程中，運用現(xiàn)代信息技術對電子檔案和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本等數(shù)字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限檔案公共信息服務的檔案信息集成管理平臺。

數(shù)字檔案室定位為信息化條件下檔案室的先進形式，是管理機關檔案信息的“橋頭堡”，也是機關辦公自動化與數(shù)字檔案建設的“中繼站”，是檔案信息化建設的重要節(jié)點。中辦、國辦《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》指出：把檔案信息化納入本單位信息化建設整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實施，確保檔案部門實現(xiàn)對電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導。

《指南》對數(shù)字檔案室建設的要求為：按照國家檔案局《數(shù)字檔案室建設指南》（檔發(fā)〔2014〕4號）的統(tǒng)一部署和要求，根據(jù)實際工作需要，遵循“資源為先，標準規(guī)范，整體推進，確保安全”的原則。

數(shù)字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設、應用系統(tǒng)建設、數(shù)字檔案資源建設、保障體系建設。

基礎設施建設：應依托機關信息化建設成果，建設相對獨立且穩(wěn)定、兼容的，能夠滿足數(shù)字檔案資源管理和機關共享利用需求的數(shù)字檔案室基礎設施。

應用系統(tǒng)建設：基于OAIS（ISO14721-2012）參考模型設計功能架構，應能集成管理各門類檔案數(shù)字資源，應具備捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、統(tǒng)計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統(tǒng)配置、用戶管理等基本功能，具體功能需求可參見GB/T29194-2012電子文件管理系統(tǒng)通用功能需求。

數(shù)字檔案資源建設：數(shù)字檔案資源門類、各門類電子檔案或數(shù)字副本、電子檔案核心元數(shù)據(jù)應齊全、完整。數(shù)字檔案資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合系列國家標準或地方規(guī)范的要求。

保障體系建設：包括經費保障、制度保障以及人才保障，特別是數(shù)字檔案室所配人員應具備檔案或信息技術相關專業(yè)的學歷，應具有較好的管理才能和計算機應用技能。

作者單位：北京市檔案局