IT項目管理中存在的問題及對策分析

江 琛

IT項目管理中存在的問題及對策分析

江 琛

在IT項目管理中整個項目的成功與否取決于這個項目管理的成效。在如今快速發(fā)展的時代應該將現(xiàn)有的理論與新技術(shù)融會貫通地應用到項目管理中，這個是有一定的難度的，所以才更需要一個成功的項目管理?？偟膩碚f，IT部門在一個項目管理上出現(xiàn)的問題大部分是由計劃不周全和溝通不恰當造成的。公司在眾多項目的管理實施當中都會多多少少的存在以下這樣的問題，就是這樣的問題嚴重降低了項目的成功幾率。本文將會分別列舉幾個在項目管理實施中存在的管理失誤來進行問題分析，并提出個人建議。

IT項目管理 問題分析 影響

近幾年隨著IT業(yè)的不斷發(fā)展，相當多的項目都在逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐訧T為基礎(chǔ)，IT項目管理是指采用項目管理的辦法和專業(yè)技術(shù)，再結(jié)合IT產(chǎn)業(yè)的具體特點，對其實施的項目進行成本、人力資源、質(zhì)量、綜合和風險等方面的管理。這些企業(yè)的管理已經(jīng)頗見成效，并且由更多的企業(yè)正在逐步改變，為了更好地發(fā)展和避免資源的浪費，現(xiàn)企業(yè)還在摸索和成長的階段。

一、IT項目管理中存在的問題

（一）用人不當

在現(xiàn)今IT項目管理方面人員流動量特別大，缺乏專業(yè)性的人才，其實IT產(chǎn)業(yè)本身的人流量就偏大，一個項目是否能圓滿地完成，主要因素是在人員配備與人員技能方面，其實IT行業(yè)對于技術(shù)人員的要求特別高，而在我國現(xiàn)有的IT行業(yè)中技術(shù)人員特別稀缺，正是由于技術(shù)人員稀缺，現(xiàn)在的IT業(yè)容易造成一種重技術(shù)、輕管理的現(xiàn)象，其實在我國大部分的行業(yè)都存在這一問題，在企業(yè)培訓人才的時候都是本著一種只要技術(shù)過硬就可以升做管理人員的管理模式。在這樣的管理模式下，技術(shù)人員對于那些不會技術(shù)的管理人員抱有一種“沒有本事，只動嘴皮子”的態(tài)度，造成企業(yè)管理措施不好實施的效果，其實與技術(shù)相比管理更注重于關(guān)注被管理人員的人員變化，以及人員之間的溝通協(xié)調(diào)和對下屬的工作情況的了解和關(guān)懷。所以用人不當容易導致項目無法順利往下執(zhí)行，就算初期計劃再好也會有得到不滿意的結(jié)果。在項目進行當中必須要有一位經(jīng)驗豐富且具有責任心的領(lǐng)導人，即項目負責人，項目的發(fā)展需要項目負責人來進行掌舵督促執(zhí)行，如果項目負責人任用不當?shù)脑?，項目很有可能隨著發(fā)展而失去最初的控制。其實在很多的IT企業(yè)當中，項目負責人大多是技術(shù)人員的骨干人員，在技術(shù)方面經(jīng)驗豐富，知識深厚，不過大多缺乏管理經(jīng)驗，經(jīng)常會有自己的情緒摻雜在工作當中，沒有意識到自己是這個項目的主導，無法宏觀把控項目的發(fā)展，有些一味地埋頭苦干，安排不好自己的工作的同時也無法安排好其他人員的任務，很多不好分配的工作都由自己親自動手完成，造成項目無法合理地分配到各個相關(guān)人員手中，造成人員負載失衡。

（二）流程問題

沒有遵循標準的項目管理流程是在項目管理中的常見問題。如果沒有制定一個合理的流程會在無意識中增加項目執(zhí)行的風險，項目失敗的可能性會加大，沒有制定一個合理的流程和項目計劃會讓所有的項目參與者不知道下一階段自己應該干什么，項目負責人也沒有辦法宏觀把控項目的走向以及項目的進展情況，最后導致無法按照初期的預算、時間和計劃來合理地完成項目。流程太多太雜的話又會讓項目變得死板，沒有靈活性，如果這些流程變得死板的話會讓員工自己的想法得不到支持，繼而影響工作的熱情和員工工作的積極性。在項目進行中會出現(xiàn)很多的變更，在項目實施中會對這些變更缺乏重視，當有變更的時候不及時記錄存檔，并根據(jù)這些變更作出相應的項目計劃調(diào)整和項目資金計劃調(diào)整，造成預算超支或延長項目執(zhí)行時間。還有在現(xiàn)在的項目進行中很容易出現(xiàn)項目進度情況不明，參與項目管理的人員對項目中存在的小問題掉以輕心，這些看似不起眼的問題很有可能會演變成大問題，造成成本增加到不可控的地步。

（三）計劃問題

計劃是IT項目管理進行的關(guān)鍵問題，現(xiàn)在很多項目都有這種現(xiàn)象，由于前期人員分配、技術(shù)分配的不確定造成項目開始實施的時候還沒有一個完善的項目進度計劃。項目管理成員以及項目參與人員對于項目完成時間和進度沒有一個準確的時間和進度的概念，從而容易延緩項目整體的進度，造成資源的浪費和成本的增加，還會影響公司的形象等。前期商業(yè)如果沒有與IT部門進行項目范圍的定義，那IT部門就會缺乏方向來完成預期所計劃的目標，看不到應有的成效。容易忽略項目之間的關(guān)聯(lián)造成資源分配失衡（比如沒有提前溝通將預備配備給A項目的人員配備給了B項目），這樣就會出現(xiàn)連鎖效應，其他項目也會受到影響，影響整體的項目進度。在項目進行的前期都會進行風險評估，大多公司對于風險評估都會過于隨意，不夠重視，造成風險評估資料不準確，在項目的后期進行當中很有可能會影響項目順利進行甚至脫離項目的原有軌道。IT需要處理預料之外的一些麻煩，如在項目實施中會運用一些新技術(shù)、新材料來便于施工和使用，不過用戶對這些新技術(shù)和新材料都會有一些抵觸心理，若不及時了解客戶的需求，是否能夠認同新事物，一味地按照自己的想法來完成項目的話，會讓前期投入的精力與財力全部都白費。

（四）溝通問題

溝通其實是項目進行最不可控的一個環(huán)節(jié)，在項目實施中對內(nèi)溝通對外溝通都是必不可少的，往往在對內(nèi)上級溝通時會對不合理的項目期限不做反駁，讓IT部門陷入無法按時完成的窘境。可能是由于公司初期計劃的項目期限過于嚴苛，而IT部門為完成項目采取一些不恰當?shù)氖侄?，對項目的質(zhì)量造成影響，這樣就會有損IT部門聲譽。其實如今IT業(yè)客戶的需求在不斷變化也存在一定的不準確性。在后期的實施當中客戶會根據(jù)自己的喜好提出更細致、更深入的問題，并要求加以改善。在我們的IT系統(tǒng)里所有計劃、成本甚至人員都要隨之發(fā)生相應的變化來滿足客戶的要求。在我們的一次實踐當中，客戶一開始的需求內(nèi)容不是很明確，所提供的資料也不是很完善，由于實踐人員的經(jīng)驗不足，并沒有充分重視這件事情，在可研階段并沒有很完善地和客戶溝通，只是大概了解了客戶的一些需求，對于這些需求信息沒有進行再一次的正式確認，僅憑自己的主觀判斷將產(chǎn)品完成，導致有的功能只實現(xiàn)了一半的客戶需求，并沒有達到客戶的理想要求。在我國現(xiàn)有的行業(yè)里邊，大多采用矩陣形式的管理方式，作為技術(shù)人員需要受到項目負責人和部門負責人兩層管理層的管轄，在這樣的管理模式當中很容易出現(xiàn)管理沖突，在項目管理團隊內(nèi)部根據(jù)人員的技術(shù)特點、工作方式和工作能力不同，團隊成員也很有可能發(fā)生沖突。根據(jù)項目工作內(nèi)容的不同，所面對的領(lǐng)導、投資、需求者都不一樣，在團隊中也會存在利益沖突等?？傊贗T項目團隊中可能會遇到很多的矛盾沖突需要解決。

二、IT項目管理中存在問題的應對措施

（一）對于用人不當?shù)膽獙Ψ椒ńㄗh

公司可以聘用一名符合項目要求并可以出色地處理人際關(guān)系的項目經(jīng)理。他應當具有一定的對外溝通協(xié)調(diào)能力與對內(nèi)的號召力，在團隊成員與外部參與人員起到協(xié)調(diào)作用。一名優(yōu)秀的項目負責人應當具有相關(guān)的技術(shù)知識與技能，并能培養(yǎng)下一代的專業(yè)管理儲備人才，可以培養(yǎng)一個穩(wěn)定的管理團隊。可以均衡一下專業(yè)管理人員的分配比例，現(xiàn)有的公司選擇管理人員的模式其實很難徹底被改變，所以可以合理地控制一下技術(shù)管理人員和專業(yè)管理人員的人數(shù)比例，讓專業(yè)性管理人員和技術(shù)性管理人員相結(jié)合來管理項目，既要保持項目技術(shù)的有效保證實施，也要保證專業(yè)管理人員在資源分配、組合方面的特長，要與客戶和項目參與人員有效合理地溝通，讓技術(shù)性管理人員和專業(yè)性管理人員各自發(fā)揮自己的優(yōu)勢，才可以在保證質(zhì)量的前提下用最節(jié)約成本和時間的方法來完成項目。在項目實施中IT與項目經(jīng)理應及時了解及掌控技能、資源情況、項目顧問、合約承包商和外包商的評估。使用專業(yè)的項目管理軟件可以有效幫助項目經(jīng)理掌握團隊成員自身的技能，來合理地進行工作量分配。在團隊成員了解自己的分工與職責后，IT與項目經(jīng)理就可以決定如何在日常工作中和項目中合理分配資源。指派專門的經(jīng)理來負責解決人員與資源的分配問題。如果在項目人員分配上依舊有困難的話，可以先查看整個公司的項目組合，然后暫緩那些與商業(yè)戰(zhàn)略關(guān)系不大或非任務關(guān)鍵的項目，這樣就可以節(jié)約出一部分可用資源。

（二）對于流程問題的應對方法建議

其實制定良好的項目管理流程有助于提高項目完成的效率，可以及時了解項目過程當中出現(xiàn)的各種問題并及時解決，控制項目存在的風險。IT與項目負責人應當在項目前期就制定好可重復的流程來進行資源分配、項目劃分和成員之間的溝通。不過要提高流程的靈活性，與項目參與者積極溝通，及時了解在項目的執(zhí)行過程當中所遇到的各種困難與問題，建立一個正式的項目變更流程和項目進度動態(tài)流程，所有項目范圍內(nèi)的變更都要在變更文件上清楚地體現(xiàn)出來，并且由相關(guān)部門的負責人簽字審批。使用專業(yè)的先進軟件及時上傳和記錄，讓所有項目參與人員都能及時掌握項目的變更情況。另外，項目經(jīng)理也應該及時判別出此項變更對預算和完成時間所產(chǎn)生的影響。對項目上邊出現(xiàn)的一些小問題，項目負責人應當加強團隊成員對于項目完成的態(tài)度與意識，并且及早糾正錯誤。

（三）對于項目計劃問題的應對方法建議

其實可以通過商業(yè)用例和范圍劃分來糾正錯誤定義的項目。在制定項目計劃的時候把相關(guān)聯(lián)的因素考慮在里邊，與項目的參與者多交流，也可以用繪制表格的方式來了解各項目之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。關(guān)于風向評估方面，其實風險評估應該是項目計劃的一個組成部分，可以在有經(jīng)驗的團隊隊員中調(diào)查抽問，收集可能會發(fā)生的風險，及早制定應對措施，這樣其實不會花費多少時間，不過能幫助你在項目正式開始前就對項目有一個充分的了解。在項目計劃階段應當多考慮它的阻礙因素，并提前來解決這些阻礙因素，不讓這些因素成為以后的絆腳石。與用戶提前溝通本次項目可能要用到的新技術(shù)和新材料，讓客戶盡早地了解到這一改變，給客戶一些時間來接受這些新事物，若實在不能接受也可在項目進行的前期有所準備。對于項目完成的計劃時間上邊可以采用計劃圖的方式來標明項目的類別以及計劃完成時間，使所有項目參與人員都能清楚地知道項目的進度計劃。

（四）對于溝通問題的應對方法建議

在項目進行中與人溝通的方式方法很重要，建議IT經(jīng)理及時向公司管理層反映項目的實際情況以及實際困難，讓公司管理層對于項目完成質(zhì)量與速度方面作出一個合理的選擇。并且要與項目參與者及時溝通上級的任務，適當?shù)孛恐荛_一次例會來方便大家的交流和溝通，在這種互動和溝通當中，其實公司的商業(yè)分析師應當在用戶與IT兩者之間起到一個非常重要的協(xié)調(diào)作用。建議對項目參與成員提供一份具體的項目劃分示意（從計劃到部署），并明確指出哪些活動要求商業(yè)人員參加互動，以及互動的目的?？傊琁T應多花一些時間來指導商業(yè)部門了解項目執(zhí)行的步驟。還有與客戶的溝通問題上，一定要準確、詳細、專業(yè)地向客戶描述自己的產(chǎn)品和服務，在客戶的需求上一定要做到全面了解，要反復的和客戶確認好產(chǎn)品需求，努力達到令客戶滿意的效果。

三、結(jié)語

其實在IT項目管理的實際進行當中還存在許多其他的問題，如資金的管理問題、風險的管理問題等。項目經(jīng)理應該堅持“以人為本”的觀點理念，切合實際站在項目相關(guān)人員的角度來考慮問題，作出合理的決斷，與項目合作者及時進行溝通，努力保證出色地完成項目?？偠灾?，IT項目管理是否能夠圓滿完成，主要來自于項目參與者之間的互相配合，從項目參與者的角度來考慮問題并分析研究，及時與客戶溝通協(xié)調(diào)好客戶的需求以及變化，了解項目整體的進度情況，才能更好地順利完成項目。在參與項目管理的同時，應該對項目管理上邊的專業(yè)知識進行不斷的學習研究，再結(jié)合實際所遇到的問題合理解決，讓項目團隊在發(fā)現(xiàn)困難、解決困難中學到新的知識，使企業(yè)資源人員能力上邊得到有效的提升，為公司發(fā)展為更好的企業(yè)做好支撐。

（作者單位為中國人民大學）

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