高校檔案工作相關(guān)利益主體研究

文/藏 萌 杜向民 呂建輝 Zang Meng Du Xiang-min Lv Jian-hui

高校檔案工作相關(guān)利益主體研究

文/藏 萌 杜向民 呂建輝 Zang Meng Du Xiang-min Lv Jian-hui

Research on the Stakeholders of University Archival Work

在高校教育改革實(shí)踐的過(guò)程中，檔案工作的推進(jìn)和價(jià)值實(shí)現(xiàn)需要明確各相關(guān)利益主體的責(zé)任及義務(wù)。各利益主體間的合作、競(jìng)爭(zhēng)、沖突會(huì)影響檔案工作的進(jìn)程和發(fā)展。本文以相關(guān)利益主體理論出發(fā)，對(duì)高校檔案工作相關(guān)利益主體進(jìn)行界定，明確其角色定位與利益訴求，并提出各個(gè)利益主體應(yīng)通過(guò)構(gòu)建合作平臺(tái)、利益訴求對(duì)接、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品化服務(wù)的方式進(jìn)行合作，促進(jìn)高校檔案工作發(fā)展。

高校檔案工作；相關(guān)利益主體；合作模式

一、問(wèn)題的提出

隨著我國(guó)高等教育改革發(fā)展的逐步推進(jìn)，高校檔案工作也在進(jìn)行著發(fā)展模式和管理制度的探索研究。2014年5月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合下發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》，對(duì)新時(shí)期高校檔案工作的發(fā)展做出了更加清晰的指導(dǎo)和規(guī)劃。但是，由于長(zhǎng)久以來(lái)檔案工作“服務(wù)性質(zhì)”的制約，在改革實(shí)踐推進(jìn)的過(guò)程中，其價(jià)值導(dǎo)向及文化教育功能未充分發(fā)揮。鑒于檔案工作實(shí)際上是多個(gè)部門(mén)協(xié)同完成的過(guò)程，是資源分配與利益平衡的過(guò)程，是各相關(guān)利益主體之間通過(guò)交易、協(xié)調(diào)、利益讓渡和責(zé)任分配的過(guò)程，其之間的合作、競(jìng)爭(zhēng)、沖突會(huì)影響檔案工作的改革發(fā)展。因此，引入相關(guān)利益主體理論探討高校檔案工作的發(fā)展是十分必要的。

二、相關(guān)利益主體界定

利益主體理論思想（Stakeholder Theory）最初源于17世紀(jì)的公司管理領(lǐng)域。1963年，斯坦福研究所的備忘錄中指“某些群體，沒(méi)有他們組織將無(wú)法存在”。Freeman完善了利益主體理論，對(duì)利益主體定義為：可以影響組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)或受該目標(biāo)影響的任何組織和個(gè)體，他們或者具有某種力量，能影響公司決策，或受制于該公司某一舉措。［1］（p63）有學(xué)者認(rèn)為，任何一個(gè)團(tuán)體只要他與組織活動(dòng)有合法的權(quán)益關(guān)系，就應(yīng)該是相關(guān)利益主體。近年來(lái)，利益主體分析由企業(yè)管理領(lǐng)域逐步被引入到資源環(huán)境保護(hù)、政府改革及其他發(fā)展研究中，用于分析群體及個(gè)體發(fā)展的利益關(guān)系。但是，不同領(lǐng)域里相關(guān)利益主體的概念是有一定差別的。［2］對(duì)高校檔案工作而言，相關(guān)利益主體側(cè)重于所有和檔案工作相關(guān)的利益主體的參與度。其利益主體縱向看有上級(jí)部門(mén)（教育部或省教育廳）、檔案學(xué)會(huì)、高校主管部門(mén)、檔案館、檔案利用者；橫向上看有其他高校檔案機(jī)構(gòu)、校內(nèi)各歸檔部門(mén)等。結(jié)合發(fā)展實(shí)際，本文將高校檔案工作的相關(guān)利益主體界定為：對(duì)高校檔案工作發(fā)展有重要影響或者受到高校檔案工作影響較大，承擔(dān)了一定高校文化傳承與史實(shí)記載的社會(huì)責(zé)任并有某些方面利益訴求的個(gè)人和群體。具體分為上級(jí)主管部門(mén)、檔案管理機(jī)構(gòu)、校內(nèi)其他部門(mén)、社會(huì)群體和檔案利用者。

三、相關(guān)利益主體的角色定位與利益訴求

不同的利益主體在檔案工作中角色定位各不相同。上級(jí)主管部門(mén)，主要指教育部、省教育廳或者學(xué)校主管檔案工作的部門(mén)，該主體結(jié)合教育改革的發(fā)展實(shí)際與檔案工作的現(xiàn)實(shí)要求，制定切實(shí)可行的方針政策與實(shí)施戰(zhàn)略，為檔案工作開(kāi)展提供不同層次的行動(dòng)綱領(lǐng)。檔案管理機(jī)構(gòu)，一般為檔案館或者其他負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)的部門(mén)，其職能是深入落實(shí)上級(jí)主管部門(mén)提供的方針政策，直接負(fù)責(zé)檔案管理的具體工作。校內(nèi)其他部門(mén)，一般為檔案管理機(jī)構(gòu)提供本年度的各類(lèi)歸檔資料，配合完成學(xué)校年度歸檔任務(wù)，是檔案工作的直接參與者。社會(huì)群體，一般是指檔案學(xué)會(huì)以及其他兄弟學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)，通過(guò)組織一些學(xué)術(shù)交流和參觀學(xué)習(xí)，獲取經(jīng)驗(yàn)和思路，促進(jìn)檔案工作進(jìn)步。檔案利用者，一般指查檔的學(xué)生、校友、社會(huì)群體和個(gè)人等，接收檔案服務(wù)，感受檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，對(duì)檔案工作起到一定的監(jiān)督指導(dǎo)作用。

表1 高校檔案工作的利益主體及其利益訴求

▲圖1 各相關(guān)利益主體與高校檔案工作的關(guān)系

五個(gè)利益主體的定位不同，其利益訴求也各不相同，但歸根結(jié)底其訴求均是自己的利益得到最大限度的滿足，即利益最大化。這種利益不是體現(xiàn)在經(jīng)濟(jì)層面上的，是一種責(zé)任與權(quán)力的平衡［3］，是共同促進(jìn)檔案工作前進(jìn)發(fā)展的利益，具體體現(xiàn)在學(xué)校改革、文化傳承、再教育功能、服務(wù)滿意度等方面。從根本上講，各利益主體承擔(dān)的檔案責(zé)任多少是最主要的方面，也是各個(gè)主體之間在管理體制內(nèi)博弈的焦點(diǎn)。表1表示了它們各自的利益訴求。

為了促進(jìn)檔案工作的整體建設(shè)，應(yīng)該平衡好各相關(guān)利益主體的利益需要，既要讓個(gè)體得到滿足，又不能影響其他主體的利益，在這個(gè)前提下使個(gè)體的利益最大化。只有檔案工作規(guī)范發(fā)展，其各相關(guān)利益主體才具備實(shí)現(xiàn)自己利益最大化的前提和基礎(chǔ)。圖1就充分說(shuō)明了五個(gè)利益主體與檔案工作之間的緊密聯(lián)系。

四、各相關(guān)利益主體合作模式探討

根據(jù)相關(guān)利益主體理論，各利益主體在動(dòng)機(jī)、目標(biāo)、作為和效益上有著顯著不同，但均處在合作、競(jìng)爭(zhēng)的博弈狀態(tài)，并以謀求自身利益最大化為出發(fā)點(diǎn)。［4］各個(gè)利益主體應(yīng)通過(guò)構(gòu)建合作平臺(tái)、利益訴求對(duì)接、實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品化服務(wù)的方式進(jìn)行合作，共同促進(jìn)高校檔案工作發(fā)展。

（一）構(gòu)建合作平臺(tái)

合作平臺(tái)實(shí)際上是指檔案工作的“利益共同體”。除了上級(jí)主管部門(mén)、檔案管理機(jī)構(gòu)能夠十分明確自身的權(quán)力與責(zé)任，其他的利益主體還未意識(shí)到自身與高校檔案工作的關(guān)系，對(duì)檔案工作重視程度不夠，將完成任務(wù)或者獲得信息作為參與檔案工作的慣性思維，大多采取消極完成及配合的博弈態(tài)度與行動(dòng)策略，信息資源是單向傳遞，忽略自身的反饋影響。因此，建立有效的合作平臺(tái)，讓各利益主體明確自己的權(quán)力與責(zé)任，培養(yǎng)參與檔案工作的能動(dòng)性意識(shí)，創(chuàng)建參與渠道和利益表達(dá)平臺(tái)，形成良性合作的互動(dòng)關(guān)系。上級(jí)主管部門(mén)可針對(duì)現(xiàn)狀，在政策上予以方式指導(dǎo)和責(zé)任劃分，發(fā)揮好主導(dǎo)作用；檔案管理機(jī)構(gòu)在此基礎(chǔ)上做好本職工作，加強(qiáng)與其他主體的合作和交流；校內(nèi)其他部門(mén)提升檔案工作責(zé)任感，及時(shí)做好歸檔資料的篩選及基礎(chǔ)工作，維護(hù)檔案資料的全面性和安全性；社會(huì)群體要及時(shí)反饋信息，做到互通有無(wú)，資源共享；檔案利用者則更應(yīng)該樹(shù)立參與檔案工作的意識(shí)，明確自身作為檔案工作一份子，做到有所需、有建議、有監(jiān)督。

（二）利益訴求對(duì)接

合作平臺(tái)框架下各利益主體有很多的利益聯(lián)系點(diǎn)，包括管理辦法、模式、經(jīng)費(fèi)、文化、技術(shù)等各個(gè)方面［5］，應(yīng)該從各方意愿最強(qiáng)烈和最容易取得成果的領(lǐng)域入手。從各利益主體的發(fā)展步驟看，工作體系、技術(shù)和文化等應(yīng)是推進(jìn)的重點(diǎn)，其中發(fā)展體系是最大的利益契合點(diǎn)。各利益主體基于自身的利益取舍，判斷現(xiàn)有發(fā)展體系，并采取與之相適應(yīng)的工作策略，并對(duì)不適合自身客觀條件的體系制度提出意見(jiàn)，促使其不斷完善。在這個(gè)過(guò)程中，各利益主體的訴求達(dá)到了一定程度的統(tǒng)一，即需要一個(gè)相應(yīng)規(guī)范、健全的運(yùn)行機(jī)制。在技術(shù)層面，各主體的都需要先進(jìn)、完備、迅速的檔案收集和處理系統(tǒng)。特別是網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支撐，建立統(tǒng)一、有效的檔案信息處理系統(tǒng)，則會(huì)大大提高各主體歸檔管理和借閱利用的效率。從文化挖掘?qū)用?，校園文化深度體現(xiàn)在檔案資料中。各主體的作為不僅在傳承校園文化，同時(shí)受到了校園文化的熏陶與教育，是一種情感的交流與互通。文化內(nèi)涵賦予了檔案工作生機(jī)和活力，使其呈現(xiàn)出熱情飽滿、朝氣蓬勃的精神風(fēng)貌，提升各主體參與檔案工作的積極性和主動(dòng)性，促使各個(gè)主體利益對(duì)接。

（三）實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品化服務(wù)

檔案服務(wù)是檔案借閱利用的集中體現(xiàn)。檔案管理機(jī)構(gòu)可看作檔案服務(wù)的提供者，檔案利用者作為服務(wù)的接收者，其它所有主體劃分為協(xié)助檔案服務(wù)提供者的群體。隨著檔案工作的不斷發(fā)展和完善，服務(wù)成為檔案工作的窗口，衡量著檔案工作的發(fā)展程度。檔案工作的產(chǎn)品化服務(wù)，通過(guò)改變服務(wù)的產(chǎn)生方式，把服務(wù)過(guò)程變得像產(chǎn)品制造一樣，將其內(nèi)容分解實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化，然后把產(chǎn)品交付給檔案利用者。這一過(guò)程將檔案借閱過(guò)程變?yōu)闄n案服務(wù)的體驗(yàn)過(guò)程，使檔案管理機(jī)構(gòu)和協(xié)助提供服務(wù)的其他利益主體建立規(guī)范的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)管理方式的升級(jí)；并能根據(jù)利用者的不同需要提供個(gè)性化、定制化的服務(wù)；在檔案服務(wù)結(jié)束后也能獲得檔案利用者的反饋和評(píng)估，從而優(yōu)化服務(wù)過(guò)程。實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品化服務(wù)改變了過(guò)去無(wú)法解決的效率、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間以及評(píng)估等難題，讓檔案利用者能切實(shí)感受到學(xué)校對(duì)檔案工作的重視，獲得對(duì)檔案工作及學(xué)校發(fā)展的信心；對(duì)其他利益主體而言，檔案利用者的反饋和評(píng)估使其工作更加有的放矢，獲得成效。

（責(zé)任編輯：仝建平）

［1］ ［美］Freeman著.王彥華，梁豪譯.戰(zhàn)略管理：利益相關(guān)者方法［M］.上海：上海譯文出版社，2006.

［2］ 陳勝.校企合作利益主體的責(zé)權(quán)與角色定位研究［J］.教育與職業(yè)，2013，（10）.

［3］ 陳晨.利益相關(guān)者理論與大學(xué)的善治理念［J］.教書(shū)育人（高教論壇），2015，（8）.

［4］ 盛峰，戚安邦，王進(jìn)同.政府投資項(xiàng)目相關(guān)利益主體的博弈及其利益最大化［J］.管理工程學(xué)報(bào)，2015，（S1）.

［5］ 蔡小慎，牟春雪.基于利益相關(guān)者理論的地方政府行政審批制度改革路徑分析［J］.經(jīng)濟(jì)體制改革，2015，（4）.

D648

A

1005-9652（2016）04-0087-03

藏 萌（1986—）女，陜西西安人，長(zhǎng)安大學(xué)校長(zhǎng)辦公室檔案館館員，碩士。

杜向民（1957—）男，黑龍江明水人，長(zhǎng)安大學(xué)黨委書(shū)記，教授。

呂建輝（1962—）男，陜西寶雞人，長(zhǎng)安大學(xué)校長(zhǎng)辦公室檔案館館長(zhǎng)，副研究館員。