檔案有可能形成在前

梁惠卿

摘 要：讀劉東斌先生《檔案直接形成論》后，聯(lián)系檔案工作中的一些現(xiàn)象和實(shí)際，運(yùn)用對比的方法，認(rèn)為嚴(yán)永官先生的《檔案不可能形成在前》（《檔案管理》2015年第5期）一文將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆，檔案人的“人為”與社會(huì)主體人的“人為”并不相同，文章分析問題的方法有些過于片面。從而得出檔案是有可能形成在前的結(jié)論。

關(guān)鍵詞：檔案形成；文件形成；檔案功能；文件功能

按照經(jīng)典的檔案學(xué)理論觀點(diǎn)：“文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的”，讀了嚴(yán)永官先生的《檔案不可能形成在前》（《檔案管理》2015年第5期）一文后，覺得很有道理。然而讀了河南大學(xué)出版社2016年4月出版的劉東斌先生所著《檔案直接形成論》一書后，再聯(lián)系到我們檔案工作中的一些現(xiàn)象和實(shí)際，覺得檔案是有可能形成在前，而嚴(yán)永官先生的《檔案不可能形成在前》（以下簡稱《嚴(yán)文》）一文中的觀點(diǎn)很值得商榷。

1 《嚴(yán)文》將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆

《嚴(yán)文》認(rèn)為劉東斌的檔案直接形成（檔案形成在前）論中將“文件”與“檔案”的“‘概念與‘事物混為一談”，“將‘概念與其所指代的‘事物相互混淆”。[1]但是，筆者認(rèn)為不是劉東斌將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆，而恰恰是《嚴(yán)文》將“概念”與其所指代的“事物”沒有理清。

“文件”與“檔案”是兩個(gè)不同的概念，這一點(diǎn)應(yīng)該沒有什么異議，那么，“文件”與“檔案”是不是兩種不同的事物，這個(gè)是有爭議的，主要有兩種觀點(diǎn)：“一種事物”說和“兩種事物”說。以筆者的實(shí)際檔案工作來看，應(yīng)該是兩種事物。就以我們單位最常見的文書檔案（發(fā)文檔案）為例，發(fā)文檔案是由發(fā)文處理簽+定稿+文件印本組成，而下發(fā)的“文件”只由文件印本本身。查看和詢問底稿和發(fā)文處理單是否歸檔保存是檔案行政管理部門檢查指導(dǎo)的重點(diǎn)，也正如劉東斌在其《檔案直接形成論》所說的：“每到一個(gè)單位指導(dǎo)檔案工作，看的問的最多的也是底稿和發(fā)文處理單是否歸檔保存?！盵2]

再看《嚴(yán)文》的論述：“就‘檔案和‘文件而言，雖然它們在語義上是兩個(gè)不同的概念，但就其針對的具體事物而言，卻又是整體的、統(tǒng)一的。即在被人們認(rèn)為是‘文件階段，其草稿、修改稿、定稿和下發(fā)的正式文本都被認(rèn)定為是‘文件的一個(gè)整體；而在人們出于以備日后查考需要而歸檔保存，成為語義上的‘檔案之后，這些草稿、修改稿、定稿和下發(fā)的正式文本則又是一個(gè)作為‘檔案的整體，且留下了檔案工作者在對其進(jìn)行整理過程中留下的印記?！盵3] “被人們認(rèn)為是‘文件階段，其草稿、修改稿、定稿和下發(fā)的正式文本都被認(rèn)定為是‘文件的一個(gè)整體”中的“文件”，顯然不是真正實(shí)際上的“文件”，而是嚴(yán)先生心中的“文件”或者是一些檔案學(xué)者認(rèn)為的“文件”。如果是“文件”，正如劉東斌在其《檔案直接形成論》所問：“發(fā)文處理單是文件嗎？發(fā)文底稿是文件嗎？發(fā)文處理單、發(fā)文（文件）、發(fā)文底稿它們是一份文件？還是三份文件？實(shí)際上，發(fā)文處理單不是文件，也不是文件的一部分，如果是文件或者是文件的一部分，為什么不與文件（發(fā)文）一同發(fā)給收文單位呢？”[4]顯然是《嚴(yán)文》將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆。也就是說《嚴(yán)文》中所說的“文件”與“檔案”的“概念”與其所指代的“事物”是相互混淆，而且《嚴(yán)文》中所說的“文件”概念和“文件”事物在在現(xiàn)實(shí)社會(huì)工作中是不存在的。因?yàn)?，我們在?shí)際工作中從來沒有將發(fā)文處理簽+定稿+下發(fā)的正式文本作為“文件”的一個(gè)整體下發(fā)去的現(xiàn)象。顯然。劉東斌將“文件”與“檔案”這兩個(gè)不同的概念不同的事物清晰化了，而且更符合客觀實(shí)際了。

2 檔案人的“人為”與社會(huì)主體人的“人為”并不相同

《嚴(yán)文》認(rèn)為：“人們通過對工作實(shí)踐研究而產(chǎn)生的概念，所以人們把‘文件與‘檔案這兩個(gè)概念人為地認(rèn)識為一個(gè)事物的不同階段，這是完全符合人的認(rèn)識過程的?！薄啊募汀畽n案作為兩個(gè)基本概念，難道它們在產(chǎn)生乃至指導(dǎo)實(shí)踐的過程中就不會(huì)有‘人為的因素?fù)诫s嗎？”對于這一觀點(diǎn)，這里的“人們”或者“人”的“人為”，如果定義為社會(huì)主體人的“人為”，那么，應(yīng)該說上述有些認(rèn)識還算正確。但是，這里說的“人”的“人為”，其實(shí)并不是社會(huì)主體的人的“人為”，而是“檔案人”的“人為”。然而，“檔案人”的“人為”是不能完全代表社會(huì)主體人的“人為”?！皺n案”是社會(huì)主體人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中“人為”產(chǎn)生的，“檔案”不都是“檔案人”在其工作活動(dòng)中“人為”產(chǎn)生的，也就是說“檔案的產(chǎn)生與檔案工作的主體——檔案工作者沒有關(guān)系”，“檔案的產(chǎn)生不依賴于檔案工作者（檔案工作者本身活動(dòng)產(chǎn)生的檔案除外）”。[5]而《嚴(yán)文》中的另兩段論述明確無誤地說明其“檔案”就是“檔案人”“人為”產(chǎn)生的?！秶?yán)文》認(rèn)為：“人們出于以備日后查考需要而歸檔保存，成為語義上的‘檔案之后，這些草稿、修改稿、定稿和下發(fā)的正式文本則又是一個(gè)作為‘檔案的整體，且留下了檔案工作者在對其進(jìn)行整理過程中留下的印記?！盵6] “從‘文件（還包括其他一些難以被稱為文件的載體）到‘檔案也同樣只是人們認(rèn)識的發(fā)展，并在具體事物上留存的人們在對其進(jìn)行統(tǒng)一整理中形成的編號等一系列印記?！盵7]這不是在說“檔案”是“檔案人”代表社會(huì)主體的“人們出于以備日后查考需要”而選擇“歸檔保存”整理后的產(chǎn)物嗎？而實(shí)際上，“檔案人既沒有權(quán)力主觀地選擇指定什么是‘檔案，也沒有權(quán)力代表社會(huì)主體的‘人主觀地選擇指定什么是‘檔案”。[8]

另外，對于檔案人的“人為”，《嚴(yán)文》還有矛盾的說法，一方面《嚴(yán)文》認(rèn)為：“‘文件和‘檔案作為兩個(gè)基本概念，難道它們在產(chǎn)生乃至指導(dǎo)實(shí)踐的過程中就不會(huì)有‘人為的因素?fù)诫s嗎？” [9]另一方面《嚴(yán)文》又認(rèn)為：“作為‘文件和‘檔案這兩個(gè)概念所指代的具體事物的本身是無法也不應(yīng)該摻入人為因素的，因?yàn)橐坏饺肴藶橐蛩鼐蜁?huì)使其或脫離了‘檔案的‘直接形成‘原始記錄‘備以查考等檔案的基本屬性?！盵10]一方面說“檔案”的產(chǎn)生會(huì)有“人為”的因素?fù)诫s，并進(jìn)行“整理”留下“印記”，一方面又說“檔案”是產(chǎn)生不能摻入人為因素，否則就脫離了“檔案”的“直接形成”“原始記錄”，這不是自相矛盾嗎？

3 《嚴(yán)文》分析問題的方法有些過于片面

《嚴(yán)文》認(rèn)為劉東斌的檔案直接形成（檔案形成在前）論中“將事實(shí)上在同一階段為反映同一事物整體而貌的草稿、修改稿、定稿和正本，硬性地分割為‘文件與‘檔案”，“分析問題的方法片面、孤立”，“這也許就是‘檔案形成在前觀之所以能提出的關(guān)鍵所在。”[11]但是，筆者認(rèn)為不是劉東斌分析問題的方法片面、孤立，而恰恰是《嚴(yán)文》分析問題的方法過于片面。

“文件”與“檔案”不僅是兩個(gè)不同的概念，兩種不同的事物，而且具有兩種不同的功能和作用，兩種不同的管理和使用方式。檔案是記憶備忘的工具，文件是社會(huì)管理的工具?！罢畽C(jī)關(guān)的文件（公文）主要是為了管理管理對象的需要而產(chǎn)生，文件（公文）只有到了管理對象，也就是‘公文從發(fā)出之后就產(chǎn)生供形成單位之外的那里才有價(jià)值，才能發(fā)揮其價(jià)值作用，才是其主要價(jià)值所在?！盵12]而檔案是為了其產(chǎn)生單位自己備查用的。文件和文件管理與檔案和檔案管理分別是整個(gè)社會(huì)管理系統(tǒng)中的兩個(gè)各自獨(dú)立的子系統(tǒng)?！秶?yán)文》認(rèn)為：“當(dāng)人們出于某種認(rèn)識需要而進(jìn)行針對性的社會(huì)實(shí)踐時(shí)，便需要用于統(tǒng)一、指揮實(shí)踐行為的工具，包括這一事物產(chǎn)生過程中形成的草稿、修改稿、定稿等各種材料（其實(shí)‘材料也是今人給子的稱謂）和真正用于統(tǒng)一、指揮實(shí)踐行為的工具，即今人所稱的‘文件正本。此時(shí)這一整套反映這一事物整個(gè)過程的材料，今人就統(tǒng)稱為‘文件。由于人們的社會(huì)活動(dòng)又是連續(xù)不斷以至永遠(yuǎn)的，所以為了便于記錄和再現(xiàn)歷史，就需要一種記憶的工具。于是人們將這一整套材料經(jīng)過必要的整理保存成為今人所稱的‘檔案。而此時(shí)的這一整套材料同樣又是不可分割的，其中的文件正本是檔案，而這個(gè)文件的草稿、修改稿、定稿則是其不可裂割的附件?！盵13]從《嚴(yán)文》的論述中可以看出《嚴(yán)文》只是站在檔案人的角度孤立地看到和分析了檔案和檔案管理子系統(tǒng)，而對文件和文件管理子系統(tǒng)視而不見，其分析的“文件”其實(shí)并不是文件和文件管理子系統(tǒng)中的“文件”，而是將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆的“文件”。因?yàn)椋@里我們看不到文件在其管理系統(tǒng)中運(yùn)行的流程，看不到“文件”是如何在其管理對象那里成為“真正用于統(tǒng)一、指揮實(shí)踐行為的工具”而發(fā)揮其功能和作用的?？吹降闹皇悄莻€(gè)將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆的“文件”是如何成為“檔案”的。

具體事物的客觀情況到底如何呢？就以我們的實(shí)際工作實(shí)踐來看，單位需要發(fā)的文件的流程，一般是將發(fā)文處理簽+定稿和3份文件印本用于存檔，然后，將若干份文件印本，發(fā)給有關(guān)部門執(zhí)行實(shí)施。3份文件印本和發(fā)文處理簽+定稿一同用于存檔，就一直在檔案人的視野和控制的范圍內(nèi)，或者說它并沒有發(fā)揮“真正用于統(tǒng)一、指揮實(shí)踐行為的工具”的作用，“真正用于統(tǒng)一、指揮實(shí)踐行為的工具”而發(fā)揮的作用的是發(fā)給有關(guān)部門執(zhí)行實(shí)施那些若干份文件印本。也就是說“文件”只有發(fā)給管理對象——有關(guān)執(zhí)行部門去執(zhí)行實(shí)施，才能發(fā)揮文件的功能和作用，才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。再“比如國家人事部制發(fā)關(guān)于評聘專業(yè)職務(wù)的規(guī)定并不是為了人事部工作人員自身評職之用，而是為了給全國所有單位開展專業(yè)人員評聘職務(wù)工作之用，這個(gè)公文從發(fā)出之后就產(chǎn)生供形成單位之外使用的社會(huì)利用價(jià)值”。[14]也就是說，國家人事部制發(fā)的評聘專業(yè)職務(wù)規(guī)定的文件，并不是國家人事部自己用的，而是要發(fā)給管理對象用的，只有到形成單位之外——管理對象那里，才能發(fā)揮其功能和作用，才能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。而《嚴(yán)文》說的“這一整套反映這一事物整個(gè)過程的材料，今人就統(tǒng)稱為‘文件”[15]的所謂“文件”，并沒有發(fā)到管理對象——有關(guān)執(zhí)行部門去執(zhí)行實(shí)施，也沒有發(fā)揮文件的功能和作用，也沒有實(shí)現(xiàn)其“文件”價(jià)值。沒有發(fā)揮文件的功能和作用的所謂“文件”還是文件嗎？由此可見，《嚴(yán)文》的觀點(diǎn)有“張冠李戴”之嫌。

4 檔案應(yīng)該有可能形成在前

對于劉東斌的檔案直接形成（檔案形成在前）的觀點(diǎn)，作為一個(gè)基層檔案工作者對檔案實(shí)際工作情況的觀察來看，我認(rèn)為檔案形成在前是比較符合檔案實(shí)際工作情況。

首先，從檔案的實(shí)體形成的順序來看，上文已述，檔案實(shí)體是由發(fā)文處理簽+定稿+文件印本組成，這個(gè)檔案實(shí)體形成后，才將文件印本發(fā)給有關(guān)執(zhí)行部門去執(zhí)行實(shí)施。發(fā)文處理簽+定稿+文件印本組成存檔的檔案實(shí)體明顯形成在前，而文件印本發(fā)給有關(guān)執(zhí)行部門去執(zhí)行實(shí)施在后。而且有的文件印本一般并不是檔案實(shí)體形成后的就發(fā)給有關(guān)執(zhí)行部門去執(zhí)行實(shí)施，有的甚至若干天以后才發(fā)給有關(guān)部門執(zhí)行實(shí)施。另外，我們有的單位還規(guī)定，不管是單位辦公（下轉(zhuǎn)56頁）（上接8頁）

室，還是單位其他業(yè)務(wù)部門，只要是以單位名義和發(fā)文字號發(fā)文的，必須到檔案人員處登記發(fā)文字號，并印好的3份文件印本以及發(fā)文處理簽、定稿一并交給檔案人員存檔，而后才能將印好的文件印本發(fā)給有關(guān)執(zhí)行部門去執(zhí)行實(shí)施。從檔案的實(shí)體形成的順序來看，明顯地可以看出，是檔案形成在前而文件形成在后。

其次，從檔案發(fā)揮作用的順序來看，檔案實(shí)體形成并存檔后，當(dāng)即就可以發(fā)揮其檔案的其功能和作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。但是，那些發(fā)給有關(guān)執(zhí)行部門執(zhí)行實(shí)施的文件，一般當(dāng)時(shí)是不可能發(fā)揮其功能和作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值的。因?yàn)椋话惆l(fā)給有關(guān)執(zhí)行部門去執(zhí)行實(shí)施的文件印本，有關(guān)執(zhí)行部門肯定在文件傳遞過程延時(shí)以后才能收到。即便是當(dāng)天能收到，也要經(jīng)過收文處理，真正到執(zhí)行者手里去實(shí)施，大都是若干天以后的事。也就在那刻這些文件才能被執(zhí)行實(shí)施，發(fā)揮其功能和作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。因此，從檔案發(fā)揮作用的順序來看，是檔案先實(shí)現(xiàn)其功能和作用。至于誰來查，什么時(shí)間來查，那是利用者的事，這時(shí)的檔案已經(jīng)具備了其功能和作用，隨時(shí)都能發(fā)揮其功能和作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。而文件形成在后，實(shí)現(xiàn)其功能和作用也在后。雖然文件在形成后也具備了其功能和作用，但是，文件要發(fā)揮其功能和作用，則必須經(jīng)過寄發(fā)和收文處理等程序，有的還需要執(zhí)行部門研究執(zhí)行實(shí)施意見后才能實(shí)施而發(fā)揮文件的功能和作用，管理對象和執(zhí)行者再急也沒有用，也要走完程序后才能實(shí)施，也才能發(fā)揮文件的功能和作用，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

再次，我贊成劉東斌“作為延伸了人腦記憶功能的記憶工具——檔案，繼承了人腦記憶在前行動(dòng)在后的這種特性。也就是先有直接形成的檔案記憶工具進(jìn)行記憶，而后有辦事管理的工具——文件進(jìn)行辦事管理”[16]的認(rèn)識，這既符合人們的行動(dòng)行為，也符合檔案作為記憶工具的實(shí)情。因?yàn)?，我們作為個(gè)體的人，在進(jìn)行行動(dòng)行為時(shí)，首先思考要做什么行動(dòng)行為，然后將所做的行動(dòng)行為記憶下來，然后在將這一行動(dòng)行為付諸現(xiàn)實(shí)。而“某單位要履行某項(xiàng)職責(zé)或開展某項(xiàng)活動(dòng)，經(jīng)過籌劃形成決策，把此決策過程和結(jié)果記下來就形成檔案，而要有關(guān)部門執(zhí)行辦理此決策，就要復(fù)制成若干文件發(fā)給有關(guān)部門執(zhí)行辦理”[17]的情況，只是將個(gè)體人的情況放大到單位，或者說是復(fù)制單位而已。