大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案利用服務(wù)探討

文/上海市疾病預(yù)防控制中心　王曉輝

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的企業(yè)檔案利用服務(wù)探討

文/上海市疾病預(yù)防控制中心王曉輝

信息技術(shù)發(fā)展迅猛，大數(shù)據(jù)時(shí)代來(lái)臨，大數(shù)據(jù)時(shí)代給企業(yè)檔案利用服務(wù)提出了更高的要求?；谝陨?，本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代概述入手，簡(jiǎn)要分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)，并探討了企業(yè)檔案利用服務(wù)對(duì)策，旨在提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)水平。

大數(shù)據(jù)時(shí)代；企業(yè)；檔案；利用服務(wù)；數(shù)據(jù)挖掘

大數(shù)據(jù)時(shí)代已然來(lái)臨，傳感器、移動(dòng)設(shè)備以及社交網(wǎng)絡(luò)遍布世界各個(gè)角落，每天都有著海量數(shù)據(jù)產(chǎn)生，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)需要準(zhǔn)確快捷的獲取數(shù)據(jù)，有效的分析數(shù)據(jù)，挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展做貢獻(xiàn)。本文簡(jiǎn)要探討了大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)的相關(guān)問(wèn)題。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代概述

大數(shù)據(jù)指的是海量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，其有著數(shù)量大、實(shí)時(shí)性強(qiáng)、多樣化等特點(diǎn)，對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)中蘊(yùn)含著重要的價(jià)值。以某企業(yè)檔案館為例，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，企業(yè)檔案存儲(chǔ)量已經(jīng)從GB級(jí)別上升到PB級(jí)別，包含四百余萬(wàn)卷案卷和四千萬(wàn)余萬(wàn)件檔案，檔案數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)出幾何倍數(shù)的增長(zhǎng)趨勢(shì)，檔案資源中包含掃描圖像、電子表格、傳真、音視頻信息以及文字檔案和演示文稿等眾多非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式，大數(shù)據(jù)的特點(diǎn)可見(jiàn)一斑。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案呈現(xiàn)出了數(shù)量大、形式豐富、更新迅速等特點(diǎn)，這給企業(yè)檔案館利用服務(wù)帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)。

（一）在海量數(shù)據(jù)中查找所需要的檔案信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的信息越來(lái)越多，作為檔案保存的文件也呈爆炸式增長(zhǎng)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)，電子文件應(yīng)用廣泛，信息的豐富也給企業(yè)檔案的利用帶來(lái)了挑戰(zhàn)。以企業(yè)檔案檢索為例，過(guò)去主要依靠卡片檢索和手工著錄檢索為主要檢索形式，而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案數(shù)量井噴，“脹庫(kù)”現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，這就給檔案檢索帶來(lái)了挑戰(zhàn)，如何在海量的檔案數(shù)據(jù)中及時(shí)、準(zhǔn)確的找出所需要的信息至關(guān)重要。

（二）在海量數(shù)據(jù)中挖掘信息價(jià)值。知識(shí)管理是企業(yè)檔案管理的重要發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)不僅需要利用數(shù)據(jù)和文件，同時(shí)需要挖掘海量數(shù)據(jù)之后蘊(yùn)含的價(jià)值和知識(shí)，如何將檔案中海量的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為價(jià)值和知識(shí)是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)的一大挑戰(zhàn)。價(jià)值和知識(shí)是抽象的概念，其并不是簡(jiǎn)單的存儲(chǔ)于信息和數(shù)據(jù)中，在利用的過(guò)程中需要企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘。在信息貧瘠和紙質(zhì)檔案時(shí)代，依靠人工就可以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值挖掘，但在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，這種方式顯然是不可行的，海量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的應(yīng)用使得手工挖掘價(jià)值難以實(shí)現(xiàn)，如何利用信息技術(shù)來(lái)挖掘檔案中海量數(shù)據(jù)的價(jià)值和知識(shí)是企業(yè)檔案利用服務(wù)工作急需解決的問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)對(duì)策

大數(shù)據(jù)時(shí)代給企業(yè)檔案利用服務(wù)帶來(lái)了新的特點(diǎn)和新的挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極創(chuàng)新、轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程，并應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和文本挖掘技術(shù)，以此來(lái)提升檔案利用服務(wù)質(zhì)量和效率。

（一）轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程。上文中提到，大數(shù)據(jù)的海量性、形式多樣性及更新的快速性給企業(yè)檔案檢索帶來(lái)了一定的困難，傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)查詢(xún)模式的局限性逐漸凸顯出來(lái)，傳統(tǒng)的收集、管理、存儲(chǔ)和利用的企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程已然落后，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)針對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的特點(diǎn)，合理的轉(zhuǎn)變業(yè)務(wù)流程，積極應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘、模式識(shí)別等技術(shù)來(lái)檢索多種形式的企業(yè)檔案，在海量數(shù)據(jù)中實(shí)現(xiàn)自己需要信息的定位，實(shí)現(xiàn)信息的初步篩選，之后在進(jìn)行檔案利用服務(wù)，將傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變?yōu)槭占?、管理、存?chǔ)、數(shù)據(jù)挖掘、利用，只有這樣才能夠提升企業(yè)檔案利用服務(wù)質(zhì)量和效率。

（二）應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘和文本挖掘。挖掘檔案數(shù)據(jù)中的價(jià)值和知識(shí)是企業(yè)檔案利用服務(wù)的根本目的，在這個(gè)過(guò)程中需要應(yīng)用先進(jìn)數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。

對(duì)于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來(lái)說(shuō)，其指的是從海量、模糊、不完全的數(shù)據(jù)中挖掘數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的潛在應(yīng)用價(jià)值信息和相關(guān)知識(shí)，以此為基礎(chǔ)為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供指導(dǎo)，對(duì)于企業(yè)檔案利用服務(wù)來(lái)說(shuō)，主要應(yīng)用文本挖掘技術(shù)，即對(duì)文本數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析。企業(yè)檔案文本挖掘涉及分析、消除噪音、衍生語(yǔ)言特征處理等眾多文本處理過(guò)程，經(jīng)過(guò)這些處理過(guò)程來(lái)使非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)榻Y(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)有價(jià)值信息和知識(shí)的挖掘與探索。具體的挖掘流程如圖1所示：

圖1 數(shù)據(jù)挖掘流程

在檔案利用服務(wù)中，數(shù)據(jù)挖掘可以借助數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)來(lái)實(shí)現(xiàn)，以模式識(shí)別技術(shù)和相關(guān)音視頻技術(shù)為基礎(chǔ)建立數(shù)據(jù)挖掘平臺(tái)，抽取概念，挖掘相關(guān)內(nèi)容，為企業(yè)提供檔案搜索和應(yīng)用服務(wù)，按照具體應(yīng)用來(lái)構(gòu)建平臺(tái)架構(gòu)，包含數(shù)據(jù)采集、處理、挖掘和智能搜索應(yīng)用等眾多功能，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案利用服務(wù)。

四、結(jié)論

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，企業(yè)檔案利用服務(wù)面臨著檔案信息查找和價(jià)值與知識(shí)挖掘等挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)流程，加入信息篩選步驟，并利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)來(lái)挖掘檔案信息中蘊(yùn)含的價(jià)值和知識(shí)，以此來(lái)提升大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下企業(yè)檔案利用服務(wù)水平，更好地發(fā)揮檔案利用服務(wù)對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的重要作用。

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