淺談基層醫(yī)療單位文書檔案利用情況

文/珠海市第二人民醫(yī)院 宋永純

淺談基層醫(yī)療單位文書檔案利用情況

文/珠海市第二人民醫(yī)院 宋永純

本文通過對基層醫(yī)療單位文書檔案利用情況進行分析、總結(jié)和歸納，探討基層醫(yī)療衛(wèi)生單位如何提高文書檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的特殊功能和積極作用，為基層醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供高效的檔案利用服務。

檔案；文書；醫(yī)療；醫(yī)院；案例

隨著公立醫(yī)院醫(yī)療改革的逐步深入，醫(yī)院檔案管理工作如何推進，檔案管理專業(yè)人員如何全方位滿足檔案用戶對檔案信息資源的利用需求，充分發(fā)揮檔案的功能和作用，是我們值得深思的問題。文書檔案作為檔案的重要組成部分，在推動醫(yī)療單位行政管理和業(yè)務發(fā)展等工作中起到了舉足輕重的作用，本人通過對基層醫(yī)療單位文書檔案利用情況的分析、總結(jié)和歸納，探討基層醫(yī)療衛(wèi)生單位如何提高文書檔案的利用率，充分發(fā)揮檔案的特殊功能和積極作用，為基層醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供高效的檔案利用服務。

2015年某基層醫(yī)療單位各類文書檔案利用情況

以上圖表數(shù)據(jù)顯示，在基層醫(yī)療單位的文書檔案利用服務當中存在利用類別的不均衡情況，如紅頭文件、會議記錄、計劃總結(jié)類檔案的利用率較高，共占總利用率的68.9%，而其他類別的文書檔案利用率較低，文書檔案地利用資源還有待進一步挖掘，下面就相關情況做進一步闡述。

一、如何對醫(yī)患糾紛類檔案進行有效利用

醫(yī)患糾紛類檔案為分析總結(jié)醫(yī)療糾紛中醫(yī)院存在的不足及醫(yī)患風險點等方面提供了客觀真實的案例，為規(guī)范醫(yī)療糾紛處理工作、提高醫(yī)療服務質(zhì)量和促進和諧醫(yī)患關系起到了積極的作用。

（一）典型案例分析作用。醫(yī)患糾紛檔案是以案卷為單位，實行一案一卷，一卷一號的原則，檔案內(nèi)容包含有患者的投訴、醫(yī)方的調(diào)查處理及病案原始資料、醫(yī)療事故鑒定材料（如涉及醫(yī)療事故）、醫(yī)患雙方自愿達成的協(xié)議書、法院判決書等。通過對醫(yī)患糾紛典型案例的分析研究、查找醫(yī)患糾紛發(fā)生的原因以及醫(yī)療過程中存在的不足和需要改進的地方。

（二）有利于進一步提高醫(yī)療質(zhì)量，促進和諧醫(yī)患關系。

醫(yī)患糾紛檔案可以分為醫(yī)療服務態(tài)度類和醫(yī)療質(zhì)量類兩大部分，無論是哪一種類別，作為醫(yī)院的管理部門都要認真對其進行分析研判，尋找醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量管理方面存在的主、客觀問題，查找醫(yī)療糾紛發(fā)生的風險點，做到早發(fā)現(xiàn)、早預防，早處置，不斷完善各項醫(yī)療質(zhì)量管理制度，積極推動醫(yī)療質(zhì)量的持續(xù)改進，保障患者醫(yī)療安全，促進和諧醫(yī)患關系。

（三）醫(yī)患糾紛檔案為醫(yī)務人員的績效考核管理提供客觀依據(jù)。在醫(yī)務人員的績效考核指標體系當中醫(yī)療質(zhì)量是醫(yī)療管理的核心內(nèi)容，醫(yī)患糾紛檔案中發(fā)現(xiàn)的有關醫(yī)療服務、質(zhì)量問題它能夠客觀反映當事醫(yī)務工作者的服務態(tài)度或診療缺陷以及相關責任認定，因此可以作為一項考核指標與醫(yī)務人員的績效掛鉤。

二、人事管理類文書檔案的利用度有待提高

如上表數(shù)據(jù)提示，統(tǒng)計報表類、工資變動類、干部任命類、表彰類等有關人事管理類的文書檔案利用占比為14.4%，利用比例較低。因此，我們應該從人事檔案的特點出發(fā)，將這些比較分散不集中的、需要跨年度時間查閱，來源于不同的案卷檔案中的資料進行整合，例如可以對人事任免、職稱聘任、調(diào)資定級、人事考核、獎勵處分等與個人切身利益相關的重要人事檔案用統(tǒng)計表格的形式按個人的年度變化情況進行細編細化，整合做成人事方面的專題檔案，編寫人事檔案專題概要和指南，從而解決了不受案卷、年度、保管期限的限制，擴大了信息存儲的范圍，充分體現(xiàn)按照檔案的內(nèi)容屬性分類排列，能全面系統(tǒng)地反映專題檔案利用準率高、檢索迅速的特點。

三、加強專題匯編類資料的編撰與利用

利用專題類文書檔案資料輔以相關的照片檔案，編撰《抗震救災紀念冊》。眾所周知，“5.12”汶川大地震給中國人民帶來了重大的人員傷亡和經(jīng)濟損失，面對這突如其來的災難，各大醫(yī)院積極響應號召，派出多名醫(yī)務工作者奔赴災區(qū)參加醫(yī)療救援和災后醫(yī)療衛(wèi)生防疫工作。《抗震救災紀念冊》則以基層醫(yī)院醫(yī)務人員在汶川抗震救災醫(yī)療援助為背景，詳細記錄了地震現(xiàn)場醫(yī)務人員積極救治傷病員的過程及災后醫(yī)療衛(wèi)生防疫工作，以詳盡的文字說明和生動形象的圖片全方位地展示了白衣天使們救死扶傷、大醫(yī)精誠的精神風貌，弘揚了醫(yī)務人員的無私奉獻精神。

四、拓展各種渠道主動提供檔案信息服務

基層醫(yī)療單位可以根據(jù)不同的檔案信息提供各類檔案查詢服務，例如開展檔案室內(nèi)閱覽、檔案陳列館展覽、提供檔案證明材料、編撰專題匯編材料、檔案參考資料以及提供內(nèi)部網(wǎng)上檔案查詢及外借服務等為檔案的利用提供多種渠道，充分發(fā)揮檔案的利用作用。