新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

王若琳

（黑龍江省榮譽(yù)軍人康復(fù)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

王若琳

（黑龍江省榮譽(yù)軍人康復(fù)醫(yī)院，黑龍江 哈爾濱 150000）

事業(yè)單位各項(xiàng)工作展開，必須以檔案管理為基礎(chǔ)。當(dāng)下，信息技術(shù)的快速發(fā)展對(duì)事業(yè)單位原有的檔案管理方式造成了很大的沖擊，讓其管理水平逐漸滯后。為此，事業(yè)單位要改善檔案管理上的不足，借助現(xiàn)代信息技術(shù)，推進(jìn)檔案信息化改革。實(shí)現(xiàn)改革不僅可以減輕人力資源的壓力，還可以提高檔案的利用率。

新形勢(shì)；事業(yè)單位檔案管理；創(chuàng)新；服務(wù)；改革

前言：事業(yè)單位每一項(xiàng)工作從開始到結(jié)束，都會(huì)記錄成檔案，也就是說通過閱讀檔案，可以直觀的看到工作的全部?jī)?nèi)容，所以，提高檔案管理水平，可以讓事業(yè)單位工作的展開提供參考。但就目前事業(yè)單位檔案管理情況分析，有很多管理上的弊端，像是管理不規(guī)范、效率較低等。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的不足

（一）檔案管理工作處于被動(dòng)狀態(tài)。事業(yè)單位的服務(wù)工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過程，而檔案管理人員只會(huì)在服務(wù)結(jié)束后才會(huì)對(duì)這項(xiàng)工作材料進(jìn)行收集，具有被動(dòng)性。特別是在收集的過程中，并未認(rèn)識(shí)到隨工作的進(jìn)行及時(shí)收集材料的重要性［1］。因?yàn)橐恍┎块T的疏漏，可以缺少對(duì)某一工作步驟的記錄，造成工作資料缺失，讓收集到的資料過于零散，沒有及時(shí)性。

（二）缺少檔案管理技術(shù)的投入與使用?，F(xiàn)在，很多事業(yè)單位都會(huì)引入電子設(shè)備，讓紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，運(yùn)用電子檔案的管理模式，這種方式卻依然沒有改變檔案利用率低的現(xiàn)狀。會(huì)造成這一現(xiàn)象的原因是因?yàn)殡娮訖n案管理模式是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)形成的新型管理模式，已經(jīng)習(xí)慣用傳統(tǒng)方法的工作的管理人員很難接受，缺少應(yīng)用與了解，又因?yàn)槟贻p管理者沒有接受過專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，應(yīng)用并不熟練。所以，事業(yè)單位的整體管理水平依然滯后。

（三）有些事業(yè)單位缺少專門的檔案管理人員。我國(guó)一些事業(yè)單位并未設(shè)立檔案部門，而是由其他部門的工作人員兼顧檔案管理工作。這種檔案管理方式會(huì)造成兼職人員主要把工作重心放在本部門的工作上，簡(jiǎn)化檔案管理的工作，又因?yàn)闆]有專業(yè)的管理知識(shí)與技術(shù)，降低檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

二、事業(yè)單位建立檔案管理制度的原則

（一）注重規(guī)范化與靈活化。每個(gè)事業(yè)單位的規(guī)章制度都是根據(jù)國(guó)家的相關(guān)政策制定，但這并不代表制度一定要死板、墨守成規(guī)，而是可以根據(jù)規(guī)模的大小以及工作存在的差異性，根據(jù)實(shí)際情況，制定符合自身特點(diǎn)的管理方式與制度［2］。

（二）明確職責(zé)。事業(yè)單位在制定檔案管理制度時(shí)，必須明確管理人員的職責(zé)，說明職權(quán)范圍，同時(shí)，還要用其他條款保證工作人員形使的權(quán)益，把這兩者放到同等重要的位置上。

（三）讓動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合。事業(yè)單位制定的制度并不是一成不變的，要根據(jù)時(shí)代的進(jìn)步不斷進(jìn)行調(diào)整，做適當(dāng)?shù)母淖儭Ｒ虼?，檔案管理部門要積極吸取其他地區(qū)成功的經(jīng)驗(yàn)，與自身的管理方法相結(jié)合，改善工作中的不足，完善管理制度。

三、實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作改革的有效措施

（一）重組檔案管理業(yè)務(wù)流程。重組業(yè)務(wù)流程是指以信息化為切入點(diǎn)，客觀分析每個(gè)管理業(yè)務(wù)流程，找到工作中存在的問題，利用信息技術(shù)對(duì)其進(jìn)行重新規(guī)劃，優(yōu)化整合，完成升級(jí)［3］。又因?yàn)樾畔⒒梢詮母旧细淖儥n案管理，讓流程符合信息化的要求。事業(yè)單位可以從以下兩方面實(shí)現(xiàn)重組：

首先，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。事業(yè)單位的管理者要根據(jù)已定的管理流程，確定檔案管理部門與其他部門的協(xié)作關(guān)系，要求檔案對(duì)工作內(nèi)容實(shí)時(shí)跟蹤，及時(shí)錄入，對(duì)其進(jìn)行編制、更新，并定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)，同時(shí)，還要根據(jù)需求者查閱資料的內(nèi)容，給出具有針對(duì)性與目的性的流程，滿足其他部門的多種需求。其次，讓業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化。制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，可以讓檔案管理工作按照規(guī)定的程序進(jìn)行，并以此判斷流程具有的使用價(jià)值與可行性，確定職責(zé)權(quán)限，重組結(jié)構(gòu)，樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展觀念。

（二）提高對(duì)檔案管理的重視度。事業(yè)單位必須實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的改革，以促進(jìn)單位持續(xù)發(fā)展，提高工作效率［4］。因此，事業(yè)單位的管理者要對(duì)檔案管理工作做客觀的分析，認(rèn)識(shí)到：檔案會(huì)記錄單位內(nèi)進(jìn)行的各項(xiàng)工作與事務(wù)，記錄員工的工作內(nèi)容，通過閱讀檔案，可以看到工作中的各個(gè)流程，對(duì)人員進(jìn)行監(jiān)督，并且，可以把檔案作為參考，根據(jù)確定的評(píng)價(jià)機(jī)制對(duì)工作業(yè)績(jī)進(jìn)行測(cè)評(píng)，制定單位發(fā)展的重要決策和改革措施。所以，事業(yè)單位要定期組織培訓(xùn)，同時(shí)還有參考其他單位成功的管理方法，進(jìn)行對(duì)比，發(fā)現(xiàn)自身管理上優(yōu)勢(shì)與不足，及時(shí)改正。還要要求檔案管理人員總結(jié)社會(huì)不同發(fā)展階段的檔案管理方式，逐步完善管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)科學(xué)規(guī)范化管理。

（三）加快專業(yè)管理人才的培養(yǎng)。事業(yè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員專業(yè)知識(shí)與素質(zhì)的培養(yǎng)，有助于改變他們的工作觀念，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，提高管理質(zhì)量與效率，用科學(xué)化的管理方法實(shí)現(xiàn)有效管理。因此，事業(yè)單位的管理者要改變自己的態(tài)度，根據(jù)單位檔案管理的特點(diǎn)，適當(dāng)調(diào)整制度，建立培訓(xùn)機(jī)制，定期組織相關(guān)人員對(duì)工作人員進(jìn)行培養(yǎng)，讓其在實(shí)際管理中熟練運(yùn)用專業(yè)知識(shí)與技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)人才。同時(shí)，還可以建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，提高管理人員工作的積極性。而檔案管理人員要從自身的角度出發(fā)，不斷汲取成功的管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉國(guó)家制定檔案管理規(guī)章制度，提高專業(yè)素質(zhì)，探索新的檔案管理模式，讓事業(yè)單位的工作有序進(jìn)行。

（四）完善管理方法。事業(yè)單位要全面貫徹并實(shí)行管理機(jī)制，根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，貼合實(shí)際。另外，檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)者要遵照規(guī)章適度進(jìn)行檔案管理工作，起到帶頭作用，強(qiáng)化管理人員的服務(wù)理念，用創(chuàng)新性的思維解決管理問題，整合現(xiàn)有的信息資源，提高管理效率。并且還要增加技術(shù)設(shè)備的投入，為檔案部門體統(tǒng)計(jì)算機(jī)等辦公用具，適當(dāng)檔案信息化。

總結(jié)：檔案是事業(yè)單位進(jìn)行各項(xiàng)工作的重要參考，有很高的實(shí)用價(jià)值。在新形勢(shì)下，事業(yè)單位必須遵循原則，實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的改革，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，改變檔案管理人員的觀念，注重專業(yè)人才的培養(yǎng)，創(chuàng)新檔案管理模式，提高管理質(zhì)量。

［1］王玲玲. 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2015，12：74-75.

［2］張?chǎng)? 試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新［J］. 群文天地，2011，24：204.

［3］尤麗. 淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革［J］. 山西檔案，2014，06：63-65.

［4］夏楓. 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究［J］. 企業(yè)改革與管理，2015，18：20.

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1671-864X（2016）10-0297-01