會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下錯(cuò)賬更正方法研究

馬晨佳　李新瑞　梁婧

◇中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-5812（2016）17-0110-02

摘要：文章以用友U8.72財(cái)務(wù)軟件為例，對(duì)其總賬應(yīng)用模式、財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用模式、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用模式下的會(huì)計(jì)核算過程和各種錯(cuò)賬更正方法的應(yīng)用過程進(jìn)行分析，并針對(duì)會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下錯(cuò)賬更正方法使用過程中存在的問題針對(duì)性地提出建議。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)信息化 錯(cuò)賬更正 方法

會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的錯(cuò)賬更正是指財(cái)務(wù)軟件操作人員在記賬時(shí)的誤操作很可能導(dǎo)致憑證的各項(xiàng)目要素出錯(cuò)，其在發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤后需及時(shí)采用合適的方法予以更正。

一、會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的錯(cuò)賬更正方法

（一）負(fù)數(shù)更正法。當(dāng)發(fā)現(xiàn)本會(huì)計(jì)期間的憑證在記賬后出現(xiàn)會(huì)計(jì)科目錯(cuò)誤，或會(huì)計(jì)科目正確但所記金額大于應(yīng)記金額的情況時(shí)，均可以采用負(fù)數(shù)更正法。

（二）補(bǔ)充登記法。補(bǔ)充登記法與負(fù)數(shù)更正法一樣，只能更正當(dāng)前會(huì)計(jì)期間在記賬后所發(fā)現(xiàn)的憑證錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。但與負(fù)數(shù)更正法不同的是，它適用于記賬憑證的會(huì)計(jì)科目正確，但所記金額小于應(yīng)記金額的情況。

（三）即時(shí)修訂法。即時(shí)修訂法是一種通過修改、作廢、刪除等方式即時(shí)更正未審核憑證的錯(cuò)誤的方法。其在使用時(shí)有三點(diǎn)需要注意：第一，使用該方法的是各系統(tǒng)的制單員，其他人員無此權(quán)限；第二，此方法只適用于未審核的憑證；第三，由子系統(tǒng)生成的憑證應(yīng)在相關(guān)子系統(tǒng)中進(jìn)行修改。

（四）編輯更正法。編輯更正法是一種專門用于會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下的對(duì)當(dāng)前會(huì)計(jì)期間正在錄入時(shí)發(fā)現(xiàn)的憑證錯(cuò)誤進(jìn)行更正的方法。它可以代替手工環(huán)境下的劃線更正法。

（五）逆向操作法。逆向操作法不同于其他四種方法，它是一種無法獨(dú)立使用的錯(cuò)賬更正方法，需要在憑證審核、記賬、結(jié)賬后從后往前逆向操作取消結(jié)賬、記賬、審核，然后結(jié)合即時(shí)修訂法進(jìn)行修正。

二、用友U8.72軟件不同應(yīng)用模式下的錯(cuò)賬更正方法應(yīng)用

（一）總賬應(yīng)用模式。總賬應(yīng)用模式是一種在總賬系統(tǒng)中依據(jù)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)手工錄入憑證的會(huì)計(jì)核算應(yīng)用模式。

1.編輯更正法。某經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為2016年1月5日以銀行存款1 000元購買辦公用品。但是，在錄入憑證時(shí)將制單日期輸成了2016年1月3日，因此系統(tǒng)顯示憑證不序時(shí)。此時(shí)可采用編輯更正法進(jìn)行更正，只需將2016年1月3日直接改成2016年1月5日即可。

2.即時(shí)修訂法。某經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為2016年2月5日以銀行存款200元購買辦公用品。但是，該筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的憑證在保存后即發(fā)現(xiàn)將日期輸成了2016年2月7日，且已無法修改。此時(shí)可采用即時(shí)修訂法先將該憑證作廢及刪除，然后重新填制一張正確的憑證。

3.負(fù)數(shù)更正法。某經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為以銀行存款2 000元預(yù)付租金，但在輸入憑證時(shí)，借方科目誤用為“管理費(fèi)用”，并已審核記賬。此時(shí)可采用負(fù)數(shù)更正法進(jìn)行更正。首先，在系統(tǒng)中錄入一張所填內(nèi)容與錯(cuò)誤憑證相同、只有金額為負(fù)的憑證。分錄如下：

借：管理費(fèi)用 -2 000

貸：銀行存款 -2 000

然后，重新錄入一張正確的憑證。分錄如下：

借：待攤費(fèi)用 2 000

貸：銀行存款 2 000

最后再對(duì)這兩張憑證審核記賬。

4.補(bǔ)充登記法。某經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)為用現(xiàn)金96元購買辦公用品，但在輸入憑證時(shí)，將借貸方金額誤記為69元，并已審核記賬。此時(shí)可采用補(bǔ)充登記法進(jìn)行更正，即在系統(tǒng)中錄入一張所填內(nèi)容與錯(cuò)誤憑證相同，只是金額為27元的憑證，并對(duì)該憑證審核記賬。分錄如下：

借：管理費(fèi)用 27

貸：庫存現(xiàn)金 27

5.逆向操作法。某經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)隨附三張?jiān)紗螕?jù)。但是，該筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的憑證在審核記賬后發(fā)現(xiàn)附件張數(shù)為兩張。此時(shí)需要將逆向操作法與即時(shí)修訂法結(jié)合起來進(jìn)行更正。也就是說，先取消憑證的記賬與審核，再將附件張數(shù)修改為三張，最后重新審核記賬。

總之，在此模式下發(fā)生的各類型錯(cuò)賬均可用上述五種錯(cuò)賬更正方法來更正。

（二）財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用模式。財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用模式是一種基于總賬應(yīng)用模式，并在此基礎(chǔ)上增加固定資產(chǎn)、工資管理、應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算應(yīng)用模式。

1.固定資產(chǎn)系統(tǒng)。

問題描述：新增一項(xiàng)10 000元的固定資產(chǎn)，在將所填制的資產(chǎn)增加卡片制單并審核后發(fā)現(xiàn)憑證上的金額為1 000元。

主要原因：固定資產(chǎn)系統(tǒng)的制單員在填制資產(chǎn)增加卡片時(shí)將原值10 000元誤錄為1 000元。

解決方案：固定資產(chǎn)系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改，所以要在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法取消憑證審核后在固定資產(chǎn)系統(tǒng)用即時(shí)修訂法先將其刪除，再將此張資產(chǎn)增加卡片上的1 000元改為10 000元，最后重新制單并審核。

2.工資管理系統(tǒng)。

問題描述：某員工每月基本工資5 000元，獎(jiǎng)金800元，交通補(bǔ)助300元，代扣稅和社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)合計(jì)400元，當(dāng)月請(qǐng)事假5天（每天扣款20元），財(cái)務(wù)人員據(jù)此手工計(jì)算出其本月實(shí)領(lǐng)工資為5 600元，但是在錄入正確的工資數(shù)據(jù)后，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)置好的工資項(xiàng)目和計(jì)算公式生成的工資發(fā)放憑證上顯示的實(shí)發(fā)合計(jì)是5 700元，此時(shí)該憑證已審核。

主要原因：在工資數(shù)據(jù)錄入正確的情況下，系統(tǒng)生成的工資發(fā)放憑證上顯示的實(shí)發(fā)合計(jì)錯(cuò)誤，很可能是錄入各工資項(xiàng)目的計(jì)算公式或者設(shè)置各工資項(xiàng)目的增減項(xiàng)時(shí)出現(xiàn)錯(cuò)誤，進(jìn)而導(dǎo)致實(shí)發(fā)合計(jì)的計(jì)算公式出現(xiàn)錯(cuò)誤。逐一排查后發(fā)現(xiàn)，各工資項(xiàng)目的計(jì)算公式輸入正確，多出的100元系減項(xiàng)計(jì)入扣款合計(jì)中的事假扣款誤設(shè)置成增項(xiàng)計(jì)入應(yīng)發(fā)合計(jì)所致。

解決方案：工資管理系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改，所以要在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法取消憑證審核后在工資管理系統(tǒng)用即時(shí)修訂法先將其刪除，再將原工資項(xiàng)目中的事假扣款增減項(xiàng)設(shè)置由增項(xiàng)改為減項(xiàng)，最后重新制單并審核。

3.應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)。

問題描述：根據(jù)某收款單生成的憑證經(jīng)總賬系統(tǒng)審核后發(fā)現(xiàn)憑證上的收款金額有誤。

主要原因：應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)的制單員在錄入收款單時(shí)將金額輸錯(cuò)。

解決方案：應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改，所以要在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法取消憑證審核后在應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)用即時(shí)修訂法先將其刪除，再在棄審此張收款單后更正金額，最后重新制單并審核。

總之，在此模式下發(fā)現(xiàn)錯(cuò)賬的時(shí)點(diǎn)一般是在生成的憑證經(jīng)總賬系統(tǒng)審核后，所選用的錯(cuò)賬更正方法為逆向操作法與即時(shí)修訂法。

（三）財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用模式。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化應(yīng)用模式是一種將企業(yè)的財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)活動(dòng)相結(jié)合的綜合應(yīng)用模式。這種模式在前兩種模式的基礎(chǔ)上增加了采購、銷售、倉存管理及存貨等核算系統(tǒng)。

1.采購管理系統(tǒng)。

問題描述：某采購入庫單在存貨核算系統(tǒng)生成憑證，經(jīng)審核后發(fā)現(xiàn)金額與實(shí)際不符。

主要原因：采購管理系統(tǒng)的制單員在填寫采購入庫單時(shí)將采購金額輸錯(cuò)。

解決方案：存貨核算系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改。要先在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法反審核憑證，然后在存貨核算系統(tǒng)用即時(shí)修訂法先將其刪除，之后修改采購入庫單中的金額，最后重新制單并審核。

銷售管理系統(tǒng)與采購管理系統(tǒng)錯(cuò)賬更正方法的應(yīng)用相類似，不再贅述。

2.倉存管理系統(tǒng)。

問題描述：經(jīng)調(diào)撥單生成的憑證在總賬系統(tǒng)審核后發(fā)現(xiàn)某些要素存在錯(cuò)誤。

主要原因：倉存管理系統(tǒng)的制單員在錄入調(diào)撥單時(shí)將某些要素錄入錯(cuò)誤。

解決方案：倉存管理系統(tǒng)生成的憑證在總賬系統(tǒng)無法修改。應(yīng)在總賬系統(tǒng)中用逆向操作法反審核憑證后在倉存管理系統(tǒng)用即時(shí)修訂法刪除憑證。接著，在反審核調(diào)撥單后根據(jù)實(shí)際情況修改調(diào)撥單中的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)。最后，重新制單并審核。

總之，此模式下發(fā)現(xiàn)錯(cuò)賬的時(shí)點(diǎn)和更正方法與財(cái)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用模式下基本一致。

三、錯(cuò)賬更正方法在應(yīng)用過程中存在的問題

（一）不符合操作規(guī)范?！稌?huì)計(jì)法》和《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》明確規(guī)定，如果企業(yè)使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算，那么，財(cái)務(wù)軟件的使用及其生成的憑證、賬簿、報(bào)表等必須符合國家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。而且，財(cái)務(wù)軟件必須提供對(duì)已保存憑證的審核功能，審核后不能再對(duì)憑證進(jìn)行修改。如憑證在審核、記賬、結(jié)賬后發(fā)現(xiàn)確需修改，可在有記錄痕跡的前提下進(jìn)行修改。另外，如果在審核、記賬后發(fā)現(xiàn)憑證會(huì)計(jì)科目、金額存在差錯(cuò)，可用紅字沖銷法或補(bǔ)充更正法錄入憑證進(jìn)行更正。

但在用友U8.72財(cái)務(wù)軟件的操作過程中，憑證記賬后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)需用負(fù)數(shù)更正法進(jìn)行更正，紅字沖銷憑證可由總賬系統(tǒng)中的紅字對(duì)沖功能自動(dòng)生成，這與上述規(guī)定存在出入。而且逆向操作法雖然可以更加方便地更正錯(cuò)賬，但是由于其提供的有痕跡記錄并不完善，所以也違背了上述有關(guān)規(guī)定。

（二）造成內(nèi)控制度虛設(shè)。不同于手工環(huán)境下可以通過筆跡來區(qū)分責(zé)任，會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下逆向操作法的使用可以不留痕跡地修改會(huì)計(jì)信息。所以，其本身需要制定更為嚴(yán)格的內(nèi)控制度，但是逆向操作法不僅導(dǎo)致內(nèi)控制度中不同權(quán)限人員之間相互制約的制度形同虛設(shè)，而且也容易使各系統(tǒng)操作人員的工作態(tài)度發(fā)生改變，對(duì)工作不負(fù)責(zé)任。

（三）引發(fā)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)混亂。首先，在使用用友U8.72財(cái)務(wù)軟件將某一會(huì)計(jì)期間的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)編制成財(cái)務(wù)報(bào)表后，需要將其中的部分報(bào)表及時(shí)對(duì)外報(bào)送。如果事后再通過逆向操作法對(duì)本會(huì)計(jì)期間的業(yè)務(wù)進(jìn)行修改，很可能導(dǎo)致財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)的前后不一致，違背財(cái)務(wù)報(bào)告的及時(shí)性與客觀性原則，而且很可能會(huì)給企業(yè)帶來嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。其次，用友U8.72財(cái)務(wù)軟件中逆向操作功能的實(shí)現(xiàn)，一般基于記賬數(shù)據(jù)的全面及準(zhǔn)確保留和全面可逆。從理論上講這些是可以實(shí)現(xiàn)的，但在設(shè)計(jì)軟件時(shí)，由于其功能的涉及面較廣、數(shù)據(jù)處理比較復(fù)雜，所以一般難以實(shí)現(xiàn)。如果頻繁使用逆向操作法，很可能導(dǎo)致賬面數(shù)據(jù)混亂，嚴(yán)重的話可能導(dǎo)致整個(gè)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)癱瘓，影響企業(yè)的正常運(yùn)作。最后，不同人員的操作能力和理解能力不同，所以，操作人員在使用逆向操作法跨年度更正錯(cuò)賬時(shí)，會(huì)因不同年份的會(huì)計(jì)科目體系的不同而錯(cuò)誤操作。一旦發(fā)生這種情況，很可能導(dǎo)致年度數(shù)據(jù)混亂，給企業(yè)造成不必要的麻煩與損失。

四、完善逆向錯(cuò)賬更正方法的建議

經(jīng)過以上分析可知，用友U8.72財(cái)務(wù)軟件不同應(yīng)用模式下出現(xiàn)問題的主要是逆向操作法，本文對(duì)此提出以下建議。

（一）重新設(shè)計(jì)會(huì)計(jì)軟件。（1）增加使用逆向操作法的自動(dòng)記錄功能。包括自動(dòng)記錄使用逆向操作法的時(shí)間、人員、原因及位置等。以符合國家相關(guān)規(guī)定，實(shí)現(xiàn)真正意義上的有痕跡修改，并保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。（2）增加對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表發(fā)生變動(dòng)的自動(dòng)說明功能。因?yàn)槟嫦虿僮鞣ê芸赡苁关?cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)發(fā)生變動(dòng)，所以在設(shè)計(jì)軟件時(shí)可以增加對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)表發(fā)生變動(dòng)的說明功能。當(dāng)財(cái)務(wù)報(bào)表發(fā)生變動(dòng)時(shí)，系統(tǒng)在報(bào)表附注中自動(dòng)記錄下出錯(cuò)的地方、原因及修改過程等，以把握會(huì)計(jì)信息的前后不一致，避免造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)混亂。

（二）加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理。首先，在企業(yè)內(nèi)部制定較為完善的財(cái)務(wù)軟件管理和監(jiān)督機(jī)制。其次，管理層應(yīng)加強(qiáng)對(duì)軟件操作人員的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其獨(dú)立負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，指導(dǎo)他們嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)軟件的操作流程和國家相關(guān)規(guī)定操作，盡量避免發(fā)生錯(cuò)賬。最后，嚴(yán)格界定各系統(tǒng)操作人員的權(quán)限，使其可以完成真正意義上的相互制約。

（三）改進(jìn)逆向操作功能的不可行性。企業(yè)在購買軟件后應(yīng)由專業(yè)的測(cè)試人員反復(fù)對(duì)其進(jìn)行可行性測(cè)試，確保在使用逆向操作法時(shí)可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)全面、準(zhǔn)確的保留與可逆。

（四）嚴(yán)格限制逆向操作功能的使用。（1）加強(qiáng)對(duì)逆向操作法的授權(quán)。在使用用友U8.72財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算時(shí)，各系統(tǒng)的記賬人員對(duì)賬簿的準(zhǔn)確性負(fù)全責(zé)。因此，為明確責(zé)任和防止濫用逆向操作法，需規(guī)定各系統(tǒng)的操作人員必須在得到系統(tǒng)管理員的授權(quán)后才能采用逆向操作法。（2）限期取消相關(guān)人員的逆向操作權(quán)限。一般而言，在財(cái)務(wù)軟件剛開始投入使用或財(cái)會(huì)人員接受軟件培訓(xùn)時(shí)會(huì)頻繁使用逆向操作法。因此，為了防止因使用逆向操作法而出現(xiàn)混亂，企業(yè)可以規(guī)定其可使用期限為軟件投入使用后的半年或一年，當(dāng)使用期滿時(shí)，由系統(tǒng)管理員取消相關(guān)人員的逆向操作權(quán)限。（3）加大制度建設(shè)，嚴(yán)格處罰力度。財(cái)政部門首先要作出對(duì)于提供逆向操作法更正錯(cuò)賬的財(cái)務(wù)軟件必須具有能夠反映完整的錯(cuò)賬更正過程的痕跡記錄功能的明確規(guī)定，其次要明令禁止操作人員使用具有會(huì)計(jì)舞弊性質(zhì)的跨年度的逆向操作法，最后還要對(duì)操作人員利用逆向操作法從事違法犯罪的行為制定相應(yīng)的處罰規(guī)定。S

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