論建設(shè)電力企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的重要性

藺一梅

摘要：隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的經(jīng)濟體制在不斷改變，科學技術(shù)對各行各業(yè)的影響逐漸增大，在這樣的背景下，電力企業(yè)必須實現(xiàn)檔案管理的信息化，才能使電力企業(yè)跟上時代的發(fā)展步伐，在激烈的市場競爭中贏得主動權(quán)。檔案的信息化建設(shè)對于電力企業(yè)的長遠發(fā)展具有十分重要的作用，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須重視這一工作，積極推動這項工作的開展。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案管理；信息化建設(shè)

電力能源是人們生產(chǎn)生活中使用最多的能源之一，隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，各行各業(yè)對電力的需求量不斷增加，這在很大程度上推動了電力企業(yè)的發(fā)展，目前，我國正大力推進智能電網(wǎng)的建設(shè)，這給電力企業(yè)提出了新的目標與要求。在這個信息化的時代，企業(yè)管理必須與時俱進，加強信息化建設(shè)，才能夠提高資源的利用效率，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)電力企業(yè)的檔案管理信息化對于智能電網(wǎng)的建設(shè)和企業(yè)的未來發(fā)展都具有深遠意義。

一、進行電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵

實現(xiàn)檔案的信息化就是在原有檔案的基礎(chǔ)上，不改變檔案的原有內(nèi)容信息，對檔案的存在形式以及本身的內(nèi)容信息進行轉(zhuǎn)變，這一轉(zhuǎn)變必須符合信息轉(zhuǎn)變原則，從而使檔案信息能夠社會化，實現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案的利用效率。檔案本身包含著各種各樣的信息，在信息化的過程中不僅要弄清檔案本身所記錄的信息，還要將原始信息進行處理，使其能夠與社會其他信息形式進行融合，從而形成更為廣泛的信息。因此，檔案是一筆巨大的財富，這些財富不應(yīng)該沉睡在檔案館里，而應(yīng)當發(fā)揮其巨大的價值，因此在信息化的時代，電力企業(yè)必須實現(xiàn)檔案資源的高效管理和利用，使檔案資料能夠更好地為電力企業(yè)的建設(shè)和發(fā)展服務(wù)。

（二）電力企業(yè)進行檔案信息化建設(shè)的重要意義

電力企業(yè)的檔案是對電力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的原始記錄，它能夠真實地反應(yīng)出電力企業(yè)的發(fā)展歷程，并蘊涵著大量的技術(shù)與知識，在信息化的時代，進行電力檔案的信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢，依托于快速發(fā)展的信息技術(shù)，對檔案資源進行高效的管理與運用，可以有效提高企業(yè)的管理效率和管理水平，促進企業(yè)的健康發(fā)展。隨著電子信息技術(shù)方面的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被運用到電力企業(yè)管理的各個方面，在檔案管理中運用信息技術(shù)可以幫助企業(yè)更新文件的管理方式，探索更為方便與快捷的管理方法與管理工具。在信息化的時代，電力檔案信息化建設(shè)對于電力企業(yè)的長遠發(fā)展具有重要的作用，評價電力企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化的水平主要是看其檔案信息化的程度，這就要求電力企業(yè)必須扎住機遇，加快電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐，實現(xiàn)檔案的正確管理，提高檔案的利用率，從而使電力企業(yè)能夠更好的適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟的管理體制，不斷提高企業(yè)的競爭力。

二、電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問題

（一）電力企業(yè)對檔案管理的重視程度不夠

長久以來，電力企業(yè)上至領(lǐng)導(dǎo)，下到員工，對于電力檔案的管理缺乏足夠的認識。在大多數(shù)人心中，檔案管理只是文字類的工作，和市場占有率、售后服務(wù)保障等工作相比并沒有什么價值，因此完全沒有必要進行檔案的信息化建設(shè)，更沒有將檔案信息化納入到電力企業(yè)的整體規(guī)劃中去。這種認識上的誤區(qū)使電力企業(yè)沒有投入足夠的人力、物力和財力進行檔案管理的信息化建設(shè)，從而造成檔案管理水平低下，管理方式不當?shù)榷喾N問題。

（二）企業(yè)管理制度不健全

電力企業(yè)的檔案管理是一項嚴謹和復(fù)雜的工作，工作人員必須結(jié)合電力企業(yè)的自身特點，立足于實際，制定出適合電力企業(yè)的檔案管理制度。在檔案信息化建設(shè)過程中，一些電力企業(yè)雖然緊跟時代的發(fā)展步伐，建立了企業(yè)規(guī)章制度，但是這些制度并沒有聯(lián)系企業(yè)實際，只是沒有前瞻性的應(yīng)付，所以并不能夠起到實際的作用。在檔案管理中，不健全的檔案管理制度導(dǎo)致工作人員職責不明，檔案資料的收集存在信息丟失、信息模糊等現(xiàn)象，一些檔案資料在歸還時存在隨意涂改、撕毀等現(xiàn)象，這些都嚴重影響了檔案的管理工作。

（三）信息化技術(shù)有待完善

目前，電力企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)還處于探索階段，信息化技術(shù)還有待完善。采用計算機模仿技術(shù)來替代傳統(tǒng)的檔案管理工作只是一種表面式的檔案信息化管理，這種方式并不能夠有效實現(xiàn)檔案整合編制、瀏覽以及獲取工作的整合，并不是真正意義上的信息化。由于電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視程度不夠，因此在制度制定時只是對檔案管理進行了大致的方向要求，并沒有規(guī)定具體的實施細節(jié)，也沒有制定必要的獎懲制度和監(jiān)督措施，因此檔案管理中存在工作人員職責不明、態(tài)度不端正以及消極怠工等現(xiàn)象。

（四）缺乏專業(yè)的檔案信息化建設(shè)管理人員

在電力企業(yè)的檔案管理中，管理人員素質(zhì)不高、專業(yè)技能不過關(guān)等現(xiàn)象十分普遍，因此檔案管理時常出現(xiàn)各種操作問題，管理效率比較低下。檔案管理人員的整體素質(zhì)嚴重影響著檔案管理水平，電力企業(yè)沒有定期對檔案管理人員進行培訓，也忽視對專業(yè)管理人員的選拔，從而導(dǎo)致檔案管理隊伍持續(xù)走下坡路。同時，電力企業(yè)中檔案管理人員的待遇普遍不高，因此很多檔案管理人員往往會選擇跳槽或者離職，這使得檔案管理隊伍處于持續(xù)的波動中。

三、進行電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)的有效措施

（一）提高對檔案管理的重視程度，樹立檔案信息意識

意識具有能動性，在檔案信息化建設(shè)中，加強電力企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和員工對該項工作的重視程度，更正其認識上存在的誤區(qū)，樹立工作人員的檔案信息意識，則可以為檔案的信息化建設(shè)提供推動力。在檔案信息化建設(shè)中，檔案工作人員是基本力量，電力企業(yè)必須讓工作人員樹立起檔案信息的意識，使其認識到檔案信息化建設(shè)的重要性，才能夠提高工作人員的使命感和責任心，才能夠調(diào)動工作人員的積極性。只有讓檔案工作人員全身心地投入到檔案信息化建設(shè)中去，才能夠促進檔案信息與社會其他信息形式之間的滲透和融合，從而使檔案信息化建設(shè)與社會中的其他信息事業(yè)建設(shè)相輔相成，共同發(fā)展。

（二）建立健全企業(yè)管理制度

科學技術(shù)的快速發(fā)展和市場競爭的日益激烈給電力企業(yè)的管理水平和管理效率提出了更高的要求，電力企業(yè)的業(yè)務(wù)十分繁雜，業(yè)務(wù)形式多種多樣，數(shù)量龐大，這給企業(yè)檔案的管理增加了難度。為了更好的進行企業(yè)檔案的管理，電力企業(yè)必須根據(jù)企業(yè)體制職能的改變該制定新的管理體制，在檔案管理方面，必須明確每一位管理人員的責任分工，并實行責任追究制度，對每一位員工的工作進行業(yè)績考核。為了提高檔案管理人員的責任心和事業(yè)心，加強對企業(yè)檔案的保存與管理，企業(yè)必須將重要檔案的歸檔與移交細化到個人，防止出現(xiàn)檔案涂改、撕毀等現(xiàn)象。同時，電力企業(yè)還應(yīng)當建立一個互相監(jiān)督、互相促進的管理平臺，覆蓋到企業(yè)的各個角落，從而督促每一位員工認真工作，業(yè)績突出的員工應(yīng)當予以獎賞。

（三）大力建設(shè)檔案管理的信息化技術(shù)

電力企業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)是與先進的信息技術(shù)分不開的，電力企業(yè)必須加強企業(yè)檔案的存儲技術(shù)，提高企業(yè)信息的文件歸檔能力，在此基礎(chǔ)上增強每一位員工的安全意識，在日常工作中積極發(fā)現(xiàn)和避免出現(xiàn)安全隱患，防止檔案中出現(xiàn)錯誤信息，為檔案的信息化建設(shè)提供保障。電力企業(yè)要引進先進的技術(shù)設(shè)備，為檔案管理配置高標準的磁介質(zhì)檔案存儲設(shè)備，從而解決企業(yè)數(shù)字信息收集困難的問題。電力企業(yè)還應(yīng)當加強對檔案原件的管理，保證檔案的完整性和全面性，在檔案安全方面要做到兩點：一方面要加強建筑消防報警等安全設(shè)施的建設(shè)，保護紙質(zhì)檔案的安全，一當面要加強網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的建設(shè)和鞏固，通過病毒檢查、備份保存以及建立防火墻等措施來避免數(shù)據(jù)丟失，提升檔案資料的安全性。

（四）培養(yǎng)專業(yè)型的檔案信息化建設(shè)人才

電力企業(yè)的檔案信息化建設(shè)離不開專業(yè)的檔案信息化建設(shè)人才，因此，企業(yè)必須重視檔案管理的專業(yè)人才，一方面對現(xiàn)有管理團隊進行培訓，一方面進行人才引進，提升管理團隊的綜合實力。為了提高檔案管理工作隊伍的整體水平，加快企業(yè)的檔案信息化建設(shè)，電力企業(yè)必須加強對檔案管理人員的專業(yè)培訓，從基礎(chǔ)的計算機知識、檔案管理與檔案實踐等方面入手，提升管理人員的理論知識以及業(yè)務(wù)能力，增強管理人員的責任意識，信息技術(shù)人員應(yīng)當理解和熟悉企業(yè)各部門的業(yè)務(wù)，便于進行文檔的分類和歸檔。

四、結(jié)語

科學技術(shù)的快速發(fā)展極大地改變了人們的工作和生活方式，對于電力企業(yè)來講，為了在積累的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢，更好地進行智能電網(wǎng)建設(shè)，滿足各行各業(yè)對電力的廣泛需求，就必須提高管理水平和管理效率。電力企業(yè)的檔案信息化建設(shè)對于智能電網(wǎng)的建設(shè)具有極大的促進作用，電力企業(yè)必須認識到檔案信息化建設(shè)的必要性，加強各部門之間的協(xié)調(diào)配合，提升檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，改革檔案工作管理體制與運行機制，使檔案信息化建設(shè)真正落到實處。

參考文獻：

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