煤炭集團(tuán)型企業(yè)辦公自動(dòng)化建設(shè)淺析

陳衛(wèi)軍

煤炭集團(tuán)型企業(yè)下屬層級(jí)較多，各子公司之間快速、高效的業(yè)務(wù)協(xié)同需要借助現(xiàn)代信息技術(shù)構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一、面向企業(yè)所有管理員工的協(xié)同工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)安全有效的公文和各種項(xiàng)目的流轉(zhuǎn)、審批、會(huì)簽、監(jiān)控、實(shí)現(xiàn)文檔管理一體化；實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)層級(jí)的個(gè)性化需求和分級(jí)授權(quán)管理；實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)內(nèi)的信息互換和發(fā)布平臺(tái)，集團(tuán)內(nèi)部各子公司之間電子公文的安全分發(fā)和企業(yè)信息的快速發(fā)布；實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與集團(tuán)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資料整合，建立集團(tuán)內(nèi)部便捷統(tǒng)一的大辦公平臺(tái)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用平臺(tái)將分權(quán)限、層級(jí)覆蓋集團(tuán)總部和各子公司所有管理人員，實(shí)現(xiàn)異地人員在同一平臺(tái)上辦公，這是大型煤炭集團(tuán)管控目標(biāo)的有效途徑和必然選擇。

一、系統(tǒng)應(yīng)具備的技術(shù)特點(diǎn)

煤炭集團(tuán)型企業(yè)自動(dòng)化辦公目標(biāo)應(yīng)是業(yè)務(wù)型、智能型、集成型和集團(tuán)型架構(gòu)統(tǒng)一的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。無論是在業(yè)務(wù)需求、結(jié)構(gòu)，還是在性能、靈活性等方面，都更加穩(wěn)健有力，而且功能更加完善。應(yīng)具備以下幾個(gè)方面：

（一）流程引擎包括駁回直送，同處理人跳過，溝通，轉(zhuǎn)辦，知會(huì)，并發(fā)審批，超時(shí)自動(dòng)處理等功能。

（二）自動(dòng)統(tǒng)計(jì)各部門業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的件數(shù)、辦事周期，可以查看相應(yīng)辦理效率，以便高質(zhì)量、高效率地完成工作任務(wù)。

（三）當(dāng)某些業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫文檔數(shù)量過多后，可以將歷史文檔通過分庫存儲(chǔ)庫進(jìn)行簡單的分庫歸檔，以提高當(dāng)前業(yè)務(wù)庫的使用效率。

（四）將系統(tǒng)中重要的操作記錄到日志中。分別記錄登錄日志，刪除日志和存取控制日志。

（五）表單域、IDX可編輯分開控制，提高了公文處理權(quán)限分配的靈活性。

（六）在流程提交時(shí)，增加了默認(rèn)處理人、選擇范圍支持按部門過濾，對(duì)流程進(jìn)行了固化，減少手動(dòng)選擇操作。

（七）支持條件判斷，系統(tǒng)根據(jù)判斷條件自動(dòng)選擇流程。例如，費(fèi)用審批100萬以內(nèi)和超過100萬的審批流程不一樣，通過設(shè)定系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)選擇。

（八）會(huì)簽改進(jìn)?？梢赃x擇終止某幾個(gè)或者全部的部門、個(gè)人；完善了會(huì)簽登記單記錄的反饋、接收、終止等信息，會(huì)簽反饋提交時(shí)可以另外輸入意見匯總。

（九）委托辦理改進(jìn)。流轉(zhuǎn)過程中記錄委托辦理信息，被委托人辦理后，在相應(yīng)位置會(huì)留下記錄。

（十）實(shí)現(xiàn)對(duì)word文檔的重復(fù)套打，多文件上傳與下載，手寫批示保留用戶最近一次使用的字號(hào)和顏色。

二、固網(wǎng)與移動(dòng)辦公的融合

隨著4G網(wǎng)絡(luò)的覆蓋，以及企業(yè)人性化管理需要和4G網(wǎng)絡(luò)的全面建設(shè)，整個(gè)IT信息產(chǎn)業(yè)的移動(dòng)化應(yīng)用趨勢(shì)日益明顯，“手機(jī)永遠(yuǎn)在線”的時(shí)代已經(jīng)到來。建設(shè)一個(gè)與固定網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化相融合的移動(dòng)辦公系統(tǒng)顯得日益重要，移動(dòng)辦公系統(tǒng)充分利用了手機(jī)等移動(dòng)終端上網(wǎng)便捷、移動(dòng)性強(qiáng)、覆蓋范圍廣等特點(diǎn)，其與傳統(tǒng)局域網(wǎng)的結(jié)合，打破這些時(shí)空上的信息束縛限制，跳出固化的信息化建設(shè)路線，切實(shí)有效解決了因“出差”、“會(huì)議”等原因造成的辦公滯后現(xiàn)象，可以隨時(shí)、隨地進(jìn)行網(wǎng)上辦公，再次大幅度提升了辦公效率。移動(dòng)辦公應(yīng)具備以下幾個(gè)方面：

（一）用戶能夠隨時(shí)隨地收發(fā)OA系統(tǒng)中的郵件、瀏覽附件，并能夠在附件中查看word、excel、PowerPoint、pdf、jpg、gif、png等多種常用格式的文件。當(dāng)有新郵件時(shí)，服務(wù)器會(huì)將該郵件直接推送到手機(jī)上來，用戶使用起來就像使用短信一樣方便。

（二）通過公司新聞功能，用戶可以在這里任意查看公司新聞。如企業(yè)介紹、新聞、產(chǎn)品介紹、期刊、大事記、規(guī)章制度、公告等。

（三）通訊錄功能模塊實(shí)現(xiàn)快速通訊以及個(gè)人信息查詢功能。用戶進(jìn)入資訊中的單位通訊錄分別可查看內(nèi)部通訊錄和外部通訊錄。

（四）移動(dòng)辦公系統(tǒng)具有完善的管理功能，提供系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)功能，使企業(yè)可以維護(hù)本系統(tǒng)相關(guān)信息。

三、成立系統(tǒng)建設(shè)工作組

為提高辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)效率，保證系統(tǒng)按計(jì)劃、高質(zhì)量完成，及時(shí)解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的各種問題，需成立工作小組。前期工作是先進(jìn)行調(diào)研，主要從公司技術(shù)實(shí)力、辦公自動(dòng)化項(xiàng)目實(shí)施經(jīng)驗(yàn)和典型應(yīng)用案例等幾個(gè)方面進(jìn)行考察。考察公司規(guī)模， 整體實(shí)力，有無相關(guān)資質(zhì)， 在項(xiàng)目實(shí)施方面的成功經(jīng)驗(yàn)等。重點(diǎn)了解應(yīng)用案例單位使用情況， 聽取用戶的意見和建議。對(duì)調(diào)研結(jié)果認(rèn)真分析、總結(jié)， 為實(shí)施自己的OA 項(xiàng)目在技術(shù)和管理上提供了寶貴的經(jīng)驗(yàn)和參照，最后選擇項(xiàng)目實(shí)施商

工作組要有技術(shù)、使用等多部門組成，技術(shù)部門、系統(tǒng)最終使用部門都應(yīng)參與整個(gè)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)建設(shè)過程，保證系統(tǒng)實(shí)施過程中的實(shí)用性、高效性。工作小組職責(zé)：組織制定公文流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃、人員培訓(xùn)計(jì)劃并遵照?qǐng)?zhí)行；嚴(yán)格監(jiān)督項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度，系統(tǒng)測(cè)試、上線運(yùn)行等工作；定期通報(bào)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，研究解決實(shí)施過程中出現(xiàn)的有關(guān)問題；編寫公文流轉(zhuǎn)管理系統(tǒng)文檔，并存檔。

四、操作培訓(xùn)

最后，也是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是培訓(xùn)，再好的系統(tǒng)也要有好的人員操作，所有人員培訓(xùn)環(huán)節(jié)及其重要，所以，需要根據(jù)各部分人員特點(diǎn)制定計(jì)劃，這樣才能達(dá)到非常好的效果，為系統(tǒng)高效運(yùn)行提供了最好保證。

首先，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)積極參與，并主動(dòng)帶頭使用，促進(jìn)內(nèi)部系統(tǒng)使用人員不斷使用辦公系統(tǒng)，領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)除要完成必要的使用培訓(xùn)外，更多的是與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通，充分體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公系統(tǒng)提出的要求，并將這種要求貫徹到系統(tǒng)的建設(shè)過程中；其次，面對(duì)各子公司中系統(tǒng)維護(hù)及中間使用環(huán)節(jié)人員進(jìn)行培訓(xùn)，例如文秘人員，是系統(tǒng)主要使用及具體操作成員，為這類人員提供上大課的形式，配合培訓(xùn)教材，使其初步掌握系統(tǒng)的使用方法，在具體的工作中，可以由各單位、部門的文秘人員作為“應(yīng)用系統(tǒng)管理員”言傳身教，為其解決具體的操作問題，實(shí)踐證明，這種培訓(xùn)模式得到很好的培訓(xùn)效果。再者，是技術(shù)培訓(xùn)由于辦公平臺(tái)最終運(yùn)行在企業(yè)內(nèi)部，企業(yè)的技術(shù)人員需要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)有比較深入的了解，以便能夠自主完成對(duì)系統(tǒng)的日常維護(hù)工作，并在需要的時(shí)候，可以在系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系框架下，開發(fā)新的系統(tǒng)模塊，豐富系統(tǒng)的功能。