淺談人事檔案管理應(yīng)重點(diǎn)抓好的幾個(gè)問(wèn)題

趙紅

[摘 ?要]文章主要對(duì)人事檔案的科學(xué)管理和檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)換和檔案管理信息化等問(wèn)題進(jìn)行了探討，通過(guò)加強(qiáng)上述工作重點(diǎn)，更好地利用人事檔案資源，為選拔人才、培養(yǎng)人才、使用人才提供服務(wù)，從而推動(dòng)人事工作的改革和發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]人事檔案;管理重點(diǎn)

中圖分類號(hào)：TF046.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）22-0342-01

人事檔案作為檔案資源的重要組成部分，同時(shí)也是進(jìn)行人力資源管理的重要依據(jù)和資料，是知人善任、選賢舉能的重要工具，是全面考察人才的重要依據(jù)，也是正確的選拔和使用人才的重要依據(jù)。本文主要對(duì)人事檔案的科學(xué)管理和檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，服務(wù)理念的轉(zhuǎn)換和檔案管理信息化等問(wèn)題進(jìn)行探討。

1.加強(qiáng)人事檔案管理，為人才選拔提供服務(wù)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性、服務(wù)性較強(qiáng)的工作，它具有真實(shí)性、連續(xù)性、動(dòng)態(tài)性和永久保存性等特點(diǎn)，加強(qiáng)人事檔案的科學(xué)管理，有利于人才數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，有利于人才資源的優(yōu)化配置和開(kāi)發(fā)利用。

加強(qiáng)制度建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化。建立健全人事檔案管理規(guī)章制度，是做好人事檔案管理工作的行為準(zhǔn)則，是執(zhí)行和實(shí)施人事檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的重要保證，人事檔案管理工作中，查閱、整理信息資料需要具有準(zhǔn)確性、零誤差。規(guī)章制度是一項(xiàng)工作有效開(kāi)展的保障和基礎(chǔ)。人事檔案管理也有著自己的一套管理制度，當(dāng)現(xiàn)代化技術(shù)帶動(dòng)著人事檔案管理工作出現(xiàn)新變化之后，一些制度在管理的有效性上就出現(xiàn)了與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)的情況，需要進(jìn)一步調(diào)整人事檔案管理的規(guī)章制度。例如，一些人事檔案管理屬于涉密工作，需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行嚴(yán)格保密，不能泄露。在信息化背景下，人事檔案管理工作很多時(shí)候就需要使用互聯(lián)網(wǎng)，但是涉密的檔案不能連接互聯(lián)網(wǎng)。這就需要在制度上進(jìn)一步強(qiáng)化管理人員的思想規(guī)范，即：涉密電腦不上網(wǎng)，上網(wǎng)電腦不涉密。這樣的制度化約束將提高我們檔案管理人員的行為規(guī)范，使得他們?cè)谧约汗ぷ魈岣咚枷胝J(rèn)識(shí)，有效區(qū)分涉密和非涉密內(nèi)容。

因此，檔案管理工作要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)定要求，把人事檔案管理納入制度化的軌道，加強(qiáng)和完善人事檔案收集、保管、利用的職能，形成科學(xué)、合理的運(yùn)作機(jī)制和規(guī)范，扎實(shí)做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，使每一份人事檔案基本達(dá)到“完整、真實(shí)、精煉、實(shí)用”的要求，為人才合理流動(dòng)、合理配置和合理實(shí)用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

2.注重人事檔案材料的收集，充實(shí)檔案內(nèi)容。收集人事檔案材料，充實(shí)人事檔案內(nèi)容，為單位領(lǐng)導(dǎo)全面考察了解和正確選撥實(shí)用專業(yè)人才提供依據(jù)，是人事檔案工作的根本任務(wù)，要提高人事檔案質(zhì)量，首先要破除看堆守?cái)偟乃枷?，積極主動(dòng)收集新形成的人事檔案材料，重點(diǎn)收集個(gè)人的工作實(shí)績(jī)、業(yè)務(wù)能力、專業(yè)特長(zhǎng)、科研能力、進(jìn)修學(xué)習(xí)深造等德、能、勤、績(jī)方面現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料充實(shí)檔案內(nèi)容，只有這樣，才能使人事檔案能夠全面地、真實(shí)地反映每一個(gè)人的全貌，更好地位人事工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)在人才選拔、干部聘用等工作提供信息。

3.加強(qiáng)專業(yè)技術(shù)人才檔案的動(dòng)態(tài)管理。對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，便于領(lǐng)導(dǎo)從這些檔案中了解和掌握各類專業(yè)人才現(xiàn)實(shí)狀況。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立相關(guān)人才檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，及時(shí)收錄各類專業(yè)人才的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)、科研水平等相關(guān)信息。

4.創(chuàng)新管理模式。新時(shí)期，人事檔案管理工作將出現(xiàn)新的變化，要想實(shí)現(xiàn)其工作效率的提升，查閱的資料更加豐富多樣。一些檔案管理人員的思想相對(duì)陳舊，需要進(jìn)一步拓展我們的工作思想，在思想上首先需要接受新技術(shù)給我們帶來(lái)的便利，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在數(shù)據(jù)查詢上的優(yōu)勢(shì)，一些重點(diǎn)的檔案需要有嚴(yán)格管理制度，也是十分必要的，但是我們還需要進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度，不斷找尋檔案管理工作和現(xiàn)代技術(shù)的結(jié)合點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作思想、方式方法等方面的創(chuàng)新，這種大膽地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，將實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高效性，準(zhǔn)確性和多元化。

5.要樹(shù)立服務(wù)觀念，提高檔案的利用效率。過(guò)去干部人事檔案的管理模式是一種封閉式的自我管理，由于受傳統(tǒng)工作方式的影響，在一定程度上人事檔案信息為社會(huì)服務(wù)的職能沒(méi)有得到充分發(fā)揮。因此，為了使檔案管理更好服務(wù)于改革和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，就必須轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，在服務(wù)觀念上，要樹(shù)立全方位服務(wù)的理念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，服務(wù)方式由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變，改變自我封閉、自我保守的工作局面，提供利用檔案時(shí)努力做到主動(dòng)熱情、周到服務(wù)。在利用形式方面，由單一化轉(zhuǎn)向多樣化，在符合保密、安全、開(kāi)放的原則下，盡量為利用者提供多種服務(wù)方式，如查閱服務(wù)、信息服務(wù)、咨詢服務(wù)、網(wǎng)上服務(wù)等，從而體現(xiàn)檔案的價(jià)值，提高人事檔案的利用率。

總之，在人事制度改革不斷深化、人才流動(dòng)日益頻繁的今天，人事檔案越來(lái)越受到重視，檔案的利用率越來(lái)越高，檔案工作者要善于適應(yīng)新形勢(shì)，不斷增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，用于開(kāi)創(chuàng)檔案工作的新局面，只有在管理機(jī)制、服務(wù)理念、工作能力方面有所突破，才能跟上信息時(shí)代的步伐，更好地服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

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