互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)信息系統(tǒng)模式研究

互聯(lián)網(wǎng)+背景下高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)信息系統(tǒng)模式研究

近年來(lái)，隨著高校學(xué)生規(guī)模、師資力量的快速增長(zhǎng)，國(guó)家對(duì)高校的經(jīng)費(fèi)投入逐年增加，使得各高校的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)量急劇增長(zhǎng)，給高校財(cái)務(wù)部門(mén)帶來(lái)了沉重的工作量，再加上高校報(bào)銷(xiāo)審查需認(rèn)真謹(jǐn)慎，報(bào)銷(xiāo)工作越來(lái)越復(fù)雜化、多樣化，報(bào)銷(xiāo)過(guò)程矛盾化，“報(bào)銷(xiāo)難”成為每年職工代表大會(huì)熱議的話(huà)題之一。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”逐漸成為社會(huì)發(fā)展的引擎，其正對(duì)各行各業(yè)推動(dòng)技術(shù)進(jìn)步、效率提升和組織變革，產(chǎn)生著深遠(yuǎn)影響。高校財(cái)務(wù)如何主動(dòng)適應(yīng)這一形勢(shì)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，變革財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)思路，創(chuàng)新財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式，提高財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)效率，使得高校財(cái)務(wù)復(fù)雜化得以解決，成為當(dāng)前高校財(cái)務(wù)管理與服務(wù)工作改革的迫切需求。本文通過(guò)分析現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式存在的問(wèn)題，分析財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)信息系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)，并提出了財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)信息系統(tǒng)構(gòu)建應(yīng)考慮的對(duì)策，旨在更好地在互聯(lián)網(wǎng)背景下變革財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式，切實(shí)提升高校財(cái)務(wù)管理和服務(wù)水平。

圖1　高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的一般流程

現(xiàn)行傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)方式及其弊端

目前，多數(shù)高校均采用傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)方式，一般需要經(jīng)過(guò)三個(gè)流程，首先報(bào)銷(xiāo)人員需要將發(fā)票、車(chē)票等原始憑證整理粘貼于報(bào)銷(xiāo)單中，并分類(lèi)排列，再將紙質(zhì)審批單填寫(xiě)齊全，并需要經(jīng)辦人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字審批；其次報(bào)銷(xiāo)人員需要將審批單與報(bào)銷(xiāo)單送達(dá)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行審核記賬；最后當(dāng)審核無(wú)誤后，出納支付現(xiàn)金或打款公務(wù)卡（圖1）。在這一系列過(guò)程中，雖然流程簡(jiǎn)單，但是存在以下弊端。

手工審批單填寫(xiě)不規(guī)范，效率低下。由于高校經(jīng)費(fèi)分為科研經(jīng)費(fèi)、教學(xué)經(jīng)費(fèi)、行政經(jīng)費(fèi)等，每個(gè)部門(mén)或每個(gè)項(xiàng)目都有自己的編號(hào)，很多報(bào)銷(xiāo)人員將編號(hào)填寫(xiě)錯(cuò)誤，給財(cái)務(wù)人員審核過(guò)程帶來(lái)麻煩，一旦填寫(xiě)不準(zhǔn)確就會(huì)給財(cái)務(wù)人員審核時(shí)帶來(lái)問(wèn)題，延遲了報(bào)銷(xiāo)進(jìn)度，使得報(bào)銷(xiāo)人員多次往返于報(bào)銷(xiāo)的辦理，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息滯后。同時(shí)不同內(nèi)容的經(jīng)費(fèi)分別具有不同的報(bào)銷(xiāo)要求，如果報(bào)銷(xiāo)人員沒(méi)有提前掌握費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度，會(huì)導(dǎo)致不該報(bào)的發(fā)票列示于該項(xiàng)目中，對(duì)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)提高其審核、計(jì)算的工作量，對(duì)報(bào)銷(xiāo)人員需要重新填寫(xiě)審批單，重新粘貼原始憑證，大大的增加了工作量，造成了業(yè)務(wù)審批效率的低下。

2.資金支付容易滯后延遲?，F(xiàn)在很多高校都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)公務(wù)卡還款，在一定額度以上的費(fèi)用必須要求刷卡支付，待報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)完成后，由財(cái)政支付進(jìn)行公務(wù)卡還款，但是很多報(bào)銷(xiāo)人員提供的刷卡日期、金額與實(shí)際情況不符，財(cái)務(wù)人員在對(duì)公務(wù)卡進(jìn)行還款時(shí)無(wú)法找到當(dāng)時(shí)的刷卡信息，導(dǎo)致還款不及時(shí)，信用卡延期等問(wèn)題的出現(xiàn)。很多報(bào)銷(xiāo)人員報(bào)賬時(shí)將公務(wù)卡與現(xiàn)金的報(bào)銷(xiāo)憑證都填寫(xiě)在一張報(bào)銷(xiāo)單中，這樣只會(huì)增加財(cái)務(wù)人員工作量，帶來(lái)還款延遲，導(dǎo)致資金支付困難。

3.預(yù)算控制難度大。高校經(jīng)費(fèi)來(lái)源多元化，所要求的使用目的是不同的，當(dāng)一筆經(jīng)費(fèi)劃撥到位后，財(cái)務(wù)人員會(huì)控制總額是否超值，報(bào)銷(xiāo)依據(jù)是否合理，但是在大量業(yè)務(wù)中針對(duì)明細(xì)預(yù)算是無(wú)法控制的，報(bào)銷(xiāo)人員審批過(guò)程中若沒(méi)有及時(shí)發(fā)現(xiàn)不合理之處，之后就很難被檢查到。因此，高校財(cái)務(wù)中超預(yù)算、超范圍的現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，使得財(cái)務(wù)預(yù)算超支，監(jiān)管難度增大。

所以，適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代潮流，改革現(xiàn)行財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)方式，采用隨時(shí)隨地，簡(jiǎn)便高效，取代傳統(tǒng)財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)模式勢(shì)在必行。

圖2　高校網(wǎng)絡(luò)化報(bào)銷(xiāo)模式流程

財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)是以高校財(cái)務(wù)信息化為基礎(chǔ)所設(shè)計(jì)的平臺(tái)，可以充分保證信息的快捷、科學(xué)、合理，使報(bào)銷(xiāo)各個(gè)環(huán)節(jié)都在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，進(jìn)而提高財(cái)務(wù)工作效率，規(guī)范報(bào)銷(xiāo)工作流程，滿(mǎn)足資金使用條件。

1.節(jié)約時(shí)間成本，規(guī)范了報(bào)銷(xiāo)行為合理化

高校財(cái)務(wù)部門(mén)無(wú)時(shí)無(wú)刻呈現(xiàn)著人滿(mǎn)為患的場(chǎng)景，尤其是年底結(jié)賬前，而網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬模式下，審批單、報(bào)銷(xiāo)單都可通過(guò)網(wǎng)上生成傳入財(cái)務(wù)系統(tǒng)，大大的減少了等候時(shí)間；同時(shí)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)也進(jìn)一步規(guī)范報(bào)銷(xiāo)流程、審批權(quán)限等環(huán)節(jié)，當(dāng)一系列資料遞交申報(bào)時(shí)，如果不符合報(bào)銷(xiāo)要求，將被拒絕操作，報(bào)銷(xiāo)人員可以及時(shí)修改，而不會(huì)像傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)中需要多次奔波于工作地點(diǎn)，這樣極大的減少了報(bào)銷(xiāo)人員的工作量，同時(shí)也為財(cái)務(wù)人員減輕了審核壓力；單位領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)繁忙，報(bào)銷(xiāo)人員找領(lǐng)導(dǎo)簽字也很困難，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)中的數(shù)字簽字可以有效的解決“領(lǐng)導(dǎo)簽字難”的問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)可以在系統(tǒng)中進(jìn)行批量處理，提高審批效率。

2.有效的提高監(jiān)督、審計(jì)職能

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)模式需要將報(bào)銷(xiāo)單的原始憑證掃描傳入系統(tǒng)中，并在系統(tǒng)進(jìn)行備份保存，如果需要查閱憑證只需要知道憑證號(hào)碼就可以在系統(tǒng)中輕松的找到記賬憑證，可進(jìn)行再打印，這也有效的提高了審計(jì)部門(mén)的工作壓力，不需要一本本的翻閱紙質(zhì)憑證，通過(guò)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)就可對(duì)憑證再現(xiàn)，快速提高憑證的查閱效率，進(jìn)而有效的提高了監(jiān)督職能與審計(jì)工作。

3.規(guī)避現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，有效節(jié)約人力資源

在傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)中當(dāng)庫(kù)存現(xiàn)金不夠時(shí)無(wú)法進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)，但在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)審核完成后將進(jìn)行銀行卡打款，可以通過(guò)網(wǎng)上銀行、公務(wù)卡或校園一卡通等多種電子手段，徹底規(guī)避了現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，也極大的減少了庫(kù)存現(xiàn)金的需要量，降低了現(xiàn)金存取、運(yùn)輸、保管等風(fēng)險(xiǎn)，省去現(xiàn)金盤(pán)點(diǎn)中盤(pán)虧盤(pán)盈的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)可以極大解放人力資源，出納可以進(jìn)行更多的網(wǎng)絡(luò)操作進(jìn)行還款，優(yōu)化崗位設(shè)置。

4.增強(qiáng)信息公開(kāi)，提高預(yù)算控制

在傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)中，報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容有特殊情況時(shí)需要報(bào)銷(xiāo)人員與財(cái)務(wù)人員口頭進(jìn)行溝通，財(cái)務(wù)人員再將該情況告知上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，這樣無(wú)形的增加了工作量，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)模式下，報(bào)銷(xiāo)人員可以將具體的情況說(shuō)明寫(xiě)清，當(dāng)任何人查閱憑證時(shí)都可看到該情況說(shuō)明。同時(shí)在報(bào)賬系統(tǒng)中有更新完畢的最新財(cái)務(wù)制度，報(bào)賬人可以點(diǎn)擊了解后再進(jìn)行數(shù)據(jù)的上傳，以免出錯(cuò)，這樣有效的保證了會(huì)計(jì)核算的真實(shí)性，提高財(cái)務(wù)管理的規(guī)范化和透明度，高校相關(guān)人員可以授予權(quán)限定期檢查財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)的合理性，強(qiáng)化高校財(cái)務(wù)監(jiān)督工作。同時(shí)在系統(tǒng)中設(shè)置預(yù)算預(yù)警系統(tǒng)，報(bào)賬人與財(cái)務(wù)人員都可以看到該預(yù)警功能，進(jìn)而從源頭控制費(fèi)用的超支，真正實(shí)現(xiàn)有效的預(yù)算管理。

高校網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)模塊設(shè)計(jì)對(duì)策

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)模式是基于網(wǎng)絡(luò)化的全新財(cái)務(wù)管理模式，需要改變現(xiàn)有報(bào)銷(xiāo)流程，報(bào)銷(xiāo)單、審批單網(wǎng)上提交，系統(tǒng)設(shè)置簽字權(quán)限，當(dāng)報(bào)銷(xiāo)審批完成后自動(dòng)生成記賬憑證，后臺(tái)確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行網(wǎng)上銀行付款，建議報(bào)銷(xiāo)流程見(jiàn)圖2。這樣的報(bào)銷(xiāo)過(guò)程與傳統(tǒng)報(bào)銷(xiāo)相對(duì)比，有利于保障預(yù)算管理、延展管理效能、帶動(dòng)整體財(cái)務(wù)管理水平，并有效加強(qiáng)會(huì)計(jì)監(jiān)督力度、提高管理效率。但在構(gòu)建高效網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)時(shí)，需充分考慮高效財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)特點(diǎn)，解決易用性、安全性、對(duì)接適配性問(wèn)題。

1.界面設(shè)計(jì)簡(jiǎn)潔、科學(xué)

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)是是信息獲取或輸出的窗口，需要多用戶(hù)共同進(jìn)入，該系統(tǒng)可供高校教職工使用，因此在界面設(shè)計(jì)時(shí)需要簡(jiǎn)潔、明了，對(duì)新更新的文件自動(dòng)窗口彈出，對(duì)點(diǎn)擊率高的信息放置于頁(yè)首，更加貼近用戶(hù)需求，簡(jiǎn)化操作流程，使信息更為直觀。同時(shí)設(shè)計(jì)還需更為科學(xué)，比如在報(bào)銷(xiāo)時(shí)會(huì)自動(dòng)彈出報(bào)賬人是否有借款，是否選擇借款沖銷(xiāo)報(bào)銷(xiāo)金額，如果借款不止一筆，還可選擇借款明細(xì)予以對(duì)沖。同時(shí)在生成記賬憑證時(shí)，也要科學(xué)的選擇核算科目，這樣才能保證網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)的正確性。

2.充分考慮財(cái)務(wù)安全，設(shè)置財(cái)務(wù)預(yù)警

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)需可自動(dòng)與各部門(mén)或各項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)預(yù)算對(duì)接，設(shè)置財(cái)務(wù)預(yù)警功能，將即將超過(guò)預(yù)算或已超預(yù)算等行為發(fā)出財(cái)務(wù)警告，這樣可以提醒報(bào)銷(xiāo)人員，也可以有效的節(jié)約開(kāi)支，在預(yù)算設(shè)計(jì)時(shí)也需要分部門(mén)、分項(xiàng)目，在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)中可自動(dòng)跳轉(zhuǎn)至預(yù)算系統(tǒng)，及時(shí)了解預(yù)算情況，報(bào)銷(xiāo)人員可通過(guò)明細(xì)導(dǎo)出查明報(bào)銷(xiāo)明細(xì)，進(jìn)而從源頭有效的控制經(jīng)費(fèi)。同時(shí)在報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中，網(wǎng)絡(luò)化也體現(xiàn)在簽字審批環(huán)節(jié)，各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)審批報(bào)銷(xiāo)內(nèi)容，可以將傳統(tǒng)的親自簽字轉(zhuǎn)換為授權(quán)審批，當(dāng)審批完成后系統(tǒng)將自動(dòng)簽字，這樣報(bào)銷(xiāo)人員可以隨時(shí)發(fā)起審批，領(lǐng)導(dǎo)可以及時(shí)掌握部門(mén)財(cái)務(wù)信息。

3.自動(dòng)生成記賬憑證，實(shí)現(xiàn)銀行自動(dòng)付款

網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)設(shè)計(jì)中需要與賬務(wù)處理相鏈接，當(dāng)財(cái)務(wù)審核完成確認(rèn)無(wú)誤后可以自動(dòng)生成記賬憑證，將部門(mén)、負(fù)責(zé)人、摘要內(nèi)容與對(duì)應(yīng)科目準(zhǔn)確無(wú)誤的列示在記賬憑證中，這樣可以有效的提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，避免憑證錄入錯(cuò)誤發(fā)生，減少工作量。將網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷(xiāo)與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)相鏈接，只需提供某行的銀行卡卡號(hào)與卡主姓名，就可實(shí)現(xiàn)首付電子轉(zhuǎn)賬，并且每筆付款有證可循，這樣可以明顯降低現(xiàn)金收付的風(fēng)險(xiǎn)，保證資金安全，有效監(jiān)督資金使用用途。

總之，互聯(lián)網(wǎng)+背景下，建立基于信息化平臺(tái)的網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，變革現(xiàn)有高校財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)工作方式，深入挖掘網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的優(yōu)勢(shì)并應(yīng)用于高校的財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中，是現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理的發(fā)展方向，通過(guò)完善設(shè)計(jì)網(wǎng)上財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子化的財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)信息、內(nèi)控流程、預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，可以切實(shí)實(shí)現(xiàn)高校財(cái)務(wù)管理和服務(wù)水平的提升。

10.3969/j.issn.1001- 8972.2016.15.004