試論檔案以“件”為保管單位的歸檔管理

陸國榮

摘要：廢棄立“卷”而采用“件”為基本保管單位。這將是檔案工作發(fā)展方向，也是對檔案的傳統(tǒng)理論、觀點、方法產(chǎn)生巨大影響。雖有些弊端，但能節(jié)省人力、物力、財力，也就促進了生產(chǎn)力發(fā)展。

關(guān)鍵詞：“件”;節(jié)省人力;節(jié)省物力;節(jié)省財力

國家電網(wǎng)上海市電力公司《按件歸檔整理細則》2016年6月批準實施，正式拉開了文書立卷改革的序幕，以“件”為保管單位，在檔案整理、保管、利用等過程中有提高工作效率、方便提取利用、減輕檔案工作者的勞動強度等許多優(yōu)點，而且還可以列出以下幾個有利方面。

（一）有利于檔案的保密和開發(fā)利用

以往，由于檔案中的每一本案卷大多數(shù)是有幾份、十幾份甚至幾十份文件材料按其有機聯(lián)系組卷裝訂起來的，同時，由于受文件材料形成者的級別、地區(qū)和保管期限及形成過程以及整理中的組卷原則等因素的制約，不可能將標有同一種保密標志（如秘密、機密、絕密等）的文件材料集中在一、兩個卷本中，因此，工作中往往采取以整本卷定密的辦法，即一本卷中只要有一份秘密文件，就將一本卷定為秘密檔案，機密及絕密卷也是如此。這給未標保密標志的文件利用帶來不便。

（二）節(jié)省了卷皮、卷內(nèi)目錄、案卷目錄及其卷內(nèi)備考表

以往，我們是將整理好的卷包皮裝訂，然后再把裝訂好的案卷入盒存放。這樣可以節(jié)約很大一筆經(jīng)濟費用。同時也節(jié)約了時間，其中，僅擬制案卷標題就是一項十分費工費時的工作。

（三）大大減輕了檔案人員的勞動強度

以往，一年一度的文書立卷歸檔工作和檔案的平時整理，都少不了裝訂檔案這一關(guān)，且要求裝訂的案卷要結(jié)實、整齊、美觀，不壓字跡、不掉頁、不倒頁、不損壞文件、不妨礙閱讀，采用三眼一線背面打結(jié)的方法等。每當(dāng)這時，案卷少的單位就采取手槍鉆，大針引線，剪刀裁齊的辦法裝訂，案卷多的單位還要專門購買裝訂機、裁紙機等裝訂用具，不論采取哪種方法，檔案人員都要費勁裝訂幾天，再加上卷內(nèi)目錄、備考表、編制案卷目錄、貼口取紙等，確實很辛苦。

（四）減輕了對檔案原件的破壞

以往在檔案整理與組卷裝訂過程中，要求裝訂要結(jié)實，這就不可避免地要在檔案原件上打孔引粗線，從而損壞原件;同時，要求“下左齊”，這就不得不對部分較大紙型的文件進行剪裁，也會損壞原件;再一個是要求大張折疊、小張托裱、滿張貼邊，要達到這些要求，都不可避免地會對原件產(chǎn)生損壞作用。

（五）能保證歸檔工作的按時完成

以往，文書立卷歸檔工作是一項進度慢、戰(zhàn)線長、質(zhì)量差別大、經(jīng)常督促過問、檢查才能“基本結(jié)束”的工作?，F(xiàn)在省去了組卷裝訂編目等一系列工作環(huán)節(jié)，每收、發(fā)一份原文就可隨即歸檔，這樣“一有文件就歸檔”就可避免“今年歸的去年的檔”的現(xiàn)象，既加快了進度，又在很大程度上保證了應(yīng)歸檔文件材料的齊全完整。

由于“不裁不訂‘件當(dāng)家”，省去了許多工作程序，上述問題可望得到解決。并且，以往文書處理和檔案管理中的一些概念也就自然而然地即將消失。

正如“事物總是一分為二的”這一普遍原理所揭示的那樣，以“件”為檔案保管單位，在體現(xiàn)了許多好的方面的同時，也顯而易見地暴露出了不少弱點，主要的有：

（一）開發(fā)利用不太方便

由于以“件”當(dāng)家，隨辦隨歸檔并寫檔號編目錄，因而所歸檔案很難保持和反映文件之間的內(nèi)在的、歷史的、有機的密切聯(lián)系及其自然形成規(guī)律，也在一定程度上破壞了系統(tǒng)文件的完整性。對一些聯(lián)系特別密切的連帶性文件如請示與批復(fù)、問函與復(fù)函、針對性文件等，以及由于問題重大而可能要處理較長一段時間或多次處理才能結(jié)束的文件，形成周期較長如重要法規(guī)文件的歷次修訂稿等，不同時期不同地區(qū)就同一個問題形成的多份文件等，則可能破壞它們之間的有機聯(lián)系而被分割在各處存放，從而形成利用的不方便性和管理的不系統(tǒng)性。

（二）所保存檔案的特點不明確

由于多方面的原因，許多文件在其形成、運轉(zhuǎn)、辦理、歸檔過程中經(jīng)常會出現(xiàn)這樣那樣的特殊情況，而這些情況對當(dāng)時的當(dāng)事人或者檔案管理者來說可能是清楚的，而當(dāng)事人變動或時間久遠時就不清楚了，為此，原來以“卷”為保管單位時，專門設(shè)立了“卷內(nèi)備考表”一欄，以便對該卷有關(guān)情況進行說明，并填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況，以解除查檔人的疑慮，方便利用。而以件為保管單位時，則沒有了這一項工作內(nèi)容，對一份文件的特殊情況既不便直接在原件上注釋，有很難在非常有限的文件歸檔目錄中加以記述。這就給檔案的管理和利用造成諸多不便。

（三）插取檔案較為麻煩

在平時的收集工作中常常會碰到前幾年的文件漏交，而該年的文件已經(jīng)立卷歸檔，插卷不可避免。對整卷裝訂的檔案插取文件時，雖然要拆開裝訂線，插取之后再裝訂并重新編頁。這雖然麻煩，但畢竟是在一個卷內(nèi)進行，案卷號、歸檔號、案卷目錄等均不作變動，而以“件”為保管單位的檔案進行插取時，插取件后面的早已排列好并加蓋了檔案章的每一份文件的檔號就要依次改變，插取幾次文件改變幾次檔號，與此相應(yīng)的文件歸檔目錄中也要加編或減去所插取的文件的內(nèi)容項目，如果只插取一、二份文件，還可以在原文件目錄中間擠加填寫或劃除，如果插取文件份數(shù)較多時，有可能使插取件后面的歸檔文件目錄全部作廢，就得重新編制。因為“卷盒只作為檔案保管裝具，不作為檔案的保管單位”。這不但起不到“省時省力”的作用，而且會造成更大的浪費。

參考文獻：

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[3]國家電網(wǎng)上海市電力公司.按件歸檔整理細則，2016，6.