信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用研究

姬睿華

摘要：信息化時代的到來，使得檔案管理也開始使用信息技術，事業(yè)單位檔案數據比較繁多，信息技術的使用，大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率。但信息技術在檔案管理中應用時，存在許多問題，本文根據這些問題，提出相應的解決措施。

關鍵詞：信息技術;事業(yè)單位;檔案管理

一、事業(yè)單位檔案管理

隨著社會的發(fā)展以及工作的需要，事業(yè)單位的檔案管理也變得越來越嚴格，檔案管理要更加明確、清晰以及規(guī)范。檔案管理工作所包含的東西很多，主要有以下內容，單位上下級之間的文件往來、單位項目的有關證明、財務部門的相關單據工作人員的調動資料以及單位決策等等，這些都應存檔，因此需要檔案管理。信息化時代的到來，也帶動了檔案管理的進步，使得檔案管理變得更加方便快捷，檔案信息更容易查找。運用信息技術進行檔案管理，要求電子信息和原文件要保持一致，這對檔案規(guī)范管理要求更高，播放操作以及調用更加的靈活。

二、信息技術在檔案管理應用中存在的問題

（一）缺乏對信息技術的深刻認識

信息技術在檔案管理中應用的時間比較短，因此一些工作人員對于信息技術應用的認識并不是很到位，無法有效的將信息技術應用到檔案管理當中，導致工作中出現許多失誤。比如在日常工作中，一些工作員在使用電子文檔，并將電子文件打印成為紙質文件以后，沒有對電子文件作合理的處理，而是隨便的處理，這會導致很多資源的流失。此外一些工作人員應用信息技術以后，覺得信息技術進行檔案管理更加的快捷，因此忽略了紙質文檔的保存，如果計算機系統(tǒng)出現故障，一些文件遭受損壞，這將會導致很多檔案丟失，對事業(yè)單位來講，將是很大的損失。

（二）缺乏系統(tǒng)化與規(guī)范化

根據目前情況來看，信息技術在各個事業(yè)單位檔案管理中，已經廣泛應用，事業(yè)單位檔案管理已經進入電子檔案時代。但是就目前事業(yè)單位電子檔案管理情況來看，還存在很多不足，電子檔案管理還不夠系統(tǒng)化和規(guī)范化，沒有形成具有針對性的規(guī)章制度，這使得電子檔案管理存在很多漏洞，很容易造成電子文件的損壞和丟失。

（三）電子文件的存儲安全性不高

事業(yè)單位的檔案大多存儲在計算機的硬盤上或者服務器的硬盤上，如果電腦遭受病毒和黑客的攻擊，很容易造成數據的丟失。如果被一些不法分子盜用，將會給單位造成很大的損失?？偟膩碚f目前事業(yè)單位的電子檔案管理很容易出現丟失和損壞的情況，電子檔案存儲的安全性不高。

（四）管理機制體系不健全，缺乏管理人才

電子檔案管理比較復雜，所涉及的內容比較廣泛，環(huán)節(jié)也比較多，操作難度比較大，為了能夠更好的進行電子檔案進行管理，就需要比較專業(yè)的電子檔案管理人才。由于運用信息技術進行檔案管理的時間比較短，許多事業(yè)單位只是引進信息技術，對單位工作人員進行簡單的培訓，就進行電子檔案管理，由于這些管理人員專業(yè)性不強，操作水平不高。由于專業(yè)性管理人才的缺少，使得事業(yè)單位檔案管理整體操作水平不高，電子檔案管理不規(guī)范，容易出現電子檔案歸檔不及時和不嚴謹等問題。

三、加強檔案管理中電子信息應用的策略

（一）提高規(guī)范化水平

要提高電子檔案管理規(guī)范化水平，首先要加強工作人員的規(guī)范意識，要嚴格要求檔案管理工作人員遵守規(guī)范化和標準化原則。檔案管理工作人員在處理原文件時，一定要保證文件的質量，注意文件的格式，如果出現檔案信息不清楚的情況，一定要嚴格審查，并對不健全的檔案進行信息的補充和修繕。對于電子檔案的管理也一定要按照相應的規(guī)范進行，各類檔案要嚴格分類歸檔。

（二）提高檔案管理信息化使用效率

對于檔案管理要充分利用信息技術的優(yōu)勢，要加大信息技術在檔案管理中的應用范圍，為了保證信息技術在檔案管理中的使用效率，還需保證計算機能夠正常運行，減少故障的出現，避免文件丟失和損壞的情況出現。此外要建立相關的規(guī)章制度和檔案管理規(guī)范以及流程，注意檔案管理的邏輯順序以及細節(jié)，保證電子檔案信息的完整性和真實性以及檔案檔案原件的完備性。還需定期對計算機進行維護，這樣才能夠運用電腦進行高效率的檔案管理。

（三）培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

由于運用信息技術進行檔案管理，所運用的各個操作專業(yè)性比較強，因此電子檔案的管理需要專業(yè)的管理人才，才能夠很好對檔案進行管理。為了使得信息技術能夠更好的應用到檔案管理中，就需要加大對管理人員專業(yè)培養(yǎng)的力度，提高檔案管理人員的整體操作水平。保證管理人員在進行檔案管理的時候，能夠更加規(guī)范和高效以及高質，提高檔案管理的工作效率。專業(yè)的管理人員，更能夠應對突發(fā)狀況，如果在檔案管理過程中出現故障等等，專業(yè)管理人員能夠及時的妥善處理，能夠最大程度上減少文件的損壞和丟失，提高文件的安全性。

（四）減少或避免出現安全隱患

安全問題是檔案管理中比較重要的一個問題，必須排除安全隱患，才能夠保證檔案完備性和可靠性，相關檔案文件才能夠長久的保存。對于計算機中的電子檔案，可以備份，如果計算機出現故障，備份數據還存在，這在一定程度上降低了數據丟失和損壞的可能性。如今進入網絡時代，檔案管理必然和網絡接觸，為了避免檔案信息的泄露，需要設置網絡秘鑰，提高檔案數據的保密性和安全性，減少安全問題的出現。

四、結語

通過本文研究發(fā)現，想要提高電子檔案管理的效率和信息技術在檔案管理中的作用，就需要加快信息技術檔案管理的規(guī)章制度建設和提高檔案數據安全防范意識，使得檔案管理變得更加規(guī)范和標準以及完備，保證檔案信息的準確性和質量。

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