淺談檔案管理的保密工作

王紅霞?蔣春華?姬廣詠

《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確規(guī)定，檔案是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它繼承了文件的原始性，是再現(xiàn)歷史真實(shí)面貌的原始文獻(xiàn)，具有憑證價(jià)值的重要屬性。隨著社會(huì)的進(jìn)步，人類(lèi)的發(fā)展，檔案的作用越來(lái)越明顯，人們對(duì)檔案的管理也有了一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)。檔案資源的巨大社會(huì)價(jià)值日益為公眾所認(rèn)知，很多檔案信息涉及國(guó)家的安全和利益，涉及經(jīng)濟(jì)技術(shù)秘密，涉及社會(huì)秩序和個(gè)人隱私等內(nèi)容，利用檔案信息資源，必然會(huì)涉及檔案信息的保密問(wèn)題，這項(xiàng)工作做得好和壞將直接影響黨和國(guó)家及單位的安全和利益。下面從檔案管理的硬件建設(shè)和軟件建設(shè)兩個(gè)方面淺談檔案管理的保密工作。

一、加強(qiáng)檔案管理的硬件建設(shè)

（一）檔案的庫(kù)房管理是檔案保密的重點(diǎn)

從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定單獨(dú)興建，但是，有些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房設(shè)在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)，但并不是任何一間辦公室都可以作為檔案管理庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)考慮，盡可能的不要將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的頂層或最底層等偏僻的地方，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)具備良好的衛(wèi)生環(huán)境，應(yīng)安裝攝像頭、報(bào)警器、配備溫濕度機(jī)、去濕機(jī)、粉碎機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、等設(shè)備，檔案庫(kù)的庫(kù)房門(mén)必須是專(zhuān)用的防盜保險(xiǎn)門(mén)，窗戶(hù)應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，庫(kù)房?jī)?nèi)外都要安裝防盜監(jiān)視器，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，在庫(kù)房顯眼的位置張貼懸掛《保密守則》、《庫(kù)房管理制度》等制度。無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)，如因特殊需要進(jìn)入庫(kù)房，需按規(guī)定經(jīng)過(guò)審批并履行出入登記手續(xù)方可進(jìn)入。從檔案庫(kù)房?jī)?nèi)外部的硬件保管條件上確保涉密檔案的安全。實(shí)踐證明，檔案庫(kù)房的科學(xué)管理，是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

（二）加強(qiáng)涉密信息系統(tǒng)的保密工作

涉密信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定，經(jīng)檢查合格后，方可投入使用，不得將涉密計(jì)算機(jī)、涉密存儲(chǔ)設(shè)備接入互聯(lián)網(wǎng)及其他公共信息網(wǎng)絡(luò)，對(duì)處理涉密信息的計(jì)算機(jī)應(yīng)安裝物理隔離卡。未安裝物理隔離卡的涉密計(jì)算機(jī)嚴(yán)禁連接互聯(lián)網(wǎng)，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)制、記錄、存儲(chǔ)國(guó)家秘密。

二、加強(qiáng)檔案管理保密利用的軟件建設(shè)

（一）加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

俗話(huà)說(shuō)，沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓。為做好檔案管理的保密工作，做到有章可循，有據(jù)可查，應(yīng)制定相關(guān)的規(guī)章制度，如《閱覽制度》、《外借制度》、《復(fù)印制度》、《保密制度》《檔案管理人員崗位責(zé)任制》、《檔案管理制度》等一系列檔案利用制度，落實(shí)專(zhuān)人管理，明確責(zé)任。各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度的條文應(yīng)在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善，切實(shí)做到嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。強(qiáng)化管理人員職責(zé)是涉密檔案保管工作的有力保證，涉密檔案保管工作的任務(wù)既是光榮的，更是艱巨的，要嚴(yán)格確保涉密檔案齊全完整安全。

（二）做好涉密檔案的借閱利用和移交工作

檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié) 。涉密檔案的借閱利用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定手續(xù)辦理，必須認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)指定責(zé)任部門(mén)、指定責(zé)任人審批，任何人無(wú)權(quán)擅自提供借閱。查閱檔案時(shí)，檔案管理者不得離開(kāi)檔案，置每個(gè)利用者于視線(xiàn)之中，預(yù)防查閱人拆倦帶走，涂改內(nèi)容，圈劃批注，增刪抽頁(yè)，擅自攝制、復(fù)印檔案等行為發(fā)生。任何人不得將檔案、資料擅自帶出室外，涉密檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)使用完畢后，要及時(shí)核對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

（三）加強(qiáng)檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)

擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)。

一是政治素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)政治性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須了解和掌握黨的路線(xiàn)、方針、政策，熟悉相關(guān)的法律、法規(guī)和各種規(guī)章制度，具有堅(jiān)定正確的政治方向，是具有特殊身份和地位的人員，有知密早、知密多、知密深的特性。要切實(shí)加強(qiáng)檔案工作者的政治素質(zhì)修養(yǎng)，提高保密意識(shí)。對(duì)不該知道的秘密不問(wèn)、不看、不記;不在通信中涉及國(guó)家秘密;不與親屬、朋友等無(wú)關(guān)人員及在公開(kāi)場(chǎng)合談?wù)撁孛?，往往一句?huà)，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄漏了秘密，做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失。

二是業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員綜合素質(zhì)的提高直接影響著檔案業(yè)務(wù)工作的效率、水平和質(zhì)量。目前在檔案理論與實(shí)踐上，已經(jīng)形成了具有一定知識(shí)體系的檔案學(xué)，要做好檔案工作，必須系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和掌握這些專(zhuān)門(mén)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);為進(jìn)一步提升檔案管理者的保密業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)保密意識(shí)和保密法治觀(guān)念，特別是對(duì)涉密人員、管理部門(mén)工作人員、新進(jìn)和調(diào)離檔案管理崗位的工作人員進(jìn)行檔案保密和利用教育。保密工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的艱巨的工作，任何時(shí)候均不容忽視，因此，要加大保密宣傳教育力度。

總之，作為一種重要的社會(huì)信息資源的檔案，既要重視其涉密檔案管理有關(guān)設(shè)施的硬件建設(shè)，更要加強(qiáng)檔案保密利用工作的軟件建設(shè)。檔案管理工作人員要在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。