以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化的研究

盧靖波

摘要：對(duì)于機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)，檔案就是對(duì)其日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和重大事件進(jìn)行真實(shí)記錄的載體，而檔案管理工作就是對(duì)這些真實(shí)記錄發(fā)展歷史載體實(shí)施妥善管理和保存的活動(dòng)。但是，現(xiàn)如今機(jī)關(guān)單位檔案管理工作過(guò)程中仍然存在一些影響工作質(zhì)量和工作效率的因素，需要檔案管理工作人員聯(lián)合其他部門工作人員共同努力解決，促使檔案管理工作質(zhì)量和效率得到顯著提升。

關(guān)鍵詞：檔案管理;科學(xué)化;機(jī)關(guān)管理;高效化

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作不僅僅是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部日常行政工作中較為重要的一個(gè)組成部分，其還是促進(jìn)機(jī)關(guān)單位健康發(fā)展的重要前提。若想充分發(fā)揮自身職能，在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)并占有一席之地，機(jī)關(guān)單位就需要采取有效的措施促進(jìn)自身檔案管理工作得到優(yōu)化，提升工作效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)以檔案管理科學(xué)化促進(jìn)機(jī)關(guān)管理高效化。

一、科學(xué)化的檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)管理工作中的重要作用

（一）檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部信息資源的核心內(nèi)容

檔案本身具有記載事件的功能，其中涉及大量的信息。由于機(jī)關(guān)單位在日常工作中需要參考大量的信息進(jìn)行決策，所以檔案為機(jī)關(guān)單位內(nèi)各項(xiàng)工作的開展提供了重要的參考和支持。可以說(shuō)檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部信息資源中的核心部分，對(duì)機(jī)關(guān)單位經(jīng)營(yíng)決策具有重要意義[1]。同時(shí)，由于機(jī)關(guān)單位具有較為特殊的職能，所以其內(nèi)部檔案常常記錄較為重要且寶貴的信息，是一種較為機(jī)密的文本資料。若是發(fā)生檔案泄漏問(wèn)題，將為不法分子創(chuàng)造可乘之機(jī)，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位蒙受較大的損失。因此，加強(qiáng)檔案管理工作，保證其科學(xué)性和規(guī)范性是當(dāng)前機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的首要任務(wù)。

（二）檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的重要映射

檔案管理體制的建設(shè)能夠清晰反映出機(jī)關(guān)單位內(nèi)部各項(xiàng)管理工作的開展情況。因此可以說(shuō)，檔案管理體制運(yùn)行過(guò)程中存在問(wèn)題說(shuō)明機(jī)關(guān)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作和行政管理工作存在一定的不足[2]。保證檔案管理工作的科學(xué)性和有效性是提升機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)管理工作質(zhì)量和效率的重要前提，只有加強(qiáng)檔案管理工作，促使其向著科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的方向發(fā)展，才能達(dá)到促進(jìn)機(jī)關(guān)單位管理高效化的目的。

（三）檔案管理工作是機(jī)關(guān)單位開展各項(xiàng)管理工作的主要依據(jù)

現(xiàn)階段，作為檔案管理工作中較為重要的一部分，信息檔案對(duì)機(jī)關(guān)單位內(nèi)部人力資源管理工作具有重要的影響。大多數(shù)機(jī)關(guān)單位將信息檔案納入到管理工作中，使檔案管理工作得到一定的規(guī)范，促使其保密性和科學(xué)性得到顯著提升。同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作能夠使單位管理層明確各職工的具體情況，進(jìn)而有利于人力資源的合理分配，對(duì)機(jī)關(guān)管理工作的開展具有重要的促進(jìn)作用[3]。

二、機(jī)關(guān)單位檔案管理工作過(guò)程中存在的問(wèn)題及其原因分析

（一）機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)有所欠缺

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)不高體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

其一，目前機(jī)關(guān)單位由于擴(kuò)招，引進(jìn)了大批的工作人員，這些工作人員多數(shù)是非專業(yè)出身，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理崗位培訓(xùn)。在機(jī)關(guān)單位檔案管理工作過(guò)程中，他們就會(huì)出現(xiàn)許多工作問(wèn)題，降低機(jī)關(guān)單位檔案管理工作效率。例如;不會(huì)應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案錄入、整理、歸納等工作。所以，缺乏專業(yè)素質(zhì)的機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作造成了嚴(yán)重的阻礙。

其二，大多數(shù)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員是兼職管理檔案工作，他們的本職工作較為繁忙，沒(méi)有多余的精力經(jīng)營(yíng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作。另外，機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員流動(dòng)性大，很難長(zhǎng)期從事這項(xiàng)工作，使得機(jī)關(guān)單位檔案管理工作效率降低，檔案管理工作難以順利開展[4]。

其三，隨著機(jī)關(guān)單位迅猛發(fā)展，對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的培訓(xùn)不到位也是檔案管理人員素質(zhì)不高的因素之一，許多工作人員需要日積月累才能順利開展管理工作，這種情況使得機(jī)關(guān)單位檔案管理工作出現(xiàn)障礙，制約機(jī)關(guān)單位檔案管理的發(fā)展。

（二）機(jī)關(guān)單位檔案管理制度不完善

雖然許多機(jī)關(guān)單位都擁有自己的檔案管理制度，但是隨著時(shí)代的發(fā)展，這些管理制度難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，因此存在諸多漏洞不夠完善。有些檔案只記錄了重要的事情，沒(méi)有對(duì)事情細(xì)節(jié)加以記錄，使得檔案記錄不完整[5]。在需要翻閱檔案時(shí)，難以還原當(dāng)時(shí)事件的過(guò)程和細(xì)節(jié)，對(duì)機(jī)關(guān)單位管理工作造成影響。多年來(lái)，機(jī)關(guān)單位消耗了大量的資源為了彌補(bǔ)檔案的漏洞，不重視檔案管理制度的制定，不僅對(duì)機(jī)關(guān)單位檔案管理日常工作造成了阻礙，同時(shí)還影響了機(jī)關(guān)單位的未來(lái)發(fā)展。

（三）機(jī)關(guān)單位檔案管理方式落后

機(jī)關(guān)單位檔案管理的條件較差，有些機(jī)關(guān)單位雖然設(shè)立了檔案室，但是并沒(méi)有精心管理檔案。正是因?yàn)閱挝宦唤?jīng)心的態(tài)度，導(dǎo)致許多機(jī)關(guān)單位的檔案發(fā)生遺漏現(xiàn)象，致使機(jī)關(guān)單位檔案管理進(jìn)程出現(xiàn)斷檔情況。在需要查閱相關(guān)資料時(shí)，發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案出現(xiàn)空白階段，在時(shí)間上難以銜接。

（四）機(jī)關(guān)單位檔案管理意識(shí)薄弱

機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠、重視程度不夠。沒(méi)有將機(jī)關(guān)單位檔案管理工作列入行政工作范圍，他們認(rèn)為機(jī)關(guān)單位發(fā)展只需要著眼于未來(lái)，不需要依靠一些材料，導(dǎo)致機(jī)關(guān)單位其他管理部門的工作人員忽視檔案的管理工作，檔案管理工作的科學(xué)性和規(guī)范性明顯下降，出現(xiàn)較為混亂、無(wú)序的情況，難以實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位檔案管理的真正價(jià)值。

三、解決機(jī)關(guān)單位檔案管理工作中問(wèn)題的對(duì)策

（一）提高機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

機(jī)關(guān)單位檔案管理工作質(zhì)量取決于管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平。所以，機(jī)關(guān)單位要想順利開展檔案管理工作，就要加強(qiáng)機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的專業(yè)水平，加大對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)力度，進(jìn)而使機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員既擁有從事檔案管理工作的能力，又具有較高的綜合能力[6]。機(jī)關(guān)單位應(yīng)階段性的為檔案管理工作人員組織教育培訓(xùn)，為他們提供一個(gè)學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)的平臺(tái)，例如組織相關(guān)的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)班，舉辦信息化技術(shù)的培訓(xùn)班、開展思想道德、職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)班等。

（二）建立完善的機(jī)關(guān)單位檔案管理制度，創(chuàng)新機(jī)關(guān)單位檔案管理方式

首先，要重視政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作，制定和完善機(jī)關(guān)單位檔案管理制度，正確認(rèn)識(shí)機(jī)關(guān)單位檔案的管理目的，并且明確劃分機(jī)關(guān)單位檔案管理工作人員的職責(zé)范圍，強(qiáng)化檔案工作的體系性建設(shè)，加強(qiáng)體系保障。制定相應(yīng)的職責(zé)獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于沒(méi)有完成職責(zé)范圍內(nèi)工作的人員進(jìn)行批評(píng)或者實(shí)施一定程度的薪資懲罰，對(duì)于在日常工作中盡職盡責(zé)的工作人員，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)和表?yè)P(yáng)。

其次，建立嚴(yán)格的檔案管理制度，讓所有工作人員都參與到檔案管理工作中，他們可以負(fù)責(zé)檔案的收集和整理工作。在他們完成工作之后，將整理后的資料交給專門的檔案管理工作人員，由他們進(jìn)行統(tǒng)一歸檔[7]。同時(shí)，機(jī)關(guān)單位的管理人員要對(duì)其進(jìn)行監(jiān)管，檢查檔案保存情況，監(jiān)督檔案管理人員的工作情況。

最后，隨著“互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代的來(lái)臨，政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作也呈現(xiàn)出電子化、現(xiàn)代化的趨勢(shì)，因此現(xiàn)代信息管理系統(tǒng)和多媒體設(shè)備在政協(xié)機(jī)關(guān)檔案工作中也是必不可少的。政協(xié)機(jī)關(guān)單位檔案管理要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理，確保檔案管理的實(shí)效性和科學(xué)性。在資金和設(shè)備分配上，領(lǐng)導(dǎo)要給予足夠的重視，配齊基礎(chǔ)工作場(chǎng)所和設(shè)施。機(jī)關(guān)單位檔案管理信息化的應(yīng)用不僅減少紙質(zhì)檔案存放空間，而且還利于翻閱檔案，查找資料。

綜上所述，機(jī)關(guān)單位檔案不只是陳放在檔案室中的文本資料，它更是對(duì)機(jī)關(guān)單位建設(shè)發(fā)展的如實(shí)記載。機(jī)關(guān)單位檔案見證了單位的成長(zhǎng)，它客觀反映出單位從事各項(xiàng)工作的能力，為機(jī)關(guān)單位在今后的發(fā)展提供了重要參考依據(jù)。所以，采取有效措施完善機(jī)關(guān)單位檔案管理對(duì)機(jī)關(guān)單位的未來(lái)發(fā)展具有重要意義。

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