如何做好電子文件的整理與歸檔

安艷芳

摘 要：隨著電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案的信息化管理成為了檔案工作順利進(jìn)行的重中之重。雖然在某些特定的環(huán)境中，信息技術(shù)給我們的工作帶來了諸多的困難和不利，但需要我們重新審視和深入思考這項(xiàng)工作，其中一個(gè)很重要的問題就是如何做好電子文件的收集、整理與規(guī)范歸檔，以及在歸檔之后該如何保證它的保密性和安全性。近年來，公司對(duì)檔案工作越來越重視，并針對(duì)電子文檔的一系列工作進(jìn)行了規(guī)范和系統(tǒng)的研究，努力將原始的紙檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，并建立檔案信息庫，便于資源共享和檢索。

關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；檔案保存；檔案管理

中圖分類號(hào)：G276 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.18.033

1 電子文件的收集范圍

電子文件是在特定環(huán)境中生成的數(shù)字信息，它以光盤、磁盤、磁帶等載體形式存儲(chǔ)，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送。電子文件的收集范圍與本單位紙質(zhì)的文件材料收集范圍相同。由于電子文件與紙質(zhì)文件相比有其特性，因此在收集、積累的過程中也有別于紙質(zhì)文件。對(duì)于電子文件的收集范圍，主要包括：①本單位用電子計(jì)算機(jī)起草、打印的公文和用電子計(jì)算機(jī)編制的各種報(bào)表的備份盤等；②草稿性電子文件一般不收集，但法律法規(guī)等重要文件在其修改過程中產(chǎn)生的文件要收集；③技術(shù)含量較高的電子文件，例如存儲(chǔ)設(shè)備驅(qū)動(dòng)、使用說明等的磁盤、光盤等。

在文書檔案方面，電子文件是指所有經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文件；在會(huì)計(jì)檔案方面，電子文件是指在會(huì)計(jì)電算化中形成的所有電子財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)備份；在科技檔案方面，電子文件是指從申請(qǐng)立項(xiàng)開始，所有經(jīng)數(shù)字化處理后形成的文件。另外，電子文件還包括設(shè)備儀器箱所帶的電子光盤（驅(qū)動(dòng)程序、操作說明等）；科技生活中形成的電子文件，例如用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、數(shù)碼錄音設(shè)備拍攝或錄制的數(shù)字格式的電子文件；開發(fā)或購(gòu)買的各種軟件盤和數(shù)據(jù)備份以及本單位數(shù)據(jù)的OA辦公系統(tǒng)形成的電子文件和收發(fā)的公務(wù)電子郵件等。對(duì)于這一系列“無紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有一套嚴(yán)格的管理制度，必要時(shí)，應(yīng)在收集積累中制成硬拷貝或縮微品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外而使文件丟失。

2 電子文件的整理

電子文件的整理是未來電子檔案管理和檢索利用的基礎(chǔ)，電子文件按照檔案管理要求，將收集積累的電子文件進(jìn)行分類、著錄、標(biāo)引，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。一般情況下，歸檔人員只是對(duì)某一份或幾份電子文件進(jìn)行調(diào)整歸檔后，本單位檔案保管部門還要進(jìn)行檢查和系統(tǒng)地整理。

電子文件的整理通過對(duì)電子文件進(jìn)行分類、排序，將零散、雜亂的電子文件按照檔案工作信息化規(guī)范管理進(jìn)行收集、整理、排序、錄入。例如，就本單位電子檔案來說，按其種類可以劃分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、地質(zhì)勘測(cè)類、基本建設(shè)類、科學(xué)技術(shù)研究類、設(shè)備類、產(chǎn)品類、會(huì)計(jì)類和職工管理類。由于不同系統(tǒng)會(huì)產(chǎn)生不同的電子文件，所以在整理中，可能會(huì)遇到文件格式需要重新編排和重新組合的問題。為了保證電子文件的真實(shí)性、完整性，要不斷解決格式的轉(zhuǎn)換問題，定期維護(hù)。這部分工作是檔案專職人員和檔案與管理部門整理電子檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容。另外，還要組織建立數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子文件進(jìn)行科學(xué)的分類和編號(hào)；按照各門類具體工作，結(jié)合本單位的實(shí)際情況制訂分類編號(hào)方案，并給每份電子文件編寫一個(gè)固定的唯一的號(hào)碼。如上所劃分的類別，其代碼由01～08代替，類別代碼由字母代替：T—文本文件，I—圖像文件，G—圖形文件，V—影像文件，A—聲音文件，M—多媒體文件，P—計(jì)算機(jī)程序，D—數(shù)據(jù)文件，從而使所有的電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體，為后期歸檔提供了科學(xué)、有效的數(shù)據(jù)。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔是將有保存價(jià)值的電子文件向檔案部門移交的一個(gè)必要過程，這標(biāo)志著電子文件管理逐步邁向規(guī)范、齊全、完整的道路。需歸檔的電子文件必須先由檔案專職人員確定歸檔范圍，這是保證電子檔案質(zhì)量的重中之重。本單位根據(jù)國(guó)家檔案局和省檔案局制定的《文件材料歸檔范圍和保管期限表》中的規(guī)定以及其它有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定執(zhí)行，同時(shí)也可結(jié)合本單位的實(shí)際情況擬定適合本企業(yè)和本單位的一套完整、適用的歸檔范圍及分類要求。電子文件具有軟硬依賴，因而，歸檔文件所支持的軟件文檔及電子文件內(nèi)容顯示的基本格式、數(shù)據(jù)信息都應(yīng)屬于歸檔范圍。

3.1 歸檔方式

目前，電子文件歸檔的一般要求是把已分好、排列好的電子文件集中制成歸檔數(shù)據(jù)集，按照年度和保管期限在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上向檔案部門移交，歸檔文件的著錄信息和存儲(chǔ)地址自動(dòng)保存到數(shù)據(jù)庫中。這樣檔案部門能夠準(zhǔn)確掌握歸檔文件信息，使歸檔的電子文件可通過網(wǎng)絡(luò)直接查閱、查詢和檢索，使之達(dá)到提供檢索和利用的目的。

3.2 歸檔要求

電子文件的歸檔工作是由各單位業(yè)務(wù)部門掌握管理，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性確定密級(jí)和保管期限，然后按照歸檔要求轉(zhuǎn)入檔案部門。檔案專職人員審查后，加上檔案管理信息，例如檔案載體-類目號(hào)-年度-盤號(hào)，Dg為光盤，Dc為磁盤，Dd為磁帶。光盤的檔號(hào)為Dg1.2015-1，磁盤的檔號(hào)為Dc102016-1.為了確保電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，并建立各門類檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件進(jìn)行查找。筆者所在的科技管理科中科技電子文件檔案種類較多，分別可以按照地勘、基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案等項(xiàng)目工序流程進(jìn)行歸檔。例如，基建類電子檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出，所以在對(duì)紙質(zhì)文件實(shí)體進(jìn)行掃描、整理時(shí)，一定要規(guī)范有序，按時(shí)間、工序前后進(jìn)行排序，按照科技檔案構(gòu)成的一般要求進(jìn)行整理、歸檔，使之能夠有效地被檢索和利用。我處近年來針對(duì)此類工作每年進(jìn)行三期的業(yè)務(wù)系統(tǒng)培訓(xùn)，每次都邀請(qǐng)國(guó)家檔案局和省檔案局幾位知名專家進(jìn)行授課指導(dǎo)，我處多位業(yè)務(wù)骨干也給各二級(jí)單位實(shí)際工作中遇到的問題進(jìn)行了解答，互相交流，推動(dòng)了此項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，并為集團(tuán)公司解決了若干個(gè)實(shí)際問題。

總之，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，電子檔案管理已是一項(xiàng)重要而復(fù)雜的工作。筆者作為一名檔案工作人員、一名優(yōu)秀黨員、一名合格的領(lǐng)導(dǎo)干部，要在今后的工作中要更加嚴(yán)格要求自已，在業(yè)務(wù)上不斷進(jìn)取，不斷提高自身素質(zhì)，爭(zhēng)取能夠在現(xiàn)代化檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中起到帶頭領(lǐng)軍作用，為檔案工作的不斷發(fā)展、為同煤事業(yè)的騰飛奉獻(xiàn)出自已的光和熱。

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〔編輯：王霞〕