機關(guān)檔案工作管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢探討

王紅宇

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-01

摘 要 機關(guān)檔案是機關(guān)單位歷史活動的記錄，因此機關(guān)檔案工作是一項十分重要的工作，其工作管理效率直接關(guān)系著機關(guān)單位的整體工作質(zhì)量。雖然自我國頒布和實施《機關(guān)檔案工作條例》以來，各機關(guān)單位的檔案工作管理水平有了顯著提升，但總體水平仍然比較落后，其中存在的問題也是不容忽視的。本文主要探討了機關(guān)檔案工作管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，希望有助于促進我國機關(guān)檔案工作的進步。

關(guān)鍵詞 機關(guān)檔案 檔案工作管理 現(xiàn)狀 發(fā)展趨勢

檔案是對歷史的真實記錄，它是每個單位和組織的珍貴資料，更是國家的寶貴財富，因此國家的每個機關(guān)單位都有責任和義務(wù)做好檔案工作。不過，受多種因素的影響，目前我國大部分機關(guān)單位在檔案工作管理方面都存在著許多問題，這導致檔案工作管理水平較低，無法滿足實際要求。以下筆者就結(jié)合我國機關(guān)單位檔案工作的實際情況來談?wù)剻C關(guān)檔案工作管理的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢。

一、我國機關(guān)檔案工作管理的現(xiàn)狀

（一）機關(guān)檔案工作管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)薄弱

就當前我國大部分機關(guān)單位的實際現(xiàn)狀來看，首先很多機關(guān)單位都在檔案工作上缺乏統(tǒng)籌的規(guī)劃及合理的安排，既沒有設(shè)置獨立的機關(guān)檔案工作辦公室和檔案存放庫房，也沒有建立完善的室藏檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案的應急方案；其次，很多機關(guān)單位對于辦公室、黨委黨組和各類會議、活動的記錄以及人員的編制、各時期的統(tǒng)計報表等信息都沒有做到及時整理歸檔，從而導致機關(guān)檔案信息收集不全面、不及時、不到位；再者，很多機關(guān)單位也沒有建立全卷宗，即使部分機關(guān)單位建立了全卷宗，也存在主要內(nèi)容缺失等問題。

（二）機關(guān)檔案工作管理比較松散

目前，我國大部分機關(guān)單位的機關(guān)檔案工作管理都比較松散，這主要是由于自企業(yè)改革后，很多機關(guān)單位都將目光更多地放到了生產(chǎn)經(jīng)營工作上面，而對檔案工作有所輕視和忽視，認為檔案工作是一項可有可無的工作，對企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展作用不大，沒有意識到檔案工作管理的重要性。其主要表現(xiàn)為：一者，在機關(guān)檔案工作管理上缺乏集中性，依舊更傾向于傳統(tǒng)的文書檔案管理，而對電子檔案的管理不足；其次，沒有在單位內(nèi)設(shè)置專門的檔案工作部門和檔案工作人員及職責，常常由其他崗位上的工作人員兼職這項工作，并且人員變動性較大，缺乏穩(wěn)定的檔案工作隊伍；第三，受多種因素的影響，在機關(guān)檔案工作管理過程中尚未達到“三鐵”及“十防”要求，并且對檔案的利用率較低，沒有充分發(fā)揮出其作用。

（三）機關(guān)檔案工作管理信息化建設(shè)不足

機關(guān)單位的檔案資料和信息非常復雜，因此對于大部分機關(guān)單位來說，檔案工作都是一項要求很高的工作，僅依靠傳統(tǒng)的人工管理方法很難滿足當前的檔案管理需求。雖然隨著信息時代的到來，利用信息技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來做檔案工作可以大大提高檔案工作管理水平和管理效率，但現(xiàn)今我國建設(shè)有完善的檔案工作管理信息化系統(tǒng)的機關(guān)單位尚不多，大多數(shù)機關(guān)單位在這方面的建設(shè)都比較落后，甚至于缺乏計算機、掃描儀、刻錄機等必要的基礎(chǔ)設(shè)備。這嚴重阻礙了機關(guān)檔案工作管理的進步和發(fā)展。

二、機關(guān)檔案工作管理的發(fā)展趨勢

（一）加強機關(guān)檔案工作管理的基礎(chǔ)建設(shè)

未來，機關(guān)單位應當進一步加強檔案工作辦公室和檔案存放庫房的建設(shè)，并設(shè)立獨立的檔案閱覽室，從而提高檔案資料的安全性與保密性；其次，在日常的檔案工作管理過程中，應當嚴格按照相關(guān)規(guī)范要求來完成各項工作，例如檔案的收集、整理及統(tǒng)計等，并保證各類檔案信息的及時歸檔；另外機關(guān)單位還要合理安排檔案工作人員，積極招聘專業(yè)人才，明確檔案工作人員的崗位和職責，杜絕兼職情況的發(fā)生，減少檔案工作人員的流動性。

（二）更新機關(guān)檔案工作管理模式

自我國頒布和實施《機關(guān)檔案工作條例》以來，不少機關(guān)單位開始逐漸意識到了檔案工作的重要性，并采取了一些列措施來加強檔案工作管理。未來，機關(guān)單位的領(lǐng)導人應當進一步明確機關(guān)檔案工作管理的重要性，大力扶持檔案工作，積極組織和參與檔案工作會議，親自對檔案工作進行檢查，從而帶動全體工作人員都重視起檔案工作；其次，應當在集約化管理方式的基礎(chǔ)上，進一步對機關(guān)檔案工作管理進行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和合理規(guī)劃，有效優(yōu)化人員配置，盡量減少工作成本，從而提高管理效益；第三，還要不斷完善機關(guān)檔案工作管理體制，結(jié)合企業(yè)實際情況和國家相關(guān)規(guī)定完善檔案工作流程、明確相關(guān)操作規(guī)范，并定期對檔案工作人員進行培訓和考核。

（三）完善機關(guān)檔案工作管理信息化建設(shè)

未來機關(guān)單位應當不斷加強技術(shù)革新，積極利用信息網(wǎng)絡(luò)工具和平臺來全面建設(shè)檔案工作管理信息化系統(tǒng)，以電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，以信息化操作代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工操作，從而大大節(jié)省人工勞動力、避免人工疏漏和錯誤的發(fā)生、切實保障檔案信息收集的真實性和完整性。

三、結(jié)語

綜上所述，目前我國的大部分機關(guān)單位在檔案工作管理上都存在著管理基礎(chǔ)環(huán)節(jié)薄弱、管理松散及信息化建設(shè)不足等問題，未來還需進一步加強機關(guān)檔案工作管理的基礎(chǔ)建設(shè)、更新管理模式及完善信息化建設(shè)。

參考文獻：

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