論企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)

梁芷

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-01

摘 要 隨著企業(yè)發(fā)展和規(guī)模不斷擴大，企業(yè)單位的文書管理成為了企業(yè)管理者繞不開的話題。日常企業(yè)單位的辦公中產(chǎn)生的大量文書和相當部分資料需要歸檔，企業(yè)單位的文書檔案管理扮演著十分重要的角色，進一步加深企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化是需要各方關(guān)注的焦點。

關(guān)鍵詞 企業(yè)單位 文書 檔案管理專業(yè)化

在企業(yè)單位的日?；顒又袝a(chǎn)生大量的文書資料，而相當一部分文書資料需要歸檔，隨之而來的就是企業(yè)單位如何對檔案進行管理的問題。文書檔案管理本身是非常繁雜、瑣碎的事項，要想使文書檔案管理工作清晰明了，需要不斷使企業(yè)單位文書檔案管理更為專業(yè)化。

一、當前企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化存在的缺陷

（一）企業(yè)單位對文書檔案管理的重視度還比較低，專業(yè)化程度不夠高。通常來說，文書檔案管理工作專業(yè)化建設(shè)遭遇的首要問題就是企業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視程度都比較低，在意識層面上的不重視，導致在專業(yè)化行為上存在困難之處。企業(yè)單位對文書檔案管理重視程度較低的結(jié)果就是投入較少，無論是資金上的投入還是人力上的投入都比較少，這就造成了企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化程度不夠高。具體來說，一是企業(yè)單位未能有專門的空間儲存文書檔案，文書檔案管理混亂。二是一些管理制度相對不完善，一些文書檔案就直接損耗或者丟棄了。

（二）相關(guān)管理人員的素質(zhì)制約了企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)。專業(yè)從事文書檔案管理人員，在企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)中是最為主要的“人的要素”。只有充分發(fā)揮了這類相關(guān)人員的作用，才能真正實現(xiàn)企業(yè)單位文書檔案管理的專業(yè)化。在一般的企業(yè)單位中，通常從事溫室檔案管理人員都是“非專業(yè)”的，有相當一部分人員是兼職擔任的，因此，相關(guān)管理人員的專業(yè)性和素質(zhì)難以支撐企業(yè)單位溫室檔案管理專業(yè)化的要求。

（三）統(tǒng)一的文書檔案管理的規(guī)范難以執(zhí)行到位，專業(yè)化實現(xiàn)起來較困難。在企業(yè)單位內(nèi)部，雖說日常產(chǎn)生的文書資料非常多，但是真正地在企業(yè)單位內(nèi)部實行專業(yè)化建設(shè)還是比較困難的。如果說企業(yè)單位要實現(xiàn)溫室檔案管理的專業(yè)化，就必須出臺一系列的規(guī)范和制度使這類管理工作確立下來。大部分企業(yè)單位擁有文書檔案管理的統(tǒng)一規(guī)范，但是真正在執(zhí)行時，非常難以執(zhí)行到位，特別在細節(jié)方面很難完全按照規(guī)范執(zhí)行。如此這般，專業(yè)化實現(xiàn)起來是較為困難的。

二、如何開展企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)

（一）改善專業(yè)化程度不夠高的現(xiàn)實，要從企業(yè)單位文書檔案管理的重視度入手。大部分企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化程度不夠高是一件存在的現(xiàn)實，如果要改變這個現(xiàn)狀首先就要從企業(yè)單位文書檔案管理的重視度入手。企業(yè)單位的管理者、領(lǐng)導者首先就要樹立對文書檔案管理工作的正確認識，脫離傳統(tǒng)的對文書檔案管理工作的思想認知，把企業(yè)單位的這方面專業(yè)化建設(shè)當成一個重要工作來抓，從領(lǐng)導層改變觀點入手，在企業(yè)單位中進一步加強對文書檔案管理工作的重視。此外，也要在資金上和人力資源上保證企業(yè)單位在文書檔案管理工作專業(yè)化建設(shè)的投入。需要有專門的文書檔案管理的資金立項，為檔案管理開辟儲存空間，保證文書檔案崗位的人員配置。

（二）致力于提高專業(yè)從事企業(yè)單位文書檔案管理的素質(zhì)，為其專業(yè)化保駕護航。企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化與相關(guān)崗位人員的素質(zhì)是分不開的。企業(yè)單位應(yīng)致力于提高專業(yè)從事企業(yè)單位文書檔案管理的素質(zhì)，才能為其專業(yè)化保駕護航。首先，保證企業(yè)單位的文書檔案管理工作有專門人員負責，做到專人專職，盡可能避免崗位兼職的情況發(fā)生。同時，可以通過培訓教育活動提高相關(guān)人員的專業(yè)素質(zhì)和能力，讓他們更能適應(yīng)文書檔案管理專業(yè)化的要求。尤其重要的是，網(wǎng)絡(luò)科技在企業(yè)單位中發(fā)揮了非常重要的作用，當前的企業(yè)單位文書檔案工作必須要借助網(wǎng)絡(luò)科技，文書檔案管理人員要扮演好自己的角色必須在這方面加大功夫。科技尤其是信息技術(shù)的快速發(fā)展也對檔案工作具有更高要求，因此，檔案管理人員應(yīng)積極加強學習新知識、新業(yè)務(wù)，制定相應(yīng)學習目標，提高計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用水平，為所需人員提供相應(yīng)服務(wù)。

（三）制定并嚴格執(zhí)行企業(yè)單位文書檔案管理的規(guī)范，使專業(yè)化建設(shè)落實到位。企業(yè)單位文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)落實到位，必須要依靠企業(yè)單位所制定并執(zhí)行的規(guī)范。首先，企業(yè)單位需要出臺統(tǒng)一的標準和規(guī)范將文書檔案管理工作的細節(jié)部分規(guī)定下來，使其專業(yè)化的進程有據(jù)可依。其次，在嚴格執(zhí)行管理規(guī)范方面需要將責任落實到個人身上，同時加強對檔案文書工作的定期清算、審查，發(fā)現(xiàn)違反管理規(guī)范的行為，應(yīng)采取相應(yīng)的措施和手段，進行責任人的懲處。此外，就是要把企業(yè)單位的文書檔案管理工作當成一個長期的工作來做，盡力避免文書檔案不規(guī)范的現(xiàn)象出現(xiàn)。有些記錄不全、文檔存儲過程不規(guī)范、文書和檔案的分門別類存在問題、文書和檔案的載體紙張的質(zhì)量不達標、檔案和文書提取的流程不規(guī)范、文書的檔案存儲過程中發(fā)生破損、文書和檔案的封裝不規(guī)范等。這些問題是企業(yè)單位的文書檔案專業(yè)化建設(shè)需要進一步避免的。

企業(yè)單位受傳統(tǒng)思想觀念的影響，通常情況下忽視了企業(yè)單位的文書檔案管理工作。而今，越來越多的企業(yè)單位意識到了文書企業(yè)檔案管理工作的重要性，致力于其專業(yè)化建設(shè)。企業(yè)單位的文書檔案管理專業(yè)化建設(shè)是一個長期的過程，在這個過程中，需要企業(yè)單位全體上下的配合和嘗試。

參考文獻：

[1]王加偉.企業(yè)單位文書檔案管理中存在問題及應(yīng)對策略[J].人才資源開發(fā)，2014.04.

[2] 張秋菊.企業(yè)文書檔案管理的缺陷及對策研究[J].中國高新技術(shù)企業(yè) ，2015.12.