從文書檔案建設知單位效能

熊冬珠

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-02

摘要文書檔案建設工作在單位的發(fā)展中發(fā)揮了重要的作用，是一個單位生產管理、技術開發(fā)和科學研究等活動的主要參考依據(jù)，對提升單位的管理質量、運營水平都發(fā)揮著重要作用。應將文書檔案建設工作作為單位管理工作的重要組成部分，加強對檔案建設管理工作的重視，充分發(fā)揮檔案管理的職能，明確檔案管理工作的重要性，將“死數(shù)據(jù)，活運用”，為解決單位前進發(fā)展中存在的問題提供依據(jù)，使檔案建設體發(fā)揮出在單位建設中的強大效能。

關鍵詞檔案建設單位管理問題單位效能

文書檔案是對單位的發(fā)展過程中，形成的決策方針、科研成果、運作經營等重要的原始記錄材料，也是單位管理工作中不可缺少的組成部分。單位的文書檔案最主要的功能就是能夠再現(xiàn)歷史，是單位領導參與決策和開展工作的重要原始憑證，是單位文化建設工作的主要來源，對提升單位的能力，促進單位管理水平的提高，具有重要作用。

一、單位檔案建設中存在的問題

檔案的建設主要應從“收、管、用”三方面著手。但在現(xiàn)實當中，許多單位的檔案意識淡薄，從上至下沒有形成良好的管檔風氣，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）檔案收集意識很薄弱

文書檔案工作不僅僅是管檔人員的職責，更是每一個“單位人”的職責。工作過程中，應注意每一份過程材料的收集體，到一項工作任務完成，整個過程從開始的方案、計劃、總結、報告等材料均依事情發(fā)生順序或時間順序依次完整的收集。但現(xiàn)實中，很多單位與個人都非常忽視收集過程，工作任務完成，形成材料就不知所蹤，檔案收集意識不到位。

（二）檔案管理設施不到位

檔案管理設施不到位，沒有意識到單位檔案建設對單位的生產經營和人才管理造成的重要影響，導致單位的檔案管理工作在單位的發(fā)展中不被重視，多存在被動的工作局面。因而，沒有專設檔案存放庫房、檔案柜，甚至連檔案盒都不使用不一，更不提“三室分開”，專人專管。

（三）檔案管用制度不健全

檔案建設的管理、使用制度不完善，致使文書檔案建設工作流于表面，不深入、不細致，沒有充分發(fā)揮檔案建設的服務職能。隨著市場經濟的改革，許多單位實施了重組轉制，而由于前期檔案管制工作的不系統(tǒng)，不健全，給重組工作帶來一定的阻力，出現(xiàn)較多的誤差。

二、優(yōu)化單位檔案建設的方法

首先，提高檔案建設人員的專業(yè)素質，作為一名單位檔案管理人員，必須要具備較高的政治素養(yǎng)，能夠最大限度的發(fā)揮單位檔案管理工作的作用。要定期的對檔案管理人員進行職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)教育，培訓相關的檔案建設專業(yè)知識，使檔案管理人員能夠對相關的檔案知識、工作程序和管理技巧進行了解，為文書檔案建設工作提供基礎。

其次，促進單位檔案建設的信息化，檔案建設的信息化主要是指在檔案管理中，應該充分發(fā)揮單位檔案的信息化功能，促進檔案信息聯(lián)網，實現(xiàn)檔案信息的共享，能夠保障檔案信息得到最大限度的發(fā)揮，強化檔案建設的服務職能。

最后，應該將檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工做賬向自動化的操作做賬方式進行轉變，將單位的檔案館作為資源管理的中心，運用現(xiàn)代化的檔案設備，建立完善的單位檔案信息網絡系統(tǒng)，促進單位文書檔案建設工作的創(chuàng)新，發(fā)揮文書檔案建設工作的服務職能，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。

三、檔案建設對發(fā)揮單位效能的重要作用

（一）再現(xiàn)歷史，提供依據(jù)

檔案建設是單位管理工作的重要組成部分，對單位的生產經營和管理活動的高效開展具有重要作用。單位建立檔案部門的最主要目的就是對單位的發(fā)展情況和發(fā)展歷史做出詳細的記錄工作，起到再現(xiàn)單位歷史的重要作用。在單位的后續(xù)發(fā)展中，可以充分利用檔案建設來為單位的發(fā)展提供可靠的依據(jù)，為單位的發(fā)展提供依據(jù)和基礎，對單位的發(fā)展具有重要作用。

（二）領導決策，提供依據(jù)

單位的檔案中記錄了大量的單位資料，主要包括文本資料和單位發(fā)展資料等，是單位的歷史的原始記錄，實現(xiàn)了對單位真實歷史的還原，起到了再現(xiàn)歷史的重要作用，具有真實性和完整性的特征，具有極高的說服力。單位的相關領導人員在進行決策的過程中，通常都會將檔案作為單位的原始資料，作為單位發(fā)展和各項決策工作的憑證，是單位領導人決策的主要參考依據(jù)，對單位的發(fā)展具有重要意義。

（三）考核員工，提供依據(jù)

人力資源檔案和單位業(yè)務檔案也是單位檔案的重要組成部分，實現(xiàn)了對單位員工工作情況和單位業(yè)務發(fā)展情況的真實記錄，具有檔案信息可靠性的特點。對單位員工的考核是單位發(fā)展中一項重要的工作，單位的領導人員不能對所有單位員工的工作狀態(tài)全部了解，在對單位員工進行考核的過程中，通過對單位檔案的查閱工作，能夠對單位員工的真是工作、業(yè)務和學習經歷進行有效的考察，明確其獎懲情況。同時，通過對單位檔案的了解，還能明確單位員工的德、能、勤、績等情況進行了解，為考核單位員工提供了可靠和科學的參考依據(jù)，能夠幫助單位選出優(yōu)秀的員工，為單位的發(fā)展提供條件。

（四）文化建設，重要來源

單位的檔案建設自身具有較強的文化性，是由于單位的檔案主要是記錄了單位的發(fā)展歷程，對單位的經營和發(fā)展情況做出了詳細和全面的激勵，如實的反映出了單位在漫長的發(fā)展過程中，存在的問題和單位發(fā)展的優(yōu)勢，是單位經營管理和生產建設的重要寫照。同時，檔案中也反映出了單位的發(fā)展思想，能夠對單位過去的思想觀念進行了解，為單位的發(fā)展能夠提供可靠的參考依據(jù)。在建設單位的文化過程中，要對單位的檔案信息進行深入的研究，主要是對單位的文化建設歷史和單位文化建設的精髓等問題進行深入的分析和研究工作，明確單位的文化建設發(fā)展情況，促進了單位文化建設工作的有效開展，提高了文化建設的發(fā)展水平。同時，單位在進行文化建設的過程中，能夠實現(xiàn)對檔案資料的全面了解和如實記錄，豐富了單位的檔案資源，使單位檔案更具活力。因此，應該做好單位的管理工作，實現(xiàn)對單位檔案的真實記錄，對單位文書檔案建設工作具有重要意義。

結論：單位的檔案建設是單位工作的重要組成部分，對單位的發(fā)展具有重要作用，本文對當前單位文書檔案建設工作中存在的問題作出了分析，并針對檔案建設中存在的問題提出了解決的策略，實現(xiàn)了檔案管理工作的創(chuàng)新，強化了檔案管理工作的職能，對提升單位的檔案建設管理具有重要作用。單位的文書檔案建設工作對提高單位的效能具有重要作用，主要表現(xiàn)為為單位的發(fā)展提供參考，為領導者的決策提供依據(jù)，是考核單位員工的重要方法，也是單位文化建設的重要來源，對單位的發(fā)展起到了促進作用。

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