現(xiàn)代化企業(yè)管理中的采購管理研究

【摘 要】采購是指企業(yè)為滿足自身經(jīng)營的某種需要，通過支付一定的代價向供應(yīng)商換取物品或服務(wù)的經(jīng)濟行為，是企業(yè)獲得外部資源的一項重要手段，企業(yè)通過采購?fù)獠抠Y源來保證生產(chǎn)經(jīng)營的正常運作，對提升企業(yè)的市場競爭力、經(jīng)營效益，以及企業(yè)的生存發(fā)展有著非常重要的作用。

【關(guān)鍵詞】采購；供應(yīng)商；約束；監(jiān)督

1. 企業(yè)采購管理的涵義

企業(yè)采購的過程通常包含規(guī)劃生產(chǎn)需求，選擇合格供應(yīng)商，確定交易價格和交易條款，簽訂采購協(xié)議，提出采購訂單，跟催交貨進度，以及驗收付款等一系列流程。企業(yè)的采購管理是指企業(yè)為了實現(xiàn)生產(chǎn)或銷售計劃，在確保適當(dāng)品質(zhì)的條件下，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商手中用適當(dāng)?shù)膬r格，購入適當(dāng)數(shù)量的物品或服務(wù)所要采取的一切管理活動。采購的整體目標(biāo)是在滿足質(zhì)量和數(shù)量的前提下，以將所需物品或服務(wù)在準確的時間送達至準確的地點，以最經(jīng)濟的成本去獲取最大的收益。

2. 企業(yè)采購管理的分類

采購的形式分大致分為：常規(guī)采購、戰(zhàn)略采購、外包采購三種形式。

2.1常規(guī)采購

常規(guī)采購是指采購人員根據(jù)已經(jīng)簽訂的采購協(xié)議，依照企業(yè)生產(chǎn)需求來規(guī)劃物料需求、開立采購訂單，向供應(yīng)商發(fā)出需求信息，并確認供應(yīng)商的生產(chǎn)進度和交貨計劃，跟蹤整個物流運輸過程，確保所需物料能夠按時按量地送達到企業(yè)指定的地點，以保證企業(yè)正常運營的過程。

2.2 戰(zhàn)略采購

戰(zhàn)略采購是指采購人員根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營戰(zhàn)略需求，制定和執(zhí)行采購規(guī)劃，通過內(nèi)部客戶需求分析，外部供應(yīng)市場、競爭對手、供應(yīng)基礎(chǔ)等分析，在標(biāo)桿比較的基礎(chǔ)上設(shè)定物料的長期采購目標(biāo)，達成目標(biāo)所需的采購策略及行動計劃，并通過行動的實施尋找合適的供應(yīng)資源，滿足企業(yè)在成本、質(zhì)量、時間、技術(shù)等方面的綜合指標(biāo)。戰(zhàn)略采購計劃內(nèi)容包含采用何種采購技術(shù)、與什么樣的供應(yīng)商合作、建立何種關(guān)系、培養(yǎng)建立與企業(yè)競爭優(yōu)勢有貢獻的供應(yīng)商群體等。它有別于常規(guī)采購的運作模式，與普遍意義上的采購區(qū)別在于戰(zhàn)略采購注重的是長期總成本的最小化，而常規(guī)采購注重的則是單一采購成本的最小化。

2.3 外包采購

外包采購就是企業(yè)將主要精力集中在發(fā)揮自身核心競爭力的專業(yè)技術(shù)上，而將全部或部分的采購業(yè)務(wù)外包給其他專業(yè)的采購服務(wù)商來處理。外部采購服務(wù)商可以通過自身專業(yè)的分析能力和市場信息捕捉能力，來幫助企業(yè)管理人員進行總體采購成本控制。在一定程度上，外包采購的模式更有利于企業(yè)專注于自身核心業(yè)務(wù)的發(fā)揮，特別是對于中小企業(yè)來說，這樣的運作模式可以極大地降低采購環(huán)節(jié)在企業(yè)運作中的成本支出，減少人員配備和固定資本的投入，降低采購風(fēng)險，提高采購效率。

3. 企業(yè)采購管理的方向

3.1 采購人員的基本要求

我們所講的企業(yè)采購并不等同于個人去超市購買東西的簡單行為，它需要精準的規(guī)劃技能和專業(yè)的采購知識。需要采購從業(yè)人員熟悉采購規(guī)則、制度、國際慣例，及掌握采購技能、商品及其檢驗、儲運、保險、通關(guān)知識。一些企業(yè)為了能讓采購人員的技能得到極大的提升，往往會開設(shè)專業(yè)的課程對采購人員進行產(chǎn)品規(guī)格、材料特性、質(zhì)量要求、生產(chǎn)流程等專業(yè)知識的培訓(xùn)。同時，采購從業(yè)人員還需要具備的各項業(yè)務(wù)素質(zhì)，包括：掌握采購合同的談判簽約程序，熟悉企業(yè)采購政策及運作流程等程序文件，了解客戶和企業(yè)自身的特定需求，以最有優(yōu)勢的價格來滿足客戶的需求?，F(xiàn)代化的采購人員還要能夠熟練使用計算機及其它信息技術(shù)，運用先進的網(wǎng)絡(luò)工具來優(yōu)化工作效率，具備綜合成本最優(yōu)化的思維模式，了解采購貨品相關(guān)的物質(zhì)特征、質(zhì)量標(biāo)準等。

3.2 采購人員的職業(yè)要求

（1）對企業(yè)和產(chǎn)業(yè)的敏感度：熟悉企業(yè)的歷史、現(xiàn)狀、未來發(fā)展方向以及相關(guān)管理制度、整體運作流程。了解供應(yīng)鏈采購的產(chǎn)品規(guī)格，進行市場情報搜集、分析。監(jiān)控物料的市場變化，及時回饋市場信息，達到降低采購成本的目的。掌握產(chǎn)業(yè)狀況重大變化與趨勢，并提出供應(yīng)鏈整體布局，發(fā)展可行規(guī)劃方案，以支持組織策略目標(biāo)的實現(xiàn)。

（2）新供應(yīng)商與新材料開發(fā)：熟悉所負責(zé)采購商品的性質(zhì)、作用、功能、規(guī)格及其計量、制作技術(shù)與成本、商品安全期限，掌握商品檢驗標(biāo)準、質(zhì)量的辨別方法。熟悉同類型其他商品或可替代商品的品項、型號、特點、使用方法等。熟知商品的季節(jié)變化規(guī)律，能根據(jù)采購工作的需要及掌握的各類商品特性知識提出采購工作的建議和方案。

（3）供應(yīng)商的評選：包括對報價的評估、對供應(yīng)商的實地考察、熟悉供應(yīng)商評選的要領(lǐng)及如何評估優(yōu)劣等級。新物料與廠商的詢價、議價及發(fā)包、開發(fā)、尋找關(guān)鍵零件的替代材料、替代技術(shù)，提升成本及環(huán)保產(chǎn)品的競爭力。

（4）價值分析能力：以產(chǎn)品成本、規(guī)格性能、市場行情等有關(guān)的信息為基礎(chǔ)，做出性價比合理性分析，零件成本分析，數(shù)據(jù)庫維護，分析和評價方案實施成果，并作為企業(yè)今后的知識累積、傳承之用。

3.3 對供應(yīng)商進行管理

供應(yīng)商管理就是要建立對供應(yīng)商的評鑒制度，以便篩選出在質(zhì)量、技術(shù)等皆能符合企業(yè)要求的合格供應(yīng)商。了解供應(yīng)商的基本情況，能對現(xiàn)有的供應(yīng)商進行管理、協(xié)調(diào)、處理采購中的各種問題。建立供應(yīng)商信息庫，熟知供應(yīng)商的生產(chǎn)狀況、財務(wù)狀況、產(chǎn)品特點、發(fā)展趨勢、競爭對手狀況等，在采購談判中利用掌握的信息取得談判的優(yōu)勢地位。全面了解采購合同執(zhí)行的各種問題，能有預(yù)見性地提出各種解決方案。通過形成戰(zhàn)略同盟等形式建立與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系，以便更快速的反應(yīng)市場變化。建立供應(yīng)商評審體系，定期進行對供應(yīng)商的評審工作，并采取各種措施對供應(yīng)商進行監(jiān)控。與廠商簽署采購合約、保密合約、質(zhì)量合約等相關(guān)合約，對供應(yīng)商交期管理，包括構(gòu)成交期的基本要素、影響交期的主要因素、供應(yīng)商交期延誤的原因分析，并了解如何有效改善交期。供應(yīng)商的管理工作主要集中在以下幾個環(huán)節(jié)：

（1）合格供應(yīng)商資格的選別：需要具備最基本的公司（工廠）營業(yè)登記證，同時還要在質(zhì)量、價格、交期以及服務(wù)等方面的條件良好，供貨質(zhì)量、生產(chǎn)能力及財務(wù)健全、信譽良好，若有需要還需具備相應(yīng)的資格證書（如ISO9001、ISO14000等）。

（2）供應(yīng)商選擇評鑒：通常的評鑒包括環(huán)保評鑒、質(zhì)量評鑒、經(jīng)營管理評鑒、工程技術(shù)能力評鑒。

（3） 定期對供應(yīng)商評分：定期對供應(yīng)商進行管理、稽核及評分，包括：質(zhì)量評分、客訴評分、交期評分、配合度評分、生產(chǎn)能力評分。

（4）不合格供應(yīng)商的處理：對于供應(yīng)商發(fā)生的交期、品質(zhì)等問題，企業(yè)應(yīng)該指派專業(yè)人員對供應(yīng)商進行輔導(dǎo)改進，并限期考核，若在考核期結(jié)束仍不能達到企業(yè)要求的供應(yīng)商，應(yīng)該予以除名。

3.4 對供應(yīng)商進行激勵

在采購進行過程中，企業(yè)與供應(yīng)商都希望自己的利益最大化，企業(yè)采購人員必須在變動的采購利益關(guān)系中準確地界定供需雙方的利害關(guān)系，并以此為基礎(chǔ)開展采購行為，為了確保合作的長久順利，必須對供應(yīng)商進行必要的激勵，以增加供應(yīng)商的合作積極性，對供應(yīng)商的激勵主要有以下幾種形式：

（1）價格激勵：價格對供應(yīng)商有著最為明顯的激勵效果，高價格雖然能增強供應(yīng)商的積極性，但對企業(yè)來說會增加運營成本，相反，不合理的低價又會挫傷供應(yīng)商的積極性，所以在價格上談判的過程要兼顧價格的合理性，確保企業(yè)與供應(yīng)商間合作穩(wěn)定、運行舒暢。

（2）訂單激勵：一般情況下，一家企業(yè)會擁有多個供應(yīng)商，如何分配訂單比例給到各個供應(yīng)商手上是調(diào)節(jié)供應(yīng)商積極性的一個重要手段。這些供應(yīng)商之間的競爭來自于企業(yè)的訂單，給予更多的訂單能夠讓供應(yīng)商的重要性得以體現(xiàn)。

（3）信用激勵：信用是企業(yè)的一項無形資產(chǎn)，信用的好壞是影響企業(yè)與供應(yīng)商合作關(guān)系。因此，企業(yè)在訂單穩(wěn)定性、驗收付款及時性等涉及到企業(yè)信用方面務(wù)必取得供應(yīng)商的足夠信任。

（4）參與性激勵：在適當(dāng)?shù)貢r機可以將供應(yīng)商、經(jīng)銷商，甚至客戶一同結(jié)合到產(chǎn)品的研究開發(fā)工作中來，按照團隊的利益展開全面合作，形成一種激勵機制，增加供應(yīng)商的參與感。

3.5 對采購權(quán)力進行約束

在現(xiàn)代化的企業(yè)采購活動中，許多企業(yè)都存在采購權(quán)力集中的現(xiàn)象，將采購權(quán)力集中于少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)手中，缺乏采購管理部門的監(jiān)管職能，導(dǎo)致采購活動失去監(jiān)控。表現(xiàn)為采購計劃混亂、采購評審不到位、采購招標(biāo)不公開、采購合同不規(guī)范、驗收制度不嚴格，從而產(chǎn)生經(jīng)濟糾紛致使企業(yè)蒙受經(jīng)濟損失。采購部門應(yīng)建立嚴格的審核制度和權(quán)利受控機制，明確各崗位的工作職能，確定采購人員的權(quán)利和責(zé)任。不僅要有效地控制采購決策權(quán)，對重大采購活動要有明確的逐級決策制度，而且還要有效地控制采購管理權(quán)，將采購計劃權(quán)、招標(biāo)詢價權(quán)、市場采購權(quán)、驗收結(jié)算權(quán)等采購管理權(quán)的職權(quán)主體分離。采購計劃權(quán)由采購單位掌握，采購管理部門負責(zé)對采購計劃實施審批權(quán)，招標(biāo)詢價權(quán)由采購管理部門掌握，驗收結(jié)算權(quán)由品質(zhì)單位及財務(wù)部門掌握，各環(huán)節(jié)權(quán)責(zé)分明，互不干預(yù)，相互制衡。只有把過于集中的采購權(quán)力分散，權(quán)力受控，才能有效的遏制采購中的腐敗。

3.6 對采購活動進行監(jiān)督

采購應(yīng)當(dāng)遵循公開透明原則、公平競爭原則、公正原則和誠實守信原則，全面監(jiān)督檢查采購流程的規(guī)范性在現(xiàn)代化企業(yè)管理中起著至關(guān)重要的作用。采購活動監(jiān)督要把握關(guān)鍵環(huán)節(jié)，包括：采購計劃的制定、供應(yīng)商的選擇、供應(yīng)商的管理、采購價格的確定、驗收物資質(zhì)量與數(shù)量、貨款結(jié)算。

對采購流程監(jiān)督，首先要嚴格執(zhí)行詢價議價程序，物品采購必須要有三家以上供應(yīng)商提供報價單，在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交期、售后服務(wù)、客戶群等因素的基礎(chǔ)上再進行綜合評估。同時還要嚴格執(zhí)行采購會審、合同會簽制度，物品采購、合同簽訂必須要經(jīng)過有關(guān)權(quán)責(zé)部門的參與，調(diào)研匯總各方意見，經(jīng)高管審核。確保一致性原則，采購人員采購的物品或服務(wù)必須與采購單所要求的規(guī)格、型號、數(shù)量相一致，在市場條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下，及時反饋信息給申請部門更改采購單做參考。

小結(jié)：自20世紀的90年代開始，采購在西方國家就作為一種值得高層管理人員重視的新興運作模式而在各大型企業(yè)出現(xiàn)，原材料或者服務(wù)的外部采購?fù)ǔＵ紦?jù)一個企業(yè)的大部分運營成本，商業(yè)中獲益的最大潛在機會就是存在于生產(chǎn)企業(yè)和供應(yīng)商之間，這是贏取競爭優(yōu)勢的最大開發(fā)領(lǐng)域。在21世紀的今天，采購功能在中國企業(yè)中越來越被重視，采購成本占企業(yè)總成本的比例大約為30%～90%，平均水平在60%以上，材料成本每降低2%，凈資產(chǎn)回報率通常會增加15%，良好的采購管理能有效地縮短生產(chǎn)周期、提高生產(chǎn)效率、減少存貨金額、增強企業(yè)對市場的應(yīng)變能力，更是現(xiàn)代企業(yè)在競爭日趨激烈的商海中不斷發(fā)展壯大的一項必然要求。

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作者簡介：

習(xí)鋒（1980.05-），男，漢族，湖北襄陽人，本科學(xué)歷，昆山揚明光學(xué)有限公司采購經(jīng)理，研究方向：企業(yè)管理。