探析基層專業(yè)檔案管理問題及其對(duì)策

季垚

摘 要：基層專業(yè)檔案是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分，其并不僅僅指一類檔案，其包含了基層形成的具有專業(yè)性質(zhì)的所有檔案類型，立足在社會(huì)的基層部分，是為上一層檔案提供有力信息支持的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在現(xiàn)階段的基礎(chǔ)專業(yè)檔案管理中，由于其分類復(fù)雜，管理規(guī)范缺失，給管理工作造成了極大的困難。本文主要對(duì)于基層專業(yè)檔案管理存在問題進(jìn)行了分析，并提出了解決的對(duì)策。

關(guān)鍵詞：基層專業(yè)檔案；管理問題；對(duì)策

基層專業(yè)檔案的存在，是檔案工作直接服務(wù)于基層的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)其進(jìn)行合理的管理，可以很好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于基層的了解，更好的將信息進(jìn)行合理的利用，保證其存在的意義。在基層的專業(yè)檔案管理工作中，如果想要更好的將其存在意義進(jìn)行合理的發(fā)揮，就要首先對(duì)于其管理中存在的主要問題進(jìn)行分析，有針對(duì)性的制定解決策略，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)于基層專業(yè)檔案的管理和利用，更好的實(shí)現(xiàn)其存在價(jià)值。

1 基層專業(yè)檔案管理混亂的原因分析

1.1 普遍原因分析

基層專業(yè)檔案主要是基層的單位之間生成的檔案，其在管理中，管理人員的素質(zhì)差距較大，在管理制度上也沒有進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致基層專業(yè)檔案管理方法多種多樣，而且有一些基層領(lǐng)導(dǎo)，并沒有對(duì)于基層專業(yè)檔案的存在進(jìn)行重視，存在對(duì)于檔案的隨意篡改問題，甚至造成了基層檔案的嚴(yán)重破壞，并且由于沒有專業(yè)的管理以及規(guī)范，對(duì)于基層專業(yè)檔案出現(xiàn)的問題，并沒有辦法追根揭底，管理的職責(zé)沒有進(jìn)行明確化的制定，管理力度很弱。這些問題的存在都在一定程度上影響了基層專業(yè)檔案管理工作的進(jìn)行，給檔案管理工作的混亂提供了契機(jī)。

1.2 稅收檔案管理問題分析

稅收檔案主要是指各個(gè)國(guó)家機(jī)關(guān)、政府以及村鎮(zhèn)之間與稅收有關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)形成的資料，稅收檔案主要有兩種，一種是稅收的管理機(jī)關(guān)在進(jìn)行管理工作的過程中形成的稅收檔案，這種檔案中包含了個(gè)人的納稅所有信息；另一種是政府在行使稅收權(quán)利時(shí)形成的稅收檔案，主要包含的人口統(tǒng)計(jì)以及企業(yè)納稅監(jiān)管過程中，形成的稅收檔案資料。在稅收檔案的管理過程中，存在的主要問題如下：

（1）第一類檔案在管理過程中，信息泄露以及檔案隨意進(jìn)行篡改的問題較為嚴(yán)重，對(duì)數(shù)的問題出現(xiàn)是由于受到個(gè)人利益驅(qū)使，是為了增加個(gè)人的經(jīng)濟(jì)利益，做出的損害國(guó)家利益的行為。

（2）在第二類檔案的管理過程中，由于其形成的過程中不是由直接的監(jiān)管部門進(jìn)行管理的，所以分布較為雜亂，而且在進(jìn)行的過程中，并沒有設(shè)置專門的記錄管理人員，所以很容易造成丟失以及泄露問題的出現(xiàn)，在進(jìn)行交接的時(shí)候，往往沒有辦法進(jìn)行正常的交接。

1.3 綜合性行政單位管理檔案問題分析

行政單位有單一職能的單位，也有復(fù)雜功能的單位，他們經(jīng)政府授權(quán)以后，從事的都是政府某一項(xiàng)專門職能，因此這些部門的管理往往相對(duì)專業(yè)，也能夠?qū)崿F(xiàn)專事專管和條線交流的目的，所以很少出現(xiàn)專業(yè)檔案積壓和隨意毀棄的現(xiàn)象。而對(duì)于綜合性辦公機(jī)構(gòu)，比如政府辦、發(fā)改委等這樣的機(jī)構(gòu)，管理的往往是一個(gè)地區(qū)的綜合性事務(wù)，這些事務(wù)多數(shù)是政策性事務(wù)，一項(xiàng)工作結(jié)束以后很少具有連續(xù)性，所以有些政策性工作結(jié)束以后形成的工作檔案不能夠傳接下去，很多檔案無法歸結(jié)到某一門類而移送到檔案管理部門進(jìn)行管理。因此，在實(shí)務(wù)中出現(xiàn)了混亂放置甚至隨意丟棄的現(xiàn)象。

1.4 法律檔案問題分析

（1）就第一部分檔案來說，司法檔案、檢察檔案、紀(jì)律檢查檔案、刑事檔案等等，都屬于專業(yè)的法律機(jī)關(guān)形成的檔案，由于這些檔案的所有人是行政專門機(jī)關(guān)，因此在管理上能夠具有系統(tǒng)性和規(guī)范性。但是盡管如此，在一些基層部門也會(huì)產(chǎn)生諸多問題，比如刑事檔案，就有人可以通過各種關(guān)系進(jìn)行篡改，還有人可以對(duì)公安機(jī)關(guān)從事的戶籍管理檔案進(jìn)篡改，嚴(yán)重影響了社會(huì)秩序。

（2）行政部門和自治機(jī)關(guān)形成的檔案，如戒毒檔案、精神病人檔案以及社區(qū)矯正檔案，由于其管理人員和管理部門多是基層機(jī)構(gòu)，從事管理的人員多為社區(qū)人員或者普通的社區(qū)民警，他們往往缺少責(zé)任意識(shí)和管理的保密意識(shí)，會(huì)造成毀損檔案、丟失檔案或者泄露檔案內(nèi)容的情況。

1.5 病歷檔案的管理問題分析

病歷檔案是指一個(gè)人在就醫(yī)等活動(dòng)的過程中形成的記載和反映，病歷檔案是基層專業(yè)檔案的重要部分，也是近些年產(chǎn)生糾紛的主要檔案形式。在目前的規(guī)范體系下，病歷檔案的管理責(zé)任屬于醫(yī)院，但是并沒有規(guī)范具體的執(zhí)行主體，由于病歷檔案的復(fù)雜形式和形成環(huán)節(jié)的多樣性，其保管責(zé)任更加不清晰。在當(dāng)前，病歷檔案管理主要由醫(yī)生和出具專業(yè)檔案的人員進(jìn)行，然而，由于這些人都是從事醫(yī)療一線的人員，將主要精力都放在了醫(yī)療上，因此不能對(duì)病歷檔案進(jìn)行有效的管理，出現(xiàn)了一些諸如檔案遺失、事后改動(dòng)等問題，甚至還有些地方發(fā)生了出賣病歷檔案的情況。

2 做好基層檔案管理工作的對(duì)策分析

2.1 做好宣傳教育工作

發(fā)揮現(xiàn)代新媒體通訊渠道對(duì)于宣傳教育工作的積極作用，以微博、微信等作為平臺(tái)，開展宣傳教育活動(dòng)，使檔案管理工作人員能夠提高對(duì)檔案管理工作的重視，并切實(shí)發(fā)揮自身積極作用，做好檔案管理本職工作，樹立服務(wù)理念，基層單位其他部門及人員，應(yīng)積極配合檔案管理人員做好檔案管理工作，及時(shí)主動(dòng)的送交相關(guān)檔案材料，在檔案資料借閱和使用過程中，應(yīng)做到自覺保護(hù)檔案完整與安全，并在用后及時(shí)歸還。

2.2 加強(qiáng)檔案管理的法制化

一方面，應(yīng)全面樹立依法治檔的理念，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)于《檔案法》的學(xué)習(xí)與掌握，并要以《檔案法》為依據(jù)，建立完善的檔案管理制度體系，規(guī)范檔案管理工作中的各項(xiàng)行為，明確對(duì)檔案管理違規(guī)違法行為的處罰辦法，對(duì)于嚴(yán)重失責(zé)的行為應(yīng)堅(jiān)決以制度予以追責(zé)，從而在法律與制度的約束與指導(dǎo)下，保證檔案管理工作的良好開展。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

應(yīng)結(jié)合時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的建設(shè)，加大投入完善信息化管理軟硬件系統(tǒng)，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提高檔案管理工作的效率與檔案資料的有效利用率，同時(shí)也要加強(qiáng)對(duì)信息化檔案管理人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有工作隊(duì)伍的信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高檔案管理隊(duì)伍成員的綜合素質(zhì)與管理能力，并要加強(qiáng)對(duì)檔案管理綜合型人才的引進(jìn)，提高人才在檔案管理隊(duì)伍中的比重，以保證檔案管理信息化水平的提升以及信息化系統(tǒng)功能優(yōu)勢(shì)的良好發(fā)揮。

3 結(jié)論

基層的專業(yè)檔案包含種類較多，所以在管理中較為復(fù)雜，其分布面太廣，給統(tǒng)一的管理造成了很大的困難，并且在目前階段，我國(guó)對(duì)于基層檔案的分類以及管理并沒有制定規(guī)范的流程以及模式，所以在進(jìn)行管理的時(shí)候，很多管理人員會(huì)由于無據(jù)可依，在管理中態(tài)度敷衍，最后給基層的專業(yè)檔案管理帶來很不好的負(fù)面影響，隨意泄露以及丟失問題嚴(yán)重影響了管理工作的有序、穩(wěn)定進(jìn)行，并且給社會(huì)以及公民信息安全造成了嚴(yán)重的不良影響。所以在對(duì)于基礎(chǔ)專業(yè)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，要不斷的加強(qiáng)管理的力度，盡快的增強(qiáng)基層專業(yè)管理的規(guī)范合理化，盡可能的將負(fù)面的影響進(jìn)行消除，保證檔案存在的意義，確保檔案安全以及利用率。

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