對質(zhì)量管理體系文件換版的分析改進(jìn)建議

毛暢華，郭峰

（中國電子科技集團(tuán)公司第三十三研究所，山西太原030006）

對質(zhì)量管理體系文件換版的分析改進(jìn)建議

毛暢華，郭峰

（中國電子科技集團(tuán)公司第三十三研究所，山西太原030006）

分析了現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件存在的問題和不足，并對質(zhì)量管理體系文件提出了具體的改進(jìn)措施建議。

ISO 9001；質(zhì)量管理；體系文件；換版

引言

質(zhì)量管理是企業(yè)管理的一部分，它專注企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)滿足顧客的需求、期望，幫助企業(yè)提高整體績效。質(zhì)量管理體系文件是質(zhì)量管理要求具體化的載體，是質(zhì)量管理體系的基礎(chǔ)，幫助企業(yè)內(nèi)部溝通意圖、統(tǒng)一行動(dòng)，提供客觀證據(jù)，使過程活動(dòng)做到規(guī)范化和可追溯，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量管理體系的有效性和持續(xù)適應(yīng)性。隨著國際市場的開放和全球經(jīng)濟(jì)的一體化，ISO9001質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)一發(fā)布就迅速得到全球性的使用，時(shí)至今日已經(jīng)在絕大部分企業(yè)得到建立、運(yùn)行，對企業(yè)和社會(huì)發(fā)展起了巨大的推動(dòng)作用。

最新的ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)2015版為把關(guān)注焦點(diǎn)放在過程地有效管理上，為了提高各類管理標(biāo)準(zhǔn)之間的兼容和統(tǒng)一，也為未來十年甚至更長時(shí)間段提供穩(wěn)定的質(zhì)量管理核心要求。最新標(biāo)準(zhǔn)包括淡化文件形式要求在內(nèi)的許多改變，在質(zhì)量管理體系文件的形式選擇方面給了企業(yè)很大的自由和靈活性。

面對這次ISO9001標(biāo)準(zhǔn)換版，我們質(zhì)量管理人員應(yīng)該意識(shí)到這是一個(gè)機(jī)會(huì)，一個(gè)改進(jìn)現(xiàn)有體系文件存在的問題和不足，進(jìn)一步提高質(zhì)量管理體系有效性的機(jī)會(huì)。

1 ISO9001標(biāo)準(zhǔn)2015版文件要求的主要變化

1.1 明確文件不需要統(tǒng)一

2015版0.1“總則”中明確了“質(zhì)量管理體系的結(jié)構(gòu)不需要統(tǒng)一、文件不需要與標(biāo)準(zhǔn)條款結(jié)構(gòu)一致、術(shù)語不需要與標(biāo)準(zhǔn)特定術(shù)語一致”。而2008版0.1“總則”中描述的是“統(tǒng)一質(zhì)量管理體系的結(jié)構(gòu)或文件不是本標(biāo)準(zhǔn)的目的”，會(huì)讓人理解為“雖然不是目的，但需要這么做”。

1.2 刪除“質(zhì)量手冊”等要求

刪除了2008版中4.1中“按標(biāo)準(zhǔn)要求建立質(zhì)量管理體系將其形成文件”要求，和4.2.2“質(zhì)量手冊”的要求。當(dāng)然，刪除要求不是否定質(zhì)量手冊的作用和地位，也不是禁止使用質(zhì)量手冊，而是給了企業(yè)使用、選擇上自由，給了企業(yè)按自己的管理需要決定質(zhì)量手冊的內(nèi)容和形式的自由。

1.3 文件說法改變

用“形成文件的信息”替代了“文件化的程序和記錄”，用“保持形成文件的信息”替代了“形成文件的程序”，用“保留形成文件的信息”替代了“記錄”。這種說法的改變，旨在引導(dǎo)人們擺脫文件形式束縛，強(qiáng)調(diào)文件信息的使用與質(zhì)量管理體系運(yùn)行的適宜性和有效性，包容與適應(yīng)企業(yè)管理系統(tǒng)信息化將帶來的質(zhì)量管理體系文件的變化。

1.4 文件控制要求更具體

將2008版4.2.3和4.2.4條款，與2015版7.5.2和7.5.3條款進(jìn)行對比，2015版對文件控制更加具體。如2008版對文件籠統(tǒng)要求“識(shí)別”、“標(biāo)識(shí)”，而2015版則通過在正文中作具體規(guī)定“a）標(biāo)識(shí)和說明（如：標(biāo)題、日期、作者、索引編號(hào)等）”。

2 現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件問題和不足分析

2.1 體系文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜

下頁圖1所示是我們目前質(zhì)量管理體系文件的結(jié)構(gòu)圖。這種文件組織形式已經(jīng)被廣泛使用長達(dá)二十多年了，它幫助我們建立了嚴(yán)密的質(zhì)量管理文件體系。但是這個(gè)結(jié)構(gòu)對非質(zhì)量專業(yè)的員工來說并不友善，有點(diǎn)太復(fù)雜。例如，他們會(huì)疑惑第二層程序文件和第三層作業(yè)文件的關(guān)系和區(qū)別；會(huì)分不清、記不住什么是三層作業(yè)文件、哪些屬于三層作業(yè)文件等等。

2.2 質(zhì)量工作流程以紅頭文件等形式批準(zhǔn)發(fā)布

企業(yè)現(xiàn)在一般都存在質(zhì)量、保密、環(huán)境與職業(yè)健康安全、行政管理等多個(gè)管理系統(tǒng)。有時(shí)候職責(zé)管理部門會(huì)把一些跟質(zhì)量管理有關(guān)的工作程序要求，以企業(yè)通知等行政公文（紅頭文件）形式進(jìn)行規(guī)定和批準(zhǔn)發(fā)布。由于紅頭文件與質(zhì)量文件在審批流程、發(fā)布方式、保存借閱管理等各方面都存在較大差異，無法利用已有的質(zhì)量體系的文件管理流程來識(shí)別并傳遞到所有相關(guān)人員，不可避免產(chǎn)生實(shí)際使用人員不知悉相關(guān)要求、或紅頭文件與質(zhì)量文件不一致等矛盾。

圖1 四層結(jié)構(gòu)的質(zhì)量管理體系文件金字塔圖

2.3 文件創(chuàng)建和更新存在問題

1）各自為政，重復(fù)規(guī)定。文件編寫或更改人員你寫你的、我改我的。例如，A部門編寫或更改他的主管職責(zé)程序時(shí)，對與B部門主管的一項(xiàng)程序文件相關(guān)部分進(jìn)行重新規(guī)定。這些規(guī)定就會(huì)發(fā)生重復(fù)、多余、缺漏或矛盾的現(xiàn)象。

2）打補(bǔ)丁式更改。喜歡把流程補(bǔ)充內(nèi)容另外編制程序文件，出現(xiàn)一項(xiàng)工作基本流程一個(gè)文件，特殊要求或補(bǔ)充要求又編成了一個(gè)甚至多個(gè)文件，使用的記錄表格也隨之翻倍的現(xiàn)象。而其實(shí)這種現(xiàn)象完全可以避免，這些文件和記錄表格完全可以合并簡化的。

3）編號(hào)方式和目錄排列。程序文件采用標(biāo)準(zhǔn)條款對應(yīng)編號(hào)的方式，并且目錄按標(biāo)準(zhǔn)條款順序排列，普通員工不容易理解編號(hào)的意義，也不利于快速查找所需的內(nèi)容。

4）程序文件有些規(guī)定過于細(xì)致，試圖給出每一種可能的工作要求。然而，不是所有的系統(tǒng)、過程和活動(dòng)都可以被預(yù)先確定的，我們需要足夠的靈活性來適應(yīng)復(fù)雜環(huán)境。

5）有的將《質(zhì)量手冊》寫成了“標(biāo)準(zhǔn)使用指南”，編寫質(zhì)量手冊時(shí)習(xí)慣對相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容進(jìn)行解釋、“翻譯”，淹沒了對企業(yè)滿足標(biāo)準(zhǔn)各條款的具體科研、生產(chǎn)、采購、檢驗(yàn)等實(shí)際狀況的表達(dá)，未能充分發(fā)揮質(zhì)量手冊的作用。有的將部分工作流程規(guī)定寫進(jìn)《質(zhì)量手冊》，導(dǎo)致手冊與程序文件區(qū)別模糊，造成員工使用不便。

3 對質(zhì)量管理體系文件的改進(jìn)建議

3.1 建立三層結(jié)構(gòu)的質(zhì)量管理體系文件

通過將第二層程序文件、第三層作業(yè)文件合并來達(dá)到效果（如2圖所示）。第一層質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、質(zhì)量手冊是對企業(yè)的介紹；第二層都是企業(yè)各項(xiàng)工作的規(guī)定要求；第三層是第二層規(guī)定要求的執(zhí)行、實(shí)施證據(jù)。不糾纏各類規(guī)定的區(qū)別，方便一線使用者。

圖2 三層結(jié)構(gòu)的質(zhì)量管理體系文件金字塔圖

3.2 多管理系統(tǒng)的審核控制

企業(yè)各管理系統(tǒng)的各類規(guī)章制度有一個(gè)總的管理，這項(xiàng)管理有責(zé)任對即將批準(zhǔn)發(fā)布的內(nèi)容應(yīng)歸屬哪個(gè)系統(tǒng)或采用哪類形式進(jìn)行審核控制。

3.3 簡化質(zhì)量手冊內(nèi)容

質(zhì)量手冊翻譯的標(biāo)準(zhǔn)條款的要求或概念應(yīng)該刪除，這些內(nèi)容有需要時(shí)直接查閱標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)指南；而對于工作流程，在必要的介紹外，詳細(xì)的流程要求只應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)在相關(guān)程序文件中。質(zhì)量手冊應(yīng)將企業(yè)對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)條款的具體情況以簡練、準(zhǔn)確的語言描述出來，向外部相關(guān)方和廣大員工清晰、鮮明地展示企業(yè)全貌。

3.4 豐富查詢方式和途徑

各類文件的編號(hào)方式如果沒有更好的替代可以不更改。為方便使用者理解、查詢和使用，我們可以設(shè)置多種查詢方式和途徑，如：程序文件增加按部門分類的目錄；文件和記錄表格編制關(guān)鍵詞“索引”。

3.5 引用文件盡量只提供引用信息

引用文件時(shí)，盡量不要使用將被引用文件的引用內(nèi)容復(fù)述的形式，只需列出被引用文件題目、條款等信息即可。可以避免內(nèi)容缺漏，指標(biāo)不一致，版本變化未識(shí)別等問題。

3.6 利用“改善四原則”簡化程序文件

“改善四原則”是“取消、合并、重排、簡化”。ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)2015版對比2008版作了許多改變，結(jié)合改版，在滿足新標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，對現(xiàn)有相關(guān)文件進(jìn)行細(xì)致的梳理，大刀闊斧、果斷地進(jìn)行改善。例如，對于采購、外包由于標(biāo)準(zhǔn)要求相同，可以忽略主管部門的差別將他們合并在一起，還可以將同屬采購管理鏈條的申請、執(zhí)行、供方選擇、檢驗(yàn)、入庫、供方評價(jià)等小的分散的程序規(guī)定合并為一個(gè)大的采購程序規(guī)定。

3.7 文件記錄朝著的信息化、電子化發(fā)展

管理系統(tǒng)信息化正在迅速發(fā)展，我們?nèi)找嫦硎苄畔⒒瘞淼母鞣N快捷、方便。推動(dòng)質(zhì)量管理體系文件信息化，我們需要對文件有更深入的理解。

我們可以將現(xiàn)有記錄表格分為：

1）審批類，合同評審、檢驗(yàn)申請、采購申請等；

2）臺(tái)帳類，儀器設(shè)備臺(tái)帳、歸檔文件清單、崗位人員名單等；

3）操作類，工序檢驗(yàn)卡、監(jiān)督檢查表、工作環(huán)境記錄、出入庫登記、文件發(fā)放回收登記等；

4）報(bào)告類，評審報(bào)告、施工組織方案、設(shè)計(jì)方案、技術(shù)總結(jié)報(bào)告等。

能夠直接電子化、網(wǎng)絡(luò)化運(yùn)行使用的是審批類，可以電子化的是臺(tái)帳類和部分操作類，報(bào)告類目前適宜方式還是紙質(zhì)。

對于審批類相關(guān)的程序文件，甚至可以簡化為電子審批表格的說明或注釋。也就是說電子化的流程審批表格，就是“程序文件”。

4 結(jié)語

本文通過質(zhì)量管理體系文件結(jié)構(gòu)和使用角度深入分析了目前存在的問題和不足，并結(jié)合ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)2015版關(guān)于文件的要求，從形式結(jié)構(gòu)、編寫和更改、流程信息化等多項(xiàng)改進(jìn)措施建議。希望能夠?qū)ζ髽I(yè)有效進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)換版，幫助員工理解和執(zhí)行文件，提高流程效果有一定的借鑒作用。

［1］中國認(rèn)證認(rèn)可協(xié)會(huì)編著.質(zhì)量管理體系審核員2015版標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換培訓(xùn)教材［M］，北京:中國標(biāo)準(zhǔn)出版社，2015.

［2］郭彬.創(chuàng)造價(jià)值的質(zhì)量管理［M］，北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2014.

（編輯：劉楠）

Analysis on Renewing of Quality Management System

Mao Changhua，Guo Feng
（CETC，No.33 Institute，Taiyuan Shanxi 030006）

This paper analyzes the existing problems and the insufficiency of the quality management system documents，and the quality management system documents concrete Suggestions on improvement measures are put forward.

ISO 9001；quality management；system file；renew

10.16525/j.cnki.14-1362/n.2016.14.54

G644

A

2095-0748（2016）14-0118-03

2016-05-12

毛暢華（1979—），男，湖南漣源人，畢業(yè)于華北工學(xué)院復(fù)合材料專業(yè)，工程師，曾先后從事電磁屏蔽材料研制、科研立項(xiàng)管理、生產(chǎn)計(jì)劃管理工作，現(xiàn)從事質(zhì)量管理工作。