疾病預(yù)防控制中心后勤物資的信息化管理

劉曉燕

DOI：10.16644/j.cnki.cn33-1094/tp.2016.09.024

摘 要： 對疾病預(yù)防控制中心傳統(tǒng)及新型電子信息系統(tǒng)后勤物資管理模式進(jìn)行比較。信息化管理增強(qiáng)了疾病預(yù)防控制中心后勤服務(wù)宏觀調(diào)控能力，規(guī)范財(cái)物流通秩序，降低物資消耗成本，提供準(zhǔn)確庫存信息，從而提高了物資管理效率。信息化是疾病預(yù)防控制中心后勤物資管理發(fā)展的必然趨勢，是疾病預(yù)防控制中心后勤工作的新起點(diǎn)，是實(shí)現(xiàn)管理出效益的基本保障。

關(guān)鍵詞： 信息化； 物資； 管理； 疾病； 控制

中圖分類號：TP319 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1006-8228（2016）09-83-03

Informationization management of logistic materials in centers

for disease control and prevention

Liu Xiaoyan

（Centers for Disease Control and Prevention， Heyuan， Guangdong 517000， China）

Abstract： In this paper， the traditional and new logistic materials management modes in center for disease control and prevention （CDC） are compared. The informationization management enhances the macro-control ability of the logistic services of CDC， reduces the material consumption cost， standardizes the order of property circulation， provides the accurate inventory information， and thereby enhances the efficiency of logistics management. Informationization is the inevitable tendency of the development of logistics management of CDC， the new starting point of the logistics and the fundamental of implementing management benefit.

Key words： informationization； materials； management； disease； control

0 引言

疾病預(yù)防控制中心（以下簡稱疾控中心）后勤物資管理包括固定資產(chǎn)管理（土地、房屋建筑、儀器設(shè)備、運(yùn)輸工具、辦公家具等）、材料管理（試劑耗材、辦公用品、庫房管理）、疫苗等，做好物資的管理工作是疾控中心正常運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)。信息化物資管理系統(tǒng)的使用是疾控中心工作的新起點(diǎn)，利用高速發(fā)展的信息技術(shù)結(jié)合單位日益成熟的信息化工作模式，將物資管理系統(tǒng)開發(fā)得更加方便實(shí)用，切實(shí)給所有部門帶來更多便捷，為單位節(jié)約更多人力、財(cái)力。如何優(yōu)化物資管理流程，提高內(nèi)部服務(wù)質(zhì)量，降低損失和消耗，減少浪費(fèi)，是信息化管理的一個重要課題。通過引入信息化管理技術(shù)，規(guī)范了物資管理流程，降低了物資消耗成本，保障了物資供應(yīng)質(zhì)量與效率，實(shí)現(xiàn)了管理出效益的根本目標(biāo)[1]。

l 傳統(tǒng)及初級信息化的物資管理模式

傳統(tǒng)手工物資管理模式，各種服務(wù)審批流程耗時耗力，人工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)錯誤難以避免，各部門工作分散、消息閉塞，不利于高效低耗地為其他科室服務(wù)。傳統(tǒng)的人工管理存在著很多問題，這些問題的存在影響單位事業(yè)發(fā)展[2]。手工方式進(jìn)行出入庫等信息的登記，會產(chǎn)生大量的單據(jù)和文件，耗費(fèi)人力物力，成本較高且效率低下。人工、紙質(zhì)的工作模式隨意性較大，單據(jù)易出現(xiàn)涂改模糊的記錄，直接影響工作規(guī)范性。而大量的紙質(zhì)單據(jù)存儲、查閱不方便和統(tǒng)計(jì)工作的困難，往往造成物資統(tǒng)計(jì)報(bào)表不準(zhǔn)確。單位物資管理系統(tǒng)受當(dāng)時技術(shù)發(fā)展的限制，電腦管理單個項(xiàng)目分散進(jìn)行，不能及時了解全面情況，更不能為物資管理工作帶來便捷。上述種種弊端容易導(dǎo)致事倍功半的局面，無法幫助管理者快速作出分析和決策，讓物資管理失去了本身的意義。因此，傳統(tǒng)的物資管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化疾控中心的發(fā)展需要，隨著計(jì)算機(jī)開發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，加強(qiáng)物資管理的現(xiàn)代化進(jìn)程、引入信息化手段、挖掘物資管理潛在效益已迫在眉睫。

2 新型信息化物資管理系統(tǒng)

2.1 概述

現(xiàn)行信息化物資管理系統(tǒng)為數(shù)據(jù)集中管理系統(tǒng)平臺，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的單位管理、用戶管理（疾控內(nèi)部用戶）、申請流程、審批流程，所有申請審批實(shí)現(xiàn)無紙化辦公操作，并可對固定資產(chǎn)的購置、報(bào)廢、調(diào)撥等情況實(shí)時統(tǒng)計(jì)分析。電子信息物資管理系統(tǒng)由固定資產(chǎn)管理、材料管理、查詢統(tǒng)計(jì)和系統(tǒng)維護(hù)四大模塊組成。疾控中心電子信息物資管理系統(tǒng)與中心辦公平臺整合，真正實(shí)現(xiàn)中心物資申購、管理、統(tǒng)計(jì)信息化、規(guī)范化[3]。

2.2 信息化物資管理系統(tǒng)的應(yīng)用與協(xié)同

2.2.1 信息化物資管理系統(tǒng)的具體應(yīng)用

⑴ 固定資產(chǎn)信息化管理。信息化管理后，設(shè)備從申購到安裝驗(yàn)收單填寫均在系統(tǒng)中完成，并且建立了設(shè)備檔案，詳細(xì)記錄了每臺設(shè)備的購入時間、金額、供貨單位、領(lǐng)用科室。每臺設(shè)備設(shè)有相應(yīng)條形碼，設(shè)備信息完整、易查，真正實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)的信息化管理，同時為成本核算提供了準(zhǔn)確的依據(jù)。

⑵ 材料信息化管理。材料管理模塊實(shí)現(xiàn)了辦公用品、試劑耗材、接種疫苗從申購到出庫的信息化，物資管理部門通過購買記錄查詢到不同的物品及同種物品的不同價格，縮短詢價、比價時間，業(yè)務(wù)部門可以查詢材料狀態(tài)和貨期，方便安排實(shí)驗(yàn)進(jìn)程。庫存物資實(shí)行信息化管理后，通過驗(yàn)收、核價后由計(jì)算機(jī)打印入庫單和出庫單，避免了物品不入庫就被領(lǐng)取和領(lǐng)取物品不填出庫單的現(xiàn)象。庫房管理員通過材料管理模塊可以實(shí)現(xiàn)庫存物資的賬目同實(shí)物核對、物資領(lǐng)取部門的實(shí)物核對以及供貨單位的清算結(jié)賬。

2.2.2 物資管理系統(tǒng)協(xié)同

⑴ 將接種疫苗進(jìn)出流程納入材料管理模塊中，接種疫苗模塊接近辦公用品和試劑耗材模塊的功能，只需要在材料管理模塊中從申請—審批—分配—采購—庫房管理到統(tǒng)計(jì)分析流程性的植入即可。

⑵ 在整個材料管理模塊中加入經(jīng)費(fèi)來源功能，經(jīng)費(fèi)來源的貫穿，不僅需要將財(cái)務(wù)提供的各類經(jīng)費(fèi)表精準(zhǔn)地導(dǎo)入系統(tǒng)，而且在整個操作流程中需要根據(jù)實(shí)際操作需求適當(dāng)出現(xiàn)或隱藏。

2.3 查詢統(tǒng)計(jì)模塊

通過查詢統(tǒng)計(jì)模塊查出耗量大、周轉(zhuǎn)快的物品，管理部門通過市場調(diào)查或直接從廠家獲得信息，以最優(yōu)惠的價格，完好的品質(zhì)購進(jìn)，既能節(jié)省資金，又能更好、更快地為中心其他科所服務(wù)。同時，根據(jù)具體查詢條件搜索各類事務(wù)數(shù)據(jù)的查詢，自動匯總生成各種報(bào)表，準(zhǔn)確、及時取得各科室領(lǐng)取物品的金額，提高了成本核算人員的工作效率和核算的準(zhǔn)確性。在查詢統(tǒng)計(jì)模塊中需要有專門、詳細(xì)的表格呈現(xiàn)，設(shè)置庫存材料經(jīng)費(fèi)查詢和領(lǐng)用材料經(jīng)費(fèi)查詢表，包括各種經(jīng)費(fèi)使用小計(jì)，各科所經(jīng)費(fèi)使用小計(jì)、合計(jì)等，還有相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)維護(hù)對照碼表，方便經(jīng)費(fèi)變更的及時維護(hù)、修改。

3 信息化系統(tǒng)管理與傳統(tǒng)物資管理比較

3.1 物資申請、審批階段

傳統(tǒng)手工模式的物資采購申請采用紙質(zhì)手寫版，申請需要各級領(lǐng)導(dǎo)手寫簽名審批，花費(fèi)時間長。使用信息化物資管理系統(tǒng)，只需在系統(tǒng)中輸入申購信息，申請者不用為審批來回奔波，領(lǐng)導(dǎo)通過手機(jī)和電腦即可第一時間完成審批，申請花費(fèi)時間大大縮短。申請—審批階段信息化為領(lǐng)導(dǎo)和申請者節(jié)約時間和精力是顯而易見的。

3.2 物資分類采購階段

傳統(tǒng)手工紙質(zhì)申請字跡潦草不清，審批時難以辨認(rèn)，導(dǎo)致買錯規(guī)格、型號。電子信息系統(tǒng)輸入清楚明了，同名物資自動匯總且進(jìn)行比對提示，便于批量采購。分類詢價環(huán)節(jié)，以零散試劑采購為例，傳統(tǒng)手工紙質(zhì)將手寫訂單匯總成表格，再根據(jù)品牌、種類詢價比較，花費(fèi)大量時間。電子信息系統(tǒng)可根據(jù)不同需求分類導(dǎo)出電子訂單，按照品牌、種類比價，選定最優(yōu)供應(yīng)商，訂購時間比傳統(tǒng)手工節(jié)約大量時間。

3.3 物資庫房管理階段

傳統(tǒng)手工每月需要整理幾百條庫房出入庫記錄，清算單位精確到分，工作量大，易出錯。電子信息系統(tǒng)由電腦直接計(jì)算出、入庫數(shù)量，統(tǒng)計(jì)核對小計(jì)和合計(jì)，賬目有序，分毫不差。

3.4 物資核算報(bào)銷階段

傳統(tǒng)手工核算復(fù)雜，發(fā)票金額和申請單、入庫單、出庫單及報(bào)銷黏貼單金額必須一一對應(yīng)，手工填寫賬目難免手誤，核算不清導(dǎo)致工作重復(fù)低效。電子信息系統(tǒng)電子化的單據(jù)核算清晰，只需核算總價符合，即使有錯也很容易找出，時效明顯提高。

4 結(jié)論

信息化是疾控中心后勤物資管理發(fā)展的必然趨勢，是疾控中心后勤工作的新起點(diǎn)，可以幫助實(shí)現(xiàn)管理出效益的根本目標(biāo)。

4.1 增強(qiáng)了宏觀調(diào)控能力

采用一個科室一個系統(tǒng)管理員賬戶的模式，申請物資隨時可查，有效避免了重復(fù)申購引起的浪費(fèi)。各科室對于自己申購的物資情況能實(shí)時動態(tài)掌握，加急物資可在系統(tǒng)中備注提示，免去了過程中額外的電話追蹤詢問。從物資申請采購到物資流通的各個環(huán)節(jié)都受到經(jīng)費(fèi)來源的制約，把經(jīng)費(fèi)與物資有機(jī)地結(jié)合起來，經(jīng)費(fèi)使用部門和財(cái)務(wù)部門能通過系統(tǒng)實(shí)時查詢經(jīng)費(fèi)使用情況，較好地發(fā)揮了有限經(jīng)費(fèi)的整體保障作用。

4.2 規(guī)范了財(cái)物流通秩序

改變了傳統(tǒng)物資管理的思維定勢、管理模式和管理方法。物資管理糾正了采購、管理、供給及核算各環(huán)節(jié)的不可控性。各部門互相監(jiān)督，有效地消除弄虛作假、損公肥私的隱患。

4.3 降低了物資消耗成本

電子信息物資管理系統(tǒng)能夠更為清晰地了解每年物資的使用情況，可充分對下一年的物資采購情況進(jìn)行系統(tǒng)的分析，在有效、科學(xué)地避免購買物資的隨意性與盲目性的同時，減少了準(zhǔn)備周期和庫存率。

4.4 提供了準(zhǔn)確庫存信息

常用辦公用品、耗材、疫苗等庫存數(shù)據(jù)實(shí)時更新、準(zhǔn)確可靠，既保證了中心各科室的使用，又避免了庫存積壓和資源占用，提高了采購資金的循環(huán)利用率。使用現(xiàn)代信息化物資管理方法，不但能夠最大程度地提高物資管理人員的工作效率，還能有效增強(qiáng)物資信息管理的準(zhǔn)確性。

4.5 提高了物資管理效率

電子信息物資管理系統(tǒng)可以進(jìn)行各種物品消耗分析、采購分析以及打印各種財(cái)務(wù)報(bào)表，實(shí)行信息化管理每月準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)出中心所使用的物資情況，工作效率成倍提高。

4.6 保障了科室核算的實(shí)施

經(jīng)費(fèi)來源功能加入系統(tǒng)后，各科室在物資部門申購的物品全部計(jì)入各自經(jīng)費(fèi)核算，杜絕了物資浪費(fèi)。信息化應(yīng)用于中心后勤物資管理后，提高了各類物資管理的科學(xué)性和合理性，對減少浪費(fèi)和庫存占用、優(yōu)化物資管理流程、加強(qiáng)物資的定額管理等效用明顯，系統(tǒng)具有較好的應(yīng)用前景。物資管理信息化是現(xiàn)代化疾控中心發(fā)展的必然趨勢，開展現(xiàn)代信息化物資管理，最大程度減輕了物資管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高了物資管理工作的質(zhì)量。信息化使物資管理工作變得更加細(xì)致化、規(guī)范化，這種信息的網(wǎng)絡(luò)共享性與透明性使得干部職工清楚地了解單位的物資管理現(xiàn)狀，有利于部門間的相互合作，實(shí)現(xiàn)信息化物資管理的最高效應(yīng)[4]。

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