檔案管理信息化建設(shè)淺析

劉健

摘 要：檔案管理信息化建設(shè)是當(dāng)前檔案管理的主要內(nèi)容和趨勢，對科學(xué)化檔案管理具有至關(guān)重要的意義。本文分析了檔案管理信息化建設(shè)目前面臨的主要問題，研究了檔案管理信息化建設(shè)過程的有效途徑。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)

一、檔案管理信息化建設(shè)主要問題

第一，沒有將檔案管理信息化放在戰(zhàn)略高度上。檔案管理信息化建設(shè)中遇到的最主要的問題就在于缺乏對其足夠的重要性認(rèn)識(shí)。檔案管理信息化和傳統(tǒng)的檔案管理在管理理念和管理方式上存在著較大的差異，如果在傳統(tǒng)檔案管理到信息化檔案管理過程中，管理人員不能夠及時(shí)轉(zhuǎn)變理念，不能夠正視檔案管理信息化的重要現(xiàn)實(shí)意義，那么勢必會(huì)影響到檔案管理信息化的順利開展；另外，檔案管理信息化建設(shè)需要足夠的資金支持，如果檔案管理人員認(rèn)為信息化的意義不大的話，那么信息化建設(shè)的步伐勢必會(huì)受到影響和波及。

第二，檔案管理信息化建設(shè)中專業(yè)人才匱乏。檔案管理信息化建設(shè)之所以舉步維艱，其主要原因在與專業(yè)人才的匱乏。檔案管理信息化建立在現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)之上，因此對從事檔案信息化管理的人員提出了更高的要求，因?yàn)樗麄儾粌H僅需要檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)和素質(zhì)，還要具備相應(yīng)的技術(shù)應(yīng)用和技術(shù)管理能力。但是目前具備全面素質(zhì)和能力的綜合性人才是相當(dāng)匱乏的。另外，檔案管理人員除了綜合素質(zhì)較低之外，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定也成為弊端之一。很多檔案管理人員在剛剛了解工作性質(zhì)和工作內(nèi)容之后就離開了工作崗位，這導(dǎo)致了檔案管理信息化工作隊(duì)伍一直難以滿足檔案管理工作的基本需求。

第三，檔案管理信息化工作缺乏物質(zhì)資源支持。檔案管理信息化建設(shè)工作需要大量的設(shè)備和資金的支持，但是當(dāng)前很多檔案管理部門都缺乏足夠的資金來支持檔案管理信息化的建設(shè)，一些單位調(diào)動(dòng)其他經(jīng)費(fèi)來進(jìn)行建設(shè)，效果都差強(qiáng)人意。一些單位雖然能夠得到檔案管理信息化建設(shè)基金，但是卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能夠滿足設(shè)備采購的基本要求，檔案管理信息化建設(shè)工作開展受到阻礙。

第四，檔案管理信息化建設(shè)中技術(shù)缺失。檔案管理信息化建設(shè)中所需的技術(shù)相對來說比較專業(yè)，而目前的檔案管理建設(shè)過程中信息化設(shè)備和硬件設(shè)施都比較缺失，導(dǎo)致了很多設(shè)備的應(yīng)用功能難以得到有效的發(fā)揮，技術(shù)的匱乏使得檔案信息化建設(shè)的作用一直難以得到發(fā)揮，最終也對檔案管理信息化建設(shè)也會(huì)起到消極的作用。

二、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的途徑和措施

第一，要加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)。檔案管理信息化建設(shè)要真正地取得成效，就必須在思想意識(shí)上認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的重要性，各單位要針對檔案管理信息化進(jìn)行培訓(xùn)和宣傳，讓檔案管理人員轉(zhuǎn)變對檔案管理信息化工作的認(rèn)識(shí)和理念，從而從根本上轉(zhuǎn)變信息化建設(shè)的內(nèi)部環(huán)境，單位領(lǐng)導(dǎo)也要承擔(dān)起檔案管理信息化建設(shè)的責(zé)任，以積極主動(dòng)的姿態(tài)帶領(lǐng)檔案管理信息化建設(shè)走上正軌。

第二，加強(qiáng)檔案管理信息化綜合人才培養(yǎng)力度。檔案管理信息化建設(shè)需要強(qiáng)有力的綜合人才隊(duì)伍作為保障。各單位應(yīng)該加大力度引進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的專業(yè)人才，讓更多具備管理經(jīng)驗(yàn)、理論知識(shí)和技術(shù)能力的人才參與到檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程之中來。林外，單位還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)體系升級和技能提升，使得現(xiàn)有的檔案管理人員能夠適應(yīng)信息化建設(shè)的腳步和進(jìn)程、掌握信息化建設(shè)所需的技術(shù)和知識(shí)。各單位還要注重對檔案管理人員的管理和協(xié)調(diào)，為其營造良好的工作環(huán)境和工作條件，避免人才的流失和隊(duì)伍的不穩(wěn)定。

第三，提升檔案管理信息化建設(shè)的資金投入。物質(zhì)和資金的投入是檔案管理信息化建設(shè)得以有效開展的重要保障。政府部門應(yīng)該專門列示一部分經(jīng)費(fèi)用作檔案建設(shè)，并敦促各部門?？顚Ｓ?，用相關(guān)經(jīng)費(fèi)支持檔案管理信息化工作的開展，各單位在得到經(jīng)費(fèi)之后也要及時(shí)配備相關(guān)的硬件和軟件設(shè)施，使得檔案管理信息化建設(shè)盡快符合標(biāo)準(zhǔn)。

第四，加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)指引。檔案管理信息化建設(shè)切忌盲目而行，而是要在一定的信息技術(shù)指導(dǎo)之下推進(jìn)和開展。單位需要對檔案管理信息化建設(shè)所需的技術(shù)進(jìn)行梳理和總結(jié)，明確技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)要求；之后單位可以聘請相關(guān)的專業(yè)人員或者利用內(nèi)部相關(guān)的部門對檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)，確保檔案管理人員能夠充分有效地掌握硬件設(shè)備和軟件知識(shí)，使得檔案管理信息化知識(shí)和技能能夠快速被掌握。

第五，構(gòu)筑完善的檔案信息化管理體系。檔案管理信息化建設(shè)需要相關(guān)的管理工作體系保駕護(hù)航，各單位應(yīng)該針對檔案管理信息化工作建立明確的工作標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理信息化建設(shè)在正軌上進(jìn)行，并受到單位管理手段的約束和束縛。此外，各單位還需要進(jìn)行檔案開發(fā)利用系統(tǒng)的建設(shè)，對檔案的開發(fā)和相關(guān)的信息咨詢服務(wù)提供強(qiáng)有力的規(guī)范，并利用信息技術(shù)開發(fā)出有效的檢索工具，使得檔案管理信息化和檔案科學(xué)化管理有機(jī)融合在一起。

檔案管理信息化建設(shè)的最終目標(biāo)就是建立數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館并不單單指某一個(gè)檔案館，而是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)聯(lián)系在一起的檔案館群體。數(shù)字檔案館將檔案信息和其他信息整合在一起，實(shí)現(xiàn)信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化、管理過程的一體化并提供高質(zhì)高效的社會(huì)化服務(wù)，數(shù)字檔案館的建立能夠讓人們最大限度地利用信息，從而為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。當(dāng)然，建好數(shù)字檔案館離不開多部門的協(xié)同努力，這將是一個(gè)信息化建設(shè)的系統(tǒng)工程。

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