事業(yè)單位檔案管理的常見弊端及解決辦法

李洋

摘 要：隨著信息化技術(shù)的高速發(fā)展，我們的社會發(fā)展也越來越快。政治和經(jīng)濟(jì)齊頭并進(jìn)，檔案的管理在我們社會的發(fā)展中也占據(jù)著重要的位置。檔案管理的好壞直接影響到我們的人身和財產(chǎn)安全。本文的針對事業(yè)單位檔案管理的常見弊端及解決辦法的一個探究。

關(guān)鍵詞：檔案管理；常見弊端

眾所周知，當(dāng)今社會的發(fā)展離不開經(jīng)濟(jì)和政治，但經(jīng)濟(jì)和政治良好的發(fā)展離不開一個好的檔案管理。而我們都知道檔案管理具有一定的特殊性，其工作信息量大、包括的范圍廣、以及和很多重要的東西掛鉤。因此，要做好事業(yè)單位的檔案管理，要具有一定的檔案管理水平，與時俱進(jìn)，及時發(fā)現(xiàn)管理工作中的弊端問題并給與解決，這樣才能做到事業(yè)單位檔案工作與其他工作的正常運(yùn)作。

一、檔案管理的常見弊端與事業(yè)單位本身存在的問題有關(guān)

我們事業(yè)單位本身存在的問題會影響我們的檔案管理，如果企業(yè)本身對檔案管理的認(rèn)識不足是會直接影響到檔案管理的工作能否順利進(jìn)行的。不重視對檔案的管理，沒有嚴(yán)格的管理制度這樣是很容易造成形式化檔案。很多情況是檔案管理人員自由懶散，工作不認(rèn)真，檔案資料收集不齊全，檔案文件在檔案室隨處可見，這種現(xiàn)象在大部分事業(yè)單位中普遍存在，還容易被有些有心之人鉆空子。管理人員不清楚檔案是否收集全面，管理者不知道檔案能不能正常使用，如此造成檔案利用率低，正確率差。

管理層要重視檔案管理工作，帶頭推廣檔案管理在我們工作中的重要性，才能讓員工重視、關(guān)注我們的檔案管理工作，意識到檔案管理的好壞和我們工作有密不可分的關(guān)系。當(dāng)事業(yè)單位當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)者與決策層開始重視檔案管理工作的時候，就會下達(dá)相對應(yīng)的管理任務(wù)，要求工作人員達(dá)到一定的指標(biāo)，此時檔案管理機(jī)構(gòu)的工作人員為了自身利益就會認(rèn)真完成工作履行自身義務(wù)，并提升檔案管理工作的效率。正確認(rèn)識檔案管理在事業(yè)工作單位中的重要性，事業(yè)單位檔案管理的宣傳對員工每天的工作有重大幫助，這樣可以讓檔案管理的各項工作順利的進(jìn)行和開展。事業(yè)單位要建立一套屬于自己檔案管理的規(guī)章制度，并嚴(yán)格要求管理層和工作人員按規(guī)章制度辦事。

二、檔案管理的常見弊端離不開管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

由于事業(yè)單位的管理設(shè)施的采辦是由政府撥款采辦，一切都要通過政府程序和文件才能進(jìn)行采辦，而其他的企業(yè)則可以通過自身企業(yè)的存款進(jìn)行采辦。這就是事業(yè)單位和其他企業(yè)不同之一，經(jīng)過調(diào)查研究表明如今很多事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施較為破舊，不僅給我們的檔案的管理造成了很多漏洞，也無法跟上當(dāng)今時代的檔案管理的技術(shù)。手工檢索在我們的事業(yè)單位檔案檢索工作當(dāng)中為主要檔案信息檢索方式，傳統(tǒng)手工檢索方式要耗費(fèi)大量的人力物力，不僅過程繁瑣復(fù)雜，還增加檔案管理人員的工作量?，F(xiàn)代化技術(shù)不斷發(fā)展更新，新型的自動檢索方式的出現(xiàn)替代了傳統(tǒng)的手工檢索，并且自動檢索的方式的準(zhǔn)確度和工作效率都比手動搜索高得多，而手動搜索是快要被社會淘汰的一種檢索方式，對我們?nèi)粘５臋n案查詢造成了極大的不便之處?，F(xiàn)代的其他企業(yè)幾乎都是用自動檢索，而事業(yè)單位用的手工檢索不僅耗費(fèi)工作人員的時間，還會耗費(fèi)其他人的時間。事業(yè)單位的檔案管理設(shè)施的落后使得事業(yè)單位檔案管理的弊端在現(xiàn)代化社會中尤其明顯。

解決因為管理的基礎(chǔ)設(shè)施的落后問題可以改善檔案管理的弊端帶來的問題，事業(yè)單位在發(fā)現(xiàn)管理基礎(chǔ)設(shè)施破損是應(yīng)及時向上級匯報并主動向上級領(lǐng)導(dǎo)申請撥一部分資金給事業(yè)單位，用來改善管理的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。只有我們的管理基礎(chǔ)設(shè)施能跟得上技術(shù)和信息化的步伐，才能更進(jìn)一步的改變事業(yè)單位檔案管理落后的面貌，如此才能提高事業(yè)單位檔案管理的工作效率和管理水平。我們還可以建立現(xiàn)代化管理體系，把計算機(jī)技術(shù)結(jié)合到檔案管理中，通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)對我們的檔案進(jìn)行分類、整合以及完善，這樣就能很好的解決檔案管理的常見弊端。如此不僅讓事業(yè)單位的檔案管理慢慢的適應(yīng)現(xiàn)代化技術(shù)，還能提高我們檔案管理的工作效率。還能把檔案備份在計算機(jī)中，便于我們的查詢和工作，當(dāng)然同時要對我們的檔案做好密保工作，以防被有心之人竊取濫用。要創(chuàng)新我們的檔案管理必須要充分利用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，我們可以通過網(wǎng)絡(luò)共享功能在計算機(jī)中尋找和提取非機(jī)密檔案，使得我們的檔案能夠更加全面和完善。

三、工作人員的工作能力和素質(zhì)低下也是檔案管理常見弊端之一

工作人員大部分人都沒經(jīng)歷過專門的檔案管理知識培訓(xùn)，缺乏檔案管理方面的專業(yè)知識和知識技能，對需要了解專業(yè)知識和技能不夠上心，沒有對所用的知識和技能進(jìn)行系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和積累，并且現(xiàn)在很多事業(yè)單位的檔案管理人員都不具備當(dāng)今的事業(yè)單位的檔案管理的專業(yè)素質(zhì)，文化程度和水平都打不到現(xiàn)代化社會的要求。檔案工作人員的專業(yè)知識淡薄和素質(zhì)低下和離不開我們的管理層對檔案管理的不重視，他們的不重視導(dǎo)致檔案工作人員的工作積極性不高，工作態(tài)度上消極怠工，應(yīng)付了事。這對檔案工作的正常開展造成極大的不利因素。

要解決檔案管理中存在的這個問題，我們必須培養(yǎng)檔案管理工作人員的專業(yè)知識和技能，提高專業(yè)素質(zhì)。只有重視人才的輸出和培養(yǎng)才能做好事業(yè)單位的檔案管理工作，要培養(yǎng)工作人員的工作態(tài)度，改變以前自由懶散的工作態(tài)度。要制定合理的檔案管理的規(guī)章制度，并要求工作人員學(xué)習(xí)并正確實行，還可以設(shè)立獎懲制度來提高工作人員的工作積極性和工作效率。還能在創(chuàng)新事業(yè)單位的檔案管理過程中對工作人員的計算機(jī)在檔案管理中的技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)他們對信息技術(shù)的操作能力，使得能熟練地掌握檔案管理在計算機(jī)中的運(yùn)用。使用現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以促進(jìn)單位工作人員之間的交流和溝通，可以提高檔案管理的安全性和隱秘性。所以要改善事業(yè)單位中檔案管理的常見弊端必須提高對檔案管理的工作人員的專業(yè)性和技能性。

四、總結(jié)

事業(yè)單位在檔案管理中常見的弊端非常明顯，要解決這些問題必須加強(qiáng)對檔案管理的工作，要求管理者重視檔案管理，檔案管理的工作人員要積極認(rèn)真好管理工作，要關(guān)注社會的發(fā)展，及時對檔案管理存在的問題進(jìn)行改革和創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理的常見弊端的解決也有利于我們社會其他方面的發(fā)展。

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