淺談城建檔案現(xiàn)代化管理存在的幾個問題及對策

鄺玲紅

利川市城建檔案館 湖北利川 445400

【摘 要】隨著經(jīng)濟(jì)全球化和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國已邁入信息時代，檔案信息的載體大部分都是以電子的形式，直接沖擊和改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化的檔案管理制度。就檔案自身而言，其作為對過去發(fā)生的事實(shí)予以記載的載體，已經(jīng)成為當(dāng)今社會重要的信息資源。本文分析城建檔案管理的現(xiàn)狀提出了相應(yīng)的對策來更好地完成城建檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；問題；優(yōu)化對策

1引言

當(dāng)今社會發(fā)展最重要的前提因素就是知識和信息，而檔案資料中就包含了許許多多的自然和社會信息，所以檔案已經(jīng)帶給社會巨大財富的戰(zhàn)略性資源。并且檔案資源發(fā)揮其自身作用在可持續(xù)發(fā)展下的可能性也變得更大。隨著時代的不斷發(fā)展和不斷改革，城建的發(fā)展愈來愈依賴于資源的補(bǔ)給和配載，所以充分利用城建的檔案資源，完善和優(yōu)化城建的檔案管理，已經(jīng)成為了城建發(fā)展中不可或缺的重要組成部分。檔案資料通過文字和圖像等形式記錄下來，具有很高的保存價值和參考價值，是城建今后城建管理和督導(dǎo)評估等活動中不可缺少的參考材料。在活動中充分的利用檔案資源，能夠?yàn)槌墙ǖ陌l(fā)展增添動力。因此優(yōu)化城建檔案管理人員是不可忽視的問題。

2檔案管理的地位

2.1城建工作的查考憑據(jù)

城建的各方面的活動情況都記錄在城建的檔案里面。城建的檔案工作對于城建的管理來說是非常重要的一部分，為了城建工作的正常開展，保證工作的延續(xù)性，就必須要充分利用檔案。城建檔案有利于促進(jìn)城建領(lǐng)導(dǎo)熟悉情況、計劃決策、處理各種問題，從而使其工作和業(yè)務(wù)更好的完成。如果城建在工作開展中沒有考查好檔案，就可能會降低城建工作的效率，甚至給城建工作帶來困難。

2.2檔案是科研的可靠資料

檔案既可以為科研提供最原始的借鑒資料，還可以為科研提供大量的基礎(chǔ)材料作，由此可以知道城建檔案對于科研來說是不可或缺的一部分。只有充分的利用城建檔案，城建的科研活動才能更加順利的進(jìn)行，才能總結(jié)出有利于城建活動的規(guī)律。

2.3推動事業(yè)的發(fā)展

如今，國家愈來愈重視城建改革，觀念較比以前也發(fā)生了巨大的變化。為改善方式，提升質(zhì)量，城建可以利用城建檔案，借鑒檔案，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，在原有的基礎(chǔ)發(fā)展和完善方式下，從而提升在校師生的整體素質(zhì)。

3城建檔案管理存在的問題

3.1對檔案管理工作缺乏重視

通過多年的工作實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)許多人對檔案管理工作的認(rèn)識都不夠深入。許多人認(rèn)為檔案管理工作無關(guān)緊要，沒有真正的認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。而大部分高校的檔案管理工作者也并不重視檔案管理工作，所以他們對檔案管理工作并不積極，且對管理工作缺乏高度的責(zé)任感，工作態(tài)度不認(rèn)真，不夠細(xì)心，造成了城建的檔案管理在一定程度上的滯后。檔案管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，所以檔案管理人員應(yīng)該要具備其應(yīng)有的職業(yè)道德，并且要重視檔案管理。

3.2檔案管理人員缺乏專業(yè)素質(zhì)

大多數(shù)的檔案管理人員身兼數(shù)職，所以沒有多余的、固定的設(shè)計來整理檔案、所以許多城建的檔案管理工作不夠到位。有的城建甚至是直接招募非專業(yè)的檔案管理人員，由于缺乏專業(yè)的檔案管理人，使得檔案管理工作出現(xiàn)亂七八糟、雜亂無章的局面。檔案管理需要專業(yè)的管理人，因?yàn)闄n案管理并不是簡單地收集和整理信息而是一門科學(xué)，如果沒有專業(yè)的城建檔案管理人員，檔案管理工作就出現(xiàn)各種各樣的問題。

3.3硬件設(shè)施不足

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在城建檔案管理中也得到廣泛的應(yīng)用，但是大多數(shù)城建還是運(yùn)用落后的方式來管理城建檔案，如手工收集，卻很少有城建運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來管理城建檔案。同時檔案的查閱、借閱等服務(wù)環(huán)節(jié)功能不完備，所以使得檢索檔案的方式非常的繁瑣，這樣城建檔案管理人員的工作效率大幅度的降低。

城建檔案真實(shí)的記錄一個城建的各方面的發(fā)展足跡，但是現(xiàn)在許多的城建沒有按照標(biāo)準(zhǔn)去建造檔案室，各種檔案設(shè)施陳舊老化，檔案室的管理?xiàng)l件比較差，對檔案的保管使用效果造成嚴(yán)重影響。部分檔案存放室由于不通風(fēng)、不防潮、不防霉、不防盜、不防火等因素，易致使檔案材料遭到破壞甚至或缺失。同時保管檔案的設(shè)備參差不齊，難以滿足新時期檔案多元化的需求。檔案的隨意放置也給檔案管理工作增加了難度。

4優(yōu)化檔案管理的措施

4.1建立城建的檔案信息數(shù)據(jù)庫

城建的檔案信息是城建的重要的資源，這些資源不僅在保障城建正常發(fā)展中起到關(guān)鍵性的作用，同時又為城建的宣傳提供支持。推進(jìn)傳統(tǒng)城建檔案管理創(chuàng)新一個主要的方式是建立城建檔案數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫技術(shù)是目前應(yīng)用最為成熟計算機(jī)技術(shù)之一，被應(yīng)用到各個行業(yè)。通過將紙質(zhì)檔案電子化，并建立城建檔案數(shù)據(jù)庫，不僅有利于城建檔案的保存，更加有利于檔案的分類和查找。當(dāng)下，一個城建檔案數(shù)據(jù)庫建立的水平已經(jīng)成為衡量一家城建檔案管理水平的一個指標(biāo)。通過檔案數(shù)據(jù)庫的建立，可以提高城建檔案管理的工作效率，減少城建在檔案管理工作方面的人力提入。

4.2建立健全檔案管理運(yùn)行機(jī)制

建立健全城建檔案管理運(yùn)行機(jī)制主要包括保障持續(xù)發(fā)展所需的利用機(jī)制以及聯(lián)系歷史的保護(hù)機(jī)制。其中建立檔案保護(hù)機(jī)制主要包括三個方：（1）建立專門的機(jī)構(gòu)來收集、整理、保存和利用檔案；（2）保護(hù)檔案人才。檔案信息資源的配置機(jī)制要在文件信息轉(zhuǎn)化成檔案信息的過程中，運(yùn)用可持續(xù)發(fā)展觀念進(jìn)行價值判斷和選擇，不斷擴(kuò)大對城建管理的文件信息的存儲和積累，為城建發(fā)展提供服務(wù)。將工作重點(diǎn)更多的放在檔案信息來源以及涉及內(nèi)容上，以全面的信息管理資源儲備，保障城建實(shí)際工作的所有需求。使現(xiàn)有信息資源條件得到全方位多渠道以及能夠最大化地應(yīng)用，更多地關(guān)注檔案信息提供的方法，從而實(shí)現(xiàn)更方便、最大化和最優(yōu)化地使用檔案信息資料。

4.3提高檔案管理人員素質(zhì)，分配專業(yè)人員管理檔案

加強(qiáng)檔案管理必不能少的條件就提高檔案管理人員的素質(zhì)和加強(qiáng)檔案管理人員隊伍的建設(shè)。城建要至少配備一名專職檔案管理人員，各處室要至少配備專門的檔案資料管理工作人員?！皥F(tuán)結(jié)協(xié)作，共同管理”。 從而使得城建所有的檔案資料都能及時完整的進(jìn)行整理。當(dāng)前信息技術(shù)高速發(fā)展，為順應(yīng)時代潮流，應(yīng)多選拔年輕的、計算機(jī)操作水平較高的工作管理人員，并對檔案管理工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的教師，給予重用。同時，應(yīng)做好檔案管理人員的定期培訓(xùn)工作，使其不斷的更新自身思想意識，掌握先進(jìn)專業(yè)技能以及專業(yè)知識，做到與時俱進(jìn)，對城建事業(yè)的發(fā)展有著積極的意義。

4.4加強(qiáng)城建檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

硬件設(shè)施的建設(shè)有利于提高檔案管理的質(zhì)量，提高檔案管理的管理水平。所以為保障檔案材料的管理能夠有效、便捷、規(guī)范和安全，城建應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理室，完善檔案管理的所需設(shè)施，對檔案分類存放、編檔管理，保證檔案室防盜、防火、防光、防潮、防塵、防蟲、防霉以及防高溫。

4.5現(xiàn)代化管理檔案，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理的發(fā)展也要隨之發(fā)展，所以檔案管理也要朝著現(xiàn)代化和信息化的方向邁進(jìn)。首先使用現(xiàn)代化的手段來進(jìn)行檔案管理工作，運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段提高檔案管理工作效率。其次，運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段向有關(guān)部門和城建領(lǐng)導(dǎo)等及時的提供檔案管理信息，這也方便他們查閱。這樣這大大增強(qiáng)了檔案的利用率，最大程度的發(fā)揮檔案信息的價值，也為檔案部門的工作開展提供支持。

5.結(jié)束語

總而言之，城建檔案管理工作是城建基礎(chǔ)工作的非常重要的一部分，是信息資源儲存的一種重要形式。所以檔案的管理工作要科學(xué)化、高效化和標(biāo)準(zhǔn)化，做好檔案管理工作的每一步，完善科學(xué)合理檔案管理工作的機(jī)制，在加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的同時，加固好電子化檔案信息的安全，從而確保城建檔案電子化管理工作的穩(wěn)步開展，把檔案的實(shí)用價值發(fā)揮到最大，為事業(yè)的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉皓. 城建檔案管理存在的問題和對策[J].中國檔案，2007，（11）：34-35

[2] 朱繼榮. 對城建檔案管理的思考[ J] . 山西廣播電視大學(xué)學(xué)報，2009，（6）.

[3]王曉敏.淺談如何做好城建檔案管理工作[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2010（01）：157-159.

作者簡介：鄺玲紅，女（1963，07），大專學(xué)歷，從事檔案管理工作。